Automatisierungen sind eine der mächtigsten Funktionen von Blue und wurden dennoch bewusst benutzerfreundlich und einfach zu erstellen gestaltet. Im Gegensatz zu den meisten Projektmanagement-Systemen beschränkt Blue weder die Anzahl der Automatisierungen noch die Häufigkeit ihrer Auslösung innerhalb eines Monats.

Wie Automatisierungen funktionieren

Alle Automatisierungen folgen einem ähnlichen Muster:

**Wenn** etwas passiert,
**Dann** tue etwas anderes

• Auslöser ("Wenn"): Ein Auslöser ist ein Ereignis, das eine Automatisierung startet. Beispielsweise könnte ein Auslöser die Fertigstellung eines Datensatzes, eine Änderung des Zugewiesenen eines Datensatzes oder eine Änderung in einem benutzerdefinierten Feld sein. Wenn diese vordefinierte Bedingung erfüllt ist, wird die Automatisierung aktiviert.
• Aktionen ("Dann"): Sobald ausgelöst, führt eine Automatisierung eine bestimmte Aktion aus. Aktionen können von der Sendung von Benachrichtigungen und der Aktualisierung von Datensatzfeldern bis hin zur Erstellung neuer Aufgaben oder der Änderung des Status eines Datensatzes reichen. Aktionen können verkettet werden.

Sie können mehrere Automatisierungen innerhalb eines Projekts erstellen, um die Arbeit voranzutreiben. Sie können Automatisierungen auch pausieren und später mit dem grünen Schalter wieder aktivieren.

Eine Liste von Automatisierungen in einem Projekt

Jede Automatisierung ist auf ein bestimmtes Projekt zugeschnitten und beeinflusst hauptsächlich einen einzigen Datensatz innerhalb dieses Projekts. Dieser fokussierte Ansatz stellt sicher, dass Automatisierungen in ihrem vorgesehenen Kontext relevant und effektiv sind.

Während die meisten Automatisierungen projektspezifisch sind, bietet Blue auch eine einzigartige Automatisierung, die einen Datensatz von einem Projekt in ein anderes verschieben oder kopieren kann. Diese Funktion ist besonders nützlich für Arbeitsabläufe, die mehrere Projekte oder Abteilungen umfassen.

Blue unterstützt auch bedingte Automatisierungen, bei denen mehrere Auslöser erfüllt sein müssen, damit die Automatisierung aktiviert wird. Diese Funktion ermöglicht komplexere und nuanciertere Arbeitsablauf-Automatisierung und -Weiterleitung, da sie eine breitere Palette von Szenarien berücksichtigen kann, bevor eine Aktion ausgeführt wird. Beispielsweise könnte eine Automatisierung so eingestellt werden, dass sie nur ausgelöst wird, wenn eine Aufgabe einen bestimmten Prozessschritt erreicht und ein bestimmtes Tag hat. Diese Spezifität stellt sicher, dass Automatisierungen nicht nur durch relevante Ereignisse ausgelöst werden, sondern auch unter den richtigen Bedingungen, was die Präzision und Relevanz automatisierter Arbeitsabläufe erhöht.

Benutzerberechtigungen

Die Erstellung und Einrichtung von Automatisierungen wird ausschließlich von Projektadministratoren verwaltet. Dieser rollenbasierte Ansatz gewährleistet, dass Automatisierungen durchdacht erstellt und auf die Ziele und Strategien des Projekts abgestimmt sind. Um jedoch Transparenz und kollektives Bewusstsein im Team zu wahren, können alle Rollen einsehen, welche Automatisierungen aktiv sind. Diese Sichtbarkeit ermöglicht es jedem im Projekt zu verstehen, welche automatisierten Prozesse vorhanden sind, und fördert ein gemeinsames Verständnis dafür, wie der Arbeitsablauf des Projekts durch diese Automatisierungen verbessert und optimiert wird.