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Dies ist Teil des Agentur-Erfolgsguide, eines Buches, das vom CEO von Blue für alle Inhaber von Agenturen und professionellen Dienstleistungsunternehmen geschrieben wurde, basierend auf seinen 10 Jahren Erfahrung als Agenturgründer.

In diesem Buch erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um eine radikal erfolgreiche Agentur zu führen. Von Cashflow über Projektmanagement und den Aufbau von Kundenbeziehungen bis hin zum Schreiben überzeugender Angebote – hier ist alles enthalten.

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Das Schreiben von Angeboten ist die kritischste Aktivität in jedem professionellen Dienstleistungsunternehmen.

Schließlich wird das Unternehmen ohne neue Aufträge nicht existieren. Und ohne die richtigen Arten von neuen Aufträgen wird das Unternehmen stagnieren.

Stellen Sie also sicher, dass Sie das Schreiben von Angeboten ernst nehmen. Sie werden nie mehr Geld pro Stunde verdienen als beim Schreiben von Angeboten oder beim Verhandeln mit Kunden – denken Sie daran!

Der Zweck des Schreibens eines Angebots ist zweifach:

1. Klarheit für den Kunden über das vorgeschlagene Projekt schaffen. Sie könnten dies seltsam finden, wenn der Kunde Sie kontaktiert hat. Schließlich, warum sollten Sie das Projekt ihm zurückerklären? Nun, denken Sie daran, dass wir uns als Experten positionieren wollen. Sie haben mehr Projekte durchgeführt als sie, also sollten Sie derjenige sein, der Klarheit schafft.
2. Den Kunden darüber aufklären, warum Ihre Organisation die besten Menschen und Erfahrungen für sie hat. Warum sollten sie Sie anstelle von jemand anderem wählen? Warum ist Ihre Firma speziell für ihre Branche, ihr Problem und ihre Organisation geeignet?

Das bedeutet, dass Sie in Ihrem Denken messerscharf sein müssen. Sie müssen klar zeigen, was Sie von allen anderen unterscheidet. Sie müssen Ihre Methoden erklären und warum sie wichtig sind. Sie müssen den tatsächlichen Wert Ihrer Arbeit zeigen – und was sie für sie tun kann.

Es ist am besten, sofort mit dem Kunden zusammenzuarbeiten, selbst bevor das Projekt begonnen hat und Sie sich in der Angebotsphase befinden. Arbeiten Sie auf kooperative Weise mit dem Kunden zusammen, um den genauen Arbeitsumfang des Projekts einzugrenzen, und geben Sie dabei Ratschläge. Dies gibt ihnen einen Vorgeschmack darauf, wie es ist, mit Ihnen zu arbeiten (und umgekehrt).
Das ist wichtig, denn wenn Sie sehen, dass es bereits in dieser Phase schwierig ist, mit ihnen zu arbeiten, wissen Sie, was Sie während des Projekts zu erwarten haben. Sie können diese Informationen dann nutzen, um Ihr Angebot genauer zu kalkulieren oder sogar zu entscheiden, das Projekt gar nicht anzunehmen.

Und... Sie benötigen ein benutzerfreundliches und leistungsstarkes CRM (Customer Relationship Management)-Tool, um alle Angebote, an denen Sie arbeiten, im Blick zu behalten!

Sobald Sie sich über ihre Bedürfnisse einig sind, können Sie zum nächsten Schritt übergehen. Hier fügen Sie die Preisgestaltung zu Ihrem Dokument hinzu und formalisieren das Angebot mit allen Bedingungen und Details. Einige Kunden möchten oft diesen Prozess überspringen und direkt zum Angebot springen. Weigern Sie sich, dies zu tun; die Gewinnquote für diese Art von Arbeit ist niedrig – es ist Ihre Zeit nicht wert.

Der Grund, warum Sie mit dem Kunden am Umfang arbeiten sollten, bevor das Angebot erstellt wird, ist, dass Sie nicht versuchen möchten, ein sich bewegendes Ziel zu treffen. Wenn sich der Umfang ständig ändert, müssen Sie Ihre Preise für jede Angebotsversion anpassen. Dies lenkt die Diskussion auf die Kosten pro Position anstelle des Gesamtwerts. Der Kunde wird nach genauen Begründungen fragen, warum sich der Preis zwischen den einzelnen Versionen geändert hat. Sie werden einen verlorenen Kampf führen.

Außerdem ist es viel mehr Arbeit für Sie!

Wenn Sie die Preisgestaltung erst angeben, nachdem der Arbeitsumfang bestätigt wurde, vermeiden Sie dieses Problem. Sie ermutigen den Kunden auch, den Arbeitsumfang im Detail zu überprüfen.

Lassen Sie uns also untersuchen, was ein gutes Angebot ausmacht. Ein gutes Format, das ich als effektiv empfunden habe, besteht aus den folgenden Abschnitten:

• Einleitung
• Arbeitsumfang
• Aus dem Umfang
• Zeitrahmen
• Investition
• Vorgeschlagene vertragliche Bedingungen
• Teamlebensläufe
• Fallstudien & Referenzen
• Profil des Dienstleistungsunternehmens

Ich werde im Folgenden auf die Details jedes Abschnitts eingehen, aber Sie sollten auch wissen, wann Sie dieses Format brechen sollten.

Wenn Sie auf RFPs (Request for Proposals) von großen Organisationen reagieren, geben diese oft die genaue Struktur für Ihr Angebot vor.

Ich habe RFPs für große Banken und internationale Organisationen geschrieben, und ich hasse es absolut, wenn Anbieter ihre Angebote zurücksenden und das vorgeschlagene Format nicht einhalten, da dies eine erheblich größere Menge an Arbeit erfordert, um die verschiedenen Angebote zu vergleichen. Es zeigt auch einen Mangel an Sorgfalt und Aufmerksamkeit für Details seitens des Anbieters – etwas, wofür ich sie oft abwerte.

Wenn das der Fall ist und eine erforderliche Struktur vorliegt, stellen Sie sicher, dass Sie die Anweisungen befolgen. Wenn Sie das nicht tun, könnten Sie disqualifiziert werden.

Ob Sie Folien oder einen langen Text verwenden, liegt an Ihnen. Persönlich bevorzuge ich lange Texte. Bei größeren Projekten mit erheblichen Details ist ein langes Dokument fast immer vorzuziehen.

Aus jedem Angebot zu lernen und diese Informationen und Abschnitte in ein Masterdokument aufzunehmen, ist ebenfalls hilfreich. Das bedeutet, dass Sie für jedes Projekt, für das Sie ein Angebot schreiben, wenn es Verbesserungen im Angebot gibt, diese in die Masterversion zurückführen, damit Sie sie in Zukunft wiederverwenden können.

Dieses Masterdokument ist dann der Ausgangspunkt für jedes neue Angebot. Dies kann Ihnen eine erhebliche Menge an Zeit und Aufwand sparen, als jedes Angebot von Grund auf neu zu schreiben. Aber Sie müssen darauf achten, dass Sie nicht in die Falle tappen, standardisierte Angebote zu versenden.

Ich kann Ihnen versprechen, dass viele Kunden durch ein standardisiertes Angebot hindurchsehen können, und Sie werden Aufträge verlieren.

Die Realität ist, dass Sie nicht jedes einzelne Projektangebot gewinnen werden, das Sie senden. Aber Sie können ein großartiges Geschäft aufbauen, selbst wenn Sie nur eine Minderheit der Angebote gewinnen, die Sie senden! Bei Mäd lehnen wir ein Drittel der RFPs ab, die wir erhalten, verlieren ein weiteres Drittel und gewinnen schließlich ein Drittel. Mit nur einer Gewinnquote von 30 % für jeden Interessenten, der ein Angebot anfordert, können wir ein gesundes und langfristiges Geschäft aufbauen.

Aber da wir nicht wissen, welche die gewinnbringenden sind, müssen wir unser Bestes in jedes Angebot stecken.

Dies gilt insbesondere, wenn Sie an den Lebenszeitwert eines potenziellen Kunden denken: nicht nur die Investition für dieses spezielle Projekt, sondern auch die zukünftigen Projekte, die weiter in der Zukunft liegen. Dies könnte zu mehr Arbeit, großartigen Fallstudien, Referenzen und Testimonials führen. Vergessen Sie auch nicht, dass Menschen in Zukunft den Job wechseln werden.

Wenn Sie die Beziehung aufrechterhalten, haben Sie auch die Möglichkeit, einen neuen Kunden zu gewinnen, sobald sie in eine neue Organisation wechseln. Im Laufe der Zeit kann dies eine bedeutende Quelle für neue Geschäfte werden, obwohl es mehrere Jahre dauert, um sich aufzubauen.

Sie können also sehen, wie wichtig das Schreiben von Angeboten ist, nicht nur für den unmittelbaren Projekterfolg, sondern auch für die langfristige Gesundheit Ihres Unternehmens.

Lassen Sie uns nun jeden Abschnitt eines Angebots analysieren.

Einleitung

Dies wird oft als „Executive Summary“ bezeichnet. Dies ist der Abschnitt, den die wichtigsten Entscheidungsträger lesen werden, abgesehen von der Preisgestaltung.

Dies ist also nicht der Ort, um langatmig oder schüchtern zu sein. Stellen Sie Ihren Fall dar und erklären Sie, warum Sie die beste Organisation für das Projekt sind. Denken Sie sorgfältig über Ihre Schlüsselbotschaften nach:

Was möchten Sie, dass die Person, die dies liest, aus dieser Einleitung mitnimmt?

Dieser Abschnitt wird auch der erste Eindruck sein, den die Stakeholder von Ihnen haben. Machen Sie einen guten Eindruck! Zeigen Sie, dass Sie ihre Schmerzpunkte verstehen und was sie erreichen möchten.

Wenn Sie einen Punkt erreicht haben, an dem Sie nicht mehr jedes Angebot selbst schreiben müssen, versuchen Sie zumindest, die Einleitung zu schreiben.

Dies verleiht ihm eine persönliche Note, die schwer zu reproduzieren ist.

In diesem Sinne stellen Sie sicher, dass Sie am Ende der Einleitung einen Signaturblock mit Ihrer persönlichen Telefonnummer und E-Mail-Adresse haben – dies zeigt dem Kunden, dass die Führung des Unternehmens leicht erreichbar und zugänglich ist, was ihnen ein Gefühl der Sicherheit gibt.

Ein extrem starkes Kaufsignal ist, wenn Sie den CEO oder ein Mitglied des oberen Managements über Direktnachrichten via WhatsApp/iMessage/Telegram erreichen können.

Ich glaube nicht, dass ich jemals ein Angebot verloren habe, wenn dies der Fall war: Diese Personen sind super beschäftigt, und wenn sie ihre Zeit mit Direktnachrichten mit Ihnen verbringen, bedeutet das, dass Sie fast sicher ein wichtiger Teil ihrer bevorstehenden Arbeit sind.

Projektziele

Lassen Sie uns an das erste der beiden Ziele eines Angebots erinnern: Klarheit schaffen.

Die Angabe der Projektziele und der kritischen Erfolgsfaktoren trägt erheblich dazu bei, zu klären, warum der Kunde in dieses Projekt investieren sollte. Das bedeutet, dass Sie zeigen, wie das Projekt einen erheblichen Einfluss auf das Geschäft des Kunden haben kann.

Dies kann ein sehr prägnanter Teil des Angebots sein, aber es kann den Kunden wirklich beruhigen – sie werden verstehen, dass Sie ein guter Zuhörer sind und dass Sie verstanden haben, was ihnen wichtig ist.

Ein großartiger Trick hier ist, während des ersten Treffens mit dem Kunden nach den wichtigsten Erfolgsfaktoren zu fragen. Machen Sie sich Notizen über die genauen Formulierungen, die sie verwenden. Wenn möglich, verwenden Sie diese genau gleichen Worte, Satz für Satz, in diesem Abschnitt – dies wird beim Kunden stark resonieren, und Sie werden überrascht sein, wie viel Gewicht und Bedeutung dieser relativ kleine Abschnitt des Angebots haben kann!

Wenn möglich, haben Sie quantitative Ziele.

Arbeitsumfang

Im Herzen des Angebots besprechen Sie detailliert, was Sie für das Projekt tun werden. Die beste Idee hier ist, in die Tiefe über Ihre Prozesse zu gehen und zu erklären, warum Sie tun, was Sie tun.

Es ist wichtig sicherzustellen, dass dieser Abschnitt nicht generisch wirkt.

Sicherlich können viele Arbeitsumfänge in verschiedenen Angeboten ähnlich sein, aber Sie müssen sich die Zeit nehmen, um vollständig zu verstehen, was an diesem Kunden und Projekt einzigartig ist.

Wenn Sie etwas im Zusammenhang mit digitalen Produkten oder IT tun, müssen Sie diesen Abschnitt möglicherweise in zwei Teile aufteilen. Der erste Abschnitt behandelt die Funktionen und Merkmale des Produkts, das Sie erstellen werden, und der zweite Abschnitt beschreibt die tatsächlichen Phasen der erforderlichen Arbeit, wie Design, Umfang, Entwicklung, Tests usw.

Ein häufiges Problem im Abschnitt Arbeitsumfang besteht darin, dass ein Mangel an Spezifität die Möglichkeit eröffnet, dass Kunden über die Liefergegenstände uneinig sind. Sie sollten daher darauf abzielen, Ihren Umfang so klar wie möglich zu gestalten, um jegliche Mehrdeutigkeit oder Fehlinterpretationen zu vermeiden. Wenn Sie beispielsweise das Schreiben von Berichten in Ihren Arbeitsumfang aufnehmen, sollten Sie angeben, aus was diese Berichte bestehen und wie oft sie erstellt werden.

Eine gute Möglichkeit, zu testen, ob Ihr Abschnitt Arbeitsumfang klar genug ist, besteht darin, ein Gedankenexperiment durchzuführen. Kann dieser Abschnitt vom Projektmanager verwendet werden, um am Ende des Projekts jeden einzelnen Punkt einfach durchzugehen und abzuhaken, um sicherzustellen, dass das Projekt abgeschlossen wurde?

Wenn ja, dann haben Sie die richtige Menge an Klarheit und granularen Details in Ihrem Abschnitt Arbeitsumfang.

Wenn nicht, müssen Sie eine Ebene tiefer in Bezug auf Details gehen. Dies kann manchmal wie viel Arbeit erscheinen, aber es ist es wert, um sicherzustellen, dass Sie am Ende keine Probleme mit der Abnahme des Projekts haben.

Aus dem Umfang

Dies ist ein wirklich wichtiger Abschnitt, der von vielen professionellen Dienstleistungsunternehmen oft übersehen wird, aber es ist tatsächlich gut, genau zu klären, was Sie im Rahmen des Projekts nicht tun werden.

Das liegt daran, dass es den Kunden zwingt, wirklich sorgfältig über den Arbeitsumfang nachzudenken. Sie werden eine Liste von Ausschlüssen sehen und sich bewusst sein, dass sie den Umfang ändern müssen (und somit mehr bezahlen), wenn sie zusätzliche Dienstleistungen oder Liefergegenstände benötigen.

Es ist wichtig, dass Sie, wenn Sie Dinge in diesem Abschnitt auflisten, die Perspektive des Kunden einnehmen. Wenn Sie beispielsweise Webentwicklung durchführen, mag es Ihnen offensichtlich erscheinen, dass das Hosting der Website nicht im Preis Ihres Projekts enthalten ist und eine separate Kostenstelle darstellt, die der Kunde berücksichtigen und bezahlen muss.

Für einen Kunden, der seine Website nach 15 Jahren zum ersten Mal überarbeitet, mag dies jedoch überhaupt nicht offensichtlich sein. Tatsächlich haben sie möglicherweise nicht einmal daran gedacht, dass sie für das Hosting bezahlen müssen!

Das Gleiche gilt für zusätzliche Funktionen in den kreativen Branchen wie Produktion, Druck, Schriftarten, Lizenzen usw.
Persönlich mag ich es, lokale Reisekosten einzubeziehen und klarzustellen, dass wir dann Reisekosten außerhalb eines bestimmten geografischen Gebiets, normalerweise der Stadt, in der Sie ansässig sind, erstatten werden.

Sie möchten möglicherweise auch allgemeine Formulierungen verwenden, wie z.B. dass alle Drittanbieter-Kosten nicht im Umfang des Projekts enthalten sind und separat in Rechnung gestellt werden, und sogar, dass Arbeiten über eine bestimmte Anzahl von Stunden oder nach Ablauf eines bestimmten Datums automatisch aus dem Umfang fallen.

Dieser letzte Punkt ist ziemlich interessant, da er bedeutet, dass der Kunde auch einen gewissen Zeitdruck hat, um sicherzustellen, dass er alles Notwendige auf seiner Seite erledigt, um das Projekt innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens abzuschließen, wenn er im ursprünglichen Budget bleiben möchte.

Wichtige Liefergegenstände

Um Ihren Arbeitsumfang zu erweitern, ist es nützlich, zu skizzieren, was der Kunde in Form von Liefergegenständen erwarten sollte. Dieser Abschnitt fasst die erwarteten Ziele und Vorgaben zusammen, die während des Projekts erreicht werden müssen, und enthält unterstützende Informationen, um dem Kunden zu helfen, klar zu verstehen, was vereinbart wird.

Dieser Abschnitt unterscheidet sich von den Projektzielen, da er sich auf greifbare oder nicht greifbare Leistungen konzentriert, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abgeschlossen werden müssen.

Um als wichtiger Liefergegenstand betrachtet zu werden, sollten bestimmte Kriterien erfüllt sein:

1. Die Elemente sollten helfen, Ihre Ziel(e) zu erreichen,
2. Sie sollten zu Beginn des Projekts von dem Kunden und Ihrem Team vereinbart werden,
3. Sie sollten durch sinnvolle Arbeit erreicht werden, und
4. Sie sollten natürlich im Rahmen des zu Beginn des Projekts festgelegten Arbeitsumfangs liegen.

Es ist hilfreich, Ihre wichtigen Liefergegenstände als Referenzpunkt für den Projektmanager und das Team zu verwenden, auf den sie während ihrer Arbeit zurückgreifen können, um ihnen zu helfen, eine klare Ziellinie zu visualisieren. Ohne klare Liefergegenstände könnte Ihr Team im Kreis arbeiten und möglicherweise von ihren Zielen abweichen.

Denken Sie daran, gut definierte Projekte stellen sicher, dass alle auf derselben Seite sind. Die Kunden wissen genau, was sie erwarten können, und Ihr Team ist darauf ausgerichtet, worauf sie hinarbeiten.

Zeitrahmen

Die Definition Ihrer Zeitrahmen ist ein weiterer entscheidender Teil des Angebots. Sie schätzen nicht nur, wie lange das Projekt dauern wird, sondern setzen auch Erwartungen für die Dauer jedes einzelnen Teils.

Während Zeitrahmen in Ihrem Angebot nicht unbedingt unglaublich detailliert sein müssen, sollten sie zumindest dem Leser einen breiten Überblick über das Projekt geben. Zeitrahmen werden sich ändern – das ist einfach die Natur des Geschäfts – aber versuchen Sie, so realistisch wie möglich mit Ihren Schätzungen zu sein.

Wenn die gewünschten Start- und Enddaten nicht bekannt sind, können Sie Ihren Zeitrahmen einfach nach der geschätzten Dauer der Aufgaben organisieren.

Sie müssen nicht jede einzelne Aufgabe im Projekt mit einem zugewiesenen Beginn und einer Dauer angeben, da dies Ihren Zeitrahmen schwer lesbar macht und Ihrem Team wenig Flexibilität gibt – stattdessen sollten Sie sich auf wichtige Meilensteine konzentrieren.

Es ist erwähnenswert, dass einige Projekte „inaktive“ Zeiträume enthalten können, in denen die Arbeit nicht fortgesetzt werden kann, bis ein anderes Ereignis eintritt. Diese Phasen der Inaktivität sind nützlich, um von Anfang an festzulegen, wann Ihr Team aktiv sein wird und was zu bestimmten Zeiten erforderlich sein wird, um das Projekt fortzusetzen: beispielsweise eine saisonale Kampagne oder eine Phase, in der der Kunde seinen eigenen Inhalt kuratieren muss.

Was die Feedbackzeit oder Genehmigungen betrifft, ist es sogar sinnvoll, den Kunden zu fragen, wie ihr typischer Prozess aussieht und wie viel Zeit sie historisch für Genehmigungen bei anderen Projekten benötigt haben – Sie können diese Informationen dann nutzen, um ein genaueres Modell für Ihren gesamten Projektzeitrahmen zu erstellen.

Aus Erfahrung habe ich gelernt, dass selbst die am besten informierten Schätzungen auf Hindernisse stoßen können. Wenn Sie Ihren Zeitrahmen berechnen, versuchen Sie, potenzielle Risiken vorherzusagen und Überraschungen zu reduzieren, aber das ist nie ganz möglich. Es wird immer Unbekanntes geben, und Sie müssen einen gewissen Grad an Flexibilität einplanen, um unvorhergesehene Probleme innerhalb eines realistischen Zeitrahmens zu lösen.

Ich habe festgestellt, dass es einen Balanceakt zwischen Ihrer Planungszeit und Ihrer „Doing“- oder Arbeitszeit gibt.

Einfach gesagt, je größer die Aufgabe, desto größer der Planungsaufwand für diese Aufgabe. Versuchen Sie, zu analysieren, wie komplex jede Aufgabe sein könnte, und konsultieren Sie Ihre relevanten Teammitglieder für praktische Ratschläge, wie lange bestimmte Aktivitäten dauern könnten.

Wenn Sie Ihre Schätzungen falsch machen, könnte ein sechsmonatiges Projekt zu einem einjährigen Projekt werden, was dazu führen würde, dass Teammitglieder in der Zukunft doppelt gebucht sind oder einfach nicht verfügbar sind, und schlimmer noch – das Risiko, den Ruf Ihres Unternehmens und die Rentabilität des Projekts zu gefährden.

Bei kleineren Projektaufgaben können Sie sich schnellere Schätzungen leisten, da kleine Fehler kostengünstiger und schneller zu beheben sind. Wir haben festgestellt, dass eine schnelle Teambesprechung Ihnen helfen kann, potenzielle Probleme zu besprechen und einen realistischen Projektplan zu skizzieren, mit dem alle einverstanden sind.

Als Anmerkung, egal wie organisiert Sie und Ihr Team sein mögen, Kunden können Zeitrahmen massiv entgleisen, also stellen Sie sicher, dass Sie hervorheben, wann Sie möglicherweise ihre Unterstützung, Ressourcen oder Genehmigungen benötigen. Wie bereits erwähnt, kann es hilfreich sein, den Kunden einen gewissen Zeitdruck zu geben, um sicherzustellen, dass sie ihren Teil dazu beitragen, das Projekt auf Kurs zu halten.

Investition

Übrigens, sagen Sie niemals „Preis“.

Sie sollten immer jedes Geld, das direkt oder indirekt für Ihre Dienstleistungen ausgegeben wird, als Investition des Kunden darstellen, die ihnen eine Rendite einbringen kann.

Es gibt auch einige wichtige Dinge, die Sie in diesem Abschnitt erwähnen sollten, einschließlich des Zahlungsplans (mehr dazu in Kapitel 7) und auch sicherzustellen, dass Sie klar angeben, ob Ihre Gebühren inklusive oder exklusive Steuern sind. Wenn Sie dies nicht gut spezifizieren, werden Sie manchmal auf einige raffinierte Beschaffungspersonen in großen Unternehmen stoßen, die dies als Ausrede verwenden, um einen erheblichen Rabatt auszuhandeln – sie werden immer behaupten, dass sie angenommen haben, Ihre Gebühren seien inklusive Steuern, auch wenn Sie normalerweise NET angeben, es aber nicht klar gesagt haben.

Wo immer möglich, versuchen Sie, keine detaillierten Aufschlüsselungen Ihrer Preisgestaltung zu geben. Wenn Sie es nach Hauptbereichen aufschlüsseln, ist das in Ordnung, aber wenn Sie in Preis pro Liefergegenstand oder Ähnliches gehen, ist das ein Warnsignal. Das bedeutet, dass der Kunde Sie nur als Anbieter sieht, um einige Artikel auszulagern, nicht als echten Partner, der ihnen langfristig helfen kann.

Vorgeschlagene vertragliche Bedingungen

Manchmal haben große Kunden ihre eigenen Standardbedingungen, denen Sie zustimmen müssen. Sie sollten jedoch immer Ihre vorgeschlagenen vertraglichen Bedingungen in Ihr Angebot aufnehmen, zusammen mit einem Bereich, um das gesamte Angebot zu genehmigen. Auf diese Weise machen Sie es dem Kunden so einfach wie möglich, zuzustimmen und voranzukommen.

Obwohl dies nur ein kleines Beispiel dafür ist, wie man Reibung in Ihrem Verkaufsprozess reduziert, machen Sie es mit dieser Einstellung in allem den Kunden erheblich einfacher, bei Ihnen zu kaufen – und sie werden es zu schätzen wissen, indem sie mehr kaufen!
Als ich anfing, zahlte ich einer großen Anwaltskanzlei eine beträchtliche Summe Geld, um einen langen 25-seitigen Vertrag zu erstellen, der fast alle möglichen Eventualitäten und Dinge abdeckte, die im Projekt schiefgehen könnten.

Was oft passierte, war, dass ich viel Zeit mit den Kunden oder deren Rechtsteams verbringen musste, um jeden einzelnen Punkt zu besprechen und sicherzustellen, dass wir uns über alles einig waren. Dies führte oft zu erheblichen Verzögerungen beim Start von Projekten, und ich empfand es als eine echte Zeitverschwendung für alle.

Wenn der Kunde ein großes Unternehmen ist, wird er wahrscheinlich seine eigenen Standardverträge haben, die Sie überprüfen und akzeptieren müssen.

Zwei Dinge, auf die Sie achten sollten:

Strafgebühren

Einige Kunden möchten Strafgebühren für verspätete Projekte festlegen, aber das ist etwas, das Sie aus dem Vertrag herausverhandeln sollten. Das liegt daran, dass Zeitrahmen oft außerhalb Ihrer Kontrolle liegen, unabhängig von dem Maß an Aufwand oder Wohlwollen, das Sie in den Vertrag einbringen.

Das kann so einfach sein, dass die Dinge komplexer sind als zunächst erwartet, oder dass es eine Verzögerung bei der Rückmeldung gibt, oder dass einer Ihrer Schlüsselmitarbeiter krank wird. Sie möchten nicht den Stress eines verspäteten Projekts und die Zahlung von Strafgebühren für Verspätungen haben.

Darüber hinaus sollten Sie auch darüber nachdenken, wie Sie die Beziehungen zu Ihren Kunden im Allgemeinen strukturieren möchten. Ein Vertrag, bei dem jede Partei mit einer Waffe an ihrem Kopf beginnt, ist keine gute langfristige Strategie.

Wettbewerbsverbotsklauseln

Manchmal fügen Kunden in ihre Verträge ein, dass Sie nur mit ihnen und keinen anderen Unternehmen in ihrer Branche arbeiten dürfen. Sie sollten dem nicht zustimmen, da dies Ihre potenziellen zukünftigen Verkäufe erheblich reduzieren wird, und wenn sie dieses Maß an Exklusivität wünschen, sollten sie separate Gebühren zahlen, die über den Projektgebühren liegen, um den potenziellen Verlust an zukünftiger Arbeit auszugleichen.

Heutzutage, wenn Kunden uns bitten, einen Vertrag bereitzustellen, haben wir einen einfachen einseitigen Vertrag, den die Kunden in wenigen Minuten überprüfen können. Ich würde sagen, dass 95 % der Kunden ihn einfach ohne Änderungen akzeptieren. Fühlen Sie sich frei, ihn zu überprüfen und für Ihre spezifischen Bedürfnisse zu ändern:

• Diese Vereinbarung ist zwischen [Name des professionellen Dienstleistungsunternehmens] ("[Name des professionellen Dienstleistungsunternehmens]") und [Name des Kunden] ("Kunde") am __________.
• Die Vertreter sind [Name des Vertreters des professionellen Dienstleistungsunternehmens] für [Name des professionellen Dienstleistungsunternehmens] und [Name des Vertreters des Kunden] für den Kunden.
• Dieser Vertrag ist die einzige Vereinbarung. Es gibt keine anderen Vereinbarungen, mündlich oder schriftlich.
• Der Kunde möchte die Dienstleistungen von [Name des professionellen Dienstleistungsunternehmens] erwerben, die in "Arbeitsumfang" und "Wichtige Liefergegenstände" beschrieben sind.
• Dieser Vertrag kann nur durch gegenseitige schriftliche Vereinbarung von [Name des professionellen Dienstleistungsunternehmens] und dem Kunden geändert oder ergänzt werden.
• Dieser Vertrag unterliegt den Gesetzen von [Ihr Land].
• Alle offiziellen Projektkommunikationen erfolgen über [Namen des offiziellen Projektmanagementsystems oder E-Mail einfügen].
• Der Kunde wird innerhalb von x Arbeitstagen Feedback zu allen Zwischenlieferungen im Projekt geben. Wenn das Feedback länger dauert, kann [Name des professionellen Dienstleistungsunternehmens] den Zeitrahmen und den Preis des Projekts neu kalkulieren.
• Rechnungen sind innerhalb von x Tagen nach Erhalt durch den Kunden zu bezahlen.
• [Name des professionellen Dienstleistungsunternehmens] wird die Arbeit einstellen, wenn die Rechnungen unter diesem Vertrag nicht innerhalb von x Tagen nach Erhalt durch den Kunden bezahlt werden, und kann die Vereinbarung kündigen.
• [Name des professionellen Dienstleistungsunternehmens] hat die volle Erlaubnis, alle nicht vertraulichen Liefergegenstände in seinem Portfolio und in seinen Marketingmaterialien zu verwenden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf eine Fallstudie auf der Website von [Name des professionellen Dienstleistungsunternehmens], sobald das Projekt abgeschlossen ist.
• Die Haftung von [Name des professionellen Dienstleistungsunternehmens] gegenüber dem Kunden unter diesem Vertrag ist auf die Zahlungen beschränkt, die [Name des professionellen Dienstleistungsunternehmens] tatsächlich vom Kunden unter diesem Vertrag erhalten hat.
• Alle geistigen Eigentumsrechte, die von [Name des professionellen Dienstleistungsunternehmens] im Rahmen dieses Vertrags geschaffen werden, sind Eigentum des Kunden, nachdem alle Zahlungen von [Name des professionellen Dienstleistungsunternehmens] erhalten wurden.
• [Name des professionellen Dienstleistungsunternehmens] wird alle Kundeninformationen als vollständig vertraulich behandeln. [Name des professionellen Dienstleistungsunternehmens] wird vertrauliche Kundeninformationen nur an vorab genehmigte Mitarbeiter und Subunternehmer weitergeben.

Teamlebensläufe

Erinnern Sie sich, was wir über ein menschenbasiertes Geschäft gesagt haben? Indem Sie die Details Ihres Teams, deren Rollen im Projekt und deren Lebensläufe hinzufügen, positionieren Sie sich nicht nur als Dienstleister, sondern als vertrauenswürdige Experten. Es zeigt, dass Sie genug Vertrauen haben, um Ihr Team zu präsentieren.

Es ist gängiger Rat, Ihren Lebenslauf auf die Stelle zuzuschneiden, für die Sie sich bewerben, und dieser Rat gilt auch für Projektangebote. Es kann nützlich sein, vorgefertigte Team-Biografien/Lebensläufe zu haben, aber Sie sollten sie niemals einfach kopieren und in neue Angebote einfügen. Nehmen Sie sich die Zeit zu zeigen, dass Sie die Probleme der Kunden verstehen und die direkte Eignung der Teammitglieder zur Lösung ihrer Bedürfnisse darstellen.

Wenn Sie Ihr Team präsentieren, konzentrieren Sie sich darauf, Wert zu vermitteln – sowohl hinsichtlich ihrer Qualifikationen als auch hinsichtlich der Art und Weise, wie sie arbeiten. Dieser letzte Punkt ist von besonderem Interesse: In einem überfüllten Markt für professionelle Dienstleistungsunternehmen kann es vorteilhaft sein, Ihre Teamkultur zu nutzen.

Denken Sie daran, dass mehrere Agenturen talentierte Personen mit denselben Qualifikationen haben könnten, aber wenn die Art und Weise, wie Sie arbeiten und denken, mit dem Kunden übereinstimmt, führt dies zu einer harmonischen Zusammenarbeit und sinnvollen Arbeiten.