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De nos jours, disposer d'une plateforme de gestion de projet puissante est essentiel. Il se passe trop de choses pour se fier à des feuilles Excel, des notes autocollantes et des fils de discussion par e-mail.

Cela dit, mettre en œuvre une plateforme de gestion de projet puissante n'est que la moitié de la bataille. L'autre moitié consiste à l'utiliser efficacement. C'est là que la créativité et la pensée stratégique entrent en jeu, permettant à votre équipe de devenir significativement plus productive et efficace.

L'une des fonctionnalités les plus transformantes de Blue est ses capacités d'automatisation robustes.

Les automatisations sont incroyablement puissantes car elles rationalisent les tâches répétitives, font gagner un temps précieux et garantissent la cohérence de votre flux de travail.

En automatisant les processus routiniers, les chefs de projet peuvent déplacer leur attention des détails minutieux vers des éléments plus stratégiques de leurs projets, tels que la planification, la résolution de problèmes et la coordination d'équipe.

Notre objectif dans cet article est de présenter certaines des automatisations de projet les plus populaires et utiles que nous avons identifiées grâce à une analyse de centaines de milliers de projets au sein de notre clientèle. Ces exemples illustreront comment l'automatisation peut considérablement améliorer vos efforts de gestion de projet, vous permettant de travailler plus intelligemment et d'obtenir de meilleurs résultats.

Lisez la suite pour découvrir les principales automatisations de gestion de projet qui peuvent révolutionner votre façon de travailler avec Blue.

Automatisation de gestion de projet : Marquer comme terminé

C'est peut-être l'une des automatisations les plus basiques que vous puissiez créer dans Blue, mais aussi celle qui vous fera gagner un temps énorme.

Essentiellement, chaque fois que vous marquez un enregistrement ou une tâche comme terminé, cette automatisation le déplace vers la liste « fait ». Inversement, si vous déplacez une tâche vers la liste « fait », elle est automatiquement marquée comme complète.

C'est un parfait exemple de la manière dont même des automatisations mineures peuvent être très efficaces. Pensez-y : dans une entreprise, au cours d'une année donnée, des milliers, voire des dizaines de milliers de tâches doivent être suivies, et espérons-le, la plupart d'entre elles seront marquées comme faites. Bien que marquer quelque chose comme fait ne prenne que quelques secondes, cela peut s'accumuler à plusieurs heures par an d'actions que vous n'avez pas besoin d'effectuer.

En automatisant ce processus simple, vous pouvez gagner un temps considérable et garantir que vos listes de tâches sont toujours à jour sans effort supplémentaire. Cette petite automatisation peut conduire à un suivi de projet plus cohérent et vous permettre de vous concentrer sur des aspects plus importants de votre travail.

Détails de l'automatisation :

• Déclencheur : Un enregistrement est marqué comme terminé
• Action : Déplacer l'enregistrement vers la liste « Fait »

Et aussi :

• Déclencheur : Un enregistrement est déplacé vers la liste « Fait »
• Action : Marquer l'enregistrement comme terminé

Automatisation de notification de tâche en retard

L'un des plus grands défis en gestion de projet est que les projets prennent souvent plus de temps que prévu. Les retards ne se produisent pas tous en même temps ; ils se produisent progressivement, jour après jour. Chaque jour, quelque chose de petit peut glisser, et ces retards mineurs s'accumulent, entraînant finalement des revers significatifs qui peuvent prolonger le calendrier de plusieurs semaines, voire de plusieurs mois.

Pour lutter contre cela, les chefs de projet ont besoin d'un système qui les alerte lorsque des tâches sont en retard. Cette automatisation est conçue pour notifier les membres de l'équipe concernés dès qu'une date d'échéance de tâche a expiré, garantissant que les tâches en retard sont rapidement traitées.

En configurant cette automatisation, vous vous assurez qu'aucune tâche en retard ne passe inaperçue, permettant des interventions et des ajustements en temps utile pour maintenir le projet sur la bonne voie. Cette approche proactive empêche les tâches de glisser entre les mailles du filet et renforce la responsabilité parmi les membres de l'équipe.

Détails de l'automatisation :

• Déclencheur : La date d'échéance a expiré
• Action : Envoyer un e-mail

Nous vous recommandons de consulter notre guide sur comment configurer des automatisations d'e-mail personnalisées, où vous apprendrez comment tirer parti de toutes les données dans les différents champs personnalisés que vous avez configurés dans votre projet.

Automatisation des SOP automatiques

Intégrer des procédures opérationnelles standard (SOP) directement dans votre flux de travail de gestion de projet peut considérablement améliorer l'efficacité et la cohérence. L'un des moyens les plus puissants d'y parvenir dans Blue est grâce à l'automatisation des SOP automatiques. Cette automatisation crée une liste de contrôle détaillée chaque fois qu'un enregistrement est déplacé vers une liste spécifiée, garantissant que toutes les étapes nécessaires sont clairement définies et attribuées.

Détails de l'automatisation :

• Déclencheur : Un enregistrement est déplacé vers une liste spécifique
• Action : Créer une liste de contrôle

Blue offre une immense flexibilité, vous permettant de spécifier n'importe quelle liste dans l'action de déclenchement. Cela signifie que chaque fois qu'un enregistrement est déplacé vers votre liste désignée (comme « En cours », « Révision » ou « Approbation »), une liste de contrôle prédéfinie est automatiquement créée.

Les listes de contrôle peuvent être aussi détaillées que nécessaire, comportant plusieurs éléments de liste de contrôle, chacun avec son propre responsable et des dates d'échéance relatives. Les dates d'échéance relatives sont particulièrement utiles car elles s'ajustent en fonction du moment où l'automatisation est déclenchée, garantissant que les délais sont toujours pertinents.

Cette automatisation est particulièrement impactante car elle intègre les SOP directement dans votre système de gestion de projet. Au lieu d'avoir des SOP dans des documents séparés que les membres de l'équipe peuvent négliger, les procédures sont intégrées dans le flux de travail, incitant à l'action au bon moment.

Vous pouvez même lier la création de la liste de contrôle à l'ajout d'une étiquette à l'enregistrement. Cela permet de mapper différentes listes de contrôle à différentes étiquettes, garantissant que les bonnes procédures sont appliquées aux bonnes tâches. Par exemple, une étiquette « QA » pourrait déclencher une liste de contrôle QA, tandis qu'une étiquette « Révision client » pourrait déclencher un ensemble différent d'étapes.

Intégrer des SOP dans Blue grâce à l'automatisation peut considérablement améliorer les résultats des projets. En veillant à ce que chaque étape soit clairement définie et attribuée, vous réduisez le risque d'erreurs et garantissez que tous les membres de l'équipe sont alignés sur ce qui doit être fait. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'améliorer la responsabilité et la cohérence.

L'automatisation peut être modifiée à tout moment, affectant les exécutions futures de l'automatisation. De plus, une fois qu'une liste de contrôle est créée, elle peut être modifiée au besoin, offrant une flexibilité pour s'adapter aux exigences changeantes du projet.

Automatisation de collaboration inter-départementale

Faciliter une collaboration efficace entre les départements est crucial pour le succès des projets complexes. Un moyen efficace d'y parvenir sans donner aux membres de l'équipe accès à tous les détails des autres départements est d'automatiser la copie des enregistrements pertinents à travers les projets.

Détails de l'automatisation :

• Déclencheur : Un enregistrement est déplacé vers une liste spécifique
• Action : Copier l'enregistrement vers un autre projet

Blue vous permet de spécifier n'importe quelle liste dans l'action de déclenchement, rendant cette automatisation hautement personnalisable. Chaque fois qu'un enregistrement est déplacé vers une liste désignée, comme « Pour révision », il est automatiquement copié dans un autre projet où le département concerné peut agir. Cela garantit que les informations sont partagées sans heurts sans compromettre la sécurité des données ou surcharger les membres de l'équipe avec des détails inutiles.

En utilisant cette automatisation, vous pouvez garantir que les tâches et informations critiques sont partagées entre les départements de manière efficace.

Couvrons quelques exemples pour plus de clarté.

Imaginons un département marketing qui doit examiner un design de l'équipe créative. Au lieu de donner un accès complet au projet créatif, ce qui pourrait inonder le département marketing d'informations superflues, vous pouvez simplement configurer une automatisation qui copie un enregistrement de design sur lequel l'équipe de design travaillait vers un projet dédié pour la révision marketing-design. L'équipe marketing peut être notifiée, examiner, et lorsqu'elle a terminé la révision, l'élément peut être copié ou déplacé de nouveau vers le projet d'origine.

Maintenant, considérons les équipes de développement et de QA. Lorsque l'équipe de développement termine une fonctionnalité qui doit être testée, au lieu de donner à l'équipe de QA un accès complet au projet de développement, vous pouvez configurer une automatisation. Dès que l'enregistrement de la fonctionnalité est déplacé vers la liste « Prêt pour QA », l'automatisation le copie vers le projet QA. De cette façon, l'équipe QA obtient immédiatement accès aux détails nécessaires et peut commencer les tests immédiatement. Une fois que l'équipe QA a terminé les tests, elle peut mettre à jour l'enregistrement, et les informations peuvent être intégrées de manière transparente dans le projet de développement. Cela permet aux développeurs de se concentrer sur les tickets sur lesquels ils peuvent réellement travailler, et il en va de même pour l'équipe QA.

Cette automatisation améliore la collaboration inter-départementale en garantissant que les informations pertinentes sont partagées rapidement et avec précision. Elle permet aux départements de travailler ensemble de manière fluide tout en maintenant le contrôle sur l'accès aux détails du projet. Cette approche améliore la coordination, réduit les malentendus et garantit que toutes les personnes impliquées disposent des informations nécessaires pour effectuer leurs tâches efficacement.

Automatisation d'escalade des tâches à haute priorité

Dans tout projet, il y a toujours des tâches qui nécessitent une attention immédiate et une action rapide. Ces tâches à haute priorité peuvent avoir un impact significatif sur l'avancement et le succès global d'un projet, car elles se trouvent dans le chemin critique du projet. S'assurer que ces tâches critiques sont rapidement traitées est essentiel, et c'est là que l'automatisation d'escalade des tâches à haute priorité entre en jeu.

Détails de l'automatisation :

• Déclencheur : Une étiquette est ajoutée à l'enregistrement (Haute priorité)
• Action : Assigner quelqu'un, envoyer un e-mail

Blue vous permet d'ajouter une étiquette de haute priorité à n'importe quel enregistrement, le rendant instantanément reconnaissable comme nécessitant une attention urgente. Une fois cette étiquette ajoutée, l'automatisation se déclenche, assignant la tâche à un membre ou plusieurs membres spécifiques de l'équipe et envoyant une notification par e-mail pour les alerter de la nouvelle tâche à haute priorité. Nous vous recommandons de choisir la couleur rouge vif pour cette étiquette !

Imaginez que vous gérez un projet avec diverses tâches en cours. L'une de ces tâches devient soudainement critique en raison d'un problème imprévu ou d'un changement dans les exigences du client. Au lieu de notifier manuellement et d'assigner cette tâche, vous ajoutez simplement une étiquette « Haute priorité » à l'enregistrement.

Dès que l'étiquette est ajoutée, l'automatisation assigne la tâche au membre de l'équipe désigné responsable de la gestion des problèmes urgents et lui envoie une notification par e-mail. Cela garantit que la tâche à haute priorité est immédiatement vue et traitée, évitant ainsi tout retard qui pourrait compromettre le projet.

Cette automatisation est très efficace pour plusieurs raisons :

• Attention immédiate : Les tâches à haute priorité sont instantanément portées à l'attention des membres concernés de l'équipe, garantissant une action rapide.
• Efficacité améliorée : En automatisant le processus d'assignation et de notification, vous gagnez du temps et réduisez le risque de lacunes dans la communication.
• Responsabilité améliorée : L'assignation automatique des tâches garantit que les responsabilités sont claires et que les membres de l'équipe savent exactement ce qui doit être fait.
• Meilleure gestion des problèmes : En traitant rapidement les tâches à haute priorité, vous pouvez éviter que de petits problèmes ne se transforment en problèmes plus importants, maintenant ainsi la santé globale du projet.

Conclusion

Nous espérons que cet article vous a été utile en vous donnant des idées pour des automatisations spécifiques que vous pouvez tirer parti pour vos projets et votre organisation. Les automatisations dans Blue sont des outils puissants qui peuvent rationaliser votre flux de travail, faire gagner du temps et garantir que votre équipe se concentre sur des tâches stratégiques plutôt que de se laisser submerger par des activités routinières. En mettant en œuvre ces automatisations, vous pouvez améliorer l'efficacité, renforcer la responsabilité et obtenir de meilleurs résultats de projet.

Pour approfondir votre compréhension et tirer le meilleur parti des automatisations de gestion de projet dans Blue, nous vous encourageons à explorer les ressources suivantes :

• Vue d'ensemble des fonctionnalités des automatisations de gestion de projet dans Blue
• Documentation officielle de Blue sur l'automatisation de la gestion de projet
• Questions fréquentes sur les automatisations de gestion de projet
• Automatisation de gestion de projet pour envoyer des e-mails personnalisés aux parties prenantes

En explorant ces ressources, vous pouvez acquérir une compréhension plus approfondie de la manière d'utiliser efficacement les automatisations dans Blue pour optimiser vos processus de gestion de projet. Que ce soit par l'automatisation des assignations de tâches, l'envoi de notifications ou l'intégration de flux de travail inter-départementaux, les possibilités sont infinies.

Merci de votre lecture, et nous sommes impatients de voir comment vous tirerez parti de ces outils puissants pour faire passer votre gestion de projet au niveau supérieur. N'oubliez pas, si vous avez des questions, des idées ou des retours, vous pouvez toujours contacter l'équipe Blue à support@blue.cc