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Dies ist Teil des Agency Success Guide, eines Buches, das vom CEO von Blue für alle Inhaber von Agenturen und professionellen Dienstleistungsunternehmen geschrieben wurde, basierend auf seinen 10 Jahren Erfahrung als Agenturgründer.

In diesem Buch erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um eine radikal erfolgreiche Agentur zu führen. Von Cashflow über Projektmanagement und den Aufbau von Kundenbeziehungen bis hin zum Schreiben gewinnbringender Angebote — hier ist alles enthalten.

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Lassen Sie uns am Ende beginnen.

Ich habe intensiv darüber nachgedacht, und es läuft auf ein zentrales Konzept hinaus:

Unabhängigkeit.

Immerhin haben Sie Ihr eigenes Unternehmen gegründet, weil Sie nicht für jemand anderen arbeiten wollten. Sie wollten Ihre eigenen Regeln aufstellen. Ich bin mir sicher, dass Sie Ihre Unabhängigkeit genauso schätzen wie ich.

Unabhängigkeit in der Arbeit bedeutet, die Fähigkeit zu haben, Nein zu sagen. Nie Arbeiten annehmen zu müssen, die Sie nicht wollen. So viel wie möglich nach Ihren eigenen Bedingungen zu arbeiten.

Es kann viele Gründe geben, Arbeit abzulehnen:

• Sie werden nicht gerne mit dem Kunden arbeiten.
• Die Spezifika des Projekts oder der Branche sind für Sie nicht attraktiv.
• Es steht einfach nicht genug Budget zur Verfügung, um die Arbeit machbar zu machen.

Unabhängigkeit bedeutet, dass die Führung eines professionellen Dienstleistungsunternehmens mehr Freude bereitet.

Sie arbeiten mit dem richtigen Kaliber von Kunden. Sie umgeben sich mit Kollegen, mit denen Sie gerne zusammenarbeiten. Ihre Arbeit hat Bedeutung, und Sie verlassen das Büro mit mehr Energie, als Sie gekommen sind.

Dies schafft bessere Ergebnisse für Ihre Kunden, angenehmere Arbeit und reduziert die Fluktuation in Ihrem Team. Es hat auch erhebliche Auswirkungen auf Ihr persönliches Leben.

Wir können die Unabhängigkeit in ihre grundlegenden Komponenten unterteilen:

1. Bereits beschäftigt mit Arbeit sein.
2. Kein Risiko durch Schlüsselkunden haben.
3. Hohe wiederkehrende Einnahmen.
4. Viel Bargeld auf der Bank.
5. Viele Anfragen.

Bereits beschäftigt mit Arbeit sein

Sie werden wahrscheinlich keinen finanziellen Druck haben, neue Kunden zu finden, wenn Sie bereits beschäftigt sind. Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Team in den nächsten dreißig bis sechzig Tagen ausgelastet sind. So haben Sie genügend Zeit, neue potenzielle Kunden zu prüfen und zu entscheiden, mit wem Sie arbeiten möchten. Sie sollten dies in Ihrem Sales CRM verfolgen.

Sicherzustellen, dass Sie immer beschäftigt sind, ist eine großartige Möglichkeit, ein stabiles Einkommen zu gewährleisten — das sind zwei Seiten derselben Medaille.

Sie müssen Ihren Kunden kommunizieren, dass Sie langfristige Beziehungen aufbauen möchten. So wissen sie, dass Sie nicht darauf aus sind, einmalige Projektgebühren zu verdienen. Sie zeigen, dass Ihnen die langfristigen Ergebnisse wichtig sind — und stimmen Ihre Anreize mit denen der Kunden ab.

Wenn Sie mit bestehenden Kunden beschäftigt sind, gibt Ihnen das die Freiheit, bei zukünftigen Kunden wählerisch zu sein und sich zu konzentrieren. Sie können die auswählen, mit denen Sie arbeiten möchten, anstatt jeden Kunden anzunehmen, der Ihnen über den Weg läuft. Sie müssen sich keine Sorgen über die Ablenkungen und den Stress machen, die mit schwierigen und sehr anspruchsvollen Kunden verbunden sind.

Kein Risiko durch Schlüsselkunden haben

Das ist kontraintuitiv, da man annehmen würde, dass je größer die Kunden, desto besser. Aber das ist nicht wahr.
Lassen Sie uns ein hypothetisches Szenario aufstellen, in dem wir zwei Unternehmen haben, bei denen alles andere gleich ist, außer der Verteilung der Einnahmen zwischen ihrer Kundenbasis.

Unternehmen A hat zwei Kunden, die jeweils 50 % des Gesamteinkommens ausmachen.

Unternehmen B hat fünfzehn Kunden, von denen fünf 50 % des Gesamteinkommens ausmachen, und die zehn teilen sich die verbleibenden 50 % des Einkommens.

Welches Unternehmen ist widerstandsfähiger und hat weniger Risiken in seinem Geschäftsmodell?

Unternehmen A kann es sich nicht leisten, einen Kunden zu verlieren, da dies einen Rückgang des Einkommens um 50 % und wahrscheinlich erhebliche Einschnitte bei den Teammitgliedern und den allgemeinen Geschäftsausgaben bedeuten würde. Unternehmen B kann es sich leisten, mehrere Kunden zu verlieren, was keine wesentlichen Auswirkungen hätte.

Und das sind reale Szenarien. Mäd war früher Unternehmen A, wo wir einen Kunden hatten, der 70 % unserer Abrechnungen ausmachte, und jetzt sind wir Unternehmen B, wo wir eine viel gleichmäßigere Kundenbasis haben. Kein einzelner Kunde kann unser Geschäft gefährden.

Und das ist wirklich das, was das Risiko durch Schlüsselkunden definiert:

Es ist, wenn kein einzelner Kunde zu groß oder wichtig ist. Wenn er seinen Vertrag kündigt, würde er Ihr Geschäft gefährden? Wenn die Antwort ja ist, haben Sie ein Risiko durch Schlüsselkunden.

Es gibt auch andere Vorteile, kein Risiko durch Schlüsselkunden zu haben. Es macht Sie komfortabler, starke Meinungen über Ihre Arbeit mit Kunden zu haben. Das liegt daran, dass Sie sich nicht um die Beziehung zum Kunden sorgen müssen. Es ist in Ordnung, hitzige Debatten mit Kunden über die Arbeit zu führen, solange die Beziehung auf einem soliden Fundament steht.
Das ist ein subtiler, aber wichtiger Punkt.

Sie benötigen ein solides Fundament mit Kunden, bevor Sie hitzige Debatten über die Arbeit führen, da dies offene Kommunikation und eine bessere Arbeitsbeziehung ermöglicht. Wenn ein starkes Fundament vorhanden ist, sind beide Parteien eher bereit, respektvoll miteinander umzugehen und produktive Diskussionen über die Arbeit zu führen. Dies kann zu besseren Ergebnissen für alle Beteiligten führen.

Ein letzter Punkt zum Risiko durch Schlüsselkunden.

Wenn Sie ein Risiko durch Schlüsselkunden haben, wird Ihr Kunde oft akut davon betroffen sein. Er weiß, dass er Ihr größter Kunde ist, und kann dies gegen Sie verwenden, um bessere Preise und Bedingungen während der Vertragsverhandlungen zu erzielen oder einfach allgemein unvernünftige Erwartungen im Projekt zu haben, was Druck und Stress auf Ihr Team ausübt.

Hohe wiederkehrende Einnahmen

Ein weiterer Bestandteil der Unabhängigkeit ist, einen hohen Grad an wiederkehrenden Einnahmen zu haben. Das bedeutet langfristige Retainer-Vereinbarungen, bei denen Kunden den gleichen monatlichen Betrag zahlen. Dies glättet den Cashflow, fördert langfristiges Denken und entwickelt natürlich langfristige Kundenbeziehungen. Es erleichtert auch die Planung im Vergleich zu nur projektbasierten Einnahmen.

Einnahmen aus langfristigen Verträgen können helfen, die Schwankungen auszugleichen, die in Unternehmen üblich sind, die nur projektbasierte Einnahmen haben. Diese Art von Stabilität ist besonders wichtig für kleine Unternehmen und Startups.

Das ideale Szenario ist, dass Sie reichlich wiederkehrende Einnahmen haben, sodass Sie Cashflow nie wirklich als mehr als ein vorübergehendes Problem betrachten müssen, nicht als etwas, mit dem Sie jeden Monat kämpfen. Das bedeutet, dass Sie nicht jeder Rechnung nachjagen und sich keine Sorgen machen müssen, ob eine Verzögerung bei der Projekterfüllung zu verspäteten Zahlungen führt.

Ich werde in Kapitel 7 einige Tricks zur Strukturierung der Zahlungsbedingungen in Ihren Verträgen besprechen, selbst für Festpreisprojekte, sodass alle Ihre Einnahmen sich „wie“ wiederkehrende monatliche Einnahmen anfühlen. Dies ist vielleicht eine der bedeutendsten, aber einfachsten Änderungen, die Sie an Ihrem professionellen Dienstleistungsunternehmen vornehmen können.

Viel Bargeld auf der Bank

Mindestens drei volle Monate Betriebscashflow auf der Bank zu haben, ist essenziell. Dies schützt Sie vor kurzfristigen Schwankungen im Cashflow aufgrund von Zahlungsverspätungen.

Das ideale Szenario ist, sechs Monate Betriebscashflow auf der Bank aufzubauen und dort zu halten. Dies schafft ein großes Sicherheitsnetz und gibt Ihnen einen psychologischen Vorteil — den Sie nutzen und Ihrem Team und Ihren Kunden kommunizieren sollten.

Wenn Sie zusätzlich zu diesem Reserve-Cashflow über einen Überschuss verfügen, können Sie ihn in das Unternehmen reinvestieren, Gewinne entnehmen, Schulden abbauen oder mit vertrauenswürdigen Anbietern im Voraus verhandeln, um einen Rabatt zu erhalten. Das ist eine großartige Position und gibt Ihnen Flexibilität.

Sie müssen sofort handeln, wenn Sie nicht genügend Cashflow haben. Dazu kann gehören, Ausgaben zu reduzieren, Zahlungsbedingungen mit Anbietern neu zu verhandeln oder die Preise zu senken, um schnell mehr Kunden zu gewinnen. Sie können auch bereits Kreditlinien bei Ihrer Bank eingerichtet haben, sodass Sie diese in Zeiten der Not leicht abrufen können.

Der andere wichtige Punkt, viel Bargeld auf der Bank zu haben, ist, dass Sie keine Projekte annehmen müssen, die Sie lieber nicht annehmen würden, nur weil Sie das Geld brauchen. In den frühen Jahren bei Mäd musste ich ständig Projekte annehmen, von denen ich wusste, dass sie wahrscheinlich scheitern würden, mit Kunden, mit denen ich nicht arbeiten wollte, nur weil ich diesen ständigen Druck hatte, jeden Monat über die Runden zu kommen.

Es geht darum, sicherzustellen, dass Sie nachts gut schlafen können und sich auf die Führung Ihres Unternehmens konzentrieren können — nicht auf das Nachjagen von Rechnungen.

Viele Anfragen

Sie sollten monatlich viele Anfragen zu neuen Arbeiten erhalten. Dann können Sie Zeit damit verbringen, diese Anfragen zu bewerten und die besten potenziellen Kunden auszuwählen, mit denen Sie arbeiten möchten. Wenn Sie nur eine geringe Anzahl von Anfragen haben, bedeutet das, dass Sie nicht so wählerisch sein können, mit wem Sie arbeiten. Das liegt daran, dass Sie sich nicht sicher sein können, dass neue potenzielle Kunden bald anklopfen werden.

Sie sollten sich mindestens ein Angebot pro Woche oder zweiundfünfzig Anfragen pro Jahr zum Ziel setzen! Allerdings kommt diese Anzahl an Anfragen pro Jahr nicht von selbst.

Sie müssen sich darauf konzentrieren.

Wenn Sie Geschäftsführern fragen, worauf sie mehr Zeit verwenden möchten: Verkaufs- und Marketingaktivitäten stehen oft ganz oben auf der Liste. Immerhin ist dies der Motor, der das Geschäft vorantreibt.

Ohne konsistenten Verkauf kann ein Unternehmen nicht funktionieren. Sie haben also die Wahl. Sie können sich in einer Position befinden, in der Geld wichtig ist, oder in einer, in der Geld alles ist. Ich würde es vorziehen, wenn Geld „nur“ wichtig wäre. Mit anderen Worten, eine Position, in der Geld wichtig ist, aber nicht so dringend, dass es alles andere überlagert.

Es sollte sich so anfühlen, als hätten Sie den Wind im Rücken, wenn es um den Verkauf geht. Das bedeutet, dass neue Geschäfte natürlich und regelmäßig kommen. Verkauf kann keine Aktivität sein, die zwischen Projekten erledigt wird, wenn Sie Zeit haben.

Dieser Ansatz würde zu einer Katastrophe führen.

Denken Sie daran, wenn Sie Zeit haben (d.h. wenn Sie nicht so viel Arbeit haben!), ist genau dann der Zeitpunkt, an dem Sie neue Verkäufe benötigen. Bedenken Sie, dass viele Verkaufsabschlüsse oft zwei bis drei Monate dauern. Sie könnten am Ende eine lange ruhige Phase haben, während Sie Leads nachjagen. Und vertrauen Sie mir, potenzielle Kunden wissen, wann Sie auf der Jagd nach einem Verkauf sind.

Statt also aus einer Position der Stärke zu verkaufen, verkaufen Sie jetzt aus einer Position der Schwäche. Sie sollten verkaufen, wenn Sie sehr beschäftigt sind. Das erfordert, dass Sie Zeit finden, um Ihre neuen Kunden einzuplanen, anstatt Kunden nachzujagen, um Ihre gesamte Freizeit zu füllen.

Sie sind in Schwierigkeiten, wenn Sie unter Zeitdruck stehen, weil Sie sicherstellen müssen, dass Sie Ihre Zahlen erreichen und über Wasser bleiben. Das bedeutet, dass Sie nicht so hart verhandeln und handeln werden, wie Sie es sonst tun würden. Eine schreckliche Sache, die hier passieren kann, ist, dass Sie die Abgrenzung eines bestimmten Projekts überstürzen. Sie geben einen Festpreis an, um den Deal abzuschließen und etwas Bargeld zu bekommen. Einige Monate später stellen Sie fest, dass Sie umsonst arbeiten, um ein Projekt abzuschließen.

Denken Sie daran, es gibt nie einen Moment in Ihrem Leben, in dem Sie mehr Geld verdienen als beim Verhandeln. Wenn Ihr Kunde unter Zeitdruck steht und Sie beschäftigt sind, kann das zu Ihrem Vorteil spielen — schon einmal von Eilgebühren gehört?

Einige Unternehmen erheben eine „Eilgebühr“ für beschleunigte Dienstleistungen. Diese zusätzliche Gebühr wird zusätzlich zum regulären Preis für die Dienstleistung erhoben. Der Zweck der Eilgebühr besteht darin, das Unternehmen für die zusätzlichen Kosten einer beschleunigten Produktion zu entschädigen, die Überstundenvergütung für Teammitglieder und einfach den allgemeinen Stress des Arbeitens unter Zeitdruck umfassen kann. Sie können und sollten Eilgebühren erheben, wenn ein Kunde unter Zeitdruck steht, da das Arbeiten unter engen Projektfristen zusätzlichen Stress verursacht und nicht nachhaltig ist, wenn jeder Kunde ständig Eilanfragen hat.

Also, da haben Sie es: die Schlüsselfaktoren zur Erreichung von Unabhängigkeit.

Wenn Sie in der Lage sind, Ihr Unternehmen als stark nachgefragt zu positionieren, können Sie Ihre Kundenbasis erheblich erweitern, während Sie gleichzeitig beschäftigt bleiben.

Sobald Sie dann in einen Fluss kommen, der Ihnen Freiheit und Vorhersehbarkeit (insbesondere in Bezug auf den Cashflow) gibt, können Sie sich darauf konzentrieren, Ihr Geschäft zu führen und schließlich zu erweitern. Denken Sie daran, dass Stabilität Ihnen die Macht gibt, Projekte auszuwählen und Vertrauen in Ihr Team und dessen Fähigkeiten zu haben.

Um jedoch auf diese Schritte reagieren zu können, müssen Sie sich auf andere Faktoren verlassen: Um sicherzustellen, dass Sie einen stetigen Strom von Kunden und damit von Gewinnen haben, müssen Sie aktiv an Vertrieb und Marketing arbeiten.

Denken Sie an die Reise Ihrer Kunden

Was bedeutet es also, „Vertrieb und Marketing zur Priorität zu machen“? Zunächst benötigen Sie einen Plan und ein Team, um diese Strategie umzusetzen.

Jede Branche ist anders, daher ist es schwierig, einen präzisen Plan zu geben, der für alle funktioniert. Das gesagt, kann ich Ihnen einen Rahmen bieten, den Sie verwenden können, um Ihren Plan zu erstellen. Verbringen Sie Zeit damit, über die Kaufreise Ihrer Kunden nachzudenken. Skizzieren Sie sie, versetzen Sie sich in ihre Lage und stellen Sie sich die Art von Fragen vor, die sie haben könnten. Denken Sie an die Probleme, die sie voraussehen, worüber sie sich Sorgen machen und was ihnen wichtig ist.

Tun Sie dies nicht nur selbst, sondern fragen Sie auch Ihre bestehenden oder potenziellen Kunden, um herauszufinden! Im Laufe der Zeit werden Sie ein genaueres Bild haben, das gut mit der Realität übereinstimmt. Sie werden tiefgehendes Wissen über die Reise Ihrer Kunden haben, um Ihre Dienstleistungen zu kaufen.

Denken Sie dann darüber nach, wie Sie diese Reise erleichtern können. Wie können Sie für Ihre potenziellen Kunden relevant sein, selbst bevor das Projekt beginnt?

Auf hoher Ebene wird die Reise der meisten Kunden ungefähr so verlaufen:

1. Entdeckung: Wie suchen Ihre Kunden nach Lösungen für ihre Probleme? Wie können sie Sie dann finden?
2. Bildung: Wie können Kunden mehr über Sie und Ihre Produkte und Dienstleistungen erfahren?
3. Entscheidung: Welches Entscheidungsrahmenwerk werden die Kunden verwenden, um eine Firma auszuwählen? Warum sollten sie Sie gegenüber vielen anderen Firmen wählen? Diese Introspektion wird zu einer Liste von Aktivitäten führen, die bei dieser Kundenreise helfen.

Ein wichtiger Punkt, den Sie beachten sollten, ist, dass Sie hier nicht kurzfristig denken sollten, sondern ein paar Jahre weiter in die Zukunft schauen sollten.

Zum Beispiel könnte eine große Anzahl von Branchenressourcen für Interessenten hervorragend sein. Sie könnten ihre Zeit damit verbringen, sich in Ihren Archiven zu verlieren und neue Ideen zu entdecken und möchten natürlich mit Ihnen zusammenarbeiten. Wenn das interessant klingt, haben Sie dann ein mehrjähriges Projekt entdeckt.

Die Idee ist, das richtige Gleichgewicht zwischen kurzfristiger Ausführung und langfristiger Planung zu finden. Sie müssen in der Lage sein, zwei bis drei Jahre in die Zukunft zu springen. Verstehen Sie, was die entscheidenden Dinge sind, die einen Unterschied machen werden.

Beginnen Sie dann, jetzt an diesen Unterschieden zu arbeiten.

Zerlegen Sie bedeutende Maßnahmen in kleinere, einfachere Schritte, die Sie abschließen und umsetzen können. Dies macht langfristige Projekte überschaubar, da Sie sofortige Vorteile sehen, während Sie auf ein langfristiges Ziel hinarbeiten. Es wird auch die Motivation aufrechterhalten, da Sie wöchentlichen Fortschritt beobachten und verfolgen können.

Projekte, die sechs Monate dauern, um zu sehen, ob sie wirkungsvoll sind, sind in einer kleinen Organisation verschwenderisch — das Risiko ist zu groß.