Blue ofrece seis roles predefinidos: Administrador de Organización (acceso completo al sistema), Administrador de Espacio de Trabajo (gestiona los espacios de trabajo), Miembro del Equipo (crea y edita contenido), Cliente (monitorea el progreso), Proveedor (derechos de creación limitados), Solo Comentarios (solo puede comentar) y Solo Lectura (acceso de solo lectura). También puedes crear roles personalizados ilimitados.

Los Administradores de la Organización tienen control total sobre el espacio de trabajo de Blue. Pueden gestionar la facturación, crear y eliminar espacios de trabajo, invitar usuarios, configurar integraciones, acceder a todos los espacios de trabajo y datos, y modificar la configuración a nivel organizacional. Este es el nivel más alto de acceso en Blue.

Los Administradores de Espacios de Trabajo tienen control total dentro de sus espacios de trabajo asignados. Pueden gestionar la configuración del espacio de trabajo, invitar y eliminar miembros del equipo, configurar permisos, crear y modificar todo el contenido, establecer automatizaciones y acceder a la analítica del espacio de trabajo. No pueden acceder a la configuración a nivel de organización ni a la facturación.

Los miembros del equipo pueden crear, editar y eliminar registros dentro de su ámbito de permisos. Pueden colaborar en tareas, subir archivos, participar en discusiones y ver el progreso del espacio de trabajo. No pueden modificar la configuración del espacio de trabajo, gestionar a otros usuarios ni acceder a funciones administrativas.

Los Usuarios Clientes tienen acceso limitado pero importante. Pueden ver el progreso del espacio de trabajo, crear nuevos elementos como tareas o solicitudes, comentar sobre elementos existentes y recibir notificaciones. No pueden eliminar contenido, modificar la estructura del espacio de trabajo ni acceder a las discusiones internas del equipo.

Los usuarios solo de comentarios pueden ver todo el contenido al que tienen acceso y agregar comentarios para colaborar. No pueden crear nuevos registros, editar contenido existente ni eliminar nada. Este rol es perfecto para las partes interesadas que necesitan visibilidad y la capacidad de proporcionar retroalimentación sin realizar cambios.

Para asignar un rol, ve a la pestaña Personas en tu espacio de trabajo, haz clic en el nombre de un usuario y selecciona su rol en el menú desplegable. Los Administradores de la Organización pueden asignar cualquier rol, mientras que los Administradores del Espacio de Trabajo solo pueden asignar roles dentro de sus espacios de trabajo. Los cambios tienen efecto inmediato.

Sí, los roles de usuario pueden ser cambiados en cualquier momento por los administradores. Simplemente navegue al perfil del usuario en la pestaña Personas y seleccione un nuevo rol. El usuario ganará o perderá permisos de inmediato según su nueva asignación de rol.

Cuando se elimina a un usuario de un espacio de trabajo, pierde inmediatamente el acceso a todos los datos del espacio, incluidos registros, archivos y discusiones. Sus contribuciones históricas (comentarios, registros creados) permanecen, pero se atribuyen a su nombre. Pueden ser re-agregados en cualquier momento con los mismos permisos o diferentes.

Sí, Blue admite roles específicos para cada espacio de trabajo. Puedes ser Administrador de Espacio de Trabajo en un espacio pero Miembro de Equipo en otro. Esta flexibilidad permite a las organizaciones mantener un control de acceso adecuado entre diferentes equipos e iniciativas.

Los roles personalizados le permiten crear conjuntos de permisos adaptados a las necesidades específicas de su organización. Puede definir exactamente lo que los usuarios pueden ver y hacer, desde el acceso a nivel de lista hasta los permisos de campos individuales, creando roles que se ajusten perfectamente a su flujo de trabajo y requisitos de seguridad.

Navega a Configuración > Roles de Usuario y haz clic en 'Crear Nuevo Rol'. Nombra tu rol y luego configura los permisos, incluyendo: acceso a listas (ver/editar/eliminar), visibilidad de campos personalizados, restricciones a nivel de registro y acceso a funciones específicas. Guarda el rol para hacerlo disponible para su asignación.

Los roles personalizados proporcionan un control de acceso preciso, una mayor seguridad para los datos sensibles, un enfoque mejorado al mostrar solo la información relevante, cumplimiento con las regulaciones de protección de datos y la flexibilidad para adaptarse a la estructura organizativa exacta. Eliminan el compromiso de utilizar roles genéricos.

No, cada usuario solo puede tener un rol por espacio de trabajo en Blue. Sin embargo, los roles personalizados pueden combinar permisos de múltiples roles estándar, lo que te brinda la flexibilidad de crear roles híbridos que cumplan con requisitos de permisos complejos.

La pestaña Personas es su centro principal para la gestión de usuarios dentro de un espacio de trabajo. Muestra todos los miembros del espacio de trabajo, sus roles, el estado de última actividad y permite a los administradores invitar a nuevos usuarios, modificar permisos o eliminar accesos. Es accesible desde la barra lateral del espacio de trabajo.

Los Administradores de la Organización y los Administradores de Espacios de Trabajo pueden invitar a nuevos usuarios a los espacios de trabajo. Pueden enviar invitaciones por correo electrónico, establecer roles iniciales y, opcionalmente, incluir un mensaje de bienvenida. Los Miembros del Equipo y otros roles no pueden invitar a nuevos usuarios.

Solo los Administradores de Organización y los Administradores de Espacio de Trabajo pueden eliminar usuarios de los espacios de trabajo. Los Administradores de Organización pueden eliminar a cualquier persona, mientras que los Administradores de Espacio de Trabajo solo pueden eliminar usuarios de los espacios de trabajo que gestionan. Los usuarios no pueden eliminarse a sí mismos de los espacios de trabajo.