---

Anfragen für Angebote (RFPs) sind ein wichtiges Werkzeug, das Unternehmen und Organisationen jeder Größe nutzen können, um sicherzustellen, dass sie die besten Partner für Aufgaben und Projekte auswählen, die nicht intern bearbeitet werden.

Der Vorteil einer korrekt strukturierten RFP besteht darin, dass sie das Risiko während des Einkaufsprozesses verringert und eine klare Plattform zur Bewertung der verschiedenen verfügbaren Optionen schafft. Aus der Perspektive eines Verkäufers bietet sie ein klares Verständnis der Bedürfnisse und Ziele des Käufers und stellt sicher, dass die typischerweise zeitaufwändigen und frustrierenden Verhandlungen minimiert werden.

Vor Blue betrieben wir eine Agentur und haben auf Hunderte von RFPs reagiert, die uns von allen möglichen Organisationen, von Regierungsbehörden, NGOs und großen multinationalen Konzernen bis hin zu Startups und kleineren lokalen Unternehmen, zugesendet wurden. Darüber hinaus haben wir auch Kunden dabei unterstützt, komplexe, geschäftskritische Kaufentscheidungen mit Millionenbeträgen auf dem Spiel zu navigieren.

Dieser Leitfaden basiert auf diesen Erfahrungen, mit dem Ziel:

• Einen überzeugenden Geschäftsnutzen zu schaffen, warum es fast immer eine kluge Entscheidung ist, sich die Zeit zu nehmen, um eine gründliche RFP zu erstellen.
• Unserer bestehenden Kundenbasis den Prozess zu erklären, den sie bei der Erstellung einer RFP durchlaufen sollten.
• Unseren aktuellen und zukünftigen Lieferanten und Partnern einen Einblick zu geben, wie wir Kaufentscheidungen treffen.

Warum RFPs?

Die Kernidee hinter einem strukturierten Einkaufsprozess mit einer RFP im Vergleich zu einem informelleren Einkaufsprozess besteht darin, bessere Entscheidungen zu treffen.

Das ist alles.

Der Grund, warum RFPs zu besseren Entscheidungen führen, wenn es darum geht, zwischen verschiedenen Dienstleistungen und Produkten zu wählen, liegt darin, dass sie die einkaufende Organisation dazu zwingen, ihre Ziele und Bedürfnisse durchzudenken und ihnen eine objektive Möglichkeit bieten, mehrere Alternativen zu vergleichen.

Wenn mehrere Anbieter mit genau denselben Informationen arbeiten, ermöglicht dies dem Käufer, einen "Äpfel-zu-Äpfeln"-Vergleich anzustellen — im Gegensatz zu einem unstrukturierten Prozess, bei dem jeder Anbieter einfach seine Lösung oder sein Produkt basierend auf einem lockeren Verständnis der Anforderungen vorschlägt.

Die Struktur einer RFP.

Eine gut strukturierte RFP wird Folgendes tun:

• Klar angeben, was erforderlich ist, sowie was nicht erforderlich ist.
• Dem potenziellen Anbieter ein eindeutiges Verständnis der Ziele des Kaufs und der entscheidenden erfolgreichen Ergebnisse vermitteln.
• Häufig gestellte Fragen beantworten.
• Eine klare Angabe der Bewertungskriterien und der Zeitpläne des Einkaufsprozesses geben, damit niemandes Zeit verschwendet wird.

Unsere empfohlene Struktur für den Kauf professioneller Dienstleistungen und zur Erreichung der oben genannten Ziele ist wie folgt:

Einführung.

• Über das Unternehmen. Geben Sie einen kurzen Überblick über Ihr Unternehmen, einschließlich geografischem Gebiet, wichtigen Dienstleistungen/Produkten, Geschichte usw.
• Zweck & Ziele der RFP. Geben Sie an, warum die RFP versendet wird.
• Wichtige Interessengruppen. Geben Sie eine Liste der Interessengruppen an, die die RFP bewerten werden, und notieren Sie, ob es endgültige Entscheidungsträger gibt.
• Zeitpläne & Einreichungen. Listen Sie alle wichtigen Aufgaben, Daten und Zeiten auf, bis zu denen bestimmte Aktionen stattfinden oder abgeschlossen sein müssen.
• Bewertungskriterien. Geben Sie die Liste der Kriterien an, die Sie zur Bewertung der Vorschläge verwenden werden, und wie Sie planen, jede Komponente zu gewichten.

Projektübersicht.

• Umfang der Arbeiten. Listen Sie auf hoher Ebene die Arten von Aktivitäten auf, die Sie vom Anbieter erwarten.
• Wichtige Anforderungen. Listen Sie so detailliert wie möglich die Anforderungen für das Projekt auf.
• Ausgeschlossene Leistungen. Seien Sie explizit, was Sie vom Anbieter nicht erwarten.
• Weitere Überlegungen. Geben Sie weitere Überlegungen in Bezug auf das Projekt an.
• FAQ. Wenn während interner Diskussionen Fragen häufig auftauchen, listen Sie sie hier auf.

Vorschlagsformat & Richtlinien.

‍Dieser Abschnitt sollte das genaue Format und die Zusammensetzung angeben, die Sie in den Vorschlägen von den Anbietern erwarten.

Der Einkaufsprozess.

• Erstellen Sie die RFP. Stellen Sie sicher, dass alle, die an dem Projekt beteiligt sind, wissen, dass dieses Dokument erstellt wird, und holen Sie deren Meinungen zu wichtigen Punkten ein.
• Wählen Sie Anbieter für die erste Bewertung aus. Fragen Sie Partnerorganisationen und Freunde und recherchieren Sie sowohl lokale als auch internationale Optionen. Wo möglich, versuchen Sie, einen "schwarzen Pferd" einzubeziehen: das heißt, keinen Partner, den Sie bei der ersten Überprüfung in Betracht ziehen würden, sondern einen, der möglicherweise einen interessanten Blickwinkel, eine Perspektive oder eine Lösung für Ihr Projekt anbieten kann.
• Erstellen Sie eine Shortlist von Anbietern, an die die RFP gesendet werden soll. Kontaktieren Sie jeden Anbieter und bitten Sie um die Unternehmensdaten. Notieren Sie wichtige Details, wie schnell sie antworten, die Qualität der Präsentationen und die Art der Fragen, die sie während des ersten Anrufs oder Treffens stellen. Sobald Sie die Anbieter ausgewählt haben, senden Sie die RFP aus.
• Q&A-Sitzungen. Laden Sie Anbieter ein, Fragen zur Vorschlag zu stellen oder setzen Sie Anrufe/Treffen an, um komplexe Punkte zu klären. Halten Sie immer detaillierte Notizen zu den Fragen. Unser Vorschlag ist, ein online gehostetes Dokument (wie ein Google-Dokument) zu erstellen, das mit allen Anbietern geteilt wird und in dem Sie alle Fragen und Antworten aktualisieren, damit alle an ihren Vorschlägen mit demselben gemeinsamen Verständnis arbeiten.
• Überprüfen Sie den Entwurf des Vorschlags (optional). Wenn Sie über die interne Kapazität verfügen, laden Sie die Anbieter ein, Ihnen eine Entwurfsvorschlag eine Woche vor der endgültigen Einreichung zu senden. Es ist ein gutes Zeichen, wenn sie Ihr Angebot annehmen. Senden Sie den Vorschlag innerhalb von 24 bis 48 Stunden mit Kommentaren zurück.
• Bewerten Sie die endgültigen Vorschläge. Sobald Sie die endgültigen Vorschläge erhalten haben, überprüfen Sie jeden sorgfältig und bewerten Sie jeden Anbieter gemäß den Bewertungskriterien. Wo möglich, lassen Sie die Anbieter auch ihre Vorschläge per Telefonkonferenz oder in einem persönlichen Treffen präsentieren.
• Benachrichtigen Sie alle. Sobald Sie Ihre Entscheidung getroffen und die Genehmigung der leitenden Interessengruppen erhalten haben, benachrichtigen Sie alle Anbieter über die Ergebnisse. Für die unterlegenen Anbieter sollten Sie entweder einen Follow-up-Anruf oder ein Treffen in Betracht ziehen, um zu erklären, warum sie nicht gewonnen haben, wie sie im Vergleich zu anderen Anbietern abgeschnitten haben und wie sie sich bei zukünftigen Angeboten verbessern könnten. Dies wird von den Anbietern sehr geschätzt und beendet die Beziehung auf einer positiven Note — Sie wissen nie, ob Sie in einem zukünftigen Projekt wieder mit ihnen arbeiten werden.
• Starten Sie das Projekt. Sobald Sie Ihren idealen Partner für das Projekt gefunden haben, ist es Zeit, die Dinge in Gang zu bringen und sich auf die Ausführung zu konzentrieren.

FAQs zu RFPs.

Wer sollte die RFP schreiben?

Idealerweise sollte es die Person sein, die die Beziehung zum gewählten Anbieter oder Partner verwaltet. RFPs sind am besten, wenn sie von einer einzelnen Person geschrieben werden: Während die anderen Teammitglieder verschiedene Versionen des Dokuments überprüfen und kommentieren können, ist es wichtig, dass eine Person die volle Verantwortung und Verantwortung für die Qualität und Genauigkeit der RFP übernimmt. Wenn das Team keine Erfahrung hat, es sich um ein sehr technisches Projekt handelt oder der Konsens besteht, dass ein objektiver Dritter geeigneter wäre, können Sie spezialisierte Berater wie Mäd beauftragen, um den Einkaufsprozess zu leiten.

Was sind typische Zeitpläne für RFPs?

Auch dies hängt von der Branche ab, in der Sie tätig sind, und von der Komplexität des vorgeschlagenen Projekts. Im Allgemeinen sollten Sie einen endgültigen Antwortzeitraum von 2 bis 4 Wochen ab dem Tag festlegen, an dem der Vorschlag gesendet wird.

Sollten Sie Entwurfsvorschläge zur Rückmeldung akzeptieren?

Anbietern zu erlauben, Entwurfsvorschläge zu senden, die mit Kommentaren zurückgegeben werden, stellt sicher, dass die endgültigen Vorschläge von deutlich höherer Qualität sind. Je nach Anzahl der Anbieter, die Angebote abgeben, kann dies jedoch die Arbeitsbelastung des Einkaufsteams erheblich erhöhen. Wenn sie nicht die Zeit haben, Entwurfsvorschläge vollständig zu überprüfen und sinnvolles Feedback zu geben, ist es nicht wert, diesen Schritt in den Prozess aufzunehmen.

Wie viele Anbieter sollten ausgewählt werden?

Dies hängt auch mit dem vorherigen Punkt zur Arbeitsbelastung des Einkaufsteams zusammen. Je mehr Anbieter Sie bitten, auf die RFP zu antworten, desto mehr Arbeit haben Sie mit der Beantwortung von Fragen, Anrufen und Meetings mit ihnen sowie der Bewertung der endgültigen Vorschläge. Außerdem werden kluge Anbieter oft fragen, wie viele andere Anbieter bieten, und oft ablehnen, wenn die Zahl zu hoch ist, da das Risiko-Ertrags-Verhältnis der für den Vorschlag aufgewendeten Zeit im Vergleich zu den Gewinnchancen nicht sinnvoll ist. Typischerweise sind 3 bis 5 Anbieter eine angemessene Anzahl, aber in größeren Organisationen sollten Sie sich bei der Einkaufsabteilung nach spezifischen Regeln erkundigen, da sie möglicherweise eine bestimmte Mindestanzahl von Bietern für Compliance-Zwecke benötigen.

Sollte ich ein Budget einbeziehen?

Dies ist ein umstrittenes Thema, mit mehreren guten Argumenten auf beiden Seiten. Ein indikatives Budget oder ein maximales Budget anzugeben, ist positiv, da es den Anbietern sofort ermöglicht, sich selbst auszuwählen, ob sie bieten möchten oder nicht, und es kann Ihnen und Ihrem Team Zeit sparen, da Sie keine Anbieter bewerten, deren endgültige Preisvorschläge deutlich über Ihrem maximalen Budget liegen. Wenn es sich jedoch um einen komplexen Kauf handelt (d.h. individuelle Softwareentwicklung) oder um einen Projekttyp, der besser für ein Zeit- und Materialengagement-Modell geeignet ist als für ein Festpreis-Modell, dann ist es möglicherweise keine gute Idee, ein spezifisches Budget anzugeben. Dies gilt auch, wenn Sie zum ersten Mal diese Art von Dienstleistung kaufen; Sie haben möglicherweise nicht genügend Informationen oder Erfahrung, um ein Budget genau festzulegen, und Sie können die verschiedenen Anbieterangebote nutzen, um ein besseres Verständnis der Marktpreise zu erhalten.

Was sollte in den Bewertungskriterien enthalten sein?

Dies hängt davon ab, was Sie von einem idealen Anbieter am meisten schätzen. Wenn das Projekt dringend ist, sollten Sie den Zeitplänen und der Verfügbarkeit des Anbieters, sofort zu beginnen, mehr Gewicht beimessen. Wenn es sich um ein langfristiges strategisches Projekt handelt, sollten Sie frühere Erfahrungen, Lebensläufe des Teams und Fallstudien stärker gewichten. Sie können zwei Beispiele unten sehen, die unterschiedliche Kriterien und Gewichtungen haben:

Wer sollte am Bewertungsprozess beteiligt sein?

Alle, die von Anfang an am Einkaufsprozess beteiligt waren und Gespräche und Meetings mit den Anbietern hatten. Senior Stakeholder, die nicht tief in den Prozess involviert waren, können ebenfalls eingeladen werden, den Vorschlag zu bewerten und zu bewerten, oder sie möchten möglicherweise nur die endgültige Bewertung überprüfen, um ihnen bei der endgültigen Entscheidung zu helfen. Darüber hinaus können sowohl externe als auch interne Fachexperten rekrutiert werden, um bei der Bewertung zu helfen. Beispielsweise kann das MarComms-Team ein Mitglied der IT-Abteilung bitten, bei der Bewertung von CRM-Softwareoptionen zu helfen.

Wie bewertet man die Anbieter?

Für jedes Bewertungskriterium sollten Sie eine Punktzahl von 0 bis zur maximalen Punktzahl für dieses bestimmte Kriterium vergeben. Jede Person, die am Einkaufsprozess beteiligt ist, sollte jeden Anbieter privat bewerten, ohne ihre Bewertung mit anderen Teammitgliedern zu teilen. Dann sollte das Einkaufsteam seine Bewertungen gleichzeitig teilen und einen Durchschnitt der Gesamtpunktzahl bilden, um jedem Anbieter eine endgültige Gesamtpunktzahl basierend auf allen Bewertungskriterien zu geben. Sie können dann die Anbieter nach Punktzahl rangieren.

Fazit.

Wir hoffen, dass dieser Leitfaden nützlich war, um die Bedeutung einer gut strukturierten RFP bei der Unterstützung wichtiger Kaufentscheidungen zu verstehen. In der modernen Geschäftswelt ist es selten, dass eine Organisation isoliert arbeitet, daher ist es wichtiger denn je, ständig hochwirksame, spezialisierte Partner auszuwählen.