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Las Solicitudes de Propuestas (RFP) son una herramienta clave que las empresas y organizaciones de todos los tamaños pueden utilizar para asegurarse de que eligen a los mejores socios para cualquier tarea y proyecto que no se maneje internamente.

La ventaja de una RFP correctamente estructurada es que reduce el riesgo durante el proceso de compra y crea una plataforma clara para evaluar las diferentes opciones disponibles. Desde la perspectiva del vendedor, proporciona una comprensión directa de las necesidades y objetivos del comprador y asegura que las típicas negociaciones que consumen tiempo y son frustrantes se minimicen.

Antes de Blue, dirigimos una agencia y hemos respondido a cientos de RFP enviadas a nosotros por todos, desde organizaciones gubernamentales, ONG y grandes conglomerados multinacionales hasta startups y pequeñas empresas locales. Junto a esto, también hemos ayudado a los clientes a navegar decisiones de compra complejas y críticas para la misión, con millones de dólares en juego.

Esta guía se basa en estas experiencias, con el objetivo de:

• Crear un caso empresarial convincente sobre por qué tomarse el tiempo para redactar una RFP exhaustiva es casi siempre una decisión inteligente.
• Explicar a nuestra base de clientes existente el proceso que deben seguir al crear una RFP.
• Proporcionar a nuestros proveedores y socios actuales y futuros una visión de cómo tomamos decisiones de compra.

¿Por qué RFPs?

La idea central detrás de tener un proceso de compra estructurado con una RFP frente a un proceso de compra más casual es tomar decisiones de mejor calidad.

Eso es todo.

La razón por la que las RFP conducen a una mejor toma de decisiones al elegir entre varios servicios y productos es que obliga a la organización compradora a reflexionar sobre sus objetivos y necesidades y les proporciona una forma objetiva de comparar múltiples alternativas.

Tener varios proveedores trabajando con exactamente la misma información permite al comprador hacer una comparación "manzanas con manzanas", a diferencia de un proceso no estructurado donde cada proveedor simplemente propone su solución o producto basado en una comprensión vaga de los requisitos.

La Estructura de una RFP.

Una RFP bien estructurada hará lo siguiente:

• Declarar claramente lo que se requiere, así como lo que no se requiere.
• Proporcionar a un proveedor potencial una comprensión inequívoca de los objetivos de la compra y los resultados clave de éxito.
• Responder preguntas frecuentes.
• Dar una indicación clara de los criterios de evaluación y los plazos del proceso de compra para que no se pierda el tiempo de nadie.

Nuestra estructura recomendada para la compra de servicios profesionales y lograr los objetivos anteriores es la siguiente:

Introducción.

• Acerca de la Empresa. Proporcionar una breve descripción de su empresa, incluyendo área geográfica, servicios/productos clave, historia, etc.
• Propósito y Objetivos de la RFP. Indicar por qué se envía la RFP.
• Partes Interesadas Clave. Dar una lista de las partes interesadas que evaluarán la RFP y señalar si hay algún tomador de decisiones final.
• Plazos y Presentaciones. Listar todas las tareas, fechas y horarios importantes en los que deben realizarse o completarse ciertas acciones.
• Criterios de Evaluación. Proporcionar la lista de criterios que utilizará para evaluar las propuestas y cómo planea ponderar cada componente.

Descripción del Proyecto.

• Alcance del Trabajo. Listar, a un alto nivel, los tipos de actividades que espera del proveedor.
• Requisitos Clave. Listar, con el mayor detalle posible, los requisitos para el proyecto.
• Fuera de Alcance. Ser explícito en lo que espera que el proveedor no haga.
• Otras Consideraciones. Proporcionar otras consideraciones en relación con el proyecto.
• Preguntas Frecuentes. Si durante las discusiones internas surgen preguntas que a menudo aparecen, listarlas aquí.

Formato y Directrices de la Propuesta.

‍Esta sección debe indicar el formato y la composición precisos que espera recibir en la propuesta de los proveedores.

El Proceso de Compra.

• Crear la RFP. Asegúrese de que todos los involucrados en el proyecto estén al tanto de que se está creando este documento y solicite sus opiniones sobre puntos clave.
• Seleccionar proveedores para la evaluación inicial. Pregunte a organizaciones asociadas y amigos, y realice su investigación sobre opciones locales e internacionales. Siempre que sea posible, intente incluir un "caballo negro": es decir, no un socio que consideraría en la primera revisión, sino uno que podría ofrecer un ángulo, perspectiva o solución interesante para su proyecto.
• Preseleccionar proveedores para enviar la RFP. Comuníquese con cada proveedor y solicite las credenciales de la empresa. Anote detalles clave, como la rapidez con la que responden, la calidad de las presentaciones y el tipo de preguntas que hacen durante la llamada o reunión inicial. Una vez que haya preseleccionado a los proveedores, envíe la RFP.
• Sesiones de preguntas y respuestas. Invite a los proveedores a enviar preguntas sobre la propuesta o establezca llamadas/reuniones para abordar puntos complejos. Siempre mantenga notas detalladas de las preguntas. Nuestra sugerencia es tener un documento alojado en línea (como un Google Doc) compartido con todos los proveedores que actualice con todas las preguntas y respuestas para que todos trabajen en sus propuestas con la misma comprensión compartida.
• Revisar la propuesta preliminar (opcional). Si tiene la capacidad interna, invite a los proveedores a enviarle una propuesta preliminar una semana antes de la presentación final. Es una buena señal si aceptan la oferta. Devuelva la propuesta con comentarios dentro de 24 a 48 horas.
• Evaluar las propuestas finales. Una vez que haya recibido las propuestas finales, revise cada una cuidadosamente y evalúe a cada proveedor de acuerdo con los criterios de evaluación. Siempre que sea posible, permita que los proveedores también presenten sus propuestas a través de una llamada de conferencia o una reunión en persona.
• Notificar a todos. Una vez que haya finalizado su decisión y haya tenido la aprobación de las partes interesadas senior, notifique a todos los proveedores sobre los resultados. Para los proveedores que no ganaron, considere una llamada o reunión de seguimiento para explicar por qué no ganaron, cómo se clasificaron en comparación con otros proveedores y cómo podrían mejorar en futuras ofertas. Esto es muy apreciado por los proveedores y termina la relación en una nota positiva: nunca se sabe si podría encontrarse trabajando con ellos en un proyecto futuro.
• Iniciar el proyecto. Una vez que tenga a su socio ideal para el proyecto, es hora de comenzar y centrarse en la ejecución.

Preguntas Frecuentes sobre RFPs.

¿Quién debería escribir la RFP?

Idealmente, debería ser quien gestionará la relación con el proveedor o socio elegido. Las RFP son mejores cuando son redactadas por una sola persona: mientras que los otros miembros del equipo pueden revisar y comentar sobre varias versiones del documento, es importante que una persona asuma la plena responsabilidad y rendición de cuentas por la calidad y precisión de la RFP. Si el equipo no tiene experiencia, es un proyecto muy técnico, o el consenso es que un tercero objetivo sería más adecuado, entonces puede contratar consultores especializados como Mäd para guiar el proceso de compra.

¿Cuáles son los plazos típicos para las RFP?

Nuevamente, esto depende de la industria en la que se encuentre y la complejidad del proyecto propuesto. En términos generales, debe establecer un plazo de respuesta final de 2 a 4 semanas desde el día en que se envía la propuesta.

¿Debería aceptar propuestas preliminares para comentarios?

Permitir que los proveedores envíen propuestas preliminares que se devolverán con comentarios asegura que las propuestas finales sean de una calidad significativamente superior. Sin embargo, dependiendo del número de proveedores que presenten, esto puede aumentar significativamente la carga de trabajo del equipo de compra. Si no tienen el tiempo disponible para revisar completamente las propuestas preliminares y dar comentarios significativos, entonces no vale la pena añadir este paso al proceso.

¿Cuántos proveedores seleccionar?

Esto también está relacionado con el punto anterior sobre la carga de trabajo del equipo de compra. Cuantos más proveedores pida que respondan a la RFP, más trabajo tendrá respondiendo preguntas, teniendo llamadas y reuniones con ellos, y evaluando las propuestas finales. Además, los proveedores inteligentes a menudo preguntarán cuántos otros proveedores están licitando y a menudo declinarán licitar si el número es demasiado alto, ya que la relación riesgo-recompensa del tiempo dedicado a la propuesta frente a las posibilidades de ganar no tiene sentido. Típicamente, de 3 a 5 proveedores es un número apropiado, pero en organizaciones más grandes, puede querer consultar con el departamento de adquisiciones sobre cualquier regla específica, ya que pueden tener un número mínimo específico de licitadores requerido para fines de cumplimiento.

¿Debería incluir un presupuesto?

Este es un tema divisivo, con varios buenos argumentos de ambos lados. Incluir un rango de presupuesto indicativo o un presupuesto máximo es positivo porque permitirá a los proveedores auto-seleccionarse en cuanto a decidir si licitar o no, y también puede ahorrarle a usted y a su equipo tiempo, ya que no estarán evaluando proveedores cuyo precio final propuesto esté significativamente por encima de su presupuesto máximo. Sin embargo, si se trata de una compra compleja (es decir, desarrollo de software personalizado) o un tipo de proyecto que se adapta mejor a un modelo de compromiso de tiempo y materiales frente a uno de precio fijo, entonces puede que no sea una buena idea incluir un presupuesto específico. Este también es el caso si es la primera vez que está comprando este tipo de servicio, puede que no tenga suficiente información o experiencia para establecer un presupuesto con precisión, y puede permitir que las diversas propuestas de los proveedores le den una mejor comprensión de los precios del mercado.

¿Qué debería incluirse en los criterios de evaluación?

Esto depende de lo que más valore de un proveedor ideal. Si el proyecto es urgente, entonces dé más peso a los plazos y la disponibilidad del proveedor para comenzar de inmediato. Si es un proyecto estratégico a más largo plazo, entonces debería valorar más la experiencia previa, los CV del equipo y los estudios de caso. Puede ver dos ejemplos a continuación que tienen diferentes criterios y pesos:

¿Quién debería estar involucrado en el proceso de puntuación?

Todos los que estuvieron involucrados en el proceso de compra desde el principio y tuvieron conversaciones y reuniones con los proveedores. Las partes interesadas senior que no estuvieron profundamente involucradas en el proceso también pueden ser invitadas a evaluar la propuesta y puntuarla, o pueden simplemente desear revisar la puntuación final para ayudarles a tomar la decisión final. Además, tanto expertos en la materia externos como internos pueden ser reclutados para ayudar con la puntuación. Por ejemplo, el equipo de MarComms puede pedir a un miembro del departamento de TI que ayude a evaluar las opciones de software CRM.

¿Cómo puntuar a los proveedores?

Para cada criterio de evaluación, debe dar una puntuación que varíe de 0 al máximo permitido para ese criterio en particular. Cada individuo que esté involucrado en el proceso de compra debe evaluar a cada proveedor de forma privada, sin compartir su puntuación con ningún otro miembro del equipo. Luego, el equipo de compra debe compartir su puntuación simultáneamente y tomar un promedio de la puntuación total para dar a cada proveedor una puntuación final basada en todos los criterios de evaluación. Luego puede clasificar a los proveedores según la puntuación.

Conclusión.

Esperamos que esta guía haya sido útil para entender la importancia de una RFP bien estructurada en la ayuda a decisiones clave de compra. En el mundo empresarial moderno, es raro que cualquier organización trabaje en aislamiento, por lo que poder elegir consistentemente socios altamente efectivos y especializados es más crucial ahora que nunca.