Descubra las nuevas funciones de automatización de Blue diseñadas para simplificar los flujos de trabajo de gestión de proyectos, mejorar la eficiencia y aumentar la productividad para todos.
La gestión de proyectos se está volviendo más compleja. Irónicamente, mucho de esto tiene que ver con la tecnología. La idea de la tecnología es que se supone que debe hacer las cosas más fáciles y rápidas, y quizás eliminar algunas tareas por completo.
Sin embargo, el otro lado de la tecnología es que las expectativas también aumentan. Ahora que podemos hacer más, hacemos más.
Esto es algo parecido a Ian Malcolm, en Jurassic Park cuando dice:
Los científicos estaban tan preocupados por si podían que no se detuvieron a pensar si debían.
Y así usamos muchos sistemas, y la expectativa es que los ciclos de informes y actualizaciones sean mucho más rápidos, pero a menudo no nos hemos tomado el tiempo de configurar nuestros sistemas adecuadamente.
Los profesionales modernos se encuentran atrapados en un ciclo de informes manuales, actualizaciones interminables de hojas de cálculo y seguimientos constantes, lo que a menudo resulta en cronogramas retrasados y sobrecostos presupuestarios.
A pesar de nuestros mejores esfuerzos, los resultados frecuentemente no alcanzan nuestras verdaderas capacidades.
La causa raíz de este problema radica en la creciente complejidad de los proyectos modernos, y el hecho de que la mayoría de los gestores de proyectos son gestores de proyectos de facto.
Se han convertido en gestores de proyectos sin haber sido nunca entrenados como gestores de proyectos.
Las iniciativas de hoy involucran más partes interesadas que nunca antes, operan en entornos en tiempo real y deben adaptarse a condiciones de mercado que cambian rápidamente.
Esta mayor complejidad lleva a un aumento del estrés, una mayor probabilidad de errores y una abundancia de lo que llamamos "metatrabajo" - trabajo realizado por el bien del trabajo mismo.
La forma más fácil de explicar el metatrabajo es considerar un término relacionado, metadatos. Estos son datos acerca de datos, pero no los datos reales en sí. Piense en su canción favorita. La canción en sí es los datos, pero el nombre del álbum, el nombre del artista, la fecha de publicación, estos son metadatos.
De manera similar, el metatrabajo representa las tareas que realizamos para gestionar nuestro trabajo real. Es el tiempo que se pasa actualizando estados de tareas, creando informes de progreso y gestionando documentación de proyectos en lugar de impulsar el proyecto hacia adelante. Esta ineficiencia es una importante pérdida de productividad y moral del equipo.
La automatización de la gestión de proyectos ofrece una solución a estos desafíos. Aunque el término pueda sonar intimidante, su implementación puede ser directa y altamente efectiva, especialmente cuando se aprovechan herramientas como el sistema de automatización de gestión de proyectos Blue.
En su núcleo, la automatización en la gestión de proyectos implica identificar tareas repetitivas de bajo valor y crear sistemas para realizarlas automáticamente — ¡eso es todo!
No tiene que ser enormemente complejo, y muchas automatizaciones se pueden configurar en minutos, y el retorno de la inversión es enorme.
Este enfoque no busca reemplazar la supervisión humana; más bien, la mejora. La automatización maneja las tareas rutinarias, liberando a los profesionales para enfocarse en el pensamiento estratégico y la toma de decisiones. Asegura que los humanos mantengan el control y puedan monitorear fácilmente el progreso, mientras las computadoras gestionan los aspectos más mundanos y repetitivos de la gestión de proyectos.
Los beneficios de este cambio son numerosos. Los equipos pueden esperar ver un uso más eficiente del tiempo, errores reducidos y mejores resultados generales del proyecto. Esta evolución en las prácticas de gestión de proyectos también es buena para los gestores de proyectos. No tiene que temer ser reemplazado, porque esto le permite participar más profundamente en actividades de alto valor como el establecimiento de objetivos, la participación de las partes interesadas y la planificación estratégica.
Mientras exploramos los beneficios clave de la automatización de la gestión de proyectos en las siguientes secciones, descubrirá cómo este enfoque está transformando el campo.
Desde mejorar la eficiencia hasta habilitar la toma de decisiones basada en datos, estas ventajas están destinadas a redefinir lo que es posible en la gestión de proyectos. Exploremos cómo la automatización puede elevar sus prácticas de gestión de proyectos a nuevas alturas de efectividad y éxito.
1. Ahorro de Tiempo
El tiempo es el recurso más valioso.
La automatización de la gestión de proyectos ofrece una solución poderosa para ganar más tiempo. Esto permite a los gestores de proyectos y equipos más tiempo para realizar otras tareas, o quizás dar más espacio para respirar para que no tengan la sensación de que no tienen espacio para realmente pensar.
Identificación de Tareas que Consumen Tiempo
El primer paso para aprovechar la automatización para el ahorro de tiempo es identificar las tareas repetitivas que consumen tiempo y que ralentizan a su equipo.
Estas a menudo incluyen:
- Informes rutinarios y actualizaciones de estado
- Entrada de datos y actualizaciones en múltiples sistemas
- Asignaciones de tareas y seguimientos
- Programación de reuniones y recordatorios
Al automatizar estos procesos, los equipos pueden redirigir su energía hacia un trabajo más impactante. El segundo punto es muy peligroso, ya que la entrada manual de datos en múltiples sistemas causa problemas no solo en el tiempo perdido de la entrada de datos, sino que inevitablemente causa problemas de entrada de datos, y luego usted tiene que gastar tiempo arreglándolos también.
Cuantificación del Tiempo Ahorrado
Antes de implementar la automatización, es crucial cuantificar los posibles ahorros de tiempo. Esto no solo justifica la inversión sino que también ayuda a priorizar qué procesos automatizar primero. Considere los siguientes factores:
- Número de miembros del equipo afectados
- Tarifa horaria aproximada de los miembros del equipo (basada en salario)
- Frecuencia de la tarea repetitiva
- Tiempo promedio tomado para cada instancia de la tarea
Podemos convertir esto en una ecuación:
Ahorros Anuales de Costo = N × R × F × T
Donde:
N = Número de miembros del equipo afectados
R = Tarifa horaria de los miembros del equipo
F = Frecuencia de la tarea (en veces por año)
T = Tiempo tomado para cada instancia de la tarea (en horas)
Por ejemplo, si un equipo de 10 personas que ganan un promedio de $50/hora pasa 2 horas cada semana en informes manuales, eso es un ahorro potencial de 1,000 horas o $50,000 anuales a través de la automatización.
Al cuantificar los ahorros potenciales de esta manera, puede comparar fácilmente el costo de implementar una solución de automatización contra los beneficios a largo plazo, haciendo más fácil justificar la inversión y priorizar qué procesos automatizar primero.
El Efecto Dominó del Ahorro de Tiempo
Los beneficios del ahorro de tiempo se extienden mucho más allá de las horas inmediatamente recuperadas. Con los cuellos de botella administrativos eliminados, los proyectos pueden progresar más suave y rápidamente, llevando a tiempos de finalización más rápidos. Esta eficiencia no solo mejora los resultados del proyecto sino que también mejora la ventaja competitiva de la organización.
Además, la reducción en el tiempo gastado en tareas tediosas se traduce en un mejor equilibrio trabajo-vida para los miembros del equipo. La resultante disminución en los niveles de estrés abre posibilidades para arreglos de trabajo más flexibles. De hecho, algunas empresas con visión de futuro están explorando semanas laborales de cuatro días, con estudios mostrando resultados prometedores tanto en términos de productividad como de satisfacción del empleado.
La automatización también juega un papel crucial en mejorar el enfoque y la productividad. Al reducir la necesidad de cambio constante de contexto, los miembros del equipo pueden concentrarse en tareas complejas que requieren enfoque profundo.
La investigación ha mostrado consistentemente que el cambio de contexto puede impactar significativamente la productividad y aumentar los errores, haciendo este beneficio particularmente valioso en los entornos de trabajo acelerados de hoy.
Cuando se liberan de tareas repetitivas, los empleados a menudo experimentan mayor satisfacción laboral. Pueden participar en trabajo más significativo, lo que no solo mejora la moral sino que también puede llevar a mayores tasas de retención. Este cambio hacia trabajo más atractivo puede crear un ciclo positivo de mejor rendimiento y satisfacción laboral.
Por último, los ahorros de tiempo logrados a través de la automatización permiten escalabilidad.
Los equipos pueden manejar más proyectos o emprender iniciativas más grandes sin un aumento proporcional en la sobrecarga administrativa. Esta escalabilidad puede ser un cambio de juego para organizaciones en crecimiento, permitiéndoles expandir sus capacidades sin necesariamente expandir su fuerza laboral.
Reasignación del Tiempo Ahorrado
El tiempo ahorrado a través de la automatización abre posibilidades emocionantes para la reinversión. Las organizaciones pueden redirigir este tiempo recién encontrado hacia la planificación estratégica y el análisis, profundizando las relaciones con los clientes, impulsando la innovación y mejorando los procesos. Además, los empleados pueden enfocarse en el desarrollo profesional y la mejora de habilidades, preparándose a sí mismos y a la organización para futuros desafíos.
Este cambio hacia actividades de mayor valor crea una situación ganar-ganar. La organización se beneficia de operaciones más estratégicas y con visión de futuro, mientras que los empleados obtienen oportunidades de crecimiento y mayor satisfacción laboral. Cuando los miembros del equipo se involucran en trabajo más significativo, a menudo encuentran mayor satisfacción en sus roles, llevando a un mejor rendimiento y lealtad.
Desafíos y Consideraciones
Aunque los beneficios del ahorro de tiempo a través de la automatización son claros, es importante abordar la implementación con los ojos bien abiertos.
Configurar sistemas automatizados requiere una inversión de tiempo inicial. Sin embargo, este costo inicial típicamente se compensa con ganancias a largo plazo, haciéndolo una inversión que vale la pena para la mayoría de las organizaciones.
Asegurar la adopción completa del equipo también puede presentar desafíos. Para que los beneficios de la automatización se realicen completamente, todos los miembros del equipo deben usar efectivamente y confiar en los sistemas automatizados. Esto a menudo requiere una combinación de entrenamiento, comunicación clara sobre los beneficios y soporte continuo.
Por último, es crucial ver la automatización como un proceso continuo en lugar de una implementación única. Cuando los procesos de negocio evolucionan, los sistemas de automatización necesitan ser revisados y actualizados regularmente para mantener su eficiencia. Este compromiso con la mejora continua asegura que los beneficios de ahorro de tiempo de la automatización continúen creciendo con el tiempo.
La Línea Final
Los ahorros de tiempo a través de la automatización de la gestión de proyectos ofrecen una ventaja competitiva en el entorno de negocios acelerado de hoy. Al reducir el tiempo gastado en tareas repetitivas, las organizaciones no solo pueden completar proyectos más rápido sino también crear un entorno de trabajo más atractivo, potencialmente incluso apoyando iniciativas como semanas laborales de cuatro días.
Además, el aumento en la productividad puede llevar a una mejor rentabilidad ya que cada miembro del equipo se vuelve más valioso. Esto, a su vez, puede crear presión positiva en los salarios, beneficiando tanto a la organización como a sus empleados.
En una era donde la agilidad y la eficiencia son primordiales, abrazar la automatización de la gestión de proyectos para el ahorro de tiempo no es solo un lujo—es una necesidad estratégica. Y aunque ahorrar tiempo es crucial, es solo el comienzo de lo que la automatización puede hacer por sus proyectos. Como veremos en la siguiente sección, la precisión y consistencia que la automatización trae a sus procesos puede ser igualmente transformadora.
2. Precisión Mejorada
La precisión no se trata solo de obtener los números correctos—se trata de crear una base de confianza que soporte la toma de decisiones informada y operaciones fluidas. La automatización de la gestión de proyectos ofrece una herramienta poderosa para mejorar la precisión en varios aspectos de la ejecución y reportes de proyectos.
En muchas industrias, las consecuencias de la imprecisión pueden ser catastróficamente altas. Considere las posibles consecuencias de errores en la fabricación y mantenimiento de aviones, procedimientos de atención médica o proyectos de ingeniería a gran escala.
En estos campos, un solo error de cálculo o entrada de datos puede matar personas.
La automatización de la gestión de proyectos sirve como una protección crucial contra tales resultados terribles.
Pero incluso si no está trabajando en un proyecto donde las vidas están en riesgo — ¡aún quiere buenos resultados y menos errores!
Uno de los principales beneficios de la automatización es la reducción significativa en el error humano, particularmente en procesos rutinarios. En organizaciones grandes, donde los datos fluyen a través de múltiples departamentos y alimentan varios informes y paneles, incluso pequeños errores pueden acumularse, llevando a percepciones sesgadas y decisiones mal dirigidas.
La automatización asegura consistencia en la entrada de datos y reportes, eliminando la variabilidad que viene con procesos manuales. Esta consistencia es particularmente valiosa en ciclos de reportes regulares, donde la automatización puede asegurar que los datos se recopilen, procesen y presenten de manera estandarizada cada vez.
La precisión mejorada proporcionada por la automatización se traduce directamente en mejor toma de decisiones. Cuando los gestores de proyectos y las partes interesadas pueden confiar en los datos frente a ellos, las conversaciones cambian de cuestionar la validez de la información a enfocarse en decisiones estratégicas basadas en esa información.
La automatización juega un papel crucial en mantener el cumplimiento tanto con regulaciones externas como con políticas internas. Al poner las verificaciones de cumplimiento en "piloto automático", las organizaciones pueden asegurar adherencia consistente a reglas y estándares sin supervisión manual constante.
Esto es particularmente beneficioso para requisitos de reporte regulares, ya sean informes financieros para compañías que cotizan en bolsa o actualizaciones de estado de proyectos para grandes contratos gubernamentales.
La automatización reduce el estrés asociado con auditorías, ya que las organizaciones pueden estar confiadas de que sus procesos automatizados están aplicando consistentemente las reglas y estándares correctos.
Vale la pena notar que la precisión mejorada a través de la automatización mejora los beneficios de ahorro de tiempo que discutimos anteriormente. Cuando los datos son precisos desde el inicio, los equipos gastan significativamente menos tiempo en corrección de errores y reconciliación de datos. Esto no solo ahorra tiempo sino que también reduce la frustración e aumenta la confianza en el proceso de gestión de proyectos.
Aunque los beneficios de la automatización para la precisión son claros, es crucial mantener un equilibrio entre procesos automatizados y supervisión humana.
No entender lo que los datos realmente significan no es una defensa, ¡mucho como no conocer la ley no es una defensa válida en un caso criminal!
En última instancia, los humanos son responsables de las decisiones tomadas basadas en datos automatizados. Los gestores de proyectos y miembros del equipo deben aprovechar su experiencia y sentido común para interpretar los datos proporcionados por sistemas automatizados. Este elemento humano asegura que la automatización mejore en lugar de reemplazar el pensamiento crítico en la gestión de proyectos.
La precisión mejorada a través de la automatización puede tener un impacto positivo tanto en la moral del equipo como en las relaciones con los clientes. Los miembros del equipo aprecian trabajar en un entorno donde la tecnología apoya activamente sus esfuerzos en lugar de obstaculizarlos. Los clientes, a su vez, se benefician de actualizaciones de proyectos y entregables más confiables.
La precisión mejorada a través de la automatización de la gestión de proyectos no se trata solo de reducir errores—se trata de crear un entorno de proyecto más confiable, eficiente y fiable. Al minimizar el error humano, mejorar la calidad de la toma de decisiones, simplificar el cumplimiento y apoyar dinámicas positivas del equipo y cliente, la automatización establece el escenario para resultados de proyectos más exitosos.
Mientras continuamos explorando los beneficios de la automatización de la gestión de proyectos, veremos cómo esta precisión mejorada interactúa con otras ventajas, creando un ecosistema integral de gestión de proyectos eficiente y efectiva.
3. Colaboración Mejorada
En los entornos de proyectos complejos de hoy, la colaboración efectiva no es solo beneficiosa—es esencial. La automatización de la gestión de proyectos ofrece herramientas poderosas para mejorar la colaboración, rompiendo silos y fomentando un enfoque unificado para la ejecución de proyectos. Una de las ventajas más significativas de los sistemas automatizados de gestión de proyectos es la creación de una única fuente de verdad. Cuando los equipos crecen, la complejidad de la comunicación aumenta exponencialmente. Tener un centro central para toda la comunicación y documentación relacionada con el proyecto es crítico.
"Cuando implementamos nuestro sistema automatizado de gestión de proyectos, fue como encender una luz en una habitación oscura," comparte un director de proyectos en una corporación multinacional. "De repente, todos podían ver el panorama completo de nuestros proyectos, y el tiempo gastado buscando información se redujo drásticamente."
Esta centralización es particularmente crucial ya que impacta directamente la escalabilidad de la comunicación. Con múltiples canales de comunicación, el potencial para mala comunicación e información perdida crece exponencialmente con el tamaño del equipo. Una plataforma unificada mantiene a todos en la misma página, literal y figurativamente.
Los sistemas automatizados de gestión de proyectos sobresalen en proporcionar actualizaciones en tiempo real, lo que se relaciona con nuestro primer beneficio de ahorro de tiempo. Los miembros del equipo ya no necesitan esperar reuniones de actualización programadas para obtener información crítica. Esta inmediatez puede acelerar significativamente los procesos de toma de decisiones y reducir los retrasos del proyecto.
Sin embargo, es importante encontrar un equilibrio.
La colaboración mejorada facilitada por la automatización de la gestión de proyectos es particularmente valiosa para habilitar el trabajo remoto. En la economía global de hoy, ¿por qué limitar su grupo de talentos a una pequeña área geográfica?
Los sistemas automatizados permiten a las organizaciones aprovechar el talento mundial, incluyendo de economías en desarrollo donde a menudo hay un arbitraje entre habilidades y salarios esperados. Esto puede crear una situación ganar-ganar: las empresas ahorran dinero mientras los empleados ganan salarios más altos de lo que su mercado local podría proporcionar típicamente. Además, estos sistemas aseguran que los miembros del equipo remoto permanezcan tan conectados e informados como sus contrapartes en la oficina, fomentando un entorno de trabajo verdaderamente inclusivo.
La transparencia es otro beneficio clave de los sistemas automatizados de gestión de proyectos. Cuando todos pueden ver el estado de todo el trabajo en tiempo real, crea una forma de auto-vigilancia donde los miembros del equipo están naturalmente motivados a cumplir con sus compromisos. Esta visibilidad también se extiende a las partes interesadas y clientes, mejorando las relaciones y la confianza. "Nuestros clientes aman la transparencia que nuestro sistema proporciona," nota un director de agencia de marketing. "Pueden verificar el estado del proyecto en cualquier momento, lo que ha reducido significativamente el número de reuniones de actualización que necesitamos programar."
También vale la pena notar que muchos proyectos importantes abarcan múltiples años, durante los cuales la composición del equipo puede cambiar cuando las personas dejan o se unen a la organización. Los sistemas automatizados de gestión de proyectos sirven como repositorios de conocimiento institucional, asegurando continuidad incluso cuando los equipos evolucionan. Mantienen un registro claro de decisiones, progreso y desafíos, haciendo más fácil para los nuevos miembros del equipo ponerse al día rápidamente.
Los beneficios colaborativos de la automatización de la gestión de proyectos se extienden a simplificar los procesos de aprobación y facilitar la coordinación entre funciones. Los flujos de trabajo automatizados pueden enrutar aprobaciones a las personas correctas en el momento correcto, reduciendo cuellos de botella. Mientras tanto, los equipos entre funciones pueden compartir información y coordinar esfuerzos fácilmente, rompiendo los silos que a menudo obstaculizan el progreso del proyecto.
En conclusión, la colaboración mejorada a través de la automatización de la gestión de proyectos crea un entorno de proyecto más unificado, eficiente y transparente. Al proporcionar una única fuente de verdad, habilitar actualizaciones en tiempo real, facilitar el trabajo remoto, aumentar la transparencia y mantener el conocimiento institucional, estos sistemas establecen el escenario para resultados de proyectos más exitosos y dinámicas de equipo más fuertes. Mientras continuamos explorando los beneficios de la automatización de la gestión de proyectos, veremos cómo esta colaboración mejorada interactúa con otras ventajas, creando un ecosistema integral de gestión de proyectos eficiente y efectiva.
4. Gestión de Partes Interesadas Mejorada
La gestión efectiva de las partes interesadas es un factor crítico en el éxito del proyecto, y la automatización de la gestión de proyectos ofrece herramientas poderosas para elevar este aspecto crucial del liderazgo de proyectos. Al aprovechar la automatización, los gestores de proyectos pueden mejorar significativamente su capacidad de mantener a las partes interesadas informadas, comprometidas y alineadas con los objetivos del proyecto.
Una de las formas más impactantes en que la automatización mejora la gestión de las partes interesadas es a través de la provisión de gráficos de Gantt de alto nivel en tiempo real que se actualizan automáticamente con su plan de proyecto. A las partes interesadas les encanta esta función ya que les permite verificar el progreso del proyecto a su conveniencia. Este nivel de transparencia no solo mantiene a las partes interesadas informadas sino que también construye confianza y fe en la capacidad del equipo del proyecto para entregar.
Más allá de las actualizaciones programadas, los sistemas automatizados de gestión de proyectos habilitan el acceso de información de autoservicio. Este enfoque empodera a las partes interesadas para encontrar la información que necesitan cuando la necesitan, reduciendo la carga en los gestores de proyectos para responder a cada consulta. Sin embargo, es crucial notar que esta capacidad de autoservicio debe complementar, no reemplazar, las actualizaciones regulares. La combinación de comunicación proactiva y acceso a información bajo demanda crea una estrategia integral de comunicación con las partes interesadas.
La automatización también proporciona mecanismos para marcar elementos importantes para la atención de las partes interesadas. Por ejemplo, puede configurar alertas automatizadas para finalización de hitos, posibles retrasos o preocupaciones de presupuesto. Nuestro artículo del blog sobre configurar alertas de proyecto efectivas proporciona orientación detallada sobre implementar esta función efectivamente.
Mostrar estas automatizaciones durante las reuniones con las partes interesadas puede ser una herramienta poderosa para construir confianza. Cuando las partes interesadas ven herramientas avanzadas de automatización de proyectos en acción, les asegura que el proyecto está siendo gestionado con eficiencia de vanguardia. La demostración de sistemas automatizados para rastrear riesgos, gestionar cronogramas o monitorear presupuestos puede mejorar significativamente la confianza de las partes interesadas en el proceso de gestión de proyectos.
Uno de los beneficios clave de la automatización de proyectos es que libera tiempo para los gestores de proyectos - tiempo que puede ser invertido en interacciones más significativas con las partes interesadas. En lugar de atascarse en reportes manuales y compilación de datos, los gestores de proyectos pueden usar este tiempo para discusiones estratégicas, abordar preocupaciones y asegurar alineación con los objetivos del proyecto. Es importante usar este tiempo adicional sabiamente, enfocándose en interacciones de alto valor que impulsen el éxito del proyecto.
Los procesos de aprobación automatizados son otra función crítica para la gestión efectiva de las partes interesadas. Al crear un registro claro y rastreable de las aprobaciones de las partes interesadas, usted protege el proyecto y la organización de posibles disputas o malentendidos más adelante. Este rastro digital de aprobaciones puede ser invaluable para mantener claridad y responsabilidad a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Vale la pena notar que aunque la automatización ayuda con la gestión de las partes interesadas, no reemplaza la necesidad del toque humano.
Los gestores de proyectos deben usar las eficiencias obtenidas a través de la automatización para mejorar las interacciones personales, no para distanciarse de las partes interesadas. El objetivo es usar la automatización para manejar comunicaciones rutinarias y compartir datos, liberando al gestor de proyectos para enfocarse en construir relaciones, navegar decisiones complejas y abordar asuntos sensibles.
La gestión mejorada de las partes interesadas a través de la automatización también facilita un mejor manejo de múltiples partes interesadas en diferentes proyectos. Con rastreo automatizado de la participación y retroalimentación de las partes interesadas, los gestores de proyectos pueden asegurar que todas las partes interesadas reciban atención apropiada y que sus aportes sean considerados consistentemente en varias iniciativas.
En conclusión, la automatización de la gestión de proyectos ofrece un enfoque multifacético para mejorar la gestión de las partes interesadas. Desde mejorar la transparencia a través de actualizaciones en tiempo real hasta facilitar procesos de aprobación eficientes, las herramientas de automatización proporcionan a los gestores de proyectos los medios para involucrar a las partes interesadas más efectivamente. Al aprovechar estas capacidades, los gestores de proyectos pueden construir relaciones más fuertes con las partes interesadas, mantener mejor alineación con los objetivos del proyecto y en última instancia impulsar mejores resultados de proyecto.
5. Estandarización de Procesos
La estandarización de procesos es a menudo un elemento subestimado pero crucial. Es la columna vertebral de la eficiencia, consistencia y escalabilidad.
Muchas personas, cuando piensan en Procedimientos Operativos Estándar (SOPs), piensan en manuales largos y aburridos que nadie lee a menos que tenga que hacerlo.
Esa es una forma de hacer las cosas. Y aunque la documentación es importante, si puede incorporar sus SOPs en la tecnología con la que trabaja, entonces no tiene que preocuparse de que las personas lean la documentación, solo tienen que seguir las instrucciones.
Con herramientas de automatización de gestión de proyectos, los SOPs pueden transformarse en procesos dinámicos y accionables. Por ejemplo, acciones específicas pueden activar la creación de conjuntos estandarizados de listas de verificación, asegurando que cada miembro del equipo siga los mismos pasos probados para tareas recurrentes.
Este enfoque no solo mantiene la consistencia sino que también reduce la carga cognitiva en los miembros del equipo, permitiéndoles enfocarse en los aspectos únicos de cada proyecto.
La inversión en la estandarización de procesos a través de la automatización se aprovecha en todas las áreas de la gestión de proyectos. Es un multiplicador de fuerza, mejorando la eficiencia en la gestión del tiempo, mejorando la precisión en el manejo de datos, facilitando mejor colaboración y apoyando una gestión más efectiva de las partes interesadas. Cada proceso estandarizado y automatizado contribuye a un entorno de proyecto más optimizado y predecible.
En Blue, tenemos SOPs disponibles públicamente, pero eso es solo una guía de referencia de respaldo, la mayor parte de nuestros SOPs están en realidad automatizados a través de nuestra plataforma por nuestras automatizaciones de gestión de proyectos. Podemos asignar automáticamente a las personas correctas en el momento correcto, establecer fechas límite y crear listas de verificación.
Sabe, los procesos son muy parecidos a tener una filosofía de vida - realmente no puede evitarlos. Incluso si no ha escrito nada, aún tiene sus formas de hacer las cosas, ¿verdad?
Pero aquí está la cosa: cuando hablamos de estandarización, no estamos tratando de poner a todos en una camisa de fuerza.
Se trata más de ser intencional con cómo trabajamos. Al documentar y automatizar nuestros procesos, obtenemos esta oportunidad increíble de dar un paso atrás y realmente mirar lo que estamos haciendo.
Podemos usar nuestra racionalidad para revisar, mejorar o simplificar las cosas según sea necesario. El punto completo es mantener las cosas simples, lógicas y repetibles. De esta manera, la gestión de proyectos se vuelve menos sobre depender de cualquier superestrella y más sobre trabajo en equipo fluido.
Además, hace la vida mucho más fácil cuando nuevas personas se unen al equipo - tienen una hoja de ruta clara a seguir.
En Blue, tenemos esto como nuestra Estrella del Norte:
Lo mejor que se puede hacer en cualquier situación es lo que usted cree que está en el mejor interés de los clientes, independientemente de lo que esté escrito en nuestros SOPs.
Así que piense en la estandarización como su punto de partida, su línea base de mejores prácticas. Pero siempre recuerde aplicarla con sabiduría y sentido común, considerando lo que cada proyecto único y las partes interesadas necesitan.
Terminaremos esta sección con una cita fantástica de W. Edwards Deming, el fundador de la Gestión de Calidad Total:
Si no puede describir lo que está haciendo como un proceso, no sabe lo que está haciendo.