Cómo estamos transformando Blue de una herramienta de gestión de proyectos a una plataforma integral de gestión de procesos, y por qué este cambio es importante para el futuro del trabajo en equipo.


¡Hola! Soy Manny, el fundador y CEO de Blue.

Quiero compartir algo que ha estado en mi mente últimamente.

Es un cambio fundamental en cómo pensamos sobre Blue y, más ampliamente, cómo los equipos gestionan su trabajo. Es una realización que surgió de innumerables conversaciones con nuestros clientes y de observar cómo realmente utilizan Blue en el mundo real.

Aquí está la cuestión: construí Blue como una herramienta de gestión de proyectos. Proveniendo de un fondo de agencia, eso tenía sentido para mí. Comenzaríamos un proyecto de cliente, agregaríamos todas las tareas, las marcaríamos y eventualmente archivaríamos el proyecto completado.

Limpio, simple, hecho.

A medida que Blue creció y hablé con más clientes, noté algo que, honestamente, me sorprendió:

Más del 90% de nuestros clientes no estaban utilizando Blue para proyectos en absoluto.

Lo estaban utilizando para gestionar procesos en curso—el tipo de trabajo que nunca realmente "termina".

He visto algunos casos de uso sorprendentes a lo largo de los años que nunca habría imaginado.

Y recientemente lo entendí: ¿por qué estamos tratando de adaptar un "sistema de gestión de proyectos" para la gestión de procesos?

Sí, resulta que funciona, pero ¿por qué no simplemente resolver el problema más grande directamente?

Proyectos vs. Procesos: La Diferencia Fundamental

Déjame desglosarlo de manera simple:

Proyectos tienen una fecha de inicio definida y (con suerte) una fecha de finalización eventual. Son esfuerzos temporales con entregables específicos. Piensa en lanzar un nuevo sitio web, organizar un evento o desarrollar una nueva característica de producto.

Procesos son partes continuas y siempre verdes de tu negocio. Son los flujos de trabajo repetibles que mantienen tu empresa en funcionamiento: procesos de ventas, canales de contratación, incorporación de clientes, manejo de tickets de soporte, flujos de trabajo de creación de contenido. Estos nunca realmente "terminan", simplemente siguen ciclando.

¿La ironía?

Incluso dentro de Blue, nos encontramos utilizando nuestra propia herramienta más para procesos que para proyectos.

Tenemos procesos para desarrollo de software, contratación, solicitudes de clientes para dominios personalizados, y decenas más.

Estaba justo frente a nosotros todo el tiempo.

Lo Que Esto Significa para Blue

Esta realización ha cambiado fundamentalmente cómo estamos construyendo Blue.

1. De "Tareas" a "Registros"

Hemos renombrado nuestros bloques de construcción principales de "tareas" a "registros"—y hemos hecho esto personalizable. Tu equipo de ventas puede llamarlos "oportunidades", el soporte puede usar "tickets", recursos humanos podría preferir "candidatos". Es un pequeño cambio con grandes implicaciones sobre cómo los equipos piensan sobre su trabajo. Estamos haciendo lo mismo con "proyectos" y transformándolos en "espacios de trabajo".

2. Inteligencia Temporal

Hemos añadido campos personalizados que rastrean el tiempo de maneras que importan para los procesos:

  • Tiempo en la Lista: Ve exactamente cuánto tiempo ha pasado un registro en cada paso de tu proceso.
  • Duración Entre Eventos: Mide el tiempo de ciclo entre cualquier par de etapas (como de "En Progreso" a "Hecho").

Estos no son solo métricas agradables de tener; son esenciales para identificar cuellos de botella y mejorar los procesos con el tiempo.

3. Automatizaciones Inteligentes

Actualmente estamos trabajando en automatizaciones programadas que permiten que nuestras automatizaciones se activen repetidamente en un horario regular y solo actúen sobre registros que cumplan criterios específicos.

Los otros dos grandes desafíos son:

  1. Automatizaciones condicionales (donde puedes tener múltiples criterios que deben ser verdaderos antes de que algo suceda).
  2. Intentar resolver el problema del bucle infinito (donde en este momento una automatización no puede activar otra automatización porque eso podría causar un bucle infinito). En realidad, nos encantaría que eso fuera posible y simplemente detectar bucles infinitos y asegurarnos de que no puedas crearlos.

4. Multi-Hogar

Esto es enorme: un registro podrá vivir en múltiples proyectos mientras sincroniza automáticamente los datos de los campos personalizados. Imagina una solicitud de cliente que necesita ser rastreada tanto por soporte como por ingeniería—no más trabajo duplicado o contexto perdido.

Encontrando Nuestra Posición en el Mercado

Este cambio nos coloca en un lugar interesante. Ya no solo estamos compitiendo con Asana, Monday o Trello por la gestión de proyectos. Pero tampoco estamos tratando de ser un enorme sistema ERP que cuesta millones implementar y lleva años desplegar.

Creo que estamos creando algo nuevo—un punto dulce entre las herramientas de proyectos ligeras y los sistemas empresariales pesados. Hay una gran brecha en el mercado para equipos que necesitan más que una gestión básica de tareas pero que no pueden justificar (o no quieren) la complejidad del software de gestión de procesos empresariales tradicional.

El Desafío de la Simplicidad

Ahora, seré honesto—esto es algo con lo que lidiamos todos los días. ¿Cómo añadimos capacidades de gestión de procesos sofisticadas mientras nos mantenemos fieles a nuestra filosofía de "Mantenerlo simple"?

No hay una respuesta fácil. Se trata de hacer compromisos continuos. Un enfoque que estamos tomando es aceptar un poco más de complejidad para los administradores que configuran los procesos, mientras mantenemos las cosas muy simples para los usuarios finales que trabajan dentro de esos procesos día a día. Las personas que configuran el flujo de trabajo pueden necesitar pensar en automatizaciones y configuraciones de campos, pero la persona que procesa una solicitud de cliente debería ver simplemente una interfaz clara y simple que le indique qué hacer a continuación.

Mirando Hacia Adelante

Estamos anunciando este cambio públicamente con nuestro nuevo sitio web y documentación actualizada. Muchas de estas características enfocadas en procesos ya están en vivo, con muchas más en camino. La respuesta de los clientes con los que hemos compartido esta visión ha sido increíblemente positiva; lo entienden de inmediato porque ya están utilizando Blue de esta manera.

El futuro del trabajo no se trata de gestionar proyectos aislados; se trata de orquestar los procesos interconectados que hacen funcionar a las empresas. Se trata de dar a los equipos la flexibilidad para definir sus propios flujos de trabajo mientras se mantiene la estructura necesaria para la consistencia y la mejora.

Estamos construyendo Blue para ser la plataforma más simple y más intuitiva para gestionar cualquier tipo de proceso empresarial. Piensa en automatizaciones programadas, lógica condicional, seguimiento avanzado de cuellos de botella, y tal vez incluso vistas completamente nuevas más allá de nuestras seis actuales que te permitan ver los procesos a un nivel estratégico.

Y cuando pienso en la verdadera competencia de Blue, no se trata realmente de sistemas de software, sino de permitir que las organizaciones desarrollen esa mentalidad de gestión de procesos, y de alejarse de hilos de correos electrónicos caóticos, notas adhesivas y hojas de cálculo débilmente conectadas.

Esta evolución de la gestión de proyectos a la gestión de procesos no se trata solo de Blue; se trata de reconocer cómo trabajan realmente los equipos modernos y construir herramientas que se ajusten a esa realidad. Estamos emocionados por esta dirección y no podemos esperar a ver cómo los equipos utilizan estas capacidades para optimizar sus procesos más importantes.

Si ya estás utilizando Blue para la gestión de procesos, nos encantaría escuchar tu historia. Y si todavía estás pensando en proyectos cuando realmente necesitas gestión de procesos, tal vez sea hora de hacer el cambio.

Mantente productivo,

Manny

PD: Estamos lanzando nuevas funciones enfocadas en procesos regularmente. Mantente atento a nuestro registro de cambios para las últimas actualizaciones, y no dudes en contactarnos si tienes ideas sobre cómo podemos apoyar mejor los procesos de tu equipo.

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