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Bei Blue verbringen wir viel Zeit mit dem Nachdenken über Projektmanagement. Es ist entscheidend für das, was wir tun, und den Erfolg dessen, was wir unseren Kunden liefern. Ohne ein solides Verständnis des Projektmanagements, wie können wir dann Projektmanagement-Software? entwickeln?

Jedes Mal, wenn wir ein neues Projekt beginnen, sei es eine neue Funktion, ein Upgrade der Backend-Technik, eine Marketingkampagne oder eine Rekrutierungsaktion, beginnen wir mit der Analyse des Projekts selbst und wie es durchgeführt wird. Daher haben wir, basierend auf umfangreicher Erfahrung und Erkenntnissen, beschlossen, einige Grundprinzipien des Projektmanagements zu formalisieren.

Obwohl es üblich (und akzeptabel) ist, ein Projekt mit einem informelleren, persönlichen Bauchgefühl zu navigieren, ist dies kaum ein skalierbarer Ansatz — und nicht ohne seine Nachteile.

Ein Projekt

Lassen Sie uns mit der Definition eines Projekts beginnen.

Ein Projekt ist ein temporäres Unterfangen mit einem definierten Anfang und Ende, um ein einzigartiges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu produzieren. So denken die meisten Menschen über Projekte. Es gibt jedoch auch einige andere, formellere Eigenschaften von Projekten, die wichtig zu berücksichtigen sind:

• Ein Projekt hat begrenzte Ressourcen (Zeit, Geld, Menschen);
• Ein Projekt wird unternommen, um spezifische Ziele zu erreichen;
• Ein Projekt hat einen definierten Umfang (es gibt also klar Dinge, die es nicht tun wird);
• Ein Projekt ist Unsicherheiten und Risiken ausgesetzt.

Jetzt, da wir ein besseres Verständnis dafür haben, was ein Projekt ist, können wir zu den Grundprinzipien übergehen — den Kernbausteinen, die ein Projekt benötigt, um erfolgreich zu sein. Dazu gehören:

• Ein Projektmanager;
• Ein Ziel;
• Eine Liste von Aufgaben, die erledigt werden müssen — dies wird oft als Plan bezeichnet;
• Jemand, der für jede Aufgabe zuständig ist;
• Zeitrahmen für jede Aufgabe;
• Eine Kommunikationsstrategie mit einer regelmäßigen Frequenz von Updates und Meetings sowie einem Plan, wo Informationen gespeichert werden.

Wir haben festgestellt, dass diese Dinge typischerweise auf alle Projekte zutreffen und, wenn sie gut umgesetzt werden, 99 % aller Probleme innerhalb von Projekten beseitigen.

Ein Projektmanager

Das erste, was ein Projekt benötigt, ist jemand, der für den erfolgreichen Abschluss verantwortlich ist. Dies mag wie eine offensichtliche Aussage erscheinen, aber es ist wichtig, dies zu betonen.

Diese Person ist der Projektmanager. Sie ist verantwortlich dafür, dass die Ziele des Projekts erreicht werden und dass das Projekt rechtzeitig, im Budgetrahmen und nach den erforderlichen Qualitätsstandards abgeschlossen wird. Oft werden viele von uns de facto Projektmanager, ohne ausgebildete Projektmanager zu sein. Wenn das auf Sie zutrifft, haben Sie Glück, wir haben einen Leitfaden dafür geschrieben!.

Es ist wertvoll zu überlegen, was ein Projektmanager tun sollte und was nicht. Schließlich trägt er eine große Verantwortung, und diese Verantwortung muss ernst genommen werden.

Oft kann das Projektmanagement einen erheblichen Teil des Projektbudgets in Anspruch nehmen — typischerweise zwischen 2 % und 10 %, abhängig davon, wie risikobehaftet das Projekt ist. Je mehr Risiko, desto mehr Projektmanagement ist erforderlich, um sicherzustellen, dass alles auf Kurs bleibt und das Projekt nicht scheitert.

Da sie ein Manager sind, sollte der Projektmanager darauf fokussiert sein, wie Ziele durch andere Menschen erreicht werden können. Sie müssen sicherstellen, dass das Projektteam effektiv ist und harmonisch auf das gemeinsame Ziel hinarbeitet. Der Projektmanager ist derjenige, der sicherstellen muss, dass jeder seine Arbeit macht und dass er sie gut macht.

Der Projektmanager ist auch dafür verantwortlich, mit den Stakeholdern des Projekts zu kommunizieren und sie über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Ähnlich wie wir in Priorisierung für Führungskräfte besprochen haben, sollten Projektmanager ständig auf den Engpass fokussiert sein. Wenn es zu lange dauert, die Zustimmung der Stakeholder für etwas zu erhalten, müssen sie sich hyper-fokussiert darauf konzentrieren, dieses Engagement zu bekommen. Sie müssen sich ständig fragen: „Was hält uns davon ab, die Projektziele zu erreichen, und wie kann ich das Problem so schnell wie möglich lösen?“

In gewisser Weise ist Projektmanagement gleichbedeutend mit Kommunikation. Detaillierte Ideen schriftlich festzuhalten, ist eine wertvolle Fähigkeit für einen Projektmanager, da dies die Anzahl der erforderlichen Meetings drastisch reduziert — Teammitglieder können die benötigten Informationen selbst abrufen.

Ein Ziel

Ein weiterer Kernbaustein eines Projekts ist, dass das Projekt ein klares und messbares Ziel benötigt. Sobald das Projekt abgeschlossen ist, sollte es trivial sein, die Ergebnisse zu betrachten und zu wissen, ob das Projekt seine Ziele erreicht hat oder gescheitert ist.

Die Ziele sollten veröffentlicht werden, damit jedes Teammitglied Zugang zu ihnen hat. Dies ist wichtig, da es bedeutet, dass die Entscheidungsfindung verteilt und dezentralisiert werden kann, da jedes Teammitglied seinen kleinen Teil der Arbeit betrachten und mit den übergeordneten Zielen des Projekts verknüpfen kann. Dann können sie Probleme ansprechen, wenn es eine Fehlanpassung gibt, oder ihren Ansatz in ihrem kleinen Bereich des Projekts ändern, um die größeren Ziele bestmöglich zu unterstützen.

Die Ziele eines Projekts sollten SMART sein:

• Spezifisch. Projekte haben oft hochrangige Ziele, die mehr wie Mission- oder Visionserklärungen klingen. Ein Beispiel für ein schlechtes Ziel ist „Kundensupport verbessern“. Das ist nicht spezifisch genug. Etwas wie „Wir streben an, 90 % der Kunden innerhalb von 30 Minuten bis Ende Q4 zu antworten“ ist viel spezifischer.
• Messbar. Wenn Sie spezifische Ziele setzen, lösen Sie in der Regel gleichzeitig das Messproblem, da es dann einfach ist zu beurteilen, ob das Ziel erreicht wurde.
• Erreichbar. Ziele ergeben nur Sinn, wenn sie erreicht werden können. Aber das ist kein Grund, einfache Ziele zu setzen. Ein gutes Ziel sollte ein Element der Herausforderung haben — herausfordernd genug, um erreicht werden zu können, aber nicht unmöglich oder sehr unwahrscheinlich.
• Relevant. Das mag sehr offensichtlich erscheinen, aber Sie werden überrascht sein, wie oft dies passiert. Die Projektziele sollten durch die Durchführung des Projekts erreicht werden können. Sie können keine Ziele setzen, die nicht vom Projektteam, das die spezifische Arbeit des Projekts verrichtet, kontrolliert werden können. Zum Beispiel können Teams, die in der Fertigungsabteilung eines Unternehmens arbeiten, möglicherweise nicht die Einkaufserfahrung der Kunden im Geschäft beeinflussen.
• Zeitgebunden. Gute Ziele müssen eine Art Zeitrahmen haben. Dies kann schwierig sein, insbesondere bei modernen Softwareprojekten, bei denen die zu erledigende Arbeit nicht immer klar ist, sodass Zeitrahmen extrem schwer abzuschätzen sein können. Manchmal können Sie um Vielfaches danebenliegen, und es ist niemandes spezifische Schuld. Dennoch sorgt das Vorhandensein von Zeitrahmen dafür, dass der Gesamtumfang des Projekts innerhalb bestimmter Grenzen bleibt. Wenn Sie einen Monat Zeit haben, um ein Problem zu lösen, im Vergleich zu einem Jahr, werden Sie sehr unterschiedliche Lösungen finden.

Die Ziele müssen allen Teammitgliedern immer wieder wiederholt werden: Sie sollten (bildlich gesprochen) es leid sein, dass der Projektmanager ständig über die Ziele spricht. Einige Echtzeit-Dashboards (oder so nah wie möglich an Echtzeit), die den Fortschritt verfolgen, können ebenfalls von unschätzbarem Wert sein, um sicherzustellen, dass alle auf die Ziele ausgerichtet sind und wissen, wie das Projekt vorankommt.

Eine Liste von Aufgaben

Wir empfehlen dringend, einen Plan als „eine Liste von Aufgaben“ zu bezeichnen, da dies den Planungsprozess entmystifiziert.

Pläne sind oft Vermutungen, aber sie sind dennoch wertvoll. Das liegt daran, dass der Planungsprozess selbst hilft, Licht darauf zu werfen, was wir wissen und was wir noch nicht wissen.

Versäumen Sie es zu planen, planen Sie zu scheitern.

Das Wesen eines Plans besteht darin, eine detaillierte Liste aller Schritte zu erstellen, um vom Beginn des Projekts zu dessen erfolgreichem Abschluss zu gelangen. Einige Aktionen erfordern, dass vorherige Schritte abgeschlossen sind, und so könnte es sein, dass Sie eine Reihe von verknüpften Aufgaben haben, die oft als Abhängigkeiten bezeichnet werden. Andere Aktionen können parallel durchgeführt werden und blockieren sich nicht gegenseitig.

Der Projektmanager sollte immer auf die wichtigsten Aktionen fokussiert sein, die andere Aktionen blockieren, da dies definiert, was als kritischer Pfad des Projekts bekannt ist. Das heißt, die minimale Zeitmenge, in der das Projekt abgeschlossen werden kann, wenn alle Abhängigkeiten hintereinander angeordnet sind.

An dem Plan von beiden Enden des Projekts zu arbeiten, kann enorm hilfreich sein, um einen effektiven Plan zu erstellen. Das bedeutet, dass Sie vom Anfang bis zum Ende beginnen, aber dann auch am Ende beginnen und rückwärts arbeiten, um zu verstehen, was erforderlich ist, um das Projekt abzuschließen und die Ziele zu erreichen.

Dieser letzte Teil des Umkehrens des Planungsprozesses wird in der Regel übersehene Aufgaben ans Licht bringen.

Aber der Planungsprozess ist nicht abgeschlossen, bis wir verstehen, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist und wie lange jede Aufgabe dauern wird.

Diese Punkte sollten gleichzeitig behandelt werden, da sie so eng miteinander verknüpft sind. Sie können keine Schätzungen für die Arbeit erstellen, ohne die Experten einzubeziehen, die die Einzelheiten dieser Aufgaben kennen, und selbst dann müssen Sie ein Auge auf Ihre Ressourcen haben. Eine Person kann selten effektiv an mehreren Dingen gleichzeitig arbeiten, daher müssen Sie verstehen, ob der Projektplan wahrscheinlich Engpässe haben wird. Dies ist der Fall, wenn eine Person nicht alle zugewiesenen Aufgaben abschließen kann, weil sie einfach nicht genügend Zeit zur Verfügung hat.

Jemand, der für jede Aufgabe zuständig ist

Jede Aufgabe in einem Projekt muss eine spezifische Person haben, die die Verantwortung für den Abschluss dieser Aufgabe übernimmt. Wenn Sie feststellen, dass Sie mehrere Personen für dieselbe Aufgabe zuweisen müssen, haben Sie oft nicht auf eine ausreichend granularen Ebene heruntergebrochen, um die Aufgaben zu unterscheiden.

Zum Beispiel wird es in vielen Branchen Design- und Bauphasen geben; dies könnte in der Fertigung, im Bauwesen oder sogar in der Softwareentwicklung sein. Sie sollten dies aufschlüsseln, damit Sie die spezifischen Aufgaben des Designers und die spezifischen Aufgaben des Bauers zuweisen können. Sie werden oft einen Austausch zwischen den beiden Disziplinen feststellen, den Sie berücksichtigen können. Ein Beispiel könnte so aussehen:

1. Designphase 1 durch Designer
2. Machbarkeitsprüfung 1 durch Bauunternehmer
3. Designphase 2 durch Designer
4. Machbarkeitsprüfung 2 durch Bauunternehmer
5. Überprüfung durch einen leitenden Stakeholder
6. Finalisierung des Designs durch Designer
7. Endkontrollen durch Bauunternehmer
8. Genehmigung durch Stakeholder

Dies zeigt einen realistischen Austausch zwischen den verschiedenen beteiligten Parteien, anstatt eine „Designphase“ allein dem Designteam bis zum Abschluss der Designphase zuzuweisen.

Zeitrahmen für jede Aufgabe

Dies könnte der herausforderndste Teil der Erstellung eines Plans sein — wie messen wir, wie lange jede Aufgabe dauern wird? Wie bereits erwähnt, sollten Zeitrahmen nicht von oben nach unten, sondern von unten nach oben erstellt werden. Das bedeutet, dass jede Aufgabe von der Person geschätzt wird, die die Arbeit erledigen wird (oder zumindest von einem sachkundigen Kollegen), und dass all diese Schätzungen addiert und in einen Gesamtzeitrahmen umgerechnet werden.

Das gesagt, ist es hilfreich, einen allgemeinen hochrangigen Zeitrahmen zu haben, bevor die detaillierten Schätzungen vorgenommen werden, da die Schätzung, wie lange etwas dauern wird, und die Entscheidung über den spezifischen Ansatz zur Lösung der Aufgabe im Wesentlichen dasselbe sind.

Wenn ein Projekt also großzügige hochrangige Zeitrahmen hat, können die einzelnen Experten dies in ihren Schätzungen berücksichtigen und versuchen, langfristige Lösungen zu optimieren, anstatt Abstriche zu machen, um sicherzustellen, dass die Zeitrahmen eingehalten werden. Wenn das Projekt einen gedrängten Zeitrahmen hat, wissen die Experten, dass sie möglicherweise Kompromisse eingehen müssen.

Eine oft vergessene Sache bei der Erstellung von Projektplänen ist, dass Stakeholder den Fortschritt überprüfen und Entscheidungen bestätigen müssen, die berücksichtigt werden müssen. Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, sich das vorherige Projekt anzusehen, das denselben Satz von Stakeholdern umfasst, und zu verstehen, wie lange es normalerweise dauert, um Feedback zu geben.

Eine weitere Gefahr besteht darin, dass, wenn es monatliche Steuerungsausschusssitzungen mit wichtigen Stakeholdern gibt, was passiert, wenn ein Projektergebnis nicht rechtzeitig für eine dieser Sitzungen eingereicht werden kann? Wird das Projekt bis zum nächsten Monat pausiert, wenn die Stakeholder sich wieder treffen, oder wird dies dazwischen behandelt und genehmigt (oder mit Feedback zurückgeschickt)?

Eine Kommunikationsstrategie

Wenn solche Probleme auftreten, bestätigen sie, dass der Ansatz zur Kommunikation innerhalb eines Projekts von größter Bedeutung ist.

In der Regel besteht das Problem nicht darin, dass es eine schlechte Strategie gibt, sondern dass überhaupt keine Strategie vorhanden ist. So öffnen sich Kommunikationskanäle informell und ad-hoc, und „gut genug“ wird zum Standard.

Das Problem dabei ist, dass nicht immer alles nach Plan verläuft. Menschen ändern sich, Wissen geht verloren, und während das Projekt umfangreicher wird und immer mehr Menschen hinzukommen, kann der Kommunikationsaufwand schnell explodieren.

Es ist also klar, dass die Werkzeuge selbst nicht so wichtig sind; es ist einfach eine Tatsache, dass, wenn Sie über eine nicht triviale Anzahl von Personen (sagen wir, 10) hinaus skalieren, die Teamarbeit zunehmend schwieriger wird.

Das liegt daran, dass die Teamkommunikation nicht linear im Vergleich zur Anzahl der Personen im Team skaliert.

Wenn Sie beispielsweise ein Team von 2 Personen haben, gibt es einen Kommunikationsfaden (zwischen den beiden Personen). Fügen Sie eine weitere Person hinzu; jetzt haben Sie drei Kommunikationsfäden. Während die Teamgröße also um 50 % gestiegen ist, sind die Kommunikationsfäden um 300 % gestiegen.

Lassen Sie uns sehen, wie dies wächst:

• 2 Teammitglieder = 1 Kommunikationsfaden
• 3 Teammitglieder = 3 Kommunikationsfäden
• 5 Teammitglieder = 10 Kommunikationsfäden
• 8 Teammitglieder = 28 Kommunikationsfäden
• 10 Teammitglieder = 45 Kommunikationsfäden
• 15 Teammitglieder = 105 Kommunikationsfäden
• 20 Teammitglieder = 190 Kommunikationsfäden
• 30 Teammitglieder = 435 Kommunikationsfäden
• 50 Teammitglieder = 1.225 Kommunikationsfäden
• 100 Teammitglieder = 4.950 Kommunikationsfäden

Dies kann durch die folgende Gleichung ausgedrückt werden:

n(n-1)/2

Wobei n die Anzahl der Personen ist, die in das Projekt einbezogen werden müssen.

Wie Sie sehen können, wächst diese Zahl exponentiell, wenn die Teamgröße zunimmt. Wenn Sie ein Team von 10 Personen haben, müssen 45 potenzielle Kommunikationsfäden verwaltet werden. Aber wenn Sie ein Team von 50 Personen haben, gibt es 1.225 potenzielle Kommunikationsfäden — das sind 27 Mal mehr! Und wenn Sie ein Team von 100 Personen haben, gibt es 4.950 mögliche Kommunikationsfäden — das sind 110 Mal mehr!

Es ist wichtig zu beachten, dass dies nicht nur ein Problem bei größeren Teams ist, sondern bei jedem Team, in dem die Personen nicht am selben Standort sind. Das liegt daran, dass die Anzahl der möglichen Kommunikationsfäden nicht durch die physische Nähe der Teammitglieder begrenzt ist.

Zum Beispiel haben Sie ein Team von 10 Personen, aber sie befinden sich alle an verschiedenen Orten der Welt. In diesem Fall gibt es immer noch 45 potenzielle Kommunikationsfäden, die verwaltet werden müssen — auch wenn die Teammitglieder nicht physisch nahe beieinander sind.

Und es kann schlimmer werden. Die obige Berechnung geht von nur einer Kommunikationsmethode aus. Wenn wir verschiedene Kommunikationsmethoden berücksichtigen wollen, müssten wir die Gleichung folgendermaßen umschreiben:

n(n-1)/2

Wobei n die Anzahl der Kommunikationskanäle ist.

Lassen Sie uns die Anzahl der Kommunikationsfäden oben erneut betrachten, aber diesmal annehmen, dass n aus Folgendem besteht:

• E-Mail
• Gruppenchat
• Persönlicher Chat
• Kommentare in einem Projektmanagementsystem
• Anrufe
• Notizen/Kommentare in Dokumenten

Wenn wir die Zahlen einfügen, erhalten wir:

• 2 Teammitglieder = 6 Kommunikationsfäden
• 3 Teammitglieder = 18 Kommunikationsfäden
• 5 Teammitglieder = 60 Kommunikationsfäden
• 8 Teammitglieder = 168 Kommunikationsfäden
• 10 Teammitglieder = 270 Kommunikationsfäden
• 15 Teammitglieder = 630 Kommunikationsfäden
• 20 Teammitglieder = 1.140 Kommunikationsfäden
• 30 Teammitglieder = 2.610 Kommunikationsfäden
• 50 Teammitglieder = 7.350 Kommunikationsfäden
• 100 Teammitglieder = 29.700 Kommunikationsfäden

Es ist erschreckend, wie schnell die Anzahl der Kommunikationsfäden wächst — und wenn Remote-Arbeit größere Meetings ermöglicht, die im echten Leben nicht praktikabel wären, ist das ein zweischneidiges Schwert.

Kurz gesagt, eine Strategie ist entscheidend, um die Kommunikationsexplosion zu vermeiden, die selbst bei einer relativ kleinen Anzahl von Teammitgliedern auftreten kann.

Und während die Idee einer „Kommunikationsstrategie“ komplex und großartig erscheinen kann, muss sie das nicht sein. Das Wichtigste ist, einige Grundsätze festzulegen, die wichtigsten Kommunikationskanäle zu benennen und vielleicht auch den Leuten zu sagen, was sie nicht tun sollen.

Einige grundlegende Prinzipien, die zu berücksichtigen sind:

• Halten Sie Informationen offen. Gehen Sie davon aus, dass alles Monate/Jahre später leicht auffindbar und teilbar sein muss. Stellen Sie sicher, dass jeder im Projektteam Zugang zu allen erforderlichen Informationen hat, und achten Sie darauf, Dateien und Dokumente mit diesem Gedanken zu benennen.
• Tendenz zur Klarheit. Stellen Sie sich vor, jemand Neues tritt dem Projektteam bei. Dokumentieren Sie Informationen klar und präzise, um sicherzustellen, dass sie kritische Entscheidungen leicht verstehen können.
• Protokollieren Sie Besprechungen. Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Besprechungen aufgezeichnet und leicht auffindbar sind.

Was die Kommunikationskanäle betrifft, desto weniger, desto besser. Wir würden vorschlagen, es auf Folgendes zu reduzieren:

• Eine Projektmanagement-Software für aufgabenspezifische Diskussionen.
• Meetings (persönlich oder remote) mit Protokollen und einem Ort, um alle Projektbesprechungsprotokolle an einem Ort zu finden.
• Dokumente: Dies könnten Kommentare und Diskussionen innerhalb von Google Docs oder spezifischen Tools (z.B. Figma für UX-Design) sein, die Kommentare ermöglichen.

Es ist auch akzeptabel, Gruppenchat zu dieser Liste hinzuzufügen — aber dann muss er sorgfältig verwaltet werden, da er zu einem enormen Meeting über den ganzen Tag (und jeden Tag!) ohne klares Ziel oder Agenda werden kann.

Der Projektmanager muss diese Regeln klar festlegen und ein leuchtendes Beispiel dafür sein, wie man zusammenarbeitet, während er gelegentlich einen Stock (metaphorisch, nicht wörtlich!) benutzt, um die Mitglieder des Projektteams wieder dazu zu bringen, korrekt zu kommunizieren.

Abschließende Gedanken

Unabhängig von der Expertise ist es immer wertvoll, einen Schritt zurückzutreten und ein Thema oder einen Prozess auf der grundlegenden Ebene zu betrachten. Indem wir uns intensiv mit dem Thema Projektmanagement beschäftigen, haben wir die wichtigsten Grundprinzipien identifiziert, die erforderlich sind, um ein Projekt erfolgreich durchzuführen.

Jedes Projekt sollte einen Projektmanager haben: Er sorgt dafür, dass das Projekt klare Ziele hat, die in Aufgaben unterteilt werden, die erledigt werden müssen, um das Endziel zu erreichen. Der Projektmanager muss dann jedem Teammitglied eine Aufgabe zuweisen. Gemeinsam kann das Team die Zeitrahmen für jede einzelne Aufgabe und für das gesamte Projekt festlegen.

Es sind oft die scheinbar selbstverständlichen Dinge, die Probleme verursachen können, anstatt fortgeschrittene Themen, die tendenziell mehr Aufmerksamkeit erhalten — zum Beispiel Kommunikation. Deshalb sollte es eine gut definierte Kommunikationsstrategie sowohl innerhalb des Projektteams als auch extern mit den Stakeholdern geben.

Projektmanagement ist ein komplexes Thema, daher ist dies keineswegs ein erschöpfender Leitfaden. Es gibt noch einige Faktoren zu berücksichtigen, die wir in diesem ersten Überblick nicht behandelt haben, wie Budgets, Methoden zur Lösung von Konflikten zwischen Optionen und wie weit die Delegation innerhalb eines Projekts gehen sollte.