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Bei Blue ist es kein Geheimnis, dass wir Kanban-Boards für das Projektmanagement lieben.

Wir denken, dass sie eine fantastische Möglichkeit sind, den Workflow jedes Projekts zu verwalten, und sie helfen, Projektmanager und Teammitglieder gleichermaßen gesund zu halten!

Zu lange haben wir alle Excel-Tabellen und To-Do-Listen verwendet, um die Arbeit zu verwalten. Tatsächlich ist dies eine unserer Hauptkritiken an Basecamp, einer anderen Projektmanagement-Plattform. Selbst sie haben schließlich ihre eigene Version von Kanban für ihre Plattform hinzugefügt (Warnung: Leider haben sie dabei keinen großartigen Job gemacht, schauen Sie sich unser Schreiben an, das ein Erklärvideo enthält!).

Kanban-Boards haben eine interessante Geschichte. Sie stammen aus Japan vom Fabrikboden, sind aber jetzt ein unverzichtbares Werkzeug, das in jeder Projektmanager-Tasche sein sollte.

Trello war die Software, die Kanban-Boards erstmals für das Projektmanagement populär machte.

Das gesagt, Sie können immer noch physische Kanban-Boards für Ihr Zuhause oder Büro kaufen!

Bevor wir also darauf eingehen, wie man Kanban-Boards für das Projektmanagement verwendet, lassen Sie uns schnell auffrischen, wie sie funktionieren.

Im Kern besteht ein Kanban-Board aus Spalten, die verschiedene Phasen eines Prozesses darstellen, wie "Zu erledigen", "In Bearbeitung" und "Fertig". Einzelne Aufgaben werden als Karten dargestellt, die von einer Spalte zur nächsten verschoben werden und einen sofortigen Überblick über den aktuellen Status des Projekts bieten.

Kanban-Boards bieten eine klare visuelle Darstellung von Arbeitsgegenständen, während sie durch verschiedene Phasen eines Workflows bewegt werden.

Und diese Einfachheit macht Kanban-Boards unglaublich effektiv, indem sie abstrakte Konzepte von "Arbeit" in greifbare, verwaltbare Einheiten verwandeln.

Wenn es um Projektmanagement geht, ist diese visuelle Transparenz entscheidend.

Kanban-Boards helfen Teammitgliedern, Engpässe zu erkennen, Aufgaben zu priorisieren und Ressourcen effizient zuzuweisen, was die Produktivität erhöht und Fehler sowie Missverständnisse reduziert.

Ihre visuelle Natur bietet eine intuitive Möglichkeit für nicht-technische Stakeholder, den Projektfortschritt zu verfolgen, den Status und die Fristen von Aufgaben zu klären, die Notwendigkeit häufiger Updates und Besprechungen zu verringern und Beteiligung, Verantwortung, Transparenz und kontinuierliche Verbesserung zu fördern.

Wir haben die Kernkomponenten von Kanban in unserem ausführlichen Bericht behandelt, aber es ist auch wert, unser Gedächtnis hier aufzufrischen.

Lassen Sie uns loslegen – die Kernkomponenten sind:

1. Arbeit visualisieren: Der erste Schritt in Kanban besteht darin, eine visuelle Darstellung der Aufgaben zu erstellen. Dies geschieht typischerweise mit einem Kanban-Board, das verschiedene Phasen eines Workflows abgrenzt – zum Beispiel "Zu erledigen", "In Bearbeitung" und "Fertig". Dieser visuelle Ansatz erleichtert es allen Stakeholdern, einschließlich nicht-technischer Teammitglieder, den aktuellen Zustand des Projekts auf einen Blick zu verstehen.
2. Arbeit in Bearbeitung (WIP) begrenzen: Eines der kritischen Prinzipien von Kanban ist es, die Menge an Arbeit in Bearbeitung zu begrenzen. Dadurch können sich Teams darauf konzentrieren, Aufgaben abzuschließen, anstatt mehrere unvollständige Aufgaben jonglieren zu müssen. Dies hilft, Engpässe zu reduzieren und sorgt für einen reibungsloseren Arbeitsfluss.
3. Auf den Fluss konzentrieren: Kanban betont die Bedeutung der Aufrechterhaltung eines stetigen Flusses von Arbeitsgegenständen. Teams streben danach, sicherzustellen, dass Aufgaben so effizient wie möglich durch den Workflow bewegt werden. Dieser Fokus auf den Fluss hilft, Unterbrechungen oder Ineffizienzen schnell zu identifizieren und zu beheben.
4. Kontinuierliche Verbesserung: Auch bekannt als "Kaizen", ermutigt dieses Prinzip zur fortlaufenden Bewertung und Verbesserung von Prozessen. Kanban ermutigt Teams, regelmäßig ihre Workflows zu überprüfen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren, wodurch ein Umfeld kontinuierlichen Wachstums und Lernens gefördert wird.

Jetzt, da wir eine klare Vorstellung davon haben, was Kanban-Boards sind, lassen Sie uns einige der Vorteile der Verwendung von Kanban-Boards im Projektmanagement besprechen, und danach werden wir darauf eingehen, wie man sie für das Projektmanagement verwendet.

Vorteile der Verwendung von Kanban-Boards im Projektmanagement

Wie weiter oben erwähnt, bei Blue lieben wir ❤️ Kanban-Boards – deshalb sind sie die Standardansicht für Projekte, wenn jemand zum ersten Mal ein Projekt in Blue erstellt. Wir glauben, dass Kanban-Boards oft der beste Weg sind, um Projektarbeit zu verwalten.

Warum also diese Liebesaffäre?

Nun, es gibt viele Gründe, und es kommt hauptsächlich darauf an, die Arbeit, die gerade passiert, klarer zu sehen und einen langfristigen kulturellen Denkwechsel über die Natur der Arbeit selbst zu schaffen.

Vorteil 1: Verbesserte Sichtbarkeit

Einer der herausragenden Vorteile der Verwendung von Kanban-Boards ist das unvergleichliche Maß an Sichtbarkeit, das sie bieten.

Durch die Anzeige von Aufgaben und Projektstatus auf einem einzigen Board können alle Teammitglieder, einschließlich nicht-technischer Stakeholder, sofort den Fortschritt laufender Projekte erfassen. Diese Transparenz stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind, wodurch Missverständnisse und Kommunikationsprobleme minimiert werden.

Sie müssen niemanden fragen, um den neuesten Status des Projekts zu erfahren – vorausgesetzt, jeder hält das Board auf dem neuesten Stand (darüber später mehr!).

Diese Idee, "alles an einem Ort zu haben", ist zentral dafür, wie erfolgreiche Teams im Allgemeinen Kanban-Boards und Blue im Besonderen übernehmen.

Vorteil 2: Besseres Workflow-Management

Kanban-Boards sind auch unglaublich effektiv im Management von Workflows. Indem Projekte in verwaltbare Aufgaben und visuelle Phasen unterteilt werden, können Teams schnell Engpässe identifizieren und ihren Prozess kontinuierlich optimieren. Dieser agile Ansatz sorgt dafür, dass die Arbeit reibungslos von der Entstehung bis zum Abschluss fließt, die Leerlaufzeiten reduziert und die Produktivität erhöht wird.

Vorteil 3: Verbesserte Zusammenarbeit

Zusammenarbeit ist das Fundament erfolgreichen Projektmanagements und großartiger Teamarbeit, und Kanban-Boards erleichtern dies, indem sie den Raum für Zusammenarbeit bieten.

Sicher, es wird immer noch Team-Chat, einige 1-2-1-Gespräche und Haftnotizen auf den Schreibtischen der Leute geben. Aber das Kanban-Board ist der Ort, an dem die bedeutungsvollen Updates eingehen und wo Sie erwarten können, Informationen zu finden.

Das bedeutet auch, dass der Projektplan kein geheimes Dokument ist, das auf einer Excel-Tabelle im Laptop des Projektmanagers lebt, bereit, bei jeder monatlichen oder vierteljährlichen Überprüfung wie eine tödliche Waffe herausgeholt zu werden.

Sie meinen – wir waren spät dran und haben es nicht einmal gewusst? Wir haben uns vor drei Monaten zu etwas verpflichtet und haben noch nicht einmal damit begonnen?

Autsch.

Vorteil 4: Reduzierte kognitive Belastung

Dies ist oft ein unterbewerteter Vorteil der Verwendung einer Work-Management-Plattform.. Anstatt dass jeder alles im Kopf behalten muss und dann viele Besprechungen und "Synchronisierungen" abhalten muss, um auf dem Laufenden zu bleiben, können alle nachts gut schlafen, weil alles verfolgt wird.

Alles ist dokumentiert, sodass sich die Teammitglieder auf die Arbeit selbst konzentrieren können, anstatt sich um die Verfolgung zu kümmern.

Es schafft auch diesen kulturellen Wandel hin zu kontinuierlicher Verbesserung. Das Management erkennt, dass Projekte nicht nur "ein großer Schub" sind, sondern tatsächlich die Summe von Hunderten oder vielleicht sogar Tausenden von Entscheidungen und Aufgaben.

Und es gibt auch eine implizite Bewegung hin zu Arbeit-in-Bearbeitung-Limits. Schließlich, wenn Sie 200 Elemente sehen, die derzeit "in Bearbeitung" sind, ist das bedeutungslos. Niemand arbeitet gleichzeitig an 200 Dingen, was dann die Frage aufwirft, was tatsächlich bearbeitet wird und was durch andere Abhängigkeiten, fehlende Genehmigungen oder unklare Anforderungen blockiert ist.

So verwenden Sie Kanban-Boards für das Projektmanagement

Okay, wir sind endlich hier.

Wir werden Ihnen ein Geheimnis verraten. Es gibt kein echtes Geheimnis für die Verwendung von Kanban-Boards im Projektmanagement.

Sie sollten das Management Ihres Projekts auf die gleiche Weise verfolgen wie jeden anderen Prozess! Das mag etwas absurd erscheinen – sicher, wie Toyota in den 1940er Jahren in Japan seine Produktionslinie verwaltet hat, ist nicht, wie ich mein Wachstumsmarketingprojekt im Jahr 2024 verwalten sollte.

Nun... ja und nein.

Der Prozess der Erstellung von Prozessen ist derselbe, der Endprozess ist natürlich anders.

Also zuerst die wichtigsten Dinge, die Sie berücksichtigen müssen: den gemeinsamen Prozess, den jedes Arbeitselement durchlaufen wird. Berücksichtigen Sie keine Randfälle, Verzweigungsmuster oder all das schicke Zeug.

Stellen Sie sich einfach vor: Wenn alles reibungslos läuft, was würde ein typisches "Einheit" von Arbeit in Bezug auf den Prozess durchlaufen, von dem Zeitpunkt an, an dem es erstmals konzipiert wird, bis es als erledigt markiert wird?

Die meisten Wissensprojekte haben eine ähnliche Struktur. Mit Wissensprojekten meinen wir Projekte, deren Hauptausgabe Ideen, Worte oder Code sind.

• Ideen: Erste Brainstorming- und Konzeptgenerierung.
• Backlog (Langfristig): Elemente, die wichtig, aber nicht dringend sind.
• Backlog (Kurzfristig): Elemente, die bald angegangen werden müssen.
• In Bearbeitung: Arbeit, die aktiv erledigt wird.
• Unter Überprüfung: Arbeit, die Qualitätsprüfungen oder Feedback benötigt.
• Kundenüberprüfung: Dies ist optional, je nachdem, ob es sich um ein Kundenprojekt handelt.
• Fertig: Abgeschlossene Aufgaben, die alle Anforderungen erfüllt haben.

Als Nächstes müssen Sie die Metadaten berücksichtigen, die Sie für jede Arbeitseinheit sammeln müssen.

Dies werden Ihre "Felder" sein.

In [Blue] haben wir Felder in Standardfelder und benutzerdefinierte Felder unterteilt.

Unsere Standardfelder sind:

• Name: Der Name des Arbeitselements.
• Start-/Enddatum: Die Start- und Enddaten des Arbeitselements.
• Zugewiesene Personen: Die Teammitglieder, die an dem Arbeitselement arbeiten.
• Tags: Schlüsselwörter oder Kategorien, die das Arbeitselement beschreiben.
• Abhängigkeiten: Andere Arbeitselemente, von denen dieses Arbeitselement abhängt.

Wir haben dann viele zusätzliche benutzerdefinierte Felder, die je nach Art des Projekts oder Prozesses, an dem gearbeitet wird, konfiguriert werden können:

• Einzeiliger Text: Ein Feld zum Eingeben eines kurzen Textes.
• Mehrzeiliger Text: Ein Feld zum Eingeben längerer Texte.
• URL / Link: Ein Feld zum Eingeben einer Webadresse oder eines Hyperlinks.
• Währung: Ein Feld zum Eingeben monetärer Werte.
• Land: Ein Feld zur Auswahl eines Landes.
• Datum: Ein Feld zum Eingeben eines Datums.
• Formel: Ein Feld für berechnete Werte basierend auf anderen Feldern.
• Datei: Ein Feld zum Hochladen und Anfügen von Dateien.
• Einzelauswahl: Ein Feld zur Auswahl einer einzelnen Option aus einer Liste.
• Mehrfachauswahl: Ein Feld zur Auswahl mehrerer Optionen aus einer Liste.
• Standort / Karte: Ein Feld zum Eingeben geografischer Informationen.
• Telefonnummer: Ein Feld zum Eingeben einer Telefonnummer.
• E-Mail: Ein Feld zum Eingeben einer E-Mail-Adresse.
• Sternbewertung: Ein Feld zur Vergabe einer Bewertung von fünf Sternen.
• Checkbox: Ein Feld für binäre Ja/Nein- oder Wahr/Falsch-Werte.
• Zahl: Ein Feld zum Eingeben numerischer Werte.
• Prozent: Ein Feld zum Eingeben von Prozentwerten.
• Eindeutige ID: Ein Feld zur Generierung eines eindeutigen Identifikators.
• Referenz: Ein Feld zum Verlinken auf einen anderen Datensatz oder Eintrag.
• Lookup: Ein Feld zum Abrufen von Informationen aus einer anderen Tabelle oder Liste.
• Dauer: Ein Feld zum Eingeben einer Zeitspanne.

Basierend auf Ihren spezifischen Projektbedürfnissen müssen Sie entscheiden, welche dieser Felder Sie haben sollten.

Wenn Sie beispielsweise ein Projekt zur Neugestaltung einer Website durchführen, möchten Sie möglicherweise ein benutzerdefiniertes Feld für "URL" für jedes Arbeitselement haben, damit die spezifische URL der Funktion oder Seite direkt aufgerufen werden kann.

Sobald Sie Ihren Prozess und die benutzerdefinierten Felder erstellt haben, müssen Sie Ihren tatsächlichen Arbeitsplan erstellen, der oft als WBS bezeichnet wird.

Eine Work Breakdown Structure (WBS) ist ein wichtiges Projektmanagement-Tool, das ein Projekt in verwaltbare Abschnitte unterteilt und Klarheit und Organisation gewährleistet.

Zuerst identifizieren Sie die wichtigsten Ergebnisse des Projekts, wie "Design", "Entwicklung" und "Testing" für ein Projekt zur Neugestaltung einer Website. Dann unterteilen Sie diese Ergebnisse in kleinere, verwaltbare Aufgaben. Zum Beispiel könnten unter "Design" Aufgaben wie "Wireframes erstellen", "Prototypen entwickeln" und "Designs überprüfen" fallen. Stellen Sie sicher, dass die Aufgaben detailliert genug sind, um sie zu verwalten, aber nicht zu granular, um Mikromanagement zu vermeiden.

Berücksichtigen Sie die Versionierung von Ergebnissen in V1, V2 und V3 für iterative Entwicklung und kontinuierliche Verbesserung. Zum Beispiel könnte "Prototypen entwickeln V1" grundlegende Funktionen umfassen, "Prototypen entwickeln V2" könnte Verbesserungen basierend auf Benutzerfeedback beinhalten, und "Prototypen entwickeln V3" würde das endgültige Design verfeinern. Dieser Ansatz gewährleistet progressive Verbesserung und bessere Qualitätskontrolle.

Weisen Sie jeder Aufgabe Ressourcen zu, um Verantwortlichkeiten zu klären und die Verfügbarkeit von Ressourcen sicherzustellen. Definieren Sie Meilensteine, um bedeutende Projektphasen zu kennzeichnen, wie "Designabschluss", "Entwicklungsabschluss" und "Projektstart". Schätzen Sie die Zeit und Kosten für jede Aufgabe, um den Projektzeitplan und das Budget zu planen.

Erstellen Sie eine hierarchische Struktur, um Aufgaben visuell zu organisieren. Verwenden Sie Tools wie ein Kanban-Board, um diese Hierarchie darzustellen, was das Verständnis und das Management des Projektumfangs und der Komplexität erleichtert.

Ein WBS-Plan verbessert die Organisation, indem er eine klare, strukturierte Sicht auf das Projekt bietet. Er unterteilt das Projekt in verwaltbare Aufgaben, was effektives Tracking und Management erleichtert. Verbesserte Kommunikation stellt sicher, dass alle Teammitglieder ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen.

Effektive Ressourcenzuweisung wird durch eine WBS erreicht, wodurch eine Überallokation oder Unterauslastung von Ressourcen verhindert wird. Es ermöglicht auch eine genaue Fortschrittsverfolgung, was es einfacher macht, den Fortschritt im Vergleich zum Projektplan zu überwachen und frühzeitig Probleme anzugehen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein gut ausgearbeiteter WBS-Plan für erfolgreiches Projektmanagement unerlässlich ist. Er bietet Klarheit, verbessert die Kommunikation, gewährleistet eine effektive Ressourcennutzung und führt letztendlich zum erfolgreichen Abschluss des Projekts.

Strategie zur Priorisierung von Aufgaben

Zuerst: Warum priorisieren?

Nun, weil Ressourcen knapp sind.

Wir haben nie genug Zeit, Geld, Menschen oder psychische Gesundheit, um alles zu tun, was ein Projekt (oder die Welt!) von uns verlangt.

Das bedeutet, dass wir Kompromisse eingehen müssen. Wir müssen Werturteile fällen. Was ist wichtiger, was weniger wichtig? Was muss jetzt erledigt werden, was kann später erledigt werden oder vielleicht gar nicht?

Dieser letzte Punkt ist sehr wichtig. Oft können wir als Projektmanager so im "Liefermodus" stecken bleiben, dass wir vergessen, warum wir das Projekt überhaupt durchführen.

Das bedeutet, dass wir uns zu sehr auf Outputs anstatt auf Outcomes konzentrieren. Wir behandeln das Projekt wie eine große Checkbox-Abhakübung, anstatt zu versuchen zu verstehen, welche Zukunft wir zu schaffen versuchen.

Deshalb ist es in Ordnung, manchmal auf ein Stück Arbeit zu schauen und zu entscheiden, dass es nicht mehr notwendig ist und dass es gestrichen werden sollte.

Das erfordert jedoch Rückgrat, insbesondere wenn Verträge und Kunden beteiligt sind. Langfristig gesehen stimmt es jedoch, das Richtige zu tun, mit den Interessen aller überein.

Okay, jetzt wissen wir, dass wir gezwungen sein werden, zu priorisieren, aber wie machen wir das praktisch auf einem Kanban-Board?

Nehmen wir an, Sie haben priorisiert, jetzt möchten Sie Ihre Prioritäten dem Rest des Teams klar machen.

Nun, Sie können einfach eine neue Spalte in Ihrem Prozess erstellen (denken Sie daran, wir haben gesagt, dass Sie flexibel mit Ihrem Prozess sein sollten!) mit dem Titel "Priorität" und alle Dinge, die eine Priorität haben, in dieser Liste auflisten.

Als Nächstes taggen Sie sie oder färben sie rot, da jeder diese Farbe mit Dringlichkeit und Wichtigkeit assoziiert. Es ist wichtig, sie zu taggen, denn wenn diese Arbeitselemente zu "in Bearbeitung" oder "unter Überprüfung" verschoben werden, sind sie nicht mehr in der "Prioritäts"-Liste, also benötigen Sie etwas anderes, das sie klar als Prioritätselemente kennzeichnet.

Fazit

Kanban-Boards sind ein unschätzbares Werkzeug für das Projektmanagement. Sie bieten klare visuelle Transparenz, verbessern das Workflow-Management, fördern die Zusammenarbeit und reduzieren die kognitive Belastung. Indem Projekte in verwaltbare Aufgaben und visuelle Phasen unterteilt werden, können Teams schnell Engpässe identifizieren und ihre Prozesse kontinuierlich optimieren.

Wenn Sie die transformative Kraft von Kanban-Boards erleben möchten, ziehen Sie in Betracht, Blue auszuprobieren. Unsere Plattform ist darauf ausgelegt, das Projektmanagement intuitiv und effektiv zu gestalten.

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