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En Blue, no es un secreto que amamos los tableros Kanban para la gestión de proyectos.

Creemos que son una forma fantástica de gestionar el flujo de trabajo de cualquier proyecto, ¡y ayudan a mantener la cordura tanto a los gerentes de proyecto como a los miembros del equipo!

Durante demasiado tiempo, todos hemos estado utilizando hojas de cálculo de Excel y listas de tareas para gestionar el trabajo. De hecho, esta es una de nuestras principales críticas a Basecamp, otra plataforma de gestión de proyectos. Incluso ellos eventualmente añadieron su propia versión de Kanban para su plataforma (advertencia: desafortunadamente no lo hicieron muy bien, ¡mira nuestro artículo que incluye un video explicativo!).

Los tableros Kanban tienen una historia interesante. Se originaron en Japón en el piso de la fábrica, pero ahora se han convertido en una herramienta indispensable que debería estar en el bolsillo trasero de cada gerente de proyecto.

Trello fue el software que popularizó por primera vez los tableros Kanban para la gestión de proyectos.

Dicho esto, ¡todavía puedes comprar tableros Kanban físicos para tu hogar u oficina!

Así que, antes de sumergirnos en cómo usar los tableros Kanban para la gestión de proyectos, hagamos un breve repaso sobre cómo funcionan.

En su esencia, un tablero Kanban consiste en columnas que representan etapas de un proceso, como "Por Hacer", "En Progreso" y "Hecho". Las tareas individuales se representan como tarjetas que se mueven de una columna a otra, ofreciendo una instantánea inmediata del estado actual del proyecto.

Los tableros Kanban proporcionan una representación visual clara de los elementos de trabajo a medida que avanzan a través de diferentes etapas de un flujo de trabajo.

Y es esta simplicidad la que hace que los tableros Kanban sean increíblemente efectivos, transformando conceptos abstractos de "trabajo" en unidades tangibles y manejables.

Cuando se trata de gestión de proyectos, esta transparencia visual es crucial.

Los tableros Kanban ayudan a los miembros del equipo a identificar cuellos de botella, priorizar tareas y asignar recursos de manera eficiente, aumentando la productividad y reduciendo errores y malentendidos.

Su naturaleza visual proporciona una forma intuitiva para que los interesados no técnicos sigan el progreso del proyecto, aclarando el estado de las tareas y los plazos, reduciendo la necesidad de actualizaciones y reuniones frecuentes, y promoviendo la participación, la responsabilidad, la transparencia y la mejora continua.

Hemos cubierto los componentes básicos de Kanban en nuestra revisión en profundidad, pero vale la pena refrescar nuestra memoria aquí también.

Vamos — los componentes básicos son:

1. Visualizar el Trabajo: El primer paso en Kanban es crear una representación visual de las tareas. Esto se hace típicamente utilizando un tablero Kanban, que delinea diferentes etapas de un flujo de trabajo; por ejemplo, "Por Hacer", "En Progreso" y "Hecho". Este enfoque visual facilita que todos los interesados, incluidos los miembros del equipo no técnicos, comprendan el estado actual del proyecto de un vistazo.
2. Limitar el Trabajo en Progreso (WIP): Uno de los principios críticos de Kanban es limitar la cantidad de trabajo en progreso. Al hacerlo, los equipos pueden centrarse en completar tareas en lugar de malabarear múltiples tareas incompletas. Esto ayuda a reducir cuellos de botella y asegura un flujo de trabajo más fluido.
3. Enfocarse en el Flujo: Kanban enfatiza la importancia de mantener un flujo constante de elementos de trabajo. Los equipos se esfuerzan por garantizar que las tareas se muevan a través del flujo de trabajo de la manera más eficiente posible. Este enfoque en el flujo ayuda a identificar y abordar cualquier interrupción o ineficiencia de manera oportuna.
4. Mejora Continua: También conocido como "Kaizen", este principio fomenta la evaluación y mejora continua de los procesos. Kanban anima a los equipos a revisar regularmente sus flujos de trabajo e identificar áreas de mejora, fomentando un entorno de crecimiento y aprendizaje continuo.

Así que ahora que tenemos una idea clara de lo que son los tableros Kanban, discutamos algunos de los beneficios de usar tableros Kanban en la gestión de proyectos, y después nos sumergiremos en cómo usarlos para la gestión de proyectos.

Beneficios de Usar Tableros Kanban en la Gestión de Proyectos

Como se mencionó anteriormente, en Blue amamos los Tableros Kanban ❤️ — por eso son la vista de proyecto predeterminada cuando alguien crea un proyecto por primera vez en Blue. Creemos que, más a menudo que no, los Tableros Kanban son la mejor manera de gestionar el trabajo del proyecto.

Entonces, ¿por qué este romance?

Bueno, hay muchas razones, y en su mayoría se reduce a poder ver el trabajo que está sucediendo con más claridad, así como a crear un cambio cultural a largo plazo sobre la propia naturaleza del trabajo.

Beneficio 1 de los Tableros Kanban: Mayor Visibilidad

Una de las ventajas más destacadas de usar tableros Kanban es el nivel de visibilidad sin igual que proporcionan.

Al mostrar tareas y estados del proyecto en un solo tablero, todos los miembros del equipo, incluidos los interesados no técnicos, pueden comprender de inmediato el progreso de los proyectos en curso. Esta transparencia asegura que todos estén en la misma página, minimizando así malentendidos y confusiones.

No tienes que preguntar a nadie para conocer el último estado del proyecto, asumiendo que todos mantengan el tablero actualizado (¡más sobre eso más adelante!)

Esta idea de "poner todo en un solo lugar" es central en cómo los equipos exitosos adoptan los Tableros Kanban en general, y Blue específicamente.

Beneficio 2 de los Tableros Kanban: Mejor Gestión del Flujo de Trabajo

Los tableros Kanban también son increíblemente efectivos para gestionar flujos de trabajo. Al descomponer proyectos en tareas manejables y etapas visuales, los equipos pueden identificar rápidamente cuellos de botella y optimizar continuamente su proceso. Este enfoque ágil asegura que el trabajo fluya sin problemas desde la concepción hasta la finalización, reduciendo el tiempo de inactividad y aumentando la productividad.

Beneficio 3 de los Tableros Kanban: Colaboración Mejorada

La colaboración es la piedra angular de una gestión de proyectos exitosa y de un gran trabajo en equipo, y los tableros Kanban facilitan esto al proporcionar el espacio para colaborar.

Claro, todavía habrá chat de equipo, algunas reuniones uno a uno, notas adhesivas en los escritorios de las personas. Pero, el tablero Kanban es donde van las actualizaciones significativas, y donde puedes esperar encontrar información compartida.

También significa que el plan del proyecto no es un documento secreto que vive en una hoja de cálculo de Excel en la computadora portátil del gerente de proyecto, listo para ser sacado en cada revisión mensual o trimestral como un arma mortal.

¿Quieres decir — ¿llegamos tarde y ni siquiera lo sabíamos? ¿Nos comprometimos a algo hace tres meses y ni siquiera hemos comenzado a trabajar en ello?

Ay.

Beneficio 4 de los Tableros Kanban: Carga Cognitiva Reducida

Este es a menudo un beneficio subestimado de usar una plataforma de gestión de trabajo.. En lugar de que todos mantengan todo en su cabeza, y luego tengan muchas reuniones y "sincronizaciones" para mantenerse actualizados, todos pueden dormir tranquilos por la noche sabiendo que todo está registrado.

Todo está documentado, lo que permite a los miembros del equipo centrarse en el trabajo en sí en lugar de preocuparse por rastrearlo.

También crea este cambio cultural hacia la mejora continua. La gerencia se da cuenta de que los proyectos no son solo "un gran empujón", sino en realidad la suma de cientos o quizás miles de decisiones y tareas.

Y también hay un movimiento implícito hacia tener límites de trabajo en progreso. Después de todo, si ves 200 elementos que están actualmente "en progreso", esto no tiene sentido. Nadie está trabajando en 200 cosas al mismo tiempo, lo que plantea la pregunta de qué se está realmente trabajando, y qué está bloqueado por otras dependencias, falta de aprobación o requisitos poco claros.

Cómo usar Tableros Kanban para la Gestión de Proyectos

Ok, finalmente estamos aquí.

Te vamos a contar un secreto. No hay un verdadero secreto para usar Tableros Kanban para la gestión de proyectos.

Deberías rastrear la gestión de tu proyecto de la misma manera que cualquier otro proceso. Esto puede sonar algo absurdo — seguramente la forma en que Toyota gestionó su línea de producción en Japón en la década de 1940 no es cómo debería gestionar mi proyecto de marketing de crecimiento en 2024.

Bueno...sí y no.

El proceso de crear un proceso es el mismo, el proceso final, por supuesto, es diferente.

Así que primero lo primero, necesitas considerar el proceso compartido por el que pasará cada elemento de trabajo. No consideres casos extremos, patrones de ramificación, o ninguna de esas cosas elegantes.

Solo imagina: si todo va bien, ¿por qué pasaría un "unidad" típica de trabajo en términos de proceso, desde el momento en que se concibe hasta que se marca como hecho?

La mayoría de los proyectos de conocimiento tienen una forma similar. Por proyectos de conocimiento nos referimos a proyectos cuyo principal resultado son ideas, palabras o código.

• Ideas: Lluvia de ideas inicial y generación de conceptos.
• Backlog (Largo Plazo): Elementos que son importantes pero no urgentes.
• Backlog (Corto Plazo): Elementos que necesitan ser abordados pronto.
• En Progreso: Trabajo que se está realizando activamente.
• Bajo Revisión: Trabajo que necesita controles de calidad o retroalimentación.
• Revisión del Cliente: Esto es opcional dependiendo de si es un proyecto para un cliente.
• Hecho: Tareas completadas que han cumplido con todos los requisitos.

Luego, lo siguiente que necesitas considerar es la meta-información que necesitas recopilar para cada unidad de trabajo.

Estos serán tus "campos".

En [Blue], dividimos los campos en campos predeterminados y campos personalizados.

Nuestros campos predeterminados son:

• Nombre: El nombre del elemento de trabajo.
• Fecha de Inicio/Fin: Las fechas de inicio y fin del elemento de trabajo.
• Asignados: Los miembros del equipo que están trabajando en el elemento de trabajo.
• Etiquetas: Palabras clave o categorías que describen el elemento de trabajo.
• Dependencias: Otros elementos de trabajo de los que depende este elemento de trabajo.

Luego tenemos muchos campos personalizados adicionales que son configurables según el tipo de proyecto o proceso que se esté trabajando:

• Texto de Una Línea: Un campo para ingresar un texto corto.
• Texto de Múltiples Líneas: Un campo para ingresar texto más largo.
• URL / Enlace: Un campo para ingresar una dirección web o hipervínculo.
• Moneda: Un campo para ingresar valores monetarios.
• País: Un campo para seleccionar un país.
• Fecha: Un campo para ingresar una fecha.
• Fórmula: Un campo para valores calculados basados en otros campos.
• Archivo: Un campo para subir y adjuntar archivos.
• Selección Única: Un campo para seleccionar una opción única de una lista.
• Selección Múltiple: Un campo para seleccionar múltiples opciones de una lista.
• Ubicación / Mapa: Un campo para ingresar información geográfica.
• Número de Teléfono: Un campo para ingresar un número de teléfono.
• Correo Electrónico: Un campo para ingresar una dirección de correo electrónico.
• Calificación por Estrellas: Un campo para dar una calificación de cinco estrellas.
• Casilla de Verificación: Un campo para valores binarios sí/no o verdadero/falso.
• Número: Un campo para ingresar valores numéricos.
• Porcentaje: Un campo para ingresar valores porcentuales.
• ID Único: Un campo para generar un identificador único.
• Referencia: Un campo para vincular a otro registro o entrada.
• Búsqueda: Un campo para recuperar información de otra tabla o lista.
• Duración: Un campo para ingresar una duración de tiempo.

Y según las necesidades únicas de tu proyecto, necesitas decidir cuáles de estos campos deberías tener.

Por ejemplo, si estás haciendo un proyecto de rediseño de un sitio web, entonces querrías tener un campo personalizado para "URL" para cada elemento de trabajo, de modo que se pueda acceder directamente a la URL específica de la función o página.

Una vez que hayas creado tu proceso y campos personalizados, entonces necesitas crear tu plan de trabajo real, a menudo llamado WBS.

Una Estructura de Desglose del Trabajo (WBS) es una herramienta esencial de gestión de proyectos que divide un proyecto en secciones manejables, asegurando claridad y organización.

Primero, identifica los entregables principales del proyecto, como "Diseño", "Desarrollo" y "Pruebas" para un proyecto de rediseño de un sitio web. Luego, descompón estos entregables en tareas más pequeñas y manejables. Por ejemplo, bajo "Diseño", las tareas podrían incluir "Crear Wireframes", "Desarrollar Prototipos" y "Revisar Diseños". Asegúrate de que las tareas sean lo suficientemente detalladas para gestionar, pero no tan granulares como para evitar la microgestión.

Considera versionar los entregables en V1, V2 y V3 para el desarrollo iterativo y la mejora continua. Por ejemplo, "Desarrollar Prototipos V1" podría involucrar funcionalidad básica, "Desarrollar Prototipos V2" podría incluir mejoras basadas en retroalimentación de usuarios, y "Desarrollar Prototipos V3" puliría el diseño final. Este enfoque asegura una mejora progresiva y un mejor control de calidad.

Asigna recursos a cada tarea para aclarar responsabilidades y asegurar la disponibilidad de recursos. Define hitos para marcar etapas significativas del proyecto, como "Finalización del Diseño", "Finalización del Desarrollo" y "Lanzamiento del Proyecto". Estima el tiempo y los costos para cada tarea para ayudar a planificar el cronograma y el presupuesto del proyecto.

Crea una estructura jerárquica para organizar visualmente las tareas. Utiliza herramientas como un tablero Kanban para representar esta jerarquía, ayudando a una mejor comprensión y gestión del alcance y la complejidad del proyecto.

Un plan WBS mejora la organización al proporcionar una vista clara y estructurada del proyecto. Descompone el proyecto en tareas manejables, facilitando el seguimiento y la gestión efectivos. La comunicación mejorada asegura que todos los miembros del equipo comprendan sus roles y responsabilidades.

La asignación efectiva de recursos se logra a través de un WBS, previniendo la sobreasignación o subutilización de recursos. También permite un seguimiento preciso del progreso, facilitando la monitorización del avance en relación con el plan del proyecto y abordando problemas temprano.

En resumen, un plan WBS bien elaborado es esencial para una gestión de proyectos exitosa. Proporciona claridad, mejora la comunicación, asegura una utilización efectiva de los recursos y, en última instancia, conduce a la finalización exitosa del proyecto.

Estrategia de Priorización de Tareas

Primero: ¿por qué priorizar?

Bueno, porque los recursos son escasos.

Nunca tenemos suficiente tiempo, dinero, personas o salud mental para hacer todo lo que un proyecto (¡o el mundo!) demanda de nosotros.

Esto significa que tenemos que comprometer. Tenemos que hacer juicios de valor. ¿Qué es más importante, qué es menos? ¿Qué necesita hacerse ahora, qué puede hacerse más tarde, o quizás no hacerse en absoluto?

Este último punto es muy importante. A menudo, como gerentes de proyecto, podemos quedar tan atrapados en el modo de "entrega" que olvidamos por qué estamos haciendo el proyecto en primer lugar.

Esto significa que nos enfocamos demasiado en resultados en lugar de resultados finales. Tratamos el proyecto como un gran ejercicio de marcar casillas, en lugar de intentar entender cuál es el futuro que estamos tratando de crear.

Por eso está bien a veces mirar una pieza de trabajo y decidir que ya no es necesaria, y que debería ser eliminada.

Sin embargo, esto requiere determinación, especialmente cuando hay contratos y clientes involucrados. Sin embargo, a largo plazo, hacer lo correcto alinea los intereses de todos.

Está bien, así que ahora sabemos que nos veremos obligados a priorizar, pero ¿cómo lo hacemos prácticamente en un tablero kanban?

Supongamos que has priorizado, ahora quieres dejar claras tus prioridades al resto del equipo.

Bueno, puedes simplemente crear una nueva columna en tu proceso (recuerda, ¡dijimos que deberías ser flexible con tu proceso!) llamada "Prioridad" y colocar todas las cosas que son una prioridad en esa lista.

A continuación, márcalas o coloréalas de rojo, ya que todos asocian este color con urgencia e importancia. Es importante etiquetarlas, porque cuando estos elementos de trabajo se muevan a "en progreso" o "bajo revisión", ya no estarán en la lista de "prioridad", así que necesitas algo más que las marque claramente como elementos prioritarios.

Conclusión

Los tableros Kanban son una herramienta invaluable para la gestión de proyectos. Proporcionan una clara transparencia visual, mejoran la gestión del flujo de trabajo, mejoran la colaboración y reducen la carga cognitiva. Al descomponer proyectos en tareas manejables y etapas visuales, los equipos pueden identificar rápidamente cuellos de botella y optimizar continuamente sus procesos.

Si deseas experimentar el poder transformador de los tableros Kanban, considera probar Blue. Nuestra plataforma está diseñada para hacer que la gestión de proyectos sea intuitiva y efectiva.

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