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Les demandes de propositions (RFP) sont un outil clé que les entreprises et les organisations de toutes tailles peuvent utiliser pour s'assurer qu'elles choisissent les meilleurs partenaires pour toutes les tâches et projets qui ne sont pas gérés en interne.

L'avantage d'un RFP correctement structuré est qu'il réduit le risque pendant le processus d'achat et crée une plateforme claire pour évaluer les différentes options disponibles. Du point de vue d'un vendeur, cela donne une compréhension directe des besoins et des objectifs de l'acheteur et garantit que les négociations, qui sont généralement longues et frustrantes, sont minimisées.

Avant Blue, nous avons dirigé une agence et avons répondu à des centaines de RFP envoyés par des organisations gouvernementales, des ONG, de grands conglomérats multinationaux, des startups et des petites entreprises locales. Parallèlement, nous avons également aidé des clients à naviguer dans des décisions d'achat complexes et critiques, avec des millions de dollars en jeu.

Ce guide est basé sur ces expériences, avec pour objectif de :

• Créer un argumentaire convaincant sur pourquoi prendre le temps de composer un RFP complet est presque toujours un choix judicieux.
• Expliquer à notre base de clients existants le processus qu'ils devraient suivre lors de la création d'un RFP.
• Fournir à nos fournisseurs et partenaires actuels et futurs un aperçu de la manière dont nous prenons des décisions d'achat.

Pourquoi des RFP ?

L'idée fondamentale derrière un processus d'achat structuré avec un RFP par rapport à un processus d'achat plus informel est de prendre de meilleures décisions de qualité.

C'est tout.

La raison pour laquelle les RFP mènent à une meilleure prise de décision lors du choix entre divers services et produits est qu'ils obligent l'organisation acheteuse à réfléchir à ses objectifs et besoins et leur donnent un moyen objectif de comparer plusieurs alternatives.

Avoir plusieurs fournisseurs travaillant avec exactement les mêmes informations permet à l'acheteur de faire une comparaison "pomme à pomme" — contrairement à un processus non structuré où chaque fournisseur propose simplement sa solution ou son produit sur la base d'une compréhension vague des exigences.

La structure d'un RFP.

Un RFP bien structuré fera ce qui suit :

• Indiquer clairement ce qui est requis, ainsi que ce qui n'est pas requis.
• Fournir à un fournisseur potentiel une compréhension sans ambiguïté des objectifs de l'achat et des résultats clés à atteindre.
• Répondre aux questions fréquemment posées.
• Donner une indication claire des critères d'évaluation et des délais du processus d'achat afin que personne ne perde son temps.

Notre structure recommandée pour l'achat de services professionnels et l'atteinte des objectifs ci-dessus est la suivante :

Introduction.

• À propos de l'entreprise. Fournir un aperçu bref de votre entreprise, y compris la zone géographique, les services/produits clés, l'historique, etc.
• But et objectifs du RFP. Indiquer pourquoi le RFP est envoyé.
• Parties prenantes clés. Donner une liste des parties prenantes qui évalueront le RFP, et noter s'il y a des décideurs finaux.
• Délais et soumissions. Lister toutes les tâches, dates et heures importantes auxquelles certaines actions doivent avoir lieu ou être complétées.
• Critères d'évaluation. Fournir la liste des critères que vous utiliserez pour évaluer les propositions et comment vous prévoyez de pondérer chaque composant.

Aperçu du projet.

• Portée des travaux. Lister, à un niveau élevé, les types d'activités que vous attendez du fournisseur.
• Exigences clés. Lister, dans les détails possibles, les exigences pour le projet.
• Hors du champ d'application. Être explicite sur ce que vous attendez du fournisseur de ne pas faire.
• Autres considérations. Fournir d'autres considérations concernant le projet.
• FAQ. Si, lors des discussions internes, des questions se posent souvent, les lister ici.

Format et directives de la proposition.

‍Cette section doit indiquer le format précis et la composition que vous attendez de la proposition des fournisseurs.

Le processus d'achat.

• Créer le RFP. Assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans le projet sont conscientes que ce document est en cours de création et sollicitez leurs avis sur des points clés.
• Sélectionner les fournisseurs pour l'évaluation initiale. Demandez aux organisations partenaires et aux amis, et faites vos recherches sur les options locales et internationales. Lorsque cela est possible, essayez d'inclure un "cheval noir" : c'est-à-dire, pas un partenaire que vous considéreriez lors de la première révision, mais un qui pourrait offrir un angle, une perspective ou une solution intéressante pour votre projet.
• Établir une liste restreinte de fournisseurs à qui envoyer le RFP. Contactez chaque fournisseur et demandez les références de l'entreprise. Notez les détails clés, tels que la rapidité de leur réponse, la qualité des présentations et le type de questions qu'ils posent lors de l'appel ou de la réunion initiale. Une fois que vous avez établi la liste restreinte des fournisseurs, envoyez le RFP.
• Sessions de questions-réponses. Invitez les fournisseurs à poser des questions concernant la proposition ou à organiser des appels/réunions pour aborder des points complexes. Gardez toujours des notes détaillées des questions. Notre suggestion est d'avoir un document hébergé en ligne (comme un Google Doc) partagé avec tous les fournisseurs que vous mettez à jour avec toutes les questions et réponses afin que tout le monde travaille sur ses propositions avec la même compréhension partagée.
• Réviser la proposition préliminaire (optionnel). Si vous avez la capacité interne, invitez les fournisseurs à vous envoyer une proposition préliminaire une semaine avant la soumission finale. C'est un bon signe s'ils acceptent votre offre. Renvoie la proposition avec des commentaires dans les 24 à 48 heures.
• Évaluer les propositions finales. Une fois que vous avez reçu les propositions finales, examinez chacune d'elles attentivement et évaluez chaque fournisseur selon les critères d'évaluation. Lorsque cela est possible, permettez aux fournisseurs de présenter également leurs propositions par appel conférence ou en personne.
• Notifier tout le monde. Une fois que vous avez finalisé votre décision et obtenu l'approbation des parties prenantes supérieures, informez tous les fournisseurs des résultats. Pour les fournisseurs perdants, envisagez un appel de suivi ou une réunion pour expliquer pourquoi ils n'ont pas gagné, comment ils se sont classés par rapport aux autres fournisseurs et comment ils pourraient s'améliorer lors de futures offres. Cela est extrêmement apprécié par les fournisseurs et termine la relation sur une note positive — vous ne savez jamais si vous pourriez travailler avec eux sur un projet futur.
• Démarrer le projet. Une fois que vous avez trouvé votre partenaire idéal pour le projet, il est temps de commencer et de se concentrer sur l'exécution.

FAQ sur les RFP.

Qui devrait rédiger le RFP ?

Idéalement, cela devrait être celui qui gérera la relation avec le fournisseur ou partenaire choisi. Les RFP sont mieux rédigés par une seule personne : bien que les autres membres de l'équipe puissent examiner et commenter diverses versions du document, il est important qu'une personne prenne l'entière responsabilité de la qualité et de l'exactitude du RFP. Si l'équipe n'a pas d'expérience, si c'est un projet très technique, ou si le consensus est qu'un tiers objectif serait plus approprié, alors vous pouvez engager des consultants spécialisés comme Mäd pour guider le processus d'achat.

Quels sont les délais typiques pour les RFP ?

Encore une fois, cela dépend de l'industrie dans laquelle vous vous trouvez et de la complexité du projet proposé. En général, vous devriez établir un délai de réponse final de 2 à 4 semaines à partir du jour où la proposition est envoyée.

Devriez-vous accepter des propositions préliminaires pour des retours ?

Permettre aux fournisseurs d'envoyer des propositions préliminaires qui seront retournées avec des commentaires garantit que les propositions finales sont d'une qualité significativement supérieure. Cependant, en fonction du nombre de fournisseurs qui proposent, cela peut considérablement augmenter la charge de travail de l'équipe d'achat. S'ils n'ont pas le temps de revoir pleinement les propositions préliminaires et de donner des retours significatifs, alors il n'est pas utile d'ajouter cette étape au processus.

Combien de fournisseurs sélectionner ?

Cela est également lié au point précédent concernant la charge de travail de l'équipe d'achat. Plus vous demandez de fournisseurs de répondre au RFP, plus vous aurez de travail à répondre aux questions, à avoir des appels et des réunions avec eux, et à évaluer les propositions finales. De plus, des fournisseurs intelligents demanderont souvent combien d'autres fournisseurs soumissionnent et déclineront souvent de soumissionner si le nombre est trop élevé, car le ratio risque-récompense du temps passé sur la proposition par rapport aux chances de gagner n'a pas de sens. En général, 3 à 5 fournisseurs est un nombre approprié, mais dans les grandes organisations, vous voudrez peut-être vérifier auprès du département des achats pour toute règle spécifique, car ils peuvent avoir un nombre minimum spécifique de soumissionnaires requis à des fins de conformité.

Devrais-je inclure un budget ?

C'est un sujet controversé, avec plusieurs bons arguments de chaque côté. Inclure une fourchette budgétaire indicative ou un budget maximum est positif car cela permettra instantanément aux fournisseurs de se sélectionner eux-mêmes en ce qui concerne la décision de soumissionner ou non, et cela peut également vous faire gagner du temps à vous et à votre équipe car vous n'évaluerez pas les fournisseurs dont le prix proposé final est significativement supérieur à votre budget maximum. Cependant, si c'est un achat complexe (c'est-à-dire le développement de logiciels sur mesure) ou un type de projet qui est mieux adapté à un modèle d'engagement basé sur le temps et les matériaux plutôt qu'à un prix fixe, alors il peut ne pas être judicieux d'inclure un budget spécifique. C'est également le cas si c'est la première fois que vous achetez ce type de service, vous n'avez peut-être pas suffisamment d'informations ou d'expérience pour établir un budget précis, et vous pouvez permettre aux différentes propositions des fournisseurs de vous donner une meilleure compréhension des prix du marché.

Que devrait contenir les critères d'évaluation ?

Cela dépend de ce que vous valorisez le plus chez un fournisseur idéal. Si le projet est urgent, alors accordez plus de poids aux délais et à la disponibilité du fournisseur pour commencer immédiatement. Si c'est un projet stratégique à plus long terme, alors vous devriez valoriser l'expérience antérieure, les CV de l'équipe et les études de cas plus fortement. Vous pouvez voir deux exemples ci-dessous qui ont des critères et des poids différents :

Qui devrait être impliqué dans le processus de notation ?

Tout le monde qui a été impliqué dans le processus d'achat depuis le début et a eu des conversations et des réunions avec les fournisseurs. Les parties prenantes supérieures qui n'ont pas été profondément impliquées dans le processus peuvent également être invitées à évaluer la proposition et à la noter, ou elles peuvent simplement souhaiter examiner la notation finale pour les aider à prendre la décision finale. De plus, des experts en la matière externes et internes peuvent être recrutés pour aider à la notation. Par exemple, l'équipe MarComms peut demander à un membre du département informatique de les aider à évaluer les choix de logiciels CRM.

Comment noter les fournisseurs ?

Pour chaque critère d'évaluation, vous devriez donner un score allant de 0 au maximum autorisé pour ce critère particulier. Chaque personne impliquée dans le processus d'achat devrait évaluer chaque fournisseur de manière privée, sans partager leur notation avec d'autres membres de l'équipe. Ensuite, l'équipe d'achat devrait partager leur notation simultanément et prendre une moyenne du score total pour donner à chaque fournisseur un score final basé sur tous les critères d'évaluation. Vous pouvez ensuite classer les fournisseurs par score.

Conclusion.

Nous espérons que ce guide a été utile pour comprendre l'importance d'un RFP bien structuré dans l'aide à des décisions d'achat clés. Dans le monde des affaires moderne, il est rare qu'une organisation travaille en isolation, donc être capable de choisir de manière cohérente des partenaires spécialisés très efficaces est plus crucial que jamais.