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Chez Blue, il n'est pas secret que nous aimons les tableaux Kanban pour la gestion de projet.

Nous pensons qu'ils sont un moyen fantastique de gérer le flux de travail de tout projet, et ils aident à garder les chefs de projet et les membres de l'équipe sains d'esprit !

Trop longtemps, nous avons tous utilisé des feuilles de calcul Excel et des listes de tâches pour gérer le travail. En fait, c'est l'une de nos principales critiques de Basecamp, une autre plateforme de gestion de projet. Même eux ont finalement ajouté leur propre version de Kanban pour leur plateforme (attention : malheureusement, ils n'ont pas fait un excellent travail, consultez notre article qui inclut une vidéo explicative !).

Les tableaux Kanban ont une histoire intéressante. Ils ont vu le jour au Japon sur le sol de l'usine, mais sont maintenant devenus un outil indispensable qui devrait se trouver dans la poche de chaque chef de projet.

Trello a été le logiciel qui a d'abord popularisé les tableaux Kanban pour la gestion de projet.

Cela dit, vous pouvez toujours acheter des tableaux Kanban physiques pour votre maison ou votre bureau !

Alors, avant de plonger dans comment utiliser les tableaux Kanban pour la gestion de projet, faisons un rapide rappel sur leur fonctionnement.

Au cœur, un tableau Kanban se compose de colonnes représentant les étapes d'un processus, telles que "À faire", "En cours" et "Terminé". Les tâches individuelles sont représentées sous forme de cartes qui passent d'une colonne à l'autre, offrant un aperçu immédiat de l'état actuel du projet.

Les tableaux Kanban fournissent une représentation visuelle claire des éléments de travail à mesure qu'ils passent par différentes étapes d'un flux de travail.

Et c'est cette simplicité qui rend les tableaux Kanban incroyablement efficaces, transformant les concepts abstraits de "travail" en unités tangibles et gérables.

En ce qui concerne la gestion de projet, cette transparence visuelle est cruciale.

Les tableaux Kanban aident les membres de l'équipe à repérer les goulets d'étranglement, à prioriser les tâches et à allouer les ressources de manière efficace, augmentant ainsi la productivité et réduisant les erreurs et la mauvaise communication.

Leur nature visuelle offre un moyen intuitif pour les parties prenantes non techniques de suivre l'avancement du projet, clarifiant l'état des tâches et les délais, réduisant ainsi le besoin de mises à jour fréquentes et de réunions, et favorisant l'implication, la responsabilité, la transparence et l'amélioration continue.

Nous avons couvert les composants essentiels de Kanban dans notre revue approfondie, mais il vaut la peine de rafraîchir nos mémoires ici également.

Allons-y — les composants essentiels sont :

1. Visualiser le travail : La première étape dans Kanban est de créer une représentation visuelle des tâches. Cela se fait généralement à l'aide d'un tableau Kanban, qui délimite les différentes étapes d'un flux de travail — par exemple, "À faire", "En cours" et "Terminé". Cette approche visuelle permet à toutes les parties prenantes, y compris les membres de l'équipe non techniques, de comprendre l'état actuel du projet d'un coup d'œil.
2. Limiter le travail en cours (WIP) : L'un des principes fondamentaux de Kanban est de limiter la quantité de travail en cours. Ce faisant, les équipes peuvent se concentrer sur l'achèvement des tâches plutôt que de jongler avec plusieurs tâches incomplètes. Cela aide à réduire les goulets d'étranglement et garantit un flux de travail plus fluide.
3. Se concentrer sur le flux : Kanban souligne l'importance de maintenir un flux constant d'éléments de travail. Les équipes s'efforcent de s'assurer que les tâches avancent dans le flux de travail aussi efficacement que possible. Cette concentration sur le flux aide à identifier et à résoudre rapidement toute interruption ou inefficacité.
4. Amélioration continue : Également connu sous le nom de "Kaizen", ce principe encourage l'évaluation et l'amélioration continues des processus. Kanban incite les équipes à revoir régulièrement leurs flux de travail et à identifier les domaines à améliorer, favorisant un environnement de croissance et d'apprentissage continus.

Maintenant que nous avons une idée claire de ce que sont les tableaux Kanban, discutons de certains des avantages d'utiliser les tableaux Kanban dans la gestion de projet, et après cela, nous plongerons dans comment les utiliser pour la gestion de projet.

Avantages de l'utilisation des tableaux Kanban dans la gestion de projet

Comme mentionné plus haut, chez Blue, nous ❤️ les tableaux Kanban — c'est pourquoi ils sont la vue par défaut du projet lorsque quelqu'un crée un projet pour la première fois dans Blue. Nous croyons que, plus souvent qu'autrement, les tableaux Kanban sont le meilleur moyen de gérer le travail de projet.

Alors pourquoi cet amour ?

Eh bien, il y a beaucoup de raisons, et cela revient principalement à la capacité de voir le travail qui se déroule plus clairement, ainsi qu'à créer un changement culturel à long terme sur la nature même du travail.

Avantage des tableaux Kanban 1 : Visibilité améliorée

L'un des avantages les plus remarquables de l'utilisation des tableaux Kanban est le niveau de visibilité inégalé qu'ils offrent.

En affichant les tâches et les statuts des projets sur un seul tableau, tous les membres de l'équipe, y compris les parties prenantes non techniques, peuvent immédiatement comprendre l'avancement des projets en cours. Cette transparence garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde, minimisant ainsi les malentendus et la mauvaise communication.

Vous n'avez pas besoin de demander à quiconque de connaître le dernier statut du projet – à condition que tout le monde maintienne le tableau à jour (plus à ce sujet plus tard !)

Cette idée de "mettre tout au même endroit" est centrale à la manière dont les équipes réussies adoptent les tableaux Kanban en général, et Blue spécifiquement.

Avantage des tableaux Kanban 2 : Meilleure gestion des flux de travail

Les tableaux Kanban sont également incroyablement efficaces pour gérer les flux de travail. En décomposant les projets en tâches gérables et en étapes visuelles, les équipes peuvent rapidement identifier les goulets d'étranglement et optimiser continuellement leur processus. Cette approche agile garantit que le travail s'écoule sans heurts de l'inception à l'achèvement, réduisant le temps d'inactivité et augmentant la productivité.

Avantage des tableaux Kanban 3 : Collaboration améliorée

La collaboration est la pierre angulaire d'une gestion de projet réussie et d'une grande équipe, et les tableaux Kanban facilitent cela en fournissant l'espace pour collaborer.

Bien sûr, il y aura toujours des discussions d'équipe, quelques 1-2-1, des post-it sur le bureau des gens. Mais, le tableau Kanban est l'endroit où vont les mises à jour significatives, et où vous pouvez vous attendre à trouver des informations partagées.

Cela signifie également que le plan de projet n'est pas un document secret qui vit sur une feuille de calcul Excel dans l'ordinateur portable du chef de projet, prêt à être sorti à chaque examen mensuel ou trimestriel comme une arme mortelle.

Vous voulez dire — nous étions en retard et nous ne le savions même pas ? Nous nous sommes engagés à quelque chose il y a trois mois et nous n'avons même pas commencé à travailler dessus ?

Aïe.

Avantage des tableaux Kanban 4 : Charge cognitive réduite

C'est souvent un avantage sous-estimé de l'utilisation d'une plateforme de gestion du travail.. Au lieu de faire en sorte que chacun garde tout en tête, et d'avoir ensuite beaucoup de réunions et de "synchronisations" pour rester à jour, tout le monde peut dormir tranquille la nuit en sachant que tout est suivi.

Tout est documenté, permettant aux membres de l'équipe de se concentrer sur le travail lui-même plutôt que de s'inquiéter de son suivi.

Cela crée également ce changement culturel vers l'amélioration continue. La direction réalise que les projets ne sont pas simplement "un gros coup", mais en réalité la somme de centaines, voire de milliers de décisions et de tâches.

Et il y a aussi un mouvement implicite vers la limitation du travail en cours. Après tout, si vous voyez 200 éléments qui sont actuellement "en cours", cela n'a pas de sens. Personne ne travaille sur 200 choses en même temps, ce qui soulève alors la question de ce qui est réellement en cours de traitement et ce qui est bloqué par d'autres dépendances, un manque d'approbation ou des exigences floues.

Comment utiliser les tableaux Kanban pour la gestion de projet

Ok, nous y sommes enfin.

Nous allons vous révéler un secret. Il n'y a pas de véritable secret à l'utilisation des tableaux Kanban pour la gestion de projet.

Vous devriez suivre la gestion de votre projet de la même manière que tout autre processus ! Cela peut sembler quelque peu absurde — sûrement la manière dont Toyota a géré sa chaîne de production dans le Japon d'après-guerre des années 1940 n'est pas la manière dont je devrais gérer mon projet de marketing de croissance en 2024.

Eh bien... oui et non.

Le processus de création de processus est le même, le processus final est bien sûr différent.

Alors d'abord les choses, vous devez considérer le processus partagé que chaque élément de travail va traverser. Ne considérez pas les cas particuliers, les modèles de branchement, ou toutes ces choses sophistiquées.

Imaginez simplement : si tout se passe bien, quel serait le "unité" de travail typique à traverser en termes de processus, depuis le moment où elle est d'abord conçue jusqu'à ce qu'elle soit marquée comme terminée ?

La plupart des projets de connaissance ont une forme similaire. Par projets de connaissance, nous entendons des projets dont la principale production est des idées, des mots ou du code.

• Idées : Brainstorming initial et génération de concepts.
• Backlog (Long Terme) : Éléments qui sont importants mais pas urgents.
• Backlog (Court Terme) : Éléments qui doivent être traités bientôt.
• En Cours : Travail qui est activement en cours.
• En Révision : Travail qui nécessite des contrôles de qualité ou des retours.
• Révision Client : Ceci est optionnel selon qu'il s'agit d'un projet client.
• Terminé : Tâches complètes qui ont satisfait à toutes les exigences.

Ensuite, la prochaine chose que vous devez considérer est les métadonnées que vous devez collecter pour chaque unité de travail.

Ce seront vos "champs".

Dans [Blue], nous séparons les champs en champs par défaut et champs personnalisés.

Nos champs par défaut sont :

• Nom : Le nom de l'élément de travail.
• Date de début/fin : Les dates de début et de fin de l'élément de travail.
• Assignés : Les membres de l'équipe qui travaillent sur l'élément de travail.
• Tags : Mots-clés ou catégories qui décrivent l'élément de travail.
• Dépendances : Autres éléments de travail dont cet élément dépend.

Nous avons ensuite de nombreux champs personnalisés supplémentaires qui sont configurables en fonction du type de projet ou de processus en cours :

• Texte sur une ligne : Un champ pour entrer un court texte.
• Texte sur plusieurs lignes : Un champ pour entrer un texte plus long.
• URL / Lien : Un champ pour entrer une adresse web ou un lien hypertexte.
• Monnaie : Un champ pour entrer des valeurs monétaires.
• Pays : Un champ pour sélectionner un pays.
• Date : Un champ pour entrer une date.
• Formule : Un champ pour des valeurs calculées en fonction d'autres champs.
• Fichier : Un champ pour télécharger et joindre des fichiers.
• Sélection unique : Un champ pour sélectionner une seule option dans une liste.
• Sélection multiple : Un champ pour sélectionner plusieurs options dans une liste.
• Emplacement / Carte : Un champ pour entrer des informations géographiques.
• Numéro de téléphone : Un champ pour entrer un numéro de téléphone.
• Email : Un champ pour entrer une adresse email.
• Évaluation par étoiles : Un champ pour donner une note sur cinq étoiles.
• Case à cocher : Un champ pour des valeurs binaires oui/non ou vrai/faux.
• Nombre : Un champ pour entrer des valeurs numériques.
• Pourcentage : Un champ pour entrer des valeurs de pourcentage.
• ID unique : Un champ pour générer un identifiant unique.
• Référence : Un champ pour lier à un autre enregistrement ou entrée.
• Recherche : Un champ pour récupérer des informations d'une autre table ou liste.
• Durée : Un champ pour entrer une durée.

Et en fonction de vos besoins uniques en matière de projet, vous devez décider lesquels de ces champs vous devriez avoir.

Par exemple, si vous réalisez un projet de refonte de site web, vous voudrez probablement avoir un champ personnalisé pour "URL" pour chaque élément de travail, afin que l'URL spécifique de la fonctionnalité ou de la page puisse être directement accessible.

Une fois que vous avez créé votre processus et vos champs personnalisés, vous devez ensuite créer votre plan de travail réel, souvent appelé WBS.

Une structure de répartition du travail (WBS) est un outil essentiel de gestion de projet qui divise un projet en sections gérables, garantissant clarté et organisation.

Tout d'abord, identifiez les livrables majeurs du projet, tels que "Conception", "Développement" et "Tests" pour un projet de refonte de site web. Ensuite, décomposez ces livrables en tâches plus petites et gérables. Par exemple, sous "Conception", les tâches pourraient inclure "Créer des maquettes", "Développer des prototypes" et "Réviser les conceptions". Assurez-vous que les tâches sont suffisamment détaillées pour être gérées, mais pas trop granuleuses pour éviter le micromanagement.

Envisagez de versionner les livrables en V1, V2 et V3 pour un développement itératif et une amélioration continue. Par exemple, "Développer des prototypes V1" pourrait impliquer des fonctionnalités de base, "Développer des prototypes V2" pourrait inclure des améliorations basées sur les retours des utilisateurs, et "Développer des prototypes V3" peaufinerait le design final. Cette approche garantit une amélioration progressive et un meilleur contrôle de la qualité.

Assignez des ressources à chaque tâche pour clarifier les responsabilités et garantir la disponibilité des ressources. Définissez des jalons pour marquer des étapes significatives du projet, telles que "Achèvement de la conception", "Achèvement du développement" et "Lancement du projet". Estimez le temps et les coûts pour chaque tâche afin d'aider à planifier le calendrier et le budget du projet.

Créez une structure hiérarchique pour organiser visuellement les tâches. Utilisez des outils comme un tableau Kanban pour représenter cette hiérarchie, facilitant ainsi une meilleure compréhension et gestion de la portée et de la complexité du projet.

Un plan WBS améliore l'organisation en fournissant une vue claire et structurée du projet. Il décompose le projet en tâches gérables, facilitant le suivi et la gestion efficaces. Une communication améliorée garantit que tous les membres de l'équipe comprennent leurs rôles et responsabilités.

Une allocation efficace des ressources est réalisée grâce à un WBS, évitant la surcharge ou la sous-utilisation des ressources. Cela permet également un suivi précis des progrès, facilitant la surveillance de l'avancement par rapport au plan du projet et le traitement précoce des problèmes.

En résumé, un plan WBS bien conçu est essentiel pour une gestion de projet réussie. Il fournit clarté, améliore la communication, garantit une utilisation efficace des ressources et conduit finalement à l'achèvement réussi du projet.

Stratégie de priorisation des tâches

D'abord : pourquoi prioriser ?

Eh bien, parce que les ressources sont rares.

Nous n'avons jamais assez de temps, d'argent, de personnes ou de santé mentale pour faire tout ce qu'un projet (ou le monde !) exige de nous.

Cela signifie que nous devons faire des compromis. Nous devons faire des jugements de valeur. Qu'est-ce qui est plus important, qu'est-ce qui l'est moins ? Qu'est-ce qui doit être fait maintenant, qu'est-ce qui peut être fait plus tard, ou peut-être pas du tout ?

Ce dernier point est très important. Souvent, en tant que chefs de projet, nous pouvons être tellement coincés en mode "livraison" que nous oublions pourquoi nous faisons le projet en premier lieu.

Cela signifie que nous nous concentrons trop sur les résultats au lieu des conséquences. Nous traitons le projet comme un grand exercice de coche, au lieu d'essayer de comprendre quel est l'avenir que nous essayons de créer.

C'est pourquoi il est acceptable de parfois regarder un morceau de travail et de décider qu'il n'est plus nécessaire, et qu'il devrait être coupé.

Cependant, cela demande du courage, surtout lorsqu'il y a des contrats et des clients impliqués. Cependant, à long terme, faire ce qu'il faut aligne les intérêts de tout le monde.

D'accord, donc maintenant nous savons que nous serons forcés de prioriser, mais comment faisons-nous cela pratiquement sur un tableau Kanban ?

Supposons que vous ayez priorisé, maintenant vous voulez rendre vos priorités claires pour le reste de l'équipe.

Eh bien, vous pouvez simplement créer une nouvelle colonne dans votre processus (rappelez-vous, nous avons dit que vous devez être flexible avec votre processus !) appelée "Priorité" et y mettre toutes les choses qui sont une priorité.

Ensuite, étiquetez-les ou colorez-les en rouge, car tout le monde associe cette couleur à l'urgence et à l'importance. Il est important de les étiqueter, car lorsque ces éléments de travail passent à "en cours" ou "en révision", ils ne seront plus dans la liste "priorité", donc vous avez besoin de quelque chose d'autre qui les marque clairement comme des éléments prioritaires.

Conclusion

Les tableaux Kanban sont un outil inestimable pour la gestion de projet. Ils fournissent une transparence visuelle claire, améliorent la gestion des flux de travail, renforcent la collaboration et réduisent la charge cognitive. En décomposant les projets en tâches gérables et en étapes visuelles, les équipes peuvent rapidement identifier les goulets d'étranglement et optimiser continuellement leurs processus.

Si vous souhaitez découvrir le pouvoir transformateur des tableaux Kanban, envisagez d'essayer Blue. Notre plateforme est conçue pour rendre la gestion de projet intuitive et efficace.

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