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Esta es parte de la Guía de Éxito de la Agencia, un libro escrito por el CEO de Blue para todos los propietarios de agencias y empresas de servicios profesionales, basado en su experiencia de 10 años como fundador de una agencia.

En este libro, aprenderás todo lo que necesitas saber sobre cómo dirigir una agencia radicalmente exitosa. Desde el flujo de caja hasta la gestión de proyectos, y la construcción de relaciones con los clientes hasta la redacción de propuestas ganadoras — todo está aquí.

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Como un apunte, una de las principales razones por las que comencé Blue fue porque tenía un fuerte deseo de mejorar en la gestión de mis proyectos. Intenté usar varias otras herramientas, pero simplemente no funcionaron para mí, y por eso comencé Blue.

¡De todos modos, comencemos este capítulo!

Como una empresa de servicios profesionales, el trabajo por proyectos constituirá la mayor parte de tus funciones comerciales. Por lo tanto, tu capacidad para gestionar proyectos de manera eficiente podría ser un factor decisivo en si los clientes eligen trabajar contigo, es decir, qué tan bien puedes manejar la iniciación, planificación y control de todos los procesos necesarios para cumplir con el contrato.

La gestión de proyectos implica una dependencia de entregables tangibles e intangibles con plazos finitos, por lo que, aunque los proyectos eventualmente terminan, la disciplina de la gestión de proyectos requerirá un seguimiento constante. Esto resalta la importancia de una comunicación clara y efectiva.

Es vital tener una técnica para gestionar proyectos que sea consistente en todos ellos. Esto significa que puedes saltar a cualquier proyecto y ver instantáneamente cómo van las cosas. Debe quedar cristalino si un proyecto está bien o mal gestionado. Esto no significa que no haya diferencias entre proyectos, sino que los bloques de construcción de la gestión de proyectos están en su lugar para cada proyecto.

Si bien hay muchas formas diferentes de gestionar el trabajo, he encontrado un método, a través de prueba y error, que consistentemente proporciona los mejores resultados y es claro y fácil de entender tanto para los miembros del equipo como para los clientes.

Este método se llama Kanban, que es un sistema de fabricación japonés creado originalmente por Toyota, donde el suministro de los diversos componentes y piezas requeridos para construir un automóvil se monitorea mediante una tarjeta de instrucciones que se envía a lo largo de la línea de producción.

La idea detrás de Kanban es muy simple: necesitas crear un proceso claro que te permita completar el trabajo que tienes entre manos.

A un nivel básico, esto podría verse algo así:

• Trabajo que necesita hacerse. A menudo llamado "Backlog", esta es una lista de todo el trabajo que necesita hacerse para que el proyecto esté completo.
• En progreso. Esto es lo que se está trabajando actualmente.
• En revisión. Esto es lo que está siendo revisado por otra persona para asegurar que el trabajo se ha realizado con la calidad correcta.
• Hecho. Esta es una lista histórica de todo el trabajo que se ha completado.

Lo que esto sugiere es total transparencia con respecto a todo el trabajo requerido para completar un proyecto. Esto significa la descomposición de lo que necesita hacerse, quién necesita hacerlo y para cuándo debe hacerse. Luego puedes modificar el proceso básico anterior para ajustarlo más a tu proceso real.

Si puedes construir un sistema como este que tus clientes puedan ver en su propio tiempo, reducirá masivamente (¡o eliminará por completo!) los requisitos de informes en muchos proyectos. Esto se debe a que el cliente puede iniciar sesión y ver el estado del trabajo. Esto también implica que toda la comunicación se realiza a través de una plataforma y es transparente para todos los demás en el proyecto. El problema de no hacer esto es que comienza a construir silos de información, y nadie sabe dónde está la información clave o dónde están los registros de varias decisiones.

Por supuesto, tus procesos probablemente serán algo más complejos que la abstracción simplificada anterior, pero eso es un buen comienzo. Es mejor pensar en los procesos como algo que está en constante cambio y respondiendo a la realidad sobre el terreno, no como una metodología rígida, inmutable e implacable que interfiere con el trabajo.

El proceso es algo positivo, la burocracia es un proceso descontrolado. La forma en que veo el proceso es que necesitas la menor cantidad de proceso requerida para obtener los resultados que estás buscando.

Finalmente, algunas otras cosas a tener en cuenta sobre los procesos de proyectos.

Tener un mecanismo incorporado para capturar preguntas e ideas. Si no lo haces, esto se volverá informal y consumirá tiempo. Lo que nos gusta hacer es tener estas listas antes del proceso principal, así que nuestro proceso típico de proyecto se ve algo así:

• Ideas
• Preguntas
• Backlog (a largo plazo)
• Backlog (a corto plazo)
• En Progreso
• Revisión Interna
• Revisión y Acción del Cliente
• Completado

Agregamos listas separadas para ideas y preguntas para que sean fáciles de capturar, y también dividimos nuestro backlog en largo y corto plazo para ver fácilmente lo que se avecina. Esto es especialmente útil si tienes una cantidad significativa de trabajo en el proyecto.

También tenemos dos rondas de revisiones, una es interna y la segunda es para el cliente. Esa lista del cliente también contiene todos los elementos que el cliente necesita hacer, como proporcionar información, archivos, acceso a sistemas, etc. Esto es genial tener porque a menudo, los clientes no tendrán su propio sistema para gestionar lo que necesitan hacer en el proyecto, y esto proporciona una forma fácil para que se mantengan organizados.

Tener una reunión de revisión con los miembros de tu equipo para repasar todos tus proyectos es una gran estrategia para mantener la alineación. No necesitas cubrir cada detalle o tener discusiones en profundidad, se trata solo de alinear a todos y asegurarte de que todos estén en la misma página.

Realmente ayuda a evitar esos momentos de ¡oh, no! cuando alguien se da cuenta de que ha dejado pasar algo de manera realmente drástica.

Algo que realmente ayuda si estás liderando estas reuniones es preparar la agenda de antemano, y luego escribir los puntos clave debajo de cada proyecto en un formato de viñetas. Para la próxima reunión, puedes clonar el documento y asegurarte de que las cosas de la semana anterior se hayan hecho mientras también comienzas discusiones sobre cosas nuevas.

El formato es bastante simple:

Proyecto 1.
• Al cliente no le gustó la opción 1 o 2, así que necesitamos proponer algo nuevo. Jack se encargará de esto para el miércoles.
• También necesitamos comenzar a planificar la reunión de revisión del jueves. John redactará una agenda y se la enviará al cliente.

Y así sucesivamente.

La siguiente recomendación clave son las actas de la reunión. Aunque tedioso, tomar actas de reunión precisas y asegurarte de que se envíen a todos los que asistieron a la reunión, seguidas de una lista clara de los próximos pasos, es crucial.
Aunque las reuniones a menudo tienen mala reputación, hay buenos usos para ellas y la vida en una empresa de servicios profesionales gira en torno a las reuniones. Te reunirás con tu equipo para revisar el trabajo, te reunirás con el cliente para discutir el trabajo, te reunirás con prospectos para vender trabajo, y tendrás muchas otras reuniones también.

Si una reunión no tiene resultado, entonces se puede argumentar que podría haber sido en realidad inútil haber tenido esa reunión en primer lugar. Tener un conjunto claro de actas de reunión es importante; sin embargo, a veces es un poco cansado tomar, organizar y luego enviar a todos.

Un truco que hemos desarrollado es usar nuestro sistema de gestión de proyectos como un sistema en vivo para tomar notas que se convierten en cosas futuras que necesitan ser acciones, ya sea como tareas individuales en un backlog o como elementos de lista de verificación dentro de una tarea. Esto significa que mientras la reunión está ocurriendo, las acciones clave y los comentarios se están registrando en vivo en el sistema de gestión de proyectos y luego no hay necesidad de enviar las actas de la reunión por separado, lo que es un gran ahorro de tiempo.

Como punto final, también vale la pena considerar la (¡esperemos que superior!) experiencia del cliente que queremos crear en cada proyecto, y luego trabajar hacia atrás hacia las prácticas de gestión de proyectos requeridas para habilitar esta experiencia superior.

¿Hay cosas simples que tus gerentes de proyecto pueden hacer que serán muy apreciadas por un cliente? ¿Cuál es la imagen perfecta aquí? ¿Cómo podemos acercarnos más a ese ideal?