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Wir haben bereits erörtert, wie Organisationen Geschäftsprozesse durch regelmäßige Analysen von Geschäftsprozessen (BPA) verbessern können, sowie die Bedeutung kritischen Denkens bei der Gestaltung (und Neugestaltung) effizienter Prozesse.

Wenn dies gut gemacht wird, kann die Einführung neuer, schlanker Verfahren die Ressourcennutzung erheblich verbessern, was sich positiv auf die Rentabilität des Unternehmens auswirken kann. Mit anderen Worten, bessere Geschäftsprozesse führen zu einer besseren Rendite (ROI).

Die Berechnung des ROI eines Geschäftsprozesses — und die Feststellung, ob er tatsächlich vorteilhaft war — geht einer Reihe von Schritten voraus.

Was macht einen guten Prozess aus?

Um unser vorheriges Insight zu zitieren,

ein Unternehmen ist die Summe mehrerer gleichzeitig ablaufender Prozesse, die ununterbrochen stattfinden. Alle dienen einem Zweck und helfen, die übergeordneten Ziele der Organisation zu erreichen.
Zur Erinnerung: Ein Prozess ist ein Verfahren, das aus spezifischen Schritten besteht, mit einem definierten Anfang und Ende sowie bestimmten Richtlinien und Anweisungen, die jeden Schritt unterstützen.

In den Geschäftsabläufen ist jeder Prozess einer bestimmten Arbeitskategorie zugeordnet, sodass es immer mehrere verschiedene Prozesse für verschiedene Bereiche der Organisation gibt. Zum Beispiel gibt es einen Prozess zur Abwicklung von Zahlungen, einen weiteren zur Bearbeitung von Supportanfragen, einen für die Einstellung, einen für den Vertrieb und so weiter.

Gute Prozesse sind entscheidend für Organisationen im großen Maßstab.

Typischerweise können kleinere Unternehmen mit informellen Prozessen auskommen, da sie kleinere Teams und weniger Daten haben, in denen sie sich verlieren können. Aber wenn eine Organisation wächst, können ihre Prozesse die Effektivität und Rentabilität des Unternehmens erheblich beeinflussen. Mit guten Prozessen kann man buchstäblich zehnfache Verbesserungen in der Menge der erledigten Aufgaben und der Leichtigkeit, mit der sie erledigt werden, insbesondere mit Technologie, sehen.

Was entscheidend ist, ist nicht nur, bessere, klarere Prozesse zu haben, sondern auch in der Lage zu sein, ihren ROI zu berechnen, was ein angemessenes Prozessdesign und eine ordnungsgemäße Dokumentation erfordert.

Geschäftsprozesse sollten gut durchdacht sein, mit einer Begründung, warum der Prozess so gestaltet ist, wie er ist. Oftmals enden dokumentierte Prozesse als getrennt von dem täglichen Prozess, der tatsächlich implementiert wird, was offensichtlich Auswirkungen auf die Leistung und Rentabilität hat.

Bei der Berechnung des ROI kann eine klare Schritt-für-Schritt-Prozessaufgliederung nützlich sein. Dies könnte folgendermaßen aussehen:

• Definition der Ressourcen und Investitionen (Kosten), die für den Prozess und jeden seiner Schritte erforderlich sind;
• Festlegung von Kriterien, anhand derer die Effektivität der Implementierung neuer Prozesse berechnet werden kann — das heißt, was werden Sie messen? Dies könnten die Preise und Kosten der Ressourcen, der Zeitaufwand des Prozesses, die Qualität des Endprodukts oder der Dienstleistung usw. sein;
• Berechnung des Returns selbst: die Gewinne und Verluste im Verhältnis zu den Investitionen;
• Schließlich Festlegung, wie der Erfolg des Prozesses aussehen sollte.

Arten des ROI

Das Verständnis des Return on Investment (ROI) von Geschäftsprozessen kann Unternehmen helfen, die Vorteile aus den Investitionen, die sie in ein besseres Prozessdesign oder -management stecken, zu maximieren. Der ROI kann von den tatsächlichen Implementierungskosten und dem genauen Gewinn bis hin zu langfristigen Kosteneinsparungen reichen.

Der ROI wird typischerweise nicht aus dem gesamten Fluss eines Geschäftsprozesses gemessen (der mehrere Abteilungen und Arbeitsbereiche umfassen könnte und daher schwer als eine Einheit zu messen ist), sondern vielmehr danach, wie der Prozess verwaltet wird. Dies wird auch als Geschäftsprozessmanagement (BPM) bezeichnet.

Der ROI aus BPM kann als direkter oder indirekter Return klassifiziert werden.

Direkter ROI

Der direkte Return on Investment spiegelt sich typischerweise in greifbaren, quantifizierbaren Werten wider, wie Materialkosten und Preisen. Zum Beispiel werden bei der Einführung neuer Werkzeuge zur Verbesserung eines Prozesses die tatsächlichen Kosten für den Kauf einer neuen Softwareplattform oder eines technischen Geräts bei der Berechnung des direkten ROI berücksichtigt.

Es ist einfacher, Trends und Veränderungen im direkten ROI zu beobachten, da seine Werte spezifisch und klar definiert sind, und er kann auch zur Vorhersage und Planung zukünftiger Veränderungen genutzt werden.

Verbesserungen im direkten ROI können Organisationen helfen, die Prozesseffizienz zu steigern, Ressourcen zu maximieren, Risiken zu mindern und Rollen und Verantwortlichkeiten besser zu definieren.

Indirekter ROI

Der indirekte Return on Investment zeigt sich in Werten oder Kosten, die subjektiv bewertet werden sollten. Er führt in der Regel zu langfristigen Kosteneinsparungen und Verbesserungen, anstatt sofortige Ergebnisse zu liefern.

Indirekter ROI könnte Maße für Zeit oder Produktivität sein — zum Beispiel, wenn eine Organisation ein neues Werkzeug einführt und anstatt direkt die Gewinne zu steigern, den Prozess weniger zeitaufwendig und effizienter macht. Ein weiteres Beispiel ist die Implementierung von Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter, die den zukünftigen Erfolg des Unternehmens steigern können.

Der Fokus auf indirekten ROI kann die Zusammenarbeit im Unternehmen fördern und helfen, Prozesse über Schulungsinitiativen zu standardisieren. Er ist besonders effektiv, wenn er mit Strategien für direkten ROI kombiniert wird.

Messung des ROI effektiver Prozesse

Bevor eine neue Initiative zur Verbesserung von Geschäftsprozessen eingeführt wird, ist es wichtig:

• Den monetären Beitrag (oder ROI) zur Organisation zu bestimmen,
• Das Budget zu rechtfertigen, das zur Verbesserung und Durchführung des Prozesses benötigt wird,
• Die Vorteile der Initiative zu demonstrieren und
• Glaubwürdigkeit bei leitenden Stakeholdern und Führungskräften zu gewinnen.

ROI-Berechnungen müssen nicht für jeden einzelnen Geschäftsprozess oder jede Prozessverbesserungsinitiative im Unternehmen durchgeführt werden. Konzentrieren Sie sich nur auf die Prozesse, die Auswirkungen auf mehrere Abteilungen haben und einen großen Prozentsatz der Mitarbeiter betreffen, die mit der langfristigen Strategie und den Zielen der Organisation verknüpft sind oder kostspielig in der Implementierung sind.

Die Formel zur Berechnung des ROI ist für direkte und indirekte Returns gleich:

ROI = Nettovorteile / Kosten x 100

Hierbei beziehen sich die Vorteile auf das, was gemessen wird, z.B. Produktivität, Effizienz, Output usw. einer Initiative, während sich die Nettovorteile auf den Wert der Vorteile abzüglich der Projektkosten beziehen.

Obwohl es herausfordernd sein kann, spezifische Werte für den indirekten ROI zu definieren, ist es akzeptabel, Schätzungen zu verwenden: zum Beispiel den ungefähren Prozentsatz der Zeit, die mit der Suche nach Dokumentationen verbracht wird, und wie viel Zeit durch die Einführung eines neuen Werkzeugs eingespart wurde.

Wie bereits erwähnt, wird intelligentes Design und Dokumentation es erleichtern, Maßeinheiten für den ROI zu identifizieren und zu bestimmen, was einen Prozess erfolgreich macht.

Abschließende Gedanken

Es gibt keine einzige, allumfassende Definition dafür, wie der ROI guter Geschäftsprozesse aussieht.

Letztendlich hängt es davon ab, was die Organisation verbessern möchte und wie. Vielleicht möchte das Unternehmen die Ausgaben für Ressourcen senken und gleichzeitig den Gewinn steigern; oder, subjektiver, die Produktivität der Mitarbeiter und das Zeitmanagement verbessern.

In einigen Fällen kann der direkte ROI — wie eine finanzielle Investition — gemessen werden; in anderen wird er indirekt oder weniger explizit sein — wie Zeit und Output von Teammitgliedern. Aber unabhängig davon, welchen Faktor Sie messen, ist es wichtig, einen gut gestalteten und gut dokumentierten Prozess zu haben.

Ein großartiges Prozessdesign und effizientes Geschäftsprozessmanagement führen natürlich zu einem verbesserten ROI.