---

Heutzutage ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Plattform unerlässlich. Es gibt zu viele Dinge, die gleichzeitig passieren, um sich auf Excel-Tabellen, Haftnotizen und E-Mail-Threads zu verlassen.

Das Implementieren einer leistungsstarken Projektmanagement-Plattform ist jedoch nur die halbe Miete. Die andere Hälfte besteht darin, sie tatsächlich effektiv zu nutzen. Hier kommen Kreativität und strategisches Denken ins Spiel, die es Ihrem Team ermöglichen, deutlich produktiver und effektiver zu werden.

Eine der transformativsten Funktionen von Blue sind die robusten Automatisierungsfähigkeiten.

Automatisierungen sind unglaublich leistungsstark, weil sie sich wiederholende Aufgaben rationalisieren, wertvolle Zeit sparen und Konsistenz in Ihrem Workflow gewährleisten.

Durch die Automatisierung routinemäßiger Prozesse können Projektmanager ihren Fokus von den Details auf strategischere Elemente ihrer Projekte verlagern, wie z.B. Planung, Problemlösung und Teamkoordination.

Unser Ziel in diesem Artikel ist es, einige der beliebtesten und nützlichsten Projektautomatisierungen vorzustellen, die wir durch die Analyse von Hunderttausenden von Projekten in unserer Kundenbasis identifiziert haben. Diese Beispiele werden veranschaulichen, wie Automatisierung Ihre Projektmanagement-Bemühungen erheblich verbessern kann, sodass Sie intelligenter arbeiten und bessere Ergebnisse erzielen.

Lesen Sie weiter, um die besten Automatisierungen im Projektmanagement zu entdecken, die die Art und Weise, wie Sie mit Blue arbeiten, revolutionieren können.

Automatisierung zur Markierung als abgeschlossen

Dies ist vielleicht eine der grundlegendsten Automatisierungen, die Sie in Blue erstellen können, aber auch eine, die Ihnen eine enorme Menge an Zeit spart.

Im Wesentlichen wird jedes Mal, wenn Sie einen Datensatz oder eine Aufgabe als abgeschlossen markieren, diese Automatisierung in die „Fertig“-Liste verschoben. Umgekehrt, wenn Sie eine Aufgabe in die "Fertig"-Liste verschieben, wird sie automatisch als abgeschlossen markiert.

Dies ist ein perfektes Beispiel dafür, wie selbst kleine Automatisierungen sehr effektiv sein können. Denken Sie daran: In einem Unternehmen müssen in einem bestimmten Jahr Tausende oder vielleicht Zehntausende von Aufgaben verfolgt werden, und hoffentlich werden die meisten von ihnen als erledigt markiert. Während das Markieren von etwas als erledigt nur wenige Sekunden in Anspruch nehmen kann, summiert sich dies auf mehrere Stunden pro Jahr von Aktionen, die Sie nicht durchführen müssen.

Durch die Automatisierung dieses einfachen Prozesses können Sie erheblich Zeit sparen und sicherstellen, dass Ihre Aufgabenlisten immer aktuell sind, ohne zusätzlichen Aufwand. Diese kleine Automatisierung kann zu einer konsistenteren Projektverfolgung führen und Ihnen ermöglichen, sich auf wichtigere Aspekte Ihrer Arbeit zu konzentrieren.

Automierungsdetails:

• Trigger: Ein Datensatz wird als abgeschlossen markiert
• Aktion: Datensatz in die "Fertig"-Liste verschieben

Und auch:

• Trigger: Ein Datensatz wird in die "Fertig"-Liste verschoben
• Aktion: Datensatz als abgeschlossen markieren

Automatisierung zur Benachrichtigung über überfällige Aufgaben

Eine der größten Herausforderungen im Projektmanagement ist, dass Projekte oft länger dauern als geplant. Verzögerungen treten nicht auf einmal auf; sie geschehen allmählich, Tag für Tag. Jeden Tag könnte etwas Kleines übersehen werden, und diese kleinen Verzögerungen summieren sich, was letztendlich zu erheblichen Rückschlägen führen kann, die Wochen oder sogar Monate über den ursprünglichen Zeitplan hinausgehen.

Um dem entgegenzuwirken, benötigen Projektmanager ein System, das sie warnt, wenn Aufgaben überfällig sind. Diese Automatisierung ist darauf ausgelegt, die relevanten Teammitglieder zu benachrichtigen, sobald das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe abgelaufen ist, um sicherzustellen, dass überfällige Aufgaben umgehend angegangen werden.

Durch die Einrichtung dieser Automatisierung stellen Sie sicher, dass keine überfälligen Aufgaben unbemerkt bleiben, was rechtzeitige Eingriffe und Anpassungen ermöglicht, um das Projekt auf Kurs zu halten. Dieser proaktive Ansatz verhindert, dass Aufgaben durch die Maschen fallen, und verbessert die Verantwortlichkeit unter den Teammitgliedern.

Automierungsdetails:

• Trigger: Fälligkeitsdatum ist abgelaufen
• Aktion: E-Mail senden

Wir empfehlen Ihnen, unseren Leitfaden zu wie man benutzerdefinierte E-Mail-Automatisierungen einrichtet zu überprüfen, wo Sie lernen, wie Sie Daten aus den verschiedenen benutzerdefinierten Feldern, die Sie in Ihrem Projekt eingerichtet haben, nutzen können.

Automatisierung für automatische SOPs

Die Integration von Standardarbeitsanweisungen (SOPs) direkt in Ihren Projektmanagement-Workflow kann die Effizienz und Konsistenz erheblich steigern. Eine der leistungsstärksten Möglichkeiten, dies in Blue zu erreichen, ist die Automatisierung für automatische SOPs. Diese Automatisierung erstellt eine detaillierte Checkliste, wann immer ein Datensatz in eine bestimmte Liste verschoben wird, und stellt sicher, dass alle notwendigen Schritte klar umrissen und zugewiesen sind.

Automierungsdetails:

• Trigger: Ein Datensatz wird in eine bestimmte Liste verschoben
• Aktion: Checkliste erstellen

Blue bietet immense Flexibilität, da Sie jede Liste in der Trigger-Aktion angeben können. Das bedeutet, dass jedes Mal, wenn ein Datensatz in Ihre festgelegte Liste (wie "In Bearbeitung", "Überprüfung" oder "Genehmigung") verschoben wird, automatisch eine vordefinierte Checkliste erstellt wird.

Die Checklisten können so detailliert sein, wie es nötig ist, mit mehreren Checklistenpunkten, von denen jeder einen eigenen Verantwortlichen und relative Fälligkeitsdaten hat. Die relativen Fälligkeitsdaten sind besonders nützlich, da sie sich entsprechend dem Zeitpunkt anpassen, an dem die Automatisierung ausgelöst wird, und sicherstellen, dass die Fristen immer relevant sind.

Diese Automatisierung ist besonders wirkungsvoll, da sie SOPs direkt in Ihr Projektmanagement-System einbettet. Anstatt SOPs in separaten Dokumenten zu haben, die von Teammitgliedern möglicherweise übersehen werden, sind die Verfahren in den Workflow integriert, was zur richtigen Zeit zu Maßnahmen anregt.

Sie können sogar die Erstellung der Checkliste mit dem Hinzufügen eines Tags zum Datensatz verknüpfen. Dies ermöglicht es, verschiedene Checklisten verschiedenen Tags zuzuordnen, um sicherzustellen, dass die richtigen Verfahren auf die richtigen Aufgaben angewendet werden. Beispielsweise könnte ein "QA"-Tag eine QA-Checkliste auslösen, während ein "Kundenüberprüfung"-Tag einen anderen Satz von Schritten auslösen könnte.

Die Einbettung von SOPs in Blue durch Automatisierung kann die Projektergebnisse erheblich verbessern. Indem Sie sicherstellen, dass jeder Schritt klar umrissen und zugewiesen ist, verringern Sie das Risiko von Fehlern und stellen sicher, dass alle Teammitglieder darüber informiert sind, was zu tun ist. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Verantwortlichkeit und Konsistenz.

Die Automatisierung kann jederzeit bearbeitet werden, was zukünftige Durchläufe der Automatisierung beeinflusst. Darüber hinaus kann eine einmal erstellte Checkliste nach Bedarf weiter modifiziert werden, was Flexibilität zur Anpassung an sich ändernde Projektanforderungen bietet.

Automatisierung zur abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit

Eine effektive Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu ermöglichen, ist entscheidend für den Erfolg komplexer Projekte. Eine effektive Möglichkeit, dies zu erreichen, ohne den Teammitgliedern Zugang zu allen Details in anderen Abteilungen zu gewähren, besteht darin, das Kopieren relevanter Datensätze über Projekte hinweg zu automatisieren.

Automierungsdetails:

• Trigger: Ein Datensatz wird in eine bestimmte Liste verschoben
• Aktion: Datensatz in ein anderes Projekt kopieren

Blue ermöglicht es Ihnen, jede Liste in der Trigger-Aktion anzugeben, was diese Automatisierung äußerst anpassbar macht. Jedes Mal, wenn ein Datensatz in eine festgelegte Liste verschoben wird, wie z.B. "Zur Überprüfung", wird er automatisch in ein anderes Projekt kopiert, wo die relevante Abteilung Maßnahmen ergreifen kann. Dies stellt sicher, dass Informationen nahtlos geteilt werden, ohne die Datensicherheit zu gefährden oder die Teammitglieder mit unnötigen Details zu überladen.

Durch die Nutzung dieser Automatisierung können Sie sicherstellen, dass kritische Aufgaben und Informationen effizient zwischen den Abteilungen geteilt werden.

Lassen Sie uns zur Klarheit ein paar Beispiele durchgehen.

Stellen Sie sich eine Marketingabteilung vor, die ein Design vom Kreativteam überprüfen muss. Anstatt der Marketingabteilung vollen Zugang zum kreativen Projekt zu gewähren, was sie mit zu vielen Informationen überfluten könnte, können Sie einfach eine Automatisierung einrichten, die einen Design-Datensatz, an dem das Designteam gearbeitet hat, in ein dediziertes Projekt für die Marketing-Design-Überprüfung kopiert. Das Marketingteam kann benachrichtigt werden, die Überprüfung durchführen, und wenn sie die Überprüfung abgeschlossen haben, kann der Punkt in das ursprüngliche Projekt zurückkopiert oder verschoben werden.

Betrachten wir nun die Entwicklungs- und QA-Teams. Wenn das Entwicklungsteam ein Feature abschließt, das getestet werden muss, können Sie anstelle der Gewährung des vollständigen Zugangs zum Entwicklungsprojekt eine Automatisierung einrichten. Sobald der Feature-Datensatz in die Liste "Bereit für QA" verschoben wird, kopiert die Automatisierung ihn in das QA-Projekt. Auf diese Weise erhält das QA-Team sofortigen Zugang zu den notwendigen Details und kann sofort mit dem Testen beginnen. Sobald das QA-Team mit dem Testen fertig ist, kann es den Datensatz aktualisieren, und die Informationen können nahtlos in das Entwicklungsprojekt integriert werden. Dies hält die Entwickler auf die Tickets konzentriert, an denen sie tatsächlich arbeiten können, und das gleiche gilt für das QA-Team.

Diese Automatisierung verbessert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, indem sichergestellt wird, dass relevante Informationen zeitnah und genau geteilt werden. Sie ermöglicht es den Abteilungen, nahtlos zusammenzuarbeiten, während die Kontrolle über den Zugang zu Projektdetails gewahrt bleibt. Dieser Ansatz verbessert die Koordination, reduziert Missverständnisse und stellt sicher, dass alle Beteiligten die Informationen haben, die sie benötigen, um ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen.

Automatisierung zur Eskalation von hochpriorisierten Aufgaben

In jedem Projekt gibt es immer Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit und schnelles Handeln erfordern. Diese hochpriorisierten Aufgaben können den Gesamtfortschritt und den Erfolg eines Projekts erheblich beeinflussen, da sie sich im kritischen Pfad des Projekts befinden. Sicherzustellen, dass diese kritischen Aufgaben umgehend angegangen werden, ist entscheidend, und hier kommt die Automatisierung zur Eskalation von hochpriorisierten Aufgaben ins Spiel.

Automierungsdetails:

• Trigger: Tag wird zu Datensatz hinzugefügt (Hochpriorität)
• Aktion: Jemanden zuweisen, E-Mail senden

Blue ermöglicht es Ihnen, jedem Datensatz ein Hochprioritäts-Tag hinzuzufügen, wodurch er sofort als dringend erkennbar wird. Sobald dieses Tag hinzugefügt wird, wird die Automatisierung aktiviert, die die Aufgabe einem bestimmten Teammitglied oder mehreren zuweist und eine E-Mail-Benachrichtigung sendet, um sie über die neue hochpriorisierte Aufgabe zu informieren. Wir empfehlen, für dieses Tag die leuchtend rote Farbe zu wählen!

Stellen Sie sich vor, Sie verwalten ein Projekt mit verschiedenen laufenden Aufgaben. Eine dieser Aufgaben wird plötzlich kritisch aufgrund eines unvorhergesehenen Problems oder einer Änderung der Kundenanforderungen. Anstatt diese Aufgabe manuell zu benachrichtigen und zuzuweisen, fügen Sie einfach ein "Hochprioritäts"-Tag zum Datensatz hinzu.

Sobald das Tag hinzugefügt ist, weist die Automatisierung die Aufgabe dem zuständigen Teammitglied zu, das für die Bearbeitung dringender Probleme verantwortlich ist, und sendet ihm eine E-Mail-Benachrichtigung. Dies stellt sicher, dass die hochpriorisierte Aufgabe sofort gesehen und angegangen wird, um Verzögerungen zu vermeiden, die das Projekt gefährden könnten.

Diese Automatisierung ist aus mehreren Gründen äußerst effektiv:

• Sofortige Aufmerksamkeit: Hochpriorisierte Aufgaben werden sofort den relevanten Teammitgliedern zur Kenntnis gebracht, was schnelles Handeln gewährleistet.
• Erhöhte Effizienz: Durch die Automatisierung des Zuweisungs- und Benachrichtigungsprozesses sparen Sie Zeit und reduzieren das Risiko von Kommunikationslücken.
• Verbesserte Verantwortlichkeit: Das automatische Zuweisen von Aufgaben stellt sicher, dass Verantwortlichkeiten klar sind und die Teammitglieder genau wissen, was zu tun ist.
• Besseres Problemanagement: Durch das umgehende Angehen hochpriorisierter Aufgaben können Sie verhindern, dass kleine Probleme zu größeren werden, wodurch die allgemeine Gesundheit des Projekts aufrechterhalten wird.

Fazit

Wir hoffen, dass Ihnen dieser Artikel nützliche Ideen für spezifische Automatisierungen gegeben hat, die Sie für Ihre Projekte und Ihr Unternehmen nutzen können. Automatisierungen in Blue sind leistungsstarke Werkzeuge, die Ihren Workflow rationalisieren, Zeit sparen und sicherstellen können, dass Ihr Team sich auf strategische Aufgaben konzentriert, anstatt sich mit Routineaktivitäten aufzuhalten. Durch die Implementierung dieser Automatisierungen können Sie die Effizienz steigern, die Verantwortlichkeit verbessern und bessere Projektergebnisse erzielen.

Um Ihr Verständnis zu vertiefen und das Beste aus den Automatisierungen im Projektmanagement in Blue herauszuholen, empfehlen wir Ihnen, die folgenden Ressourcen zu erkunden:

• Funktionsübersicht der Automatisierungen im Projektmanagement in Blue
• Offizielle Blue-Dokumentation zur Automatisierung im Projektmanagement
• Häufig gestellte Fragen zu Automatisierungen im Projektmanagement
• Automatisierung im Projektmanagement zum Versenden von benutzerdefinierten E-Mails an Stakeholder

Durch die Erkundung dieser Ressourcen können Sie ein tieferes Verständnis dafür gewinnen, wie Sie Automatisierungen in Blue effektiv nutzen können, um Ihre Projektmanagement-Prozesse zu optimieren. Ob durch die Automatisierung von Aufgaben zuweisen, das Versenden von Benachrichtigungen oder die Integration abteilungsübergreifender Workflows, die Möglichkeiten sind endlos.

Vielen Dank für Ihre Lektüre, und wir freuen uns darauf zu sehen, wie Sie diese leistungsstarken Werkzeuge nutzen, um Ihr Projektmanagement auf die nächste Stufe zu heben. Denken Sie daran, wenn Sie Fragen, Ideen oder Feedback haben, können Sie sich jederzeit an Team Blue unter support@blue.cc wenden.