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Ceci fait partie du Guide de Réussite des Agences, un livre écrit par le PDG de Blue pour tous les propriétaires d'agences et de sociétés de services professionnels, basé sur ses 10 années d'expérience en tant que fondateur d'agence.

Dans ce livre, vous apprendrez tout ce que vous devez savoir sur la gestion d'une agence radicalement réussie. De la gestion de trésorerie à la gestion de projet, en passant par la construction de relations avec les clients et la rédaction de propositions gagnantes — tout est ici.

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En passant, l'un des principaux raisons pour lesquelles j'ai créé Blue était que j'avais un fort désir de m'améliorer dans la gestion de mes projets. J'ai essayé d'utiliser divers autres outils, mais ils ne fonctionnaient tout simplement pas pour moi, et c'est pourquoi j'ai commencé Blue.

Quoi qu'il en soit, commençons ce chapitre !

En tant que société de services professionnels, le travail de projet constituera la majeure partie de vos fonctions commerciales. Votre capacité à gérer efficacement les projets pourrait donc être un facteur décisif quant à savoir si les clients choisissent de travailler avec vous – c'est-à-dire, à quel point vous pouvez gérer l'initiation, la planification et le contrôle de tous les processus nécessaires pour respecter le contrat.

La gestion de projet implique une dépendance à des livrables tangibles et intangibles avec des délais finis, donc bien que les projets finissent par se terminer, la discipline de la gestion de projet nécessitera un suivi constant. Cela souligne l'importance d'une communication claire et efficace.

Il est vital d'avoir une technique de gestion de projet qui soit cohérente à travers tous les projets. Cela signifie que vous pouvez plonger dans n'importe quel projet et voir instantanément comment les choses se passent. Il devrait être clair comme de l'eau de roche si un projet est bien ou mal géré. Cela ne signifie pas qu'il n'y a pas de différence entre les projets, mais que les éléments fondamentaux de la gestion de projet sont en place pour chaque projet.

Bien qu'il existe de nombreuses façons différentes de gérer le travail, j'ai trouvé une méthode, par essais et erreurs, qui fournit systématiquement les meilleurs résultats et est claire et facile à comprendre pour les membres de l'équipe et les clients.

Cette méthode s'appelle Kanban, qui est un système de fabrication japonais créé à l'origine par Toyota, où l'approvisionnement des différents composants et pièces nécessaires à la construction d'une automobile est surveillé via une carte d'instruction qui est envoyée le long de la chaîne de production.

L'idée derrière Kanban est très simple : vous devez créer un processus clair pour vous permettre de compléter le travail en cours.

À un niveau de base, cela pourrait ressembler à :

• Travail à faire. Souvent appelé "Backlog", c'est une liste de tout le travail qui doit être fait pour que le projet soit complet.
• En cours. C'est ce sur quoi on travaille actuellement.
• En révision. C'est ce qui est vérifié par quelqu'un d'autre pour s'assurer que le travail a été fait avec la qualité requise.
• Fait. C'est une liste historique de tout le travail qui a été complété.

Ce que cela suggère, c'est une transparence totale concernant tout le travail requis pour compléter un projet. Cela signifie la répartition de ce qui doit être fait, qui doit le faire et quand cela doit être fait. Vous pouvez ensuite modifier le processus de base ci-dessus pour l'adapter de près à votre processus réel.

Si vous pouvez construire un système comme celui-ci que vos clients consultent à leur propre rythme, cela réduira considérablement (ou éliminera complètement !) les exigences de reporting autour de nombreux projets. Cela est dû au fait que le client peut se connecter et voir l'état du travail. Cela implique également que toute communication se fait via une seule plateforme et est transparente pour tous les autres sur le projet. Le problème de ne pas faire cela est qu'il commence à créer des silos d'information, et personne ne sait où se trouvent les informations clés ou où se trouvent les enregistrements de diverses décisions.

Bien sûr, vos processus seront probablement un peu plus complexes que l'abstraction simplifiée ci-dessus, mais c'est un bon début. Il est préférable de considérer les processus comme quelque chose qui change constamment et qui répond à la réalité sur le terrain, et non comme une méthodologie rigide, immuable et impitoyable qui entrave le travail.

Le processus est une chose positive, la bureaucratie est un processus qui s'emballe. La façon dont je vois le processus est que vous avez besoin du minimum de processus requis pour obtenir les résultats que vous recherchez.

Enfin, quelques autres choses à noter concernant les processus de projet.

Ayez un mécanisme intégré pour capturer les questions et les idées. Si vous ne le faites pas, cela deviendra informel et chronophage. Ce que nous aimons faire, c'est avoir ces éléments sous forme de listes avant le processus principal, donc notre processus de projet typique ressemble à ceci :

• Idées
• Questions
• Backlog (à long terme)
• Backlog (à court terme)
• En cours
• Révision interne
• Révision et action du client
• Terminé

Nous ajoutons des listes séparées pour les idées et les questions afin qu'elles soient faciles à capturer, et nous divisons également notre backlog en long terme et court terme pour voir facilement ce qui arrive. Cela est particulièrement utile si vous avez une quantité significative de travail dans le projet.

Nous avons également deux tours de révisions, l'une est interne et la seconde est pour le client. Cette liste client contient également tous les éléments que le client doit faire, tels que fournir des informations, des fichiers, un accès aux systèmes, etc. C'est formidable d'avoir cela car souvent, les clients n'ont pas leur propre système pour gérer ce qu'ils doivent accomplir dans le projet, et cela leur fournit un moyen facile de rester organisés.

Avoir une réunion de révision avec vos membres d'équipe pour passer en revue tous vos projets est une excellente stratégie pour rester aligné. Vous n'avez pas besoin de couvrir chaque détail ou d'avoir des discussions approfondies, il s'agit simplement d'aligner tout le monde et de s'assurer que vous êtes tous sur la même longueur d'onde.

Cela aide vraiment à éviter ces moments oh mon dieu ! lorsque quelqu'un réalise qu'il a laissé échapper quelque chose de manière vraiment drastique.

Une chose qui aide vraiment si vous dirigez ces réunions est de préparer l'ordre du jour à l'avance, puis d'écrire les points clés sous chaque projet sous forme de points. Pour la prochaine réunion, vous pouvez alors cloner le document et vous assurer que les choses de la semaine précédente ont été faites tout en commençant également des discussions sur de nouvelles choses.

Le format est plutôt simple :

Projet 1.
• Le client n'a pas aimé l'option 1 ou 2, donc nous devons trouver quelque chose de nouveau. Jack va s'en occuper d'ici mercredi.
• Nous devons également commencer à planifier la réunion de révision de jeudi. John va rédiger un ordre du jour et l'envoyer au client.

Et ainsi de suite.

La prochaine recommandation clé est le compte rendu de réunion. Bien que fastidieux, prendre des minutes de réunion précises et s'assurer qu'elles sont envoyées à tous ceux qui ont assisté à la réunion, suivies d'une liste claire des prochaines étapes, est crucial. Bien que les réunions aient souvent une mauvaise réputation, elles ont de bonnes utilisations et la vie des sociétés de services professionnels tourne autour des réunions. Vous rencontrerez votre équipe pour examiner le travail, vous rencontrerez le client pour discuter du travail, vous rencontrerez des prospects pour vendre du travail, et vous aurez également beaucoup d'autres réunions.

Si une réunion n'a pas de résultat, alors on peut soutenir qu'il aurait peut-être été inutile d'avoir eu cette réunion en premier lieu. Avoir un ensemble clair de minutes de réunion est important ; cependant, cela peut parfois être un peu fatigant à prendre, à ranger, puis à envoyer à tout le monde.

Une astuce que nous avons développée est d'utiliser notre système de gestion de projet comme un système en direct pour prendre des notes qui se transforment en futures actions à réaliser, soit sous forme de tâches individuelles dans un backlog, soit comme éléments de liste de contrôle dans une tâche. Cela signifie qu'au fur et à mesure que la réunion se déroule, les actions clés et les retours sont enregistrés en direct dans le système de gestion de projet, et il n'est donc pas nécessaire d'envoyer séparément les minutes de réunion, ce qui est un gain de temps considérable.

En dernier point, il vaut également la peine de considérer l'expérience client (espérons-le supérieure !) que nous voulons créer dans chaque projet, puis de travailler à rebours vers les pratiques de gestion de projet nécessaires pour permettre cette expérience supérieure.

Y a-t-il des choses simples que vos chefs de projet peuvent faire qui seront grandement appréciées par un client ? Quel est le tableau parfait ici ? Comment pouvons-nous nous rapprocher de cet idéal ?