Blue propose six rôles prédéfinis : Administrateur d'Organisation (accès complet au système), Administrateur d'Espace de Travail (gère les espaces de travail), Membre d'Équipe (crée et modifie du contenu), Client (surveille les progrès), Fournisseur (droits de création limités), Commentaire Seulement (peut uniquement commenter) et Lecture Seulement (accès en lecture seule). Vous pouvez également créer un nombre illimité de rôles personnalisés.

Les administrateurs d'organisation ont un contrôle total sur l'espace de travail Blue. Ils peuvent gérer la facturation, créer et supprimer des espaces de travail, inviter des utilisateurs, configurer des intégrations, accéder à tous les espaces de travail et données, et modifier les paramètres à l'échelle de l'organisation. C'est le niveau d'accès le plus élevé dans Blue.

Les administrateurs d'espace de travail ont un contrôle total au sein de leurs espaces de travail assignés. Ils peuvent gérer les paramètres de l'espace de travail, inviter et supprimer des membres de l'équipe, configurer les autorisations, créer et modifier tout le contenu, mettre en place des automatisations et accéder aux analyses de l'espace de travail. Ils ne peuvent pas accéder aux paramètres au niveau de l'organisation ni à la facturation.

Les membres de l'équipe peuvent créer, modifier et supprimer des enregistrements dans le cadre de leurs autorisations. Ils peuvent collaborer sur des tâches, télécharger des fichiers, participer à des discussions et consulter l'avancement du workspace. Ils ne peuvent pas modifier les paramètres du workspace, gérer d'autres utilisateurs ou accéder aux fonctionnalités administratives.

Les utilisateurs clients ont un accès limité mais important. Ils peuvent consulter l'avancement du workspace, créer de nouveaux éléments tels que des tâches ou des demandes, commenter des éléments existants et recevoir des notifications. Ils ne peuvent pas supprimer de contenu, modifier la structure du workspace ou accéder aux discussions internes de l'équipe.

Les utilisateurs en mode commentaire uniquement peuvent voir tout le contenu auquel ils ont accès et ajouter des commentaires pour la collaboration. Ils ne peuvent pas créer de nouveaux enregistrements, modifier le contenu existant ou supprimer quoi que ce soit. Ce rôle est parfait pour les parties prenantes qui ont besoin de visibilité et de la capacité à fournir des retours sans apporter de modifications.

Pour attribuer un rôle, allez dans l'onglet People de votre espace de travail, cliquez sur le nom d'un utilisateur et sélectionnez son rôle dans le menu déroulant. Les Administrateurs d'Organisation peuvent attribuer n'importe quel rôle, tandis que les Administrateurs d'Espace de Travail ne peuvent attribuer des rôles que dans leurs espaces de travail. Les modifications prennent effet immédiatement.

Oui, les rôles des utilisateurs peuvent être modifiés à tout moment par les administrateurs. Il suffit de naviguer vers le profil de l'utilisateur dans l'onglet Personnes et de sélectionner un nouveau rôle. L'utilisateur gagnera ou perdra immédiatement des autorisations en fonction de son nouveau rôle attribué.

Lorsqu'un utilisateur est retiré d'un espace de travail, il perd immédiatement l'accès à toutes les données de l'espace de travail, y compris les enregistrements, les fichiers et les discussions. Ses contributions historiques (commentaires, enregistrements créés) demeurent mais sont attribuées à son nom. Il peut être réajouté à tout moment avec les mêmes permissions ou des permissions différentes.

Oui, Blue prend en charge des rôles spécifiques à l'espace de travail. Vous pouvez être Administrateur d'Espace de Travail dans un espace de travail, mais Membre d'Équipe dans un autre. Cette flexibilité permet aux organisations de maintenir un contrôle d'accès approprié entre les différentes équipes et initiatives.

Les rôles personnalisés vous permettent de créer des ensembles de permissions adaptés aux besoins spécifiques de votre organisation. Vous pouvez définir exactement ce que les utilisateurs peuvent voir et faire, de l'accès au niveau des listes aux permissions sur des champs individuels, en créant des rôles qui correspondent parfaitement à votre flux de travail et à vos exigences en matière de sécurité.

Accédez à Paramètres > Rôles des utilisateurs et cliquez sur 'Créer un nouveau rôle'. Nommez votre rôle, puis configurez les autorisations, y compris : accès à la liste (voir/éditer/supprimer), visibilité des champs personnalisés, restrictions au niveau des enregistrements et accès à des fonctionnalités spécifiques. Enregistrez le rôle pour le rendre disponible pour l'attribution.

Les rôles personnalisés offrent un contrôle d'accès précis, une sécurité renforcée pour les données sensibles, une meilleure concentration en affichant uniquement les informations pertinentes, une conformité aux réglementations sur la protection des données, et la flexibilité d'adapter votre structure organisationnelle exacte. Ils éliminent le compromis lié à l'utilisation de rôles génériques.

Non, chaque utilisateur ne peut avoir qu'un seul rôle par espace de travail dans Blue. Cependant, des rôles personnalisés peuvent combiner des autorisations de plusieurs rôles standards, vous offrant la flexibilité de créer des rôles hybrides qui répondent à des exigences d'autorisation complexes.

L'onglet People est votre centre névralgique pour la gestion des utilisateurs au sein d'un espace de travail. Il affiche tous les membres de l'espace de travail, leurs rôles, leur statut d'activité récent, et permet aux administrateurs d'inviter de nouveaux utilisateurs, de modifier les autorisations ou de supprimer l'accès. Il est accessible depuis la barre latérale de l'espace de travail.

Les Administrateurs d'Organisation et les Administrateurs d'Espace de Travail peuvent inviter de nouveaux utilisateurs dans les espaces de travail. Ils peuvent envoyer des invitations par e-mail, définir des rôles initiaux et, en option, inclure un message de bienvenue. Les Membres de l'Équipe et d'autres rôles ne peuvent pas inviter de nouveaux utilisateurs.

Seuls les Administrateurs d'Organisation et les Administrateurs d'Espace de Travail peuvent retirer des utilisateurs des espaces de travail. Les Administrateurs d'Organisation peuvent retirer n'importe qui, tandis que les Administrateurs d'Espace de Travail ne peuvent retirer que les utilisateurs des espaces de travail qu'ils gèrent. Les utilisateurs ne peuvent pas se retirer eux-mêmes des espaces de travail.