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Dies ist Teil des Agency Success Guide, eines Buches, das vom CEO von Blue für alle Inhaber von Agenturen und Dienstleistungsunternehmen geschrieben wurde, basierend auf seinen 10 Jahren Erfahrung als Agenturgründer.

In diesem Buch erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um eine radikal erfolgreiche Agentur zu führen. Von Cashflow über Projektmanagement und den Aufbau von Kundenbeziehungen bis hin zum Schreiben gewinnbringender Angebote – hier ist alles enthalten.

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Wahl Ihres Engagementmodells

Je nach der genauen Art der Arbeit, die Sie mit Ihren Kunden leisten, stehen Ihnen mehrere verschiedene Engagementmodelle zur Verfügung. Dies sind verschiedene Möglichkeiten, Ihre Arbeit und Ergebnisse zu messen und bezahlt zu werden. Die Wahl des richtigen Engagementmodells ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Es ist auch wahrscheinlich, dass Sie gleichzeitig mehrere Engagementmodelle in Ihrem Unternehmen für verschiedene Projekte mit unterschiedlichen Kunden haben.
Zwei der häufigsten Engagementmodelle sind der feste Projektpreis und Pauschalverträge.

Der feste Projektpreis ist ziemlich klar: Sie geben einen Preis an, der oft nach Positionen oder Ergebnissen aufgeschlüsselt ist, für die Arbeit, die Sie im Auftrag Ihres Kunden leisten werden. Der Hauptvorteil aus der Sicht des Kunden ist, dass er die Sicherheit hat, dass das Budget nicht geändert wird. Ein wesentlicher Vorteil für das Dienstleistungsunternehmen ist, dass, wenn Sie effizient arbeiten können, Ihr effektiver Stundensatz in die Höhe schießen kann, da Sie Ihre Einnahmen nicht mehr an die Zeit binden, die Sie für ein Projekt aufwenden.

Ich persönlich mag den Festpreisansatz sehr, solange der Arbeitsumfang extrem klar ist. Sie können mit dieser Methodik auf große Probleme stoßen, wenn Sie einen vagen Umfang haben und dann eine Diskrepanz in den Erwartungen und Ergebnissen zwischen Ihnen und Ihrem Kunden besteht. Dies kann viele Kopfschmerzen und Hin- und Her-Verhandlungen über Preisänderungen verursachen. Wenn der Kunde während des Projekts seine Meinung zu einem Teil des Arbeitsumfangs ändert (was oft nicht unvernünftig ist, da immer mehr Arbeit erledigt wird und sich die verfügbaren Daten oder Umstände ändern), müssen Sie jedes Mal neu verhandeln, wenn dies passiert. Dies kann für beide Parteien ziemlich zeitaufwendig sein.

Eine Methode, um weiterhin auf Festpreisbasis zu arbeiten, besteht darin, Projekte immer in Schritte zu unterteilen. Wenn Sie beispielsweise eine mobile Anwendung oder eine Website im Auftrag eines Kunden erstellen, könnten Sie zunächst nur für die Design- und Spezifikationsphase engagiert werden, wobei das Hauptziel dieser Phase darin besteht, den genauen Arbeitsumfang der Entwicklungsphase zu definieren, nach der Sie einen festen Preis für diese Arbeit genau angeben können.

Dies ist der genaue Ansatz, den viele Bauunternehmen verwenden, um die Kosten für den Bau eines Gebäudes zu kalkulieren. Es gibt eine interessante Botschaft, die Sie den Kunden vermitteln können, wenn Sie ein Projekt auf diese Weise anbieten. Sie können ihnen im Wesentlichen sagen, dass jeder andere, der das Projekt in seiner Gesamtheit anbietet, normalerweise nur rät und entweder überteuert, um ein hohes Risiko abzudecken, oder unterpreist – und dann möchte er dies mit kostspieligen und zeitaufwendigen Änderungsanfragen ausgleichen, sobald er das Projekt gewonnen hat.

Das andere beliebte Engagementmodell besteht darin, die Stunden jedes Teammitglieds zu verfolgen und dann einen festen Preis pro Stunde für die geleistete Arbeit zu berechnen. Ich persönlich mag diesen Ansatz für nichts außer einigen Arten von Wartungsverträgen, bei denen Sie einfach nur sicherstellen müssen, dass alles läuft, oder für kleinere Projekte, die nur bis zu 20 oder 30 Stunden dauern.

Das gesagt, bin ich mir bewusst, dass es Unternehmen gibt, die ausschließlich nach diesem Modell arbeiten, und das funktioniert gut für sie. Es gibt einige bedeutende Probleme, die ich mit diesem Modell sehe, das Hauptproblem ist, dass es das Dienstleistungsunternehmen und den Kunden nicht in Einklang bringt, was nie gut ist. Wenn Sie beispielsweise bessere Personen einstellen, die die Arbeit effizienter erledigen können, werden sie weniger Zeit für die gleiche Menge an Arbeit aufwenden – was die Abrechnung reduziert. Das ist offensichtlich absurd, denn Sie leisten bessere Arbeit, schneller, und verlangen trotzdem weniger!

Darüber hinaus ermutigt diese Methode auch den Kunden, Sie und Ihr Team zu mikromanagen, und sie könnte sogar Sie dazu ermutigen, Ihr eigenes Team zu mikromanagen. Kunden werden Rechnungen und Berichte über die geleistete Stundenarbeit genau prüfen, und wenn Sie den Weg gehen, „nachzuweisen“, dass Sie die Arbeit erledigen, indem Sie die Teammitglieder verfolgen, werden Sie wahrscheinlich Ihre Unternehmenskultur völlig durcheinanderbringen. Ich kenne kein einziges talentiertes Individuum, das möchte, dass sein Computer verfolgt wird und jede seiner oder ihrer Aktionen protokolliert wird und dass er detaillierte Berichte über seinen gesamten Arbeitstag abgeben muss.

Eine Praxis, die ich jedoch als wirksam empfunden habe und die ein gewisses Maß an Nachverfolgung beinhaltet, ist das Protokollieren selbstberichteter Stunden. Als Dienstleistungsunternehmen arbeiten Sie mit mehr als einem Kunden gleichzeitig, und es muss eine Art Trennung zwischen der Zeit geben, die Ihr Team für jeden Kunden aufwendet. Daher empfehle ich, Ihrem Team zu erlauben, experimentell locker ihre Stunden zu verfolgen, damit sowohl Sie als auch Ihr Kunde wissen, wie viel Zeit benötigt wird, um Aufgaben für spezifische Projekte abzuschließen.

Die Macht wiederkehrender Einnahmen

Die beste Art von Einnahmen sind immer wiederkehrende – dies ist der Goldstandard, den alle Unternehmen anstreben. Wenn Sie ein Unternehmen führen, dessen über 50 % der Einnahmen monatlich wiederkehrend sind, haben Sie ein großartiges Geschäft in der Hand.
Deshalb sind in den letzten Jahrzehnten viele Dinge „als Dienstleistung“ geworden. Sie kaufen keine Filme oder Musik mehr; Sie abonnieren einfach einen Dienst. Wenn Sie nach ein paar Projekten eine starke Beziehung zu einem Kunden aufgebaut haben, sei es auf der Grundlage eines Festpreises oder eines Stundenvertrags, können Sie ihn dann für einen Pauschalvertrag ansprechen.

Idealerweise ist dies nicht an einen bestimmten Satz von Ergebnissen oder Stunden gebunden, sondern basiert rein auf einem bestimmten Ergebnis, das Sie erreichen möchten. Dies ist kein einfacher Verkauf, aber wenn Sie es schaffen, können Sie ernsthafte hochmargige wiederkehrende Einnahmen erzielen. Was wir bei Mäd gemacht haben, ist, dass unsere wiederkehrenden Einnahmen alle unsere Personal- und Bürokosten abdecken, und alle Festpreisprojekte sind im Wesentlichen reiner Gewinn. Dies erleichtert die finanzielle Planung auf lange Sicht erheblich.

Die Frage ist also: Wie erreichen wir dieses Niveau?

Den perfekten Pauschalvertrag pitch

Wie bereits erwähnt, können Sie dies nicht sofort anbieten, wenn ein neuer potenzieller Kunde durch die Tür kommt. Es gibt nicht genug Vertrauen, um dies zu tun, und sie haben noch nicht die greifbaren Ergebnisse erlebt, die Sie bieten können.
Ich denke, der einfachste Weg, um die Art der Botschaft zu zeigen, besteht darin, ein Beispiel für ein Einleitungsschreiben zu kopieren, das ich einem aktuellen Pauschalvertragsvorschlag beigefügt habe.

Siehe unten:

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Sehr geehrte(r) Stakeholder,

ich freue mich, Ihnen unseren Vorschlag für eine Pauschalvereinbarung zwischen [Kundenname] und Mäd zu präsentieren. Ziel ist es sicherzustellen, dass [Kundenname] schnell auf sich ändernde Geschäftsbedingungen reagieren kann und gleichzeitig ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis für die erbrachten Dienstleistungen erhält.

Anstatt jeden Arbeitsblock ad hoc mit langen Vorlaufzeiten für Vorschläge, Vertragsverhandlungen und Ausschreibungen vergeben zu müssen, wird unser Team für die Dauer des Vertrags zu Ihrem Team. Das bedeutet, dass wir nicht nur unsere Beziehung und unser Verständnis Ihres Unternehmens vertiefen, sondern dass wir sofort verfügbar sind, um Ihre verschiedenen Projekte auszuführen, die erforderlich sind, um Ihre Ziele voranzubringen.

Dies hat folgende Vorteile für Sie:

• Kostenreduzierung. Durch ein integriertes Team sparen Sie erheblich Geld (50 %+) im Vergleich zur Beauftragung mehrerer Firmen für die gleiche Arbeit. Tatsächlich, wenn Sie alle Gemeinkosten und die Zeit berücksichtigen, die erforderlich ist, um ein qualitativ hochwertiges internes Team aufzubauen, ist ein Pauschalvertrag erheblich kosteneffektiver, da Sie keine zusätzlichen Büros, Ausrüstungen und Leistungen in Betracht ziehen müssen. Darüber hinaus sind wir bereit, die typischen Projektmargen zu senken, um eine langfristige Beziehung zu Ihrer Organisation zu haben, da uns eine Pauschalvereinbarung ermöglicht, unseren langfristigen Cashflow mit mehr Vertrauen zu planen.
• Geschwindigkeit. Wir können mit Ihren verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten, um die Arbeit ein bis drei Monate im Voraus zu planen, und sind sofort verfügbar, um auszuführen, ohne dass Sie ständig einzelne Ausschreibungen und Briefings für jede neue kleine Menge an erforderlicher Arbeit durchführen müssen. Dies spart Ihrem Team Zeit und bringt Ihnen bessere Ergebnisse, schneller.
• Höhere Qualität der Arbeit. Dies geschieht nicht nur, weil wir im Laufe der Zeit besser zusammenarbeiten und Ihr Unternehmen besser verstehen, sondern auch, weil es starke Vorteile eines vollständig integrierten Ansatzes gibt, bei dem ein funktionsübergreifendes Team über verschiedene Ergebnisse und Bedürfnisse hinweg arbeitet. Dies stellt sicher, dass es eine starke Konsistenz in allen Arbeiten gibt und dass Erkenntnisse aus einer Art von Arbeit direkt das Endergebnis verschiedener Arten von Arbeiten beeinflussen.
• Zuverlässigkeit. Wir können die Probleme beim Aufbau interner Teams wie die Vorlaufzeiten zur Suche nach Personen, Krankheits- und Urlaubszeiten sowie Personalwechsel vollständig abstrahieren, da wir mehrere Teammitglieder für jede Rolle haben, die die Verantwortlichkeiten anderer problemlos abdecken können.

Diese Botschaft muss je nach Kunde angepasst werden, da unterschiedliche Kunden unterschiedliche Prioritäten haben. Ein Kunde könnte die Idee der Kostenreduzierungen lieben, während ein anderer viel mehr an der Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit interessiert ist, die verfügbar sind. Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung, aus der Perspektive des Kunden, ein Team von Beratern zu haben, die ihr spezifisches Geschäft über einen langen Zeitraum hinweg sehr gut kennen.

Das Verständnis Ihres Kunden kann nicht genug betont werden.

Sie können die idealen Kundenwerte und -einstellungen für Ihr Dienstleistungsunternehmen vorab festlegen, aber zweifellos werden Sie auf eine Vielzahl von Denkweisen und Ansätzen stoßen. Wenn Ihre Einleitung direkt auf die Werte Ihres Kunden abzielt, wird Ihnen das helfen, sich von potenziellen Wettbewerbern abzuheben und zu zeigen, dass Sie sie und ihre Geschäftsbedürfnisse verstehen.

Dies spiegelt unser Denken über vorgefertigte Lösungen wider.

Ja, es ist vorteilhaft, vorgefertigte Textbausteine zu haben, damit Sie schnell ein ideales Einleitungsschreiben erstellen können, ohne wertvolle Punkte auszulassen – aber Sie müssen sicherstellen, dass Sie den Inhalt anpassen, um direkt mit dem Kunden zu sprechen.

Kopierte Inhalte sind von Natur aus unpersönlich; es gibt einfach keine „perfekte“ Antwort darauf, was zu sagen und wie man es sagt. Während wir eine Master-Vorlage für Vorschläge haben, die alle typischen Anforderungen detailliert beschreibt, erweitern wir dies immer, um sicherzustellen, dass wir direkt auf die individuellen Bedürfnisse jedes Kunden eingehen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie Vertrauen aufbauen sollten, indem Sie echt sind und direkt auf das eingehen, was der Kunde will und wertschätzt. Verbringen Sie Zeit damit, herauszufinden, was dem Kunden am wichtigsten ist, und folgen Sie unserem vorgeschlagenen Einleitungsschreiben als allgemeine Richtlinie.

Finanzielle Grundlagen

Für viele Führungskräfte ist Finanzen oft etwas, das nervt und nie ganz im Griff ist. Es wird als Ablenkung angesehen, die im Weg steht, die eigentliche Arbeit zu erledigen, und das ist durchaus verständlich. Es ist einfach trocken und langweilig und nicht der Grund, warum wir ein Unternehmen gegründet haben.

Geld ist jedoch der Sauerstoff des Geschäfts, und ohne Geld hört ein Unternehmen auf zu atmen.

Wenn Sie ständig hinterherlaufen und sich Sorgen um die Bezahlung von Rechnungen machen, wird dies die Art und Weise beeinflussen, wie Sie und Ihr Team arbeiten.

Sie haben also wirklich zwei Möglichkeiten:

1. Sorgen Sie dafür, dass Sie eine gute finanzielle Disziplin haben, damit Sie solide Bücher und ein großartiges Geschäftsmodell haben.
2. Oder sorgen Sie sich um das genaue Fälligkeitsdatum jeder Rechnung, damit Sie Ihr Personal und die Miete jeden Monat bezahlen können, weil Sie nicht über die notwendigen Barreserven und die finanzielle Disziplin verfügen.

Offensichtlich ist die erste Option vorzuziehen, also lassen Sie uns einige der wichtigsten Punkte hier besprechen.

Die Magie der Margen

Zunächst benötigen Sie eine Mindestbruttomarge von 50 % auf Ihre Arbeit.

Das bedeutet, dass die Löhne, die Sie Ihren Mitarbeitern zahlen, gleich oder weniger als die Hälfte dessen sind, was der Kunde Ihnen zahlt.

Das liegt daran, dass Sie immer noch für alle anderen Betriebskosten zahlen müssen, wie z.B. ein Büro, Versorgungsleistungen und Hunderte von kleinen Dingen, an die Sie nie denken, insbesondere wenn Sie zum ersten Mal ein Unternehmen gründen. Sie möchten auch in der Lage sein, Cashflows als Sicherheitsnetz aufzubauen und langfristige Investitionen in Ihr Unternehmen zu tätigen.

Zweitens müssen Sie eine Nettogewinnmarge von mindestens 25 % und idealerweise 30 % haben.

Das bedeutet, dass Sie für jeden $100, den Sie verdienen, $30 übrig haben müssen, nachdem Sie alles bezahlt haben – und ich meine absolut alles, einschließlich Ihres eigenen Gehalts als Unternehmensinhaber. Das bedeutet im Allgemeinen, dass Sie den Preis Ihrer Teammitglieder für die Kunden tatsächlich verdreifachen – was eine ideale Methode ist, um herauszufinden, wie viel Sie Kunden berechnen sollten, wenn Sie jemals Zweifel haben.

Das ist wichtig, also lassen Sie mich das wiederholen. In einer idealen Welt verdreifachen Sie die Kosten Ihres Personals als Methode, um die Abrechnungen an die Kunden zu ermitteln.

Wenn Sie also jemandem $4.000 pro Monat zahlen und er etwa 130 Stunden mit Kundenarbeit verbringt (sagen wir 160 Stunden der regulären Arbeitszeit pro Woche minus Urlaub und interne Meetings), bedeutet das, dass Ihre Kosten pro abrechenbarer Stunde für den Kunden $4.000/130 sind, was ungefähr $30/Stunde entspricht, und Sie müssen den Kunden $90/Stunde berechnen, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Margen haben.

Wenn Sie diese Berechnung durchführen und es sich leicht hoch anfühlt, basierend auf Ihren aktuellen typischen Abrechnungen, ist das gut – es bedeutet, dass Sie Spielraum haben, um Ihre Abrechnungen zu steigern!

Um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Margen beibehalten, stehen Ihnen einige Ansätze zur Verfügung.

Dies kann entweder durch die genaue Verfolgung der Stunden erfolgen, die Ihre Mitarbeiter arbeiten und den Kunden in Rechnung stellen, oder intuitiver einfach durch das Berechnen eines Aufschlags und das Beobachten der Bücher. Während wir in den frühen Tagen unseres Unternehmens einen intuitiveren Ansatz bevorzugten, haben wir festgestellt, dass es viel effektiver ist, die abrechenbaren Stunden unseres Teams zu verfolgen, um sicherzustellen, dass unsere Projektpreise so genau wie möglich sind.

Ich denke, beide Ansätze können funktionieren, aber stellen Sie sicher, dass die Verfolgung der Stunden nicht nur zu einer Methode wird, um die Arbeit des Teams zu mikromanagen.

Bargeld ist König: Aufbau Ihres Sicherheitsnetzes

Schließlich benötigen Sie mindestens sechs Monate Bargeld auf der Bank. Das mag viel erscheinen, aber es sollte aus zwei wichtigen Gründen vorhanden sein:

1. Sie hören auf, sich um den kurzfristigen Cashflow zu sorgen. Wenn ein ansonsten guter Kunde spät ist, eine große Rechnung zu bezahlen, machen Sie sich keine Sorgen, dass Sie es nicht bis zum Ende des Monats schaffen. Es gibt nichts Schlimmeres, als Ihr eigenes Team nicht bezahlen zu können und trotzdem jeden Tag ins Büro gehen zu müssen. Glauben Sie mir, ich war dort.
2. Sie können langfristige Investitionen tätigen. Beispielsweise sparen Sie oft 20 %, wenn Sie Software im Voraus für ein Jahr bezahlen, und wenn Sie das Geld haben, können Sie sogar Ihre Miete im Voraus bezahlen und mit Ihrem Vermieter einen anständigen Rabatt aushandeln. Außerdem möchten Sie möglicherweise beträchtliche Investitionen tätigen, die keinen klaren oder sofortigen Rückzahlungszeitraum haben. Zum Beispiel haben wir $20.000 für den Kauf unserer Domain mad.co ausgegeben, und es gibt einfach keine Möglichkeit zu wissen, wie lange der Rückzahlungszeitraum dieser Investition ist.

Achten Sie besonders auf diesen nächsten Abschnitt, denn er ist einer der nützlichsten Teile dieses gesamten Buches. Jedes Unternehmen zu führen bedeutet, sicherzustellen, dass Sie Ihren Cashflow auf sinnvolle Weise verwalten.

Tatsächlich würde ich sagen, dass die Hauptverantwortung eines Startup-CEOs darin besteht, sicherzustellen, dass immer genug Bargeld auf der Bank ist.

Wenn Ihnen das Geld ausgeht, ist das Spiel vorbei.

Ihre Priorität als Führungskraft eines Dienstleistungsunternehmens ist es, sicherzustellen, dass Sie genügend Cashflow haben, um das Personal pünktlich zu bezahlen, Ihre festen Betriebskosten zu decken, solide Investitionen zu tätigen und gut schlafen zu können!

(Unterschätzen Sie nicht, wie wichtig dieser letzte Punkt ist – gut schlafen zu können, kann den entscheidenden Unterschied ausmachen, wenn Sie Ihr eigenes Unternehmen führen!)

Mindestens drei Monate an Rücklagen zu haben, stellt sicher, dass Ihr Unternehmen widerstandsfähig ist, und wenn Sie das auf sechs Monate ausdehnen können, ist das noch besser. Denken Sie daran, dass das Wachstum Ihres Unternehmens auch Geld kosten kann, also müssen Sie das berücksichtigen.
Überraschenderweise ist das Hauptproblem, das Ihren Cashflow beeinflusst, nicht, wie viele Projekte Sie haben oder wie viel Sie abrechnen. Es geht tatsächlich darum, wann Sie bezahlt werden.

Revolutionierung Ihrer Abrechnungsstrategie

Traditionell verlangen viele Dienstleistungsunternehmen eine Anzahlung und haben dann Meilensteinzahlungen, die an wichtige Ergebnisse gebunden sind.

Meiner Meinung nach ist das eine schreckliche Idee, insbesondere für Arbeiten, die hochgradig kollaborativ sind.
Das Problem ist, dass Sie jetzt auf Personen angewiesen sind, die nicht für Sie arbeiten (d.h. Teammitglieder des Kunden oder externe Anbieter), um ihren Teil der Arbeit rechtzeitig zu erledigen, damit Sie pünktlich bezahlt werden. Da Sie diese Personen nicht direkt kontrollieren können, haben Sie keine direkte Kontrolle darüber, wann Sie bezahlt werden, was den wichtigsten Aspekt des Betriebs eines erfolgreichen Unternehmens betrifft – den Cashflow.

Während dies manchmal gut funktioniert, warum das Risiko eingehen?

Darüber hinaus setzt es das Dienstleistungsunternehmen auch unter Druck, die Arbeit genehmigt zu bekommen, damit Sie bezahlt werden können, was zusätzlichen Druck auf alle Beteiligten auf Ihrer Seite des Projekts ausübt.

Was mit dieser traditionellen, meilensteinbasierten Abrechnungsmethode passiert, ist, dass Ihr Cashflow unregelmäßig und unvorhersehbar wird, und es ist schwierig vorherzusagen, wie viel Bargeld Ihr Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt haben wird. Wenn Sie wachsen und mehr als zehn Kunden haben, wird die Verwaltung all dieser Genehmigungen, die an Zahlungsmeilensteine gebunden sind, fast zu einem Vollzeitjob und zudem ziemlich langweilig.

Wir haben jahrelang mit dieser Methode gekämpft und schließlich eine deutlich einfachere Methode zur Abrechnung von Kunden geschaffen, die für alle fair ist und den Fokus auf das legt, wo er hingehört: gut zusammenzuarbeiten als Team mit dem Kunden und qualitativ hochwertige Arbeit zu produzieren.

Das könnte die wichtigste Erkenntnis sein, die ich hatte.

Für Ihr nächstes Projekt versuchen Sie Folgendes:

Nehmen Sie eine erste Zahlung, idealerweise 50 % im Voraus. Wenn der Kunde Probleme damit hat, können Sie bis auf 35 % heruntergehen, aber idealerweise nicht niedriger. Wenn es weitere Beschwerden gibt, können Sie anführen, dass die Buchung Ihres Teams für den Zeitraum ausreichend Engagement vom Kunden erfordert, damit Sie sich auf sein Projekt konzentrieren können.

Übrigens, beziehen Sie sich niemals auf die erste Zahlung als Anzahlung, da dies die Vorstellung vermitteln kann, dass sie rückerstattbar ist. Zahlungen an ein Dienstleistungsunternehmen sollten niemals rückerstattbar sein.

Für die restlichen Zahlungen, anstatt sie an Ergebnisse zu binden, teilen Sie einfach den verbleibenden Betrag als monatliche Zahlungen über den gesamten Projektzeitraum auf, plus einen zusätzlichen Monat.

Das bedeutet, dass, wenn Sie schätzen, dass das Projekt 3 Monate dauern wird, der Zahlungsplan über 4 Monate verteilt wird.

Das bedeutet, dass Sie, selbst nachdem das Projekt abgeschlossen ist, noch eine Rechnung an den Kunden senden müssen, und das funktioniert gut und beruhigt sie, falls es zu Verzögerungen im Projekt kommt.

Das Tolle an dieser Methode ist, dass sie es Ihnen ermöglicht, all Ihre Abrechnungen von Monat zu Monat leicht vorherzusagen, und es lässt jeden Kunden wie einen Pauschalvertrag-Kunden fühlen. Es übt auch positiven Druck auf alle Beteiligten im Kunden-Team aus, da es offensichtlicher ist, dass sie Sie für einen bestimmten Zeitraum gebucht haben, und sie müssen die Dinge auf ihrer Seite schnell in Bewegung bringen – andernfalls zahlen sie für nichts!

Ein weiterer Vorteil ist, dass, sobald Sie einen Kunden haben, der es gewohnt ist, diese monatlichen Abrechnungen an Sie zu zahlen, es am Ende eines ersten Engagements viel einfacher ist, einen Pauschalvertrag anzubieten, da es sich fast wie eine nahtlose Fortsetzung der bereits geschaffenen Arbeitsbeziehung anfühlen wird.

Das ist ziemlich cool, oder?

Um die Dinge weiter zu vereinfachen, schlagen wir auch vor, dass Sie unabhängig davon, wann Ihr Projekt beginnt, Ihre Rechnungen am ersten Tag eines jeden Monats versenden, mit Ausnahme der ersten Zahlung. Dies macht es für Sie oder Ihre Finanzperson erheblich einfacher, die Rechnungsstellung zu verwalten, da sie nur einmal pro Monat erfolgen muss, und es wird in der Regel auch dem Kunden besser passen, sodass Sie ihm helfen können, organisiert zu bleiben und sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen zeitgerecht bearbeitet werden.

Das bedeutet manchmal, dass Sie ein paar Wochen länger warten müssen, bevor Sie die zweite Rechnung senden, aber diese kleine Verzögerung ist die Zeit wert, die Sie sparen, indem Sie alle Ihre Rechnungen zu Beginn jedes Monats bündeln, mit Ausnahme der ersten Zahlungen, die jederzeit in Rechnung gestellt werden können.

Was an dieser gesamten Abrechnungsstrategie wirklich kontraintuitiv ist, ist, dass sie Ihnen tatsächlich kurzfristig weniger Cashflow gibt im Vergleich zu den standardmäßigen Meilensteinzahlungen (insbesondere wenn Projekte schneller als erwartet vorankommen!), aber Sie tauschen die Geschwindigkeit des Cashflows gegen die Vorhersehbarkeit. Meiner Erfahrung nach ist dies ein großartiger Kompromiss. Denken Sie daran – schlafen Sie gut in der Nacht!

Das ist wichtig, denn die Führung eines Dienstleistungsunternehmens ist hart, Sie haben viel zu bedenken, und die wichtigsten Dinge, an denen Sie arbeiten sollten, sollten nicht mit der Verwaltung des Backoffice zu tun haben. Sie werden sich mit dieser Strategie unzählige Stunden sparen, und die Investitionen, die Sie mit dieser zusätzlichen Zeit tätigen können, sind wahrscheinlich viel Geld wert, wenn Sie innehalten und darüber nachdenken.

Manchmal müssen Sie sich mit Widerstand von Kunden auseinandersetzen, die eine traditionellere Zahlungsmethode wünschen. In unserer Erfahrung geschieht dies weniger als 5 % der Zeit. Wenn es jedoch passiert, müssen Sie in der Lage sein, mit Logik zu rechtfertigen und zu erklären, warum Sie auf diese unkonventionelle Weise abrechnen möchten.

Die zentrale Erzählung in Ihrer Erklärung sollte sich darauf konzentrieren, die Abrechnungsstruktur zu vereinfachen, damit Sie erheblich mehr Zeit mit der Arbeit an echten Kundenprojekten (wie ihrem Projekt!) verbringen können, anstatt Zeit mit dem Verfolgen von Rechnungen und dem Streiten über die genaue Definition von „fertig“ für eine Meilensteinzahlung zu verbringen.

Wenn Sie mit dem Management-Team sprechen, können Sie auch erklären, dass diese Abrechnungsmethode positiven Druck auf ihr eigenes Team ausüben kann (solange sie sich bewusst sind, was unser Dienstleistungsunternehmen abrechnet), um sicherzustellen, dass alle mit den richtigen gemeinsamen Zielen im Hinterkopf arbeiten.

Prognose für den Erfolg

Von Zeit zu Zeit müssen Sie finanzielle Entscheidungen treffen, wie z.B. ob Sie mehr Ausrüstung kaufen, ein neues Projekt annehmen, jemanden neu einstellen usw.

Der einzige Weg, um sicherzustellen, dass Sie in dieser Hinsicht bessere Entscheidungen treffen, besteht darin, die verfügbaren Daten zu nutzen, um eine finanzielle Prognose darüber zu erstellen, wie die Dinge in den nächsten Monaten laufen und laufen sollten. Persönlich projiziere ich 4-6 Monate im Voraus und benutze das, um meine Entscheidungen zu leiten.

Die Einrichtung auf einem Spreadsheet ist tatsächlich ziemlich einfach und unkompliziert. Das folgende Beispiel sollte Ihnen eine klare Vorstellung davon geben, was Sie erstellen können, und das Wichtige ist, dass dies alles auf Cash-Basis erfolgen sollte, denn leider können Sie Mitarbeiter, Auftragnehmer und andere Rechnungen nicht mit den unbezahlten Rechnungen begleichen, die Ihre Kunden Ihnen schulden!

Mit diesem Spreadsheet können Sie dann zusätzliche Kosten hinzufügen, die Sie in Betracht ziehen, und sehen, wie sich dies sowohl auf Ihren Nettocashflow (wie viel Geld am Ende jedes Monats übrig bleibt) als auch auf Ihren kumulierten Cashflow (wie viel Geld insgesamt auf Ihrem Bankkonto sein wird) auswirkt.

Solange Sie den Cashflow positiv halten und das Bargeld auf der Bank in einem Bereich liegt, mit dem Sie sich wohlfühlen – das sollte mindestens drei Monate Bargeld und idealerweise sechs Monate betragen – können Sie höchstwahrscheinlich mit den Ausgaben fortfahren, die Sie in Betracht ziehen.

Wenn Sie im Geschäft sind, haben Sie wahrscheinlich Ambitionen, im Laufe der Zeit zu wachsen. Wachstum ist gut. Es ermöglicht Karrieremöglichkeiten für Ihre Teammitglieder und gibt Ihnen neue Herausforderungen, die Langeweile im Beruf abwehren. Schließlich möchte niemand genau das Gleiche für dreißig oder vierzig Jahre tun!

Nachhaltig wachsen

Wenn Sie die Dinge richtig machen, sollten Sie das Gefühl haben, dass der Wind in Ihren Segeln weht, dass es Schwung gibt. Sie sollten das Gefühl haben, dass Sie „gewinnen“.

All das gesagt, ist es wichtig, dass das Wachstum nachhaltig ist. Die Art von Unternehmen, die wir in diesem Buch diskutieren, werden im Allgemeinen nicht von Investoren finanziert, mit Ausnahme einiger anfänglicher Startkosten, und daher müssen Sie wachsen und gleichzeitig sicherstellen, dass Sie die finanziellen Grundlagen im Griff behalten.

Darüber hinaus kann es, da Unternehmen sehr stark von der Qualität der Menschen abhängen, die sie einstellen können, auch Einschränkungen für Ihr Wachstum geben.

Ihre Fähigkeit, großartige Menschen in großem Maßstab einzustellen, wird ein begrenzender Faktor sein, und es ist ein großer Fehler, Ihre Einstellungsanforderungen zu senken, nur um sicherzustellen, dass Sie genügend Personen im Raum haben, um mit Ihrer Abrechnung Schritt zu halten. Das wird kurzfristig funktionieren, aber es wird dazu führen, dass Sie das verlieren, was Sie ursprünglich besonders gemacht hat und Ihnen beim Wachstum geholfen hat.

Genau das ist mir im ersten Jahr meines Unternehmens passiert, als ich das Wachstum nicht bewältigen konnte. Es wurde unhaltbar, und ich musste fast alle meine Teammitglieder entlassen.

Lassen Sie mich also meine Definition von nachhaltigem Wachstum durchgehen:

Es ist die maximale Wachstumsrate, bei der Sie die Finanzen an einem gesunden Ort halten können und bei der die Arbeitsqualität nicht unter Ihr Markenversprechen an Ihre Kunden fällt.

Was die Aufrechterhaltung Ihrer Finanzen betrifft, bedeutet dies, dass Sie für jedes zusätzliche Engagement, das Sie monatlich eingehen, sicherstellen müssen, dass Sie genügend Geld auf Ihrem Bankkonto haben, um Ihr Kapitalverhältnis aufrechtzuerhalten. Wenn Sie beispielsweise entscheiden, dass Sie sechs Monate Bargeld auf der Bank haben möchten, bedeutet dies, dass Sie für jeden $1 an zusätzlichen monatlichen Ausgaben zusätzlich $6 beiseitelegen müssen.

Das bringt eine ganz neue Perspektive ins Spiel, wenn Sie ein neues Teammitglied einstellen oder einen neuen Dienstvertrag abschließen.