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Hey, hier ist Manny, der Gründer und CEO von Blue.

Ich möchte etwas teilen, das mir in letzter Zeit durch den Kopf geht.

Es ist ein grundlegender Wandel in der Art und Weise, wie wir über Blue denken und, breiter gefasst, wie Teams ihre Arbeit verwalten. Es ist eine Erkenntnis, die aus unzähligen Gesprächen mit unseren Kunden und der Beobachtung, wie sie Blue tatsächlich in der Praxis nutzen, entstanden ist.

Hier ist die Sache: Ich habe Blue als ein Projektmanagement-Tool entwickelt. Aus einer Agenturperspektive heraus machte das für mich Sinn. Wir würden ein Kundenprojekt starten, alle Aufgaben hinzufügen, sie abhaken und schließlich das abgeschlossene Projekt archivieren.

Sauber, einfach, erledigt.

Als Blue wuchs und ich mit mehr Kunden sprach, bemerkte ich etwas, das mich ehrlich gesagt überrascht hat:

Über 90 % unserer Kunden nutzten Blue überhaupt nicht für Projekte.

Sie verwendeten es, um laufende Prozesse zu verwalten – die Art von Arbeit, die nie wirklich „endet“.

Im Laufe der Jahre habe ich einige verrückte Anwendungsfälle gesehen, die ich mir nie hätte vorstellen können.

Und kürzlich wurde mir klar: Warum versuchen wir, ein „Projektmanagementsystem“ für das Prozessmanagement zu hacken?

Ja, es funktioniert zufällig, aber warum nicht einfach das größere Problem direkt lösen?

Projekte vs. Prozesse: Der Kernunterschied

Lass mich das einfach erklären:

Projekte haben ein definitives Startdatum und (hoffentlich) ein eventualendendes Datum. Sie sind vorübergehende Unternehmungen mit spezifischen Ergebnissen. Denk an die Einführung einer neuen Website, die Organisation eines Events oder die Entwicklung einer neuen Produktfunktion.

Prozesse sind laufende, immerwährende Teile deines Unternehmens. Sie sind die wiederholbaren Arbeitsabläufe, die dein Unternehmen am Laufen halten: Vertriebsprozesse, Einstellungs-Pipelines, Kunden-Onboarding, Bearbeitung von Support-Tickets, Arbeitsabläufe zur Inhaltserstellung. Diese „enden“ nie wirklich – sie laufen einfach weiter.

Die Ironie?

Sogar innerhalb von Blue haben wir festgestellt, dass wir unser eigenes Tool mehr für Prozesse als für Projekte nutzen.

Wir haben Prozesse für Softwareentwicklung, Einstellung, Kundenanfragen für benutzerdefinierte Domains und Dutzende mehr.

Es war die ganze Zeit direkt vor uns.

Was das für Blue bedeutet

Diese Erkenntnis hat grundlegend verändert, wie wir Blue entwickeln.

1. Von "To-Dos" zu "Datensätzen"

Wir haben unsere grundlegenden Bausteine von "To-Dos" in "Datensätze" umbenannt – und dies anpassbar gemacht. Dein Vertriebsteam kann sie "Chancen" nennen, der Support kann "Tickets" verwenden, die Personalabteilung könnte "Kandidaten" bevorzugen. Es ist eine kleine Änderung mit großen Auswirkungen darauf, wie Teams über ihre Arbeit nachdenken. Wir machen dasselbe mit "Projekten" und verwandeln sie in "Arbeitsbereiche".

2. Zeitintelligenz

Wir haben benutzerdefinierte Felder hinzugefügt, die die Zeit auf eine Weise verfolgen, die für Prozesse wichtig ist:

• Zeit in der Liste: Sehen Sie genau, wie lange ein Datensatz in jedem Schritt Ihres Prozesses verbracht hat
• Dauer zwischen Ereignissen: Messen Sie die Zykluszeit zwischen zwei beliebigen Phasen (zum Beispiel von "In Bearbeitung" zu "Fertig")

Diese sind nicht nur nette Kennzahlen – sie sind entscheidend, um Engpässe zu identifizieren und Prozesse im Laufe der Zeit zu verbessern.

3. Intelligente Automatisierungen

Wir arbeiten derzeit an geplanten Automatisierungen, die es unseren Automatisierungen ermöglichen, regelmäßig und wiederholt auszulösen und nur auf Datensätze zu reagieren, die bestimmte Kriterien erfüllen.

Die anderen beiden großen Herausforderungen sind:

1. Bedingte Automatisierungen (bei denen mehrere Kriterien erfüllt sein müssen, bevor etwas passiert)
2. Versuchen, das Problem der Endlosschleife zu lösen (bei dem derzeit eine Automatisierung keine andere Automatisierung auslösen kann, da dies eine Endlosschleife verursachen könnte). In Wirklichkeit würden wir uns wünschen, dass dies möglich ist, und wir würden einfach Endlosschleifen erkennen und sicherstellen, dass Sie sie nicht erstellen können.

4. Multi-Homing

Das ist riesig: Ein Datensatz wird in mehreren Projekten leben können, während die benutzerdefinierten Felddaten automatisch synchronisiert werden. Stellen Sie sich eine Kundenanfrage vor, die sowohl vom Support als auch von der Technik verfolgt werden muss – keine doppelten Arbeiten oder verlorenen Kontext mehr.

Unsere Marktposition finden

Dieser Wandel bringt uns in eine interessante Lage. Wir konkurrieren nicht mehr nur mit Asana, Monday oder Trello im Bereich Projektmanagement. Aber wir versuchen auch nicht, ein massives ERP-System zu sein, das Millionen kostet, um implementiert zu werden, und Jahre braucht, um ausgerollt zu werden.

Ich denke, wir schaffen etwas Neues – einen Sweet Spot zwischen den leichten Projektwerkzeugen und den schweren Unternehmenssystemen. Es gibt eine riesige Lücke im Markt für Teams, die mehr als grundlegendes Aufgabenmanagement benötigen, aber die Komplexität traditioneller Software für das Management von Geschäftsprozessen nicht rechtfertigen können (oder wollen).

Die Herausforderung der Einfachheit

Jetzt, um ehrlich zu sein – das ist etwas, mit dem wir jeden einzelnen Tag kämpfen. Wie fügen wir anspruchsvolle Prozessmanagement-Funktionen hinzu, während wir unserer Philosophie "Einfachheit bewahren" treu bleiben?

Es gibt keine einfache Antwort. Es geht darum, kontinuierliche Abwägungen zu treffen. Ein Ansatz, den wir verfolgen, ist, ein wenig mehr Komplexität für Administratoren zu akzeptieren, die die Prozesse konfigurieren, während wir die Dinge für die Endbenutzer, die täglich innerhalb dieser Prozesse arbeiten, ganz einfach halten. Die Personen, die den Workflow einrichten, müssen möglicherweise über Automatisierungen und Feldkonfigurationen nachdenken, aber die Person, die eine Kundenanfrage bearbeitet, sollte einfach eine klare, einfache Schnittstelle sehen, die ihr sagt, was als Nächstes zu tun ist.

Ausblick

Wir kündigen diesen Wandel öffentlich mit unserer neuen Website und aktualisierten Dokumentationen an. Viele dieser prozessorientierten Funktionen sind bereits live, mit vielen weiteren in der Pipeline. Die Reaktionen von Kunden, mit denen wir diese Vision geteilt haben, waren unglaublich positiv – sie verstehen es sofort, weil sie Blue bereits auf diese Weise nutzen.

Die Zukunft der Arbeit besteht nicht darin, isolierte Projekte zu verwalten – es geht darum, die miteinander verbundenen Prozesse zu orchestrieren, die Unternehmen am Laufen halten. Es geht darum, den Teams die Flexibilität zu geben, ihre eigenen Workflows zu definieren, während die Struktur für Konsistenz und Verbesserung aufrechterhalten wird.

Wir bauen Blue zur einfachsten, intuitivsten Plattform für das Management jeder Art von Geschäftsprozess. Denken Sie an geplante Automatisierungen, bedingte Logik, fortgeschrittenes Engpass-Tracking und vielleicht sogar an völlig neue Ansichten über unsere aktuellen sechs hinaus, die es Ihnen ermöglichen, Prozesse auf strategischer Ebene zu sehen.

Und wenn ich an die wirkliche Konkurrenz zu Blue denke, geht es nicht wirklich um Softwaresysteme, sondern darum, Organisationen zu ermöglichen, diese Denkweise im Prozessmanagement zu entwickeln und sich von chaotischen E-Mail-Threads, Haftnotizen und lose verbundenen Tabellenkalkulationen zu entfernen.

Diese Evolution vom Projektmanagement zum Prozessmanagement betrifft nicht nur Blue – es geht darum, zu erkennen, wie moderne Teams tatsächlich arbeiten, und Werkzeuge zu entwickeln, die dieser Realität entsprechen. Wir sind begeistert von dieser Richtung und können es kaum erwarten zu sehen, wie Teams diese Funktionen nutzen, um ihre wichtigsten Prozesse zu optimieren.

Wenn Sie Blue bereits für das Prozessmanagement nutzen, würden wir uns freuen, Ihre Geschichte zu hören. Und wenn Sie immer noch in Projekten denken, wenn Sie wirklich Prozessmanagement benötigen, ist es vielleicht an der Zeit, den Wechsel vorzunehmen.

Bleib produktiv,

Manny

PS: Wir führen regelmäßig neue prozessorientierte Funktionen ein. Halte ein Auge auf unser Änderungsprotokoll für die neuesten Updates und zögere nicht, uns zu kontaktieren, wenn du Ideen hast, wie wir die Prozesse deines Teams besser unterstützen können.