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Estos días, tener una plataforma de gestión de proyectos potente es esencial. Hay demasiadas cosas sucediendo como para depender de hojas de Excel, notas adhesivas y hilos de correo electrónico.

Dicho esto, implementar una plataforma de gestión de proyectos poderosa es solo la mitad de la batalla. La otra mitad es realmente hacer uso de ella de manera efectiva. Aquí es donde entran en juego la creatividad y el pensamiento estratégico, permitiendo que tu equipo se vuelva significativamente más productivo y efectivo.

Una de las características más transformadoras de Blue son sus robustas capacidades de automatización.

Las automatizaciones son increíblemente poderosas porque agilizan tareas repetitivas, ahorran tiempo valioso y aseguran consistencia en tu flujo de trabajo.

Al automatizar procesos rutinarios, los gerentes de proyectos pueden cambiar su enfoque de perderse en los detalles a concentrarse en elementos más estratégicos de sus proyectos, como la planificación, la resolución de problemas y la coordinación del equipo.

Nuestro objetivo en este artículo es mostrar algunas de las automatizaciones de proyectos más populares y útiles que hemos identificado a través de un análisis de cientos de miles de proyectos en nuestra base de clientes. Estos ejemplos ilustrarán cómo la automatización puede mejorar significativamente tus esfuerzos de gestión de proyectos, permitiéndote trabajar de manera más inteligente y lograr mejores resultados.

Sigue leyendo para descubrir las principales automatizaciones de gestión de proyectos que pueden revolucionar la forma en que trabajas con Blue.

Automatización de Gestión de Proyectos: Marcar como Completo

Esta es quizás una de las automatizaciones más básicas que puedes crear en Blue, pero también una que te ahorrará una gran cantidad de tiempo.

Esencialmente, cada vez que marcas un registro o tarea como completado, esta automatización lo mueve a la lista de "hecho". Por el contrario, si mueves una tarea a la lista de "hecho", se marca automáticamente como completa.

Este es un ejemplo perfecto de cómo incluso las automatizaciones menores pueden ser altamente efectivas. Piénsalo: en una empresa durante un año determinado, miles o quizás decenas de miles de tareas necesitan ser rastreadas, y con suerte, la mayoría de ellas se marcarán como hechas. Si bien marcar algo como hecho puede llevar solo unos segundos, esto puede sumar varias horas al año de acciones que no necesitas realizar.

Al automatizar este proceso simple, puedes ahorrar tiempo significativo y asegurarte de que tus listas de tareas estén siempre actualizadas sin ningún esfuerzo adicional. Esta pequeña automatización puede llevar a un seguimiento de proyectos más consistente y permitirte concentrarte en aspectos más importantes de tu trabajo.

Detalles de la automatización:

• Disparador: Un registro se marca como completo
• Acción: Mover registro a la lista "Hecho"

Y también:

• Disparador: Un registro se mueve a la lista "Hecho"
• Acción: Marcar registro como completo

Automatización de Notificación de Tareas Vencidas

Uno de los mayores desafíos en la gestión de proyectos es que los proyectos a menudo tardan más de lo planeado. Los retrasos no ocurren de una vez; suceden gradualmente, día tras día. Cada día, algo pequeño puede deslizarse, y estos pequeños retrasos se acumulan, causando en última instancia contratiempos significativos que pueden extenderse semanas o incluso meses más allá del cronograma original.

Para combatir esto, los gerentes de proyectos necesitan un sistema que les alerte cuando las tareas están vencidas. Esta automatización está diseñada para notificar a los miembros del equipo relevantes tan pronto como la fecha de vencimiento de una tarea haya expirado, asegurando que las tareas vencidas se aborden de inmediato.

Al configurar esta automatización, aseguras que ninguna tarea vencida pase desapercibida, permitiendo intervenciones y ajustes oportunos para mantener el proyecto en marcha. Este enfoque proactivo evita que las tareas se pierdan y mejora la responsabilidad entre los miembros del equipo.

Detalles de la automatización:

• Disparador: La fecha de vencimiento ha expirado
• Acción: Enviar correo electrónico

Te recomendamos que consultes nuestra guía sobre cómo configurar automatizaciones de correo electrónico personalizadas, donde aprenderás cómo puedes aprovechar cualquiera de los datos en los varios campos personalizados que configures en tu proyecto.

Automatización de SOPs Automáticos

Integrar Procedimientos Operativos Estándar (SOPs) directamente en tu flujo de trabajo de gestión de proyectos puede mejorar significativamente la eficiencia y la consistencia. Una de las formas más poderosas de lograr esto en Blue es a través de la automatización de SOPs automáticos. Esta automatización crea una lista de verificación detallada cada vez que un registro se mueve a una lista especificada, asegurando que todos los pasos necesarios estén claramente delineados y asignados.

Detalles de la automatización:

• Disparador: Un registro se mueve a una lista específica
• Acción: Crear lista de verificación

Blue ofrece una inmensa flexibilidad, permitiéndote especificar cualquier lista en la acción del disparador. Esto significa que cada vez que un registro se mueve a tu lista designada (como "En Progreso", "Revisión" o "Aprobación"), se crea automáticamente una lista de verificación predefinida.

Las listas de verificación pueden ser tan detalladas como sea necesario, con múltiples elementos de lista de verificación, cada uno con su propio asignado y fechas de vencimiento relativas. Las fechas de vencimiento relativas son particularmente útiles porque se ajustan según cuándo se activa la automatización, asegurando que los plazos siempre sean relevantes.

Esta automatización es particularmente impactante porque integra los SOPs directamente en tu sistema de gestión de proyectos. En lugar de tener SOPs en documentos separados que los miembros del equipo pueden pasar por alto, los procedimientos están integrados en el flujo de trabajo, lo que impulsa la acción en el momento adecuado.

Incluso puedes vincular la creación de la lista de verificación a la adición de una etiqueta al registro. Esto permite que diferentes listas de verificación se asignen a diferentes etiquetas, asegurando que los procedimientos correctos se apliquen a las tareas correctas. Por ejemplo, una etiqueta de "QA" podría activar una lista de verificación de QA, mientras que una etiqueta de "Revisión del Cliente" podría activar un conjunto diferente de pasos.

Integrar SOPs dentro de Blue a través de la automatización puede mejorar significativamente los resultados del proyecto. Al asegurarte de que cada paso esté claramente delineado y asignado, reduces el riesgo de errores y aseguras que todos los miembros del equipo estén alineados sobre lo que necesita hacerse. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la responsabilidad y la consistencia.

La automatización se puede editar en cualquier momento, afectando las ejecuciones futuras de la automatización. Además, una vez que se crea una lista de verificación, se puede modificar aún más según sea necesario, proporcionando flexibilidad para adaptarse a los requisitos cambiantes del proyecto.

Automatización de Colaboración Interdepartamental

Facilitar una colaboración efectiva entre departamentos es crucial para el éxito de proyectos complejos. Una forma efectiva de lograr esto sin dar acceso a todos los detalles en otros departamentos es automatizando la copia de registros relevantes entre proyectos.

Detalles de la automatización:

• Disparador: Un registro se mueve a una lista específica
• Acción: Copiar registro a otro proyecto

Blue te permite especificar cualquier lista en la acción del disparador, lo que hace que esta automatización sea altamente personalizable. Cada vez que un registro se mueve a una lista designada, como "Para Revisión", se copia automáticamente a otro proyecto donde el departamento relevante puede tomar acción. Esto asegura que la información se comparta sin problemas sin comprometer la seguridad de los datos o sobrecargar a los miembros del equipo con detalles innecesarios.

Al utilizar esta automatización, puedes asegurarte de que las tareas e información críticas se compartan entre departamentos de manera eficiente.

Cubrámos un par de ejemplos para mayor claridad.

Imaginemos un departamento de marketing que necesita revisar un diseño del equipo creativo. En lugar de otorgar acceso completo al proyecto creativo, lo que podría inundar al departamento de marketing con TMI (¡Demasiada Información!), simplemente puedes configurar una automatización que copie un registro de diseño en el que el equipo de diseño estaba trabajando a un proyecto dedicado para la revisión de marketing-diseño. El equipo de marketing puede ser notificado, revisar y, cuando complete la revisión, el elemento puede ser copiado o movido de vuelta al proyecto original.

Ahora, considera a los equipos de desarrollo y QA. Cuando el equipo de desarrollo completa una función que necesita ser probada, en lugar de otorgar al equipo de QA acceso completo al proyecto de desarrollo, puedes configurar una automatización. Tan pronto como el registro de la función se mueve a la lista "Listo para QA", la automatización lo copia al proyecto de QA. De esta manera, el equipo de QA obtiene acceso inmediato a los detalles necesarios y puede comenzar a probar de inmediato. Una vez que el equipo de QA termina de probar, puede actualizar el registro, y la información puede integrarse sin problemas de nuevo en el proyecto de desarrollo. Esto mantiene a los desarrolladores enfocados en tickets en los que realmente pueden trabajar, y lo mismo para el equipo de QA.

Esta automatización mejora la colaboración interdepartamental al asegurar que la información relevante se comparta de manera oportuna y precisa. Permite que los departamentos trabajen juntos sin problemas mientras mantienen el control sobre el acceso a los detalles del proyecto. Este enfoque mejora la coordinación, reduce la falta de comunicación y asegura que todos los involucrados tengan la información que necesitan para realizar sus tareas de manera efectiva.

Automatización de Escalación de Tareas de Alta Prioridad

En cualquier proyecto, siempre hay tareas que requieren atención inmediata y acción rápida. Estas tareas de alta prioridad pueden impactar significativamente el progreso y el éxito general de un proyecto, porque están en la ruta crítica del proyecto. Asegurarse de que estas tareas críticas se aborden de inmediato es esencial, y aquí es donde entra en juego la automatización de Escalación de Tareas de Alta Prioridad.

Detalles de la automatización:

• Disparador: Se agrega una etiqueta al registro (Alta Prioridad)
• Acción: Asignar a alguien, enviar correo electrónico

Blue te permite agregar una etiqueta de alta prioridad a cualquier registro, haciéndolo instantáneamente reconocible como que necesita atención urgente. Una vez que se agrega esta etiqueta, la automatización se activa, asignando la tarea a un miembro o miembros específicos del equipo y enviando una notificación por correo electrónico para alertarlos sobre la nueva tarea de alta prioridad. ¡Te recomendamos elegir el color rojo brillante para esta etiqueta!

Imagina que estás gestionando un proyecto con varias tareas en curso. Una de estas tareas de repente se vuelve crítica debido a un problema imprevisto o un cambio en los requisitos del cliente. En lugar de notificar y asignar manualmente esta tarea, simplemente agregas una etiqueta de "Alta Prioridad" al registro.

Tan pronto como se agrega la etiqueta, la automatización asigna la tarea al miembro del equipo designado responsable de manejar problemas urgentes y les envía una notificación por correo electrónico. Esto asegura que la tarea de alta prioridad se vea y se aborde de inmediato, previniendo cualquier retraso que podría poner en peligro el proyecto.

Esta automatización es altamente efectiva por varias razones:

• Atención Inmediata: Las tareas de alta prioridad se llevan instantáneamente a la atención de los miembros del equipo relevantes, asegurando una acción rápida.
• Eficiencia Mejorada: Al automatizar el proceso de asignación y notificación, ahorras tiempo y reduces el riesgo de brechas en la comunicación.
• Mejor Responsabilidad: Asignar tareas automáticamente asegura que las responsabilidades sean claras y que los miembros del equipo sepan exactamente qué necesita hacerse.
• Mejor Gestión de Problemas: Al abordar de inmediato las tareas de alta prioridad, puedes prevenir que pequeños problemas se conviertan en problemas más grandes, manteniendo así la salud general del proyecto.

Conclusión

Esperamos que este artículo te haya sido útil para darte ideas sobre automatizaciones específicas que puedes aprovechar para tus proyectos y organización. Las automatizaciones en Blue son herramientas poderosas que pueden agilizar tu flujo de trabajo, ahorrar tiempo y asegurar que tu equipo se enfoque en tareas estratégicas en lugar de verse abrumado por actividades rutinarias. Al implementar estas automatizaciones, puedes mejorar la eficiencia, aumentar la responsabilidad y lograr mejores resultados en tus proyectos.

Para profundizar tu comprensión y aprovechar al máximo las automatizaciones de gestión de proyectos en Blue, te animamos a explorar los siguientes recursos:

• Descripción general de las características de automatizaciones de gestión de proyectos en Blue
• Documentación oficial de Blue sobre automatización de gestión de proyectos
• Preguntas Frecuentes sobre automatizaciones de gestión de proyectos
• Automatización de gestión de proyectos para enviar correos electrónicos personalizados a las partes interesadas

Al explorar estos recursos, puedes obtener una comprensión más profunda de cómo utilizar efectivamente las automatizaciones en Blue para optimizar tus procesos de gestión de proyectos. Ya sea a través de la automatización de asignaciones de tareas, el envío de notificaciones o la integración de flujos de trabajo interdepartamentales, las posibilidades son infinitas.

Gracias por leer, y esperamos ver cómo aprovechas estas poderosas herramientas para llevar tu gestión de proyectos al siguiente nivel. Recuerda, si tienes alguna pregunta, idea o comentario, siempre puedes comunicarte con el equipo de Blue a support@blue.cc