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Dies ist Teil des Agency Success Guide, eines Buches, das vom CEO von Blue für alle Inhaber von Agenturen und Dienstleistungsunternehmen geschrieben wurde, basierend auf seinen 10 Jahren Erfahrung als Agenturgründer.

In diesem Buch erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um eine radikal erfolgreiche Agentur zu führen. Von Cashflow über Projektmanagement bis hin zum Aufbau von Kundenbeziehungen und dem Schreiben gewinnbringender Angebote – hier ist alles enthalten.

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Nebenbei bemerkt, einer der Hauptgründe, warum ich Blue gegründet habe, war, dass ich den starken Wunsch hatte, besser im Management meiner Projekte zu werden. Ich habe verschiedene andere Tools ausprobiert, aber sie haben einfach nicht für mich funktioniert, und deshalb habe ich Blue gegründet.

Wie auch immer, lassen Sie uns dieses Kapitel beginnen!

Als Dienstleistungsunternehmen wird die Projektarbeit den Großteil Ihrer Geschäftsabläufe ausmachen. Ihre Fähigkeit, Projekte effizient zu verwalten, könnte daher ein entscheidender Faktor dafür sein, ob Kunden sich entscheiden, mit Ihnen zu arbeiten – das heißt, wie gut Sie die Initiierung, Planung und Kontrolle aller Prozesse, die zur Erfüllung des Vertrags erforderlich sind, handhaben können.

Projektmanagement impliziert eine Abhängigkeit von greifbaren und nicht greifbaren Ergebnissen mit begrenzten Zeitrahmen, sodass, obwohl Projekte schließlich enden, die Disziplin des Projektmanagements eine konsistente Nachverfolgung erfordert. Dies unterstreicht die Bedeutung klarer und effektiver Kommunikation.

Es ist entscheidend, eine Technik für das Projektmanagement zu haben, die über alle Projekte hinweg konsistent ist. Das bedeutet, dass Sie in jedes Projekt einsteigen können und sofort sehen, wie der Stand der Dinge ist. Es sollte glasklar sein, ob ein Projekt gut oder schlecht verwaltet wird. Das bedeutet nicht, dass es keine Unterschiede zwischen Projekten gibt, sondern dass die Grundbausteine des Projektmanagements für jedes Projekt vorhanden sind.

Obwohl es viele verschiedene Möglichkeiten gibt, Arbeit zu verwalten, habe ich eine Methode gefunden, die durch Versuch und Irrtum konstant die besten Ergebnisse liefert und für Teammitglieder und Kunden klar und leicht verständlich ist.

Diese Methode wird Kanban genannt, ein japanisches Fertigungssystem, das ursprünglich von Toyota entwickelt wurde, bei dem die Versorgung mit den verschiedenen Komponenten und Teilen, die zum Bau eines Automobils erforderlich sind, über eine Anweisungskarte überwacht wird, die entlang der Produktionslinie gesendet wird.

Die Idee hinter Kanban ist sehr einfach: Sie müssen einen klaren Prozess schaffen, um die Arbeit, die ansteht, abzuschließen.

Auf einer grundlegenden Ebene könnte dies so aussehen:

• Arbeit, die erledigt werden muss. Oft als „Backlog“ bezeichnet, ist dies eine Liste aller Arbeiten, die erledigt werden müssen, damit das Projekt abgeschlossen werden kann.
• In Arbeit. Dies ist das, woran derzeit gearbeitet wird.
• In Überprüfung. Dies ist das, was von jemand anderem überprüft wird, um sicherzustellen, dass die Arbeit in der richtigen Qualität erledigt wurde.
• Fertig. Dies ist eine historische Liste aller Arbeiten, die abgeschlossen wurden.

Was dies andeutet, ist totale Transparenz in Bezug auf alle erforderlichen Arbeiten zur Fertigstellung eines Projekts. Das bedeutet die Aufschlüsselung dessen, was getan werden muss, wer es tun muss und bis wann es erledigt sein muss. Sie können dann den grundlegenden Prozess oben anpassen, um ihn eng an Ihren tatsächlichen Prozess anzupassen.

Wenn Sie ein solches System aufbauen können, das Ihre Kunden in ihrer eigenen Zeit einsehen, wird dies die Anforderungen an die Berichterstattung über viele Projekte massiv reduzieren (oder vollständig eliminieren!). Dies liegt daran, dass der Kunde sich einloggen und den Status der Arbeit sehen kann. Dies impliziert auch, dass alle Kommunikation über eine Plattform erfolgt und für alle anderen im Projekt transparent ist. Das Problem, wenn Sie dies nicht tun, ist, dass Informationssilos entstehen, und niemand weiß, wo sich wichtige Informationen befinden oder wo die Aufzeichnungen über verschiedene Entscheidungen sind.

Natürlich werden Ihre Prozesse wahrscheinlich etwas komplexer sein als die vereinfachte Abstraktion oben, aber das ist ein guter Anfang. Es ist am besten, Prozesse als etwas zu betrachten, das sich ständig verändert und auf die Realität vor Ort reagiert, nicht als eine starre, unveränderliche und unbarmherzige Methodik, die die Arbeit behindert.

Prozess ist eine positive Sache, Bürokratie ist Prozess, der außer Kontrolle geraten ist. Die Art und Weise, wie ich Prozess sehe, ist, dass Sie die geringste Menge an Prozess benötigen, um die Ergebnisse zu erzielen, die Sie suchen.

Schließlich gibt es noch einige andere Dinge, die Sie über Projektprozesse beachten sollten.

Haben Sie einen integrierten Mechanismus, um Fragen und Ideen festzuhalten. Wenn Sie das nicht tun, wird dies informell und zeitaufwendig. Was wir gerne tun, ist, diese als Listen vor dem Hauptprozess zu haben, sodass unser typischer Projektprozess so aussieht:

• Ideen
• Fragen
• Backlog (langfristig)
• Backlog (kurzfristig)
• In Arbeit
• Interne Überprüfung
• Kundenüberprüfung & Aktion
• Abgeschlossen

Wir fügen separate Listen für Ideen und Fragen hinzu, damit sie leicht festgehalten werden können, und wir teilen unser Backlog auch in langfristige und kurzfristige auf, um leicht zu sehen, was ansteht. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie eine erhebliche Menge an Arbeit im Projekt haben.

Wir haben auch zwei Überprüfungsrunden, eine interne und eine für den Kunden. Diese Kundenliste enthält auch alle Punkte, die der Kunde erledigen muss, wie z. B. Informationen, Dateien, Zugang zu Systemen usw. Das ist großartig, weil Kunden oft kein eigenes System haben, um zu verwalten, was sie im Projekt erledigen müssen, und dies bietet eine einfache Möglichkeit, organisiert zu bleiben.

Ein Überprüfungstreffen mit Ihren Teammitgliedern, um alle Ihre Projekte durchzugehen, ist eine großartige Strategie, um auf dem gleichen Stand zu bleiben. Sie müssen nicht jedes Detail abdecken oder tiefgehende Diskussionen führen, es geht nur darum, alle auszurichten und sicherzustellen, dass Sie alle auf derselben Seite sind.

Es hilft wirklich, diese Heilige Scheiße! Momente zu vermeiden, wenn jemand erkennt, dass er etwas in drastischer Weise hat schleifen lassen.

Etwas, das wirklich hilft, wenn Sie diese Meetings leiten, ist, die Agenda im Voraus vorzubereiten und dann die wichtigsten Punkte unter jedem Projekt in einem Aufzählungsformat zu notieren. Für das nächste Meeting können Sie dann das Dokument klonen und sicherstellen, dass die Punkte aus der Vorwoche erledigt wurden, während Sie auch Diskussionen über neue Themen beginnen.

Das Format ist ziemlich einfach:

Projekt 1.
• Der Kunde mochte Option 1 oder 2 nicht, also müssen wir etwas Neues entwickeln. Jack wird dies bis Mittwoch erledigen.
• Wir müssen auch mit der Planung des Überprüfungstreffens am Donnerstag beginnen. John wird eine Agenda entwerfen und sie dem Kunden zusenden.

Und so weiter.

Die nächste wichtige Empfehlung sind die Protokolle. Während es mühsam ist, sind genaue Protokolle zu führen und sicherzustellen, dass sie an alle gesendet werden, die an dem Meeting teilgenommen haben, gefolgt von einer klaren Liste der nächsten Schritte, entscheidend. Obwohl Meetings oft einen schlechten Ruf haben, gibt es gute Verwendungszwecke dafür, und das Leben in einem Dienstleistungsunternehmen dreht sich um Meetings. Sie treffen Ihr Team, um die Arbeit zu überprüfen, Sie treffen sich mit dem Kunden, um die Arbeit zu besprechen, Sie treffen potenzielle Kunden, um Arbeit zu verkaufen, und Sie haben auch viele andere Meetings.

Wenn ein Meeting kein Ergebnis hat, kann man argumentieren, dass es tatsächlich sinnlos gewesen sein könnte, dieses Meeting überhaupt abzuhalten. Ein klares Protokoll zu haben, ist wichtig; jedoch ist es manchmal etwas mühsam, es zu erstellen, aufzuräumen und dann an alle zu senden.

Ein Trick, den wir entwickelt haben, ist, unser Projektmanagementsystem als Live-System zu nutzen, um Notizen zu machen, die in zukünftige Aufgaben umgewandelt werden, entweder als individuelle To-dos in einem Backlog oder als Checklistenpunkte innerhalb eines To-dos. Das bedeutet, dass während des Meetings wichtige Aktionen und Rückmeldungen live im PM-System aufgezeichnet werden, und es besteht dann keine Notwendigkeit, die Protokolle separat zu senden, was eine großartige Zeitersparnis ist.

Als letzten Punkt ist es auch wert, die (hoffentlich überlegene!) Kundenerfahrung zu berücksichtigen, die wir in jedem Projekt schaffen möchten, und dann rückwärts zu den Projektmanagementpraktiken zu arbeiten, die erforderlich sind, um diese überlegene Erfahrung zu ermöglichen.

Gibt es einfache Dinge, die Ihre Projektmanager tun können, die von einem Kunden sehr geschätzt werden? Wie sieht das perfekte Bild hier aus? Wie können wir diesem Ideal näher kommen?