---

Ini adalah bagian dari Panduan Sukses Agensi, sebuah buku yang ditulis oleh CEO Blue untuk semua pemilik agensi dan perusahaan layanan profesional, berdasarkan pengalaman 10 tahun beliau sebagai pendiri agensi.

Dalam buku ini, Anda akan mempelajari segala hal yang perlu Anda ketahui tentang cara menjalankan agensi yang sangat sukses. Dari arus kas hingga manajemen proyek, serta membangun hubungan dengan klien hingga menulis proposal yang menang — semuanya ada di sini.

---

Memilih Model Keterlibatan Anda

Bergantung pada sifat pekerjaan yang Anda lakukan dengan klien Anda, Anda akan memiliki beberapa model keterlibatan yang berbeda. Ini adalah berbagai cara untuk mengukur pekerjaan dan hasil kerja Anda, serta cara mendapatkan bayaran. Memilih model keterlibatan yang tepat sangat penting untuk memastikan bahwa bisnis Anda sukses. Kemungkinan juga Anda akan memiliki beberapa model keterlibatan dalam bisnis Anda pada saat yang sama di berbagai proyek dengan klien yang berbeda.
Dua model keterlibatan yang paling umum adalah harga proyek tetap dan retainer.

Harga proyek tetap cukup jelas: Anda memberikan harga, sering kali dibagi berdasarkan item atau hasil kerja, untuk pekerjaan yang akan Anda lakukan atas nama klien Anda. Keuntungan utama dari perspektif klien adalah bahwa mereka memiliki kepastian bahwa anggaran tidak akan berubah. Salah satu keuntungan utama bagi perusahaan layanan profesional adalah bahwa jika Anda dapat efisien, tarif per jam efektif Anda dapat melonjak karena Anda tidak lagi mengaitkan penghasilan Anda dengan jumlah waktu yang Anda habiskan untuk suatu proyek.

Saya pribadi sangat menyukai pendekatan harga tetap, selama ruang lingkup pekerjaan sangat jelas. Anda dapat menghadapi masalah besar dengan metodologi ini jika Anda memiliki ruang lingkup yang samar, dan kemudian ada perbedaan dalam harapan dan hasil kerja antara Anda dan klien Anda. Ini bisa menjadi penyebab banyak sakit kepala dan negosiasi bolak-balik tentang perubahan harga. Jika klien mengubah pikiran mereka tentang bagian mana pun dari ruang lingkup pekerjaan selama proyek (yang sering kali bukan hal yang tidak masuk akal dilakukan seiring semakin banyak pekerjaan yang dilakukan dan data atau keadaan yang tersedia berubah), maka Anda harus merundingkan kembali setiap kali ini terjadi. Ini bisa sangat memakan waktu bagi kedua belah pihak.

Salah satu metode untuk terus bekerja dengan basis harga tetap adalah dengan selalu membagi proyek menjadi langkah-langkah. Misalnya, jika Anda sedang membangun aplikasi seluler atau situs web atas nama klien, Anda mungkin awalnya hanya terlibat untuk fase desain dan spesifikasi, di mana hasil utama dari fase tersebut adalah mendefinisikan ruang lingkup kerja yang tepat dari fase pengembangan, setelah itu Anda dapat memberikan kutipan harga tetap untuk pekerjaan tersebut dengan akurat.

Ini adalah pendekatan yang tepat yang digunakan banyak perusahaan konstruksi untuk memberikan kutipan untuk pembangunan sebuah gedung. Ada pesan menarik yang dapat Anda sampaikan kepada klien ketika Anda menawarkan proyek dengan cara ini. Anda pada dasarnya dapat memberi tahu mereka bahwa siapa pun yang menawarkan proyek secara keseluruhan biasanya hanya menebak, dan mereka baik-baik saja dengan harga yang lebih tinggi untuk mengantisipasi risiko yang besar, atau menetapkan harga yang lebih rendah — dan kemudian mereka ingin menebusnya dengan permintaan perubahan yang mahal dan memakan waktu setelah mereka memenangkan proyek.

Model keterlibatan populer lainnya adalah dengan sederhana melacak jam kerja setiap anggota tim dan kemudian mengenakan biaya harga tetap per jam untuk pekerjaan yang dilakukan. Saya pribadi tidak menyukai pendekatan ini untuk apa pun kecuali beberapa jenis kontrak pemeliharaan di mana Anda hanya perlu menjaga agar semuanya berjalan atau proyek kecil yang hanya akan berlangsung hingga 20 atau 30 jam.

Meskipun demikian, saya sadar bahwa ada perusahaan yang beroperasi secara eksklusif dengan model ini, dan itu berjalan baik untuk mereka. Ada beberapa masalah signifikan yang saya lihat dengan model ini, yang utama adalah bahwa ini tidak selaras antara perusahaan layanan profesional dan klien, yang tidak pernah menjadi hal yang baik. Misalnya, jika Anda mempekerjakan orang-orang yang lebih baik yang dapat melakukan pekerjaan lebih efisien, mereka akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk melakukan jumlah pekerjaan yang sama — sehingga mengurangi penagihan. Ini jelas absurd, karena Anda akhirnya melakukan pekerjaan yang lebih baik, lebih cepat, dan tetap mengenakan biaya lebih sedikit!

Selain itu, metode ini juga mendorong klien untuk mulai mengelola Anda dan tim Anda secara mikro, dan mungkin bahkan mendorong Anda untuk mulai mengelola tim Anda sendiri secara mikro. Klien akan memeriksa faktur dan laporan pekerjaan per jam, dan jika Anda mengambil jalan untuk "membuktikan" bahwa Anda melakukan pekerjaan dengan melacak anggota tim, Anda mungkin akan merusak budaya Anda sepenuhnya. Saya tidak tahu satu pun individu berbakat yang ingin komputernya dilacak dan setiap tindakannya dicatat serta harus memberikan laporan rinci tentang seluruh hari kerjanya.

Namun, satu praktik yang saya temukan berhasil yang melibatkan tingkat pelacakan adalah mencatat jam kerja yang dilaporkan sendiri. Sebagai perusahaan layanan, Anda akan bekerja dengan lebih dari satu klien pada satu waktu, dan perlu ada semacam pemisahan antara jumlah waktu yang dihabiskan tim Anda untuk setiap klien. Jadi saya merekomendasikan agar tim Anda bereksperimen dengan secara longgar melacak jam kerja mereka, hanya agar Anda dan klien Anda menyadari berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas untuk proyek tertentu.

Kekuatan Pendapatan Berulang

Jenis pendapatan terbaik selalu berulang — ini adalah standar emas yang diinginkan semua bisnis. Jika Anda menjalankan bisnis yang memiliki lebih dari 50% pendapatan berulang dari bulan ke bulan, Anda memiliki bisnis yang hebat di tangan Anda.
Inilah sebabnya mengapa selama beberapa dekade terakhir banyak hal telah menjadi "sebagai layanan". Anda tidak lagi membeli film atau musik; Anda cukup berlangganan layanan. Jika Anda telah membangun hubungan yang cukup kuat dengan klien setelah beberapa proyek, baik dengan kontrak harga tetap atau per jam, Anda kemudian dapat mendekati mereka untuk kontrak retainer.

Idealnya, ini tidak terkait dengan seperangkat hasil kerja atau jam tertentu, tetapi murni berdasarkan hasil spesifik yang ingin Anda capai. Ini bukan penjualan yang mudah, tetapi jika Anda dapat melakukannya, Anda dapat memiliki pendapatan berulang dengan margin tinggi yang serius. Apa yang kami lakukan di Mäd adalah bahwa pendapatan berulang kami menutupi semua biaya staf dan kantor kami, dan kemudian semua proyek harga tetap pada dasarnya adalah keuntungan murni. Ini membuat perencanaan keuangan jauh lebih mudah dalam jangka panjang.

Jadi, pertanyaannya adalah: bagaimana kita mencapai tingkat ini?

Membuat Pitch Retainer yang Sempurna

Seperti yang disebutkan, Anda tidak dapat menawarkan ini segera ketika seorang klien prospektif baru masuk melalui pintu. Tidak ada cukup kepercayaan untuk melakukannya, dan mereka belum mengalami hasil nyata yang dapat Anda berikan.
Saya pikir cara termudah bagi saya untuk menunjukkan jenis pesan ini adalah dengan menyalin surat pengantar contoh yang saya lampirkan pada proposal retainer baru-baru ini.

Lihat di bawah ini:

---

Kepada Pemangku Kepentingan,

Saya dengan senang hati menyampaikan proposal kami untuk perjanjian retainer antara [Nama Klien] dan Mäd. Tujuan dari ini adalah untuk memastikan bahwa [Nama Klien] dapat merespons dengan cepat terhadap kondisi bisnis yang berubah, sambil sekaligus mendapatkan nilai yang baik untuk uang untuk layanan yang diberikan.

Alih-alih harus memberikan setiap blok pekerjaan secara ad-hoc, dengan waktu tunggu yang lama untuk proposal, negosiasi kontrak, dan penawaran, tim kami akan menjadi tim Anda selama masa kontrak. Ini berarti bahwa kami tidak hanya memperdalam hubungan dan pemahaman kami tentang bisnis Anda, tetapi kami juga segera tersedia untuk mengeksekusi berbagai proyek Anda yang diperlukan untuk memajukan tujuan Anda.

Ini memiliki keuntungan berikut bagi Anda:

• Pengurangan Biaya. Dengan memiliki satu tim terintegrasi, Anda menghemat jumlah uang yang signifikan (50%+) dibandingkan dengan mempekerjakan beberapa perusahaan untuk pekerjaan yang sama. Faktanya, ketika Anda mempertimbangkan semua biaya overhead dan waktu yang diperlukan untuk membangun tim internal berkualitas tinggi, retainer jauh lebih hemat biaya karena Anda tidak perlu mempertimbangkan ruang kantor tambahan, peralatan, dan tunjangan. Selain itu, karena perjanjian retainer memungkinkan kami untuk merencanakan arus kas jangka panjang kami dengan lebih percaya diri, kami senang untuk mengurangi margin proyek yang biasa demi memiliki hubungan jangka panjang dengan organisasi Anda.
• Kecepatan. Kami dapat bekerja dengan berbagai departemen Anda untuk merencanakan pekerjaan satu hingga tiga bulan ke depan, dan segera tersedia untuk mengeksekusi, tanpa Anda harus terus-menerus melakukan penawaran dan ringkasan individu untuk setiap jumlah pekerjaan kecil yang diperlukan. Ini menghemat waktu tim Anda, dan memberi Anda hasil yang lebih baik, lebih cepat.
• Pekerjaan Berkualitas Lebih Tinggi. Ini terjadi tidak hanya karena kami belajar bekerja lebih baik bersama seiring waktu dan kami memahami bisnis Anda lebih baik, tetapi juga karena ada manfaat kuat dari pendekatan yang sepenuhnya terintegrasi di mana ada satu tim lintas fungsi yang mengeksekusi berbagai hasil kerja dan kebutuhan. Ini memastikan bahwa ada konsistensi yang kuat di seluruh pekerjaan, dan bahwa wawasan dari satu jenis pekerjaan langsung mempengaruhi output akhir dari berbagai jenis pekerjaan.
• Keandalan. Kami dapat sepenuhnya mengabstraksi masalah dengan membangun tim internal seperti waktu tunggu untuk menemukan individu, cuti sakit dan terencana, serta perputaran staf, karena kami memiliki beberapa anggota tim untuk setiap peran yang dapat dengan mudah menutupi tanggung jawab orang lain.

Pesan ini perlu disesuaikan berdasarkan klien, karena klien yang berbeda akan memiliki prioritas yang berbeda. Satu klien mungkin menyukai ide pengurangan biaya, sementara yang lain jauh lebih tertarik pada keandalan dan kecepatan yang tersedia. Jangan meremehkan pentingnya, dari perspektif klien, memiliki tim konsultan yang sangat memahami bisnis spesifik mereka selama jangka waktu yang lama.

Memahami klien Anda tidak dapat dianggap remeh.

Anda mungkin telah menentukan nilai dan pola pikir klien ideal untuk perusahaan layanan profesional Anda, tetapi pasti Anda akan menemui berbagai cara berpikir dan pendekatan. Memiliki pengantar Anda yang langsung mengarah pada nilai-nilai klien Anda akan membantu Anda menonjol di antara pesaing potensial dan membantu menunjukkan bahwa Anda memahami mereka dan kebutuhan bisnis mereka.

Ini mencerminkan pemikiran kami tentang solusi yang sudah jadi.

Ya, sangat menguntungkan untuk memiliki bank salinan yang telah ditulis sebelumnya sehingga Anda dapat membuat surat pengantar yang ideal dengan cepat tanpa menghilangkan poin-poin berharga — tetapi Anda perlu memastikan bahwa Anda menyesuaikan konten untuk berbicara langsung kepada klien.

Konten yang disalin dan ditempel, secara alami, tidak personal; tidak ada satu jawaban 'sempurna' untuk apa yang harus dikatakan dan bagaimana mengatakannya. Meskipun kami memiliki template proposal utama yang merinci semua persyaratan umum yang umum di antara proyek kami, kami selalu memperluas ini untuk memastikan kami langsung menangani kebutuhan individu setiap klien.

Jadi untuk merangkum, berusaha membangun kepercayaan dengan bersikap tulus dan langsung pada inti apa yang diinginkan dan dihargai klien. Luangkan waktu untuk mencari tahu apa yang paling penting bagi klien dan ikuti surat pengantar yang kami sarankan sebagai panduan umum.

Dasar-Dasar Keuangan

Bagi banyak pemimpin, keuangan sering kali dianggap sebagai sesuatu yang mengganggu dan tidak pernah cukup teratur. Ini dianggap sebagai gangguan dalam menyelesaikan pekerjaan yang sebenarnya, dan ini cukup dapat dimengerti. Ini hanya kering dan membosankan, dan bukan alasan mengapa kita memulai bisnis di tempat pertama.

Namun, uang adalah oksigen bisnis, dan tanpa uang, bisnis berhenti bernapas.

Jika Anda terus-menerus mengejar ekor Anda dan khawatir tentang membayar tagihan, maka ini akan mempengaruhi cara Anda dan tim Anda bekerja.

Jadi, Anda sebenarnya memiliki dua pilihan:

1. Khawatir tentang mendapatkan disiplin keuangan yang baik, sehingga Anda memiliki buku yang solid dan model bisnis yang hebat.
2. Atau, khawatir tentang tanggal jatuh tempo setiap faktur sehingga Anda dapat membayar staf dan sewa setiap bulan karena Anda tidak memiliki cadangan kas yang diperlukan dan disiplin keuangan.

Jelas, opsi pertama lebih diutamakan, jadi mari kita bahas beberapa hal kunci di sini.

Keajaiban Margin

Pertama, Anda memerlukan margin kotor minimal 50% pada pekerjaan Anda.

Ini berarti bahwa biaya gaji yang Anda bayar kepada staf Anda sama dengan atau kurang dari setengah dari apa yang dibayarkan klien kepada Anda.

Ini karena Anda masih perlu membayar semua biaya operasional lainnya, seperti kantor, utilitas, dan ratusan hal kecil yang tidak pernah Anda pikirkan, terutama ketika Anda memulai bisnis untuk pertama kalinya. Anda juga ingin dapat membangun arus kas sebagai jaring pengaman, serta melakukan investasi jangka panjang dalam bisnis Anda.

Kedua, Anda perlu memiliki margin laba bersih setidaknya 25%, dan idealnya 30%.

Ini berarti bahwa untuk setiap $100 yang Anda hasilkan, Anda perlu memiliki $30 tersisa setelah Anda membayar semuanya — dan maksud saya benar-benar semuanya, termasuk gaji Anda sendiri sebagai pemilik bisnis. Ini, secara umum, berarti bahwa Anda sebenarnya mengalikan harga anggota tim Anda tiga kali lipat sebagai harga kepada klien — yang merupakan cara ideal untuk menghitung berapa banyak yang harus Anda kenakan kepada klien jika Anda pernah ragu.

Ini penting, jadi izinkan saya mengulangi ini. Dalam dunia ideal, Anda mengalikan biaya staf Anda tiga kali lipat sebagai metode untuk menghitung penagihan kepada klien.

Jadi jika Anda membayar seseorang $4,000 per bulan, dan mereka menghabiskan sekitar 130 jam untuk pekerjaan klien (katakanlah 160 dari waktu kerja standar per minggu dikurangi liburan dan rapat internal), itu berarti bahwa biaya per jam yang dapat ditagih kepada klien adalah $4,000/130 yang kira-kira $30/jam, dan Anda perlu mengenakan biaya kepada klien $90/jam untuk memastikan Anda memiliki margin yang benar.

Jika Anda melakukan perhitungan ini dan terasa sedikit tinggi berdasarkan penagihan tipikal Anda saat ini, ini baik — itu berarti Anda memiliki ruang untuk meningkatkan penagihan Anda!

Untuk memastikan bahwa Anda menjaga margin yang benar, Anda memiliki beberapa pendekatan yang tersedia.

Ini bisa dilakukan dengan melacak jam kerja tepat yang dilakukan staf Anda dan ditagihkan kepada klien, atau lebih intuitif hanya dengan mengenakan biaya premium dan menjaga mata Anda pada buku. Sementara di hari-hari awal bisnis kami kami lebih memilih pendekatan yang lebih intuitif, kami menemukan jauh lebih efektif untuk melacak jam kerja yang dapat ditagih dari tim kami untuk memastikan penetapan harga proyek kami seakurat mungkin.

Saya pikir kedua pendekatan dapat bekerja, tetapi kemudian pastikan bahwa pelacakan jam tidak hanya menjadi cara untuk mengelola pekerjaan tim secara mikro.

Uang Tunai Adalah Raja: Membangun Jaring Pengaman Anda

Akhirnya, Anda memerlukan setidaknya enam bulan uang tunai di bank. Ini mungkin tampak cukup banyak, tetapi harus ada untuk dua alasan kunci:

1. Anda berhenti khawatir tentang arus kas jangka pendek. Jika klien yang seharusnya baik terlambat membayar faktur besar, Anda tidak stres bahwa Anda tidak akan dapat bertahan hingga akhir bulan. Tidak ada yang lebih buruk daripada tidak dapat membayar tim Anda sendiri dan masih harus pergi ke kantor untuk bekerja setiap hari. Percayalah, saya sudah pernah mengalaminya.
2. Anda dapat melakukan investasi jangka panjang. Misalnya, membayar perangkat lunak di muka untuk satu tahun sering kali menghemat Anda 20%, dan jika Anda memiliki uang tunai, Anda bahkan dapat membayar sewa Anda di muka dan bernegosiasi dengan pemilik tanah Anda untuk mendapatkan diskon yang layak. Selain itu, Anda mungkin ingin melakukan investasi besar yang tidak memiliki periode pengembalian yang jelas atau segera. Misalnya, kami menghabiskan $20,000 untuk membeli domain kami mad.co, dan tidak ada cara untuk mengetahui berapa lama periode pengembalian investasi ini.

Perhatikan dengan seksama bagian berikut ini, karena ini adalah salah satu bagian paling berguna dari seluruh buku ini. Menjalankan bisnis apa pun adalah tentang memastikan bahwa Anda mengelola arus kas Anda dengan cara yang masuk akal.

Faktanya, saya akan mengatakan tanggung jawab utama seorang CEO startup adalah memastikan bahwa selalu ada cukup uang tunai di bank.

Jika Anda kehabisan uang tunai, permainan sudah berakhir.

Jadi, prioritas Anda sebagai pemimpin perusahaan layanan profesional adalah memastikan bahwa Anda memiliki banyak arus kas untuk membayar staf tepat waktu, menutupi biaya operasional tetap Anda, melakukan investasi yang baik, dan tidur nyenyak di malam hari!

(Jangan meremehkan betapa pentingnya poin terakhir itu — kemampuan untuk tidur nyenyak di malam hari dapat membuat semua perbedaan saat Anda menjalankan bisnis Anda sendiri!)

Memiliki minimal 3 bulan biaya yang disimpan memastikan bahwa bisnis Anda tahan banting, dan jika Anda dapat memperluasnya hingga enam bulan, itu bahkan lebih baik. Ingat, pertumbuhan bisnis Anda juga bisa memakan biaya, jadi Anda perlu mempertimbangkan hal itu.
Menariknya, hal utama yang mempengaruhi arus kas Anda bukanlah berapa banyak proyek yang Anda miliki, atau bahkan seberapa banyak Anda menagih. Ini sebenarnya semua tentang kapan Anda dibayar.

Merevolusi Strategi Penagihan Anda

Secara tradisional, banyak perusahaan layanan profesional mengambil deposit, dan kemudian memiliki pembayaran milestone yang terikat pada hasil kerja kunci.

Menurut pendapat saya, ini adalah ide yang buruk, terutama untuk pekerjaan yang sangat kolaboratif.
Masalahnya adalah bahwa Anda sekarang bergantung pada orang-orang yang tidak bekerja untuk Anda (yaitu, anggota tim klien atau vendor pihak ketiga) untuk melakukan bagian pekerjaan mereka tepat waktu sehingga Anda dapat dibayar tepat waktu. Karena Anda tidak dapat mengontrol orang-orang ini secara langsung, ini berarti Anda tidak memiliki kontrol langsung atas kapan Anda dibayar, yang mempengaruhi aspek terpenting dari menjalankan bisnis yang sukses — arus kas.

Meskipun ini mungkin berjalan baik beberapa waktu, mengapa mengambil risiko?

Selain itu, ini juga memberikan banyak tekanan pada perusahaan layanan profesional untuk mendapatkan persetujuan pekerjaan sehingga Anda dapat dibayar, yang menambah tekanan ganda pada semua orang yang terlibat dalam proyek di pihak Anda.

Apa yang terjadi dengan cara penagihan berbasis milestone tradisional ini adalah bahwa arus kas Anda menjadi tidak teratur dan tidak dapat diprediksi, dan sulit untuk meramalkan berapa banyak uang yang akan dimiliki bisnis Anda pada waktu tertentu, dan jika Anda tumbuh dan memiliki lebih dari sepuluh klien, mengelola semua persetujuan ini yang terkait dengan milestone pembayaran menjadi pekerjaan penuh waktu hampir sendiri, dan cukup membosankan juga.

Kami berjuang dengan metode ini selama bertahun-tahun, dan akhirnya menciptakan cara yang jauh lebih mudah untuk melakukan penagihan klien yang adil bagi semua orang dan memfokuskan pada tempat yang seharusnya: bekerja sama dengan baik sebagai tim dengan klien dan menghasilkan pekerjaan berkualitas tinggi.

Ini mungkin adalah wawasan terpenting yang saya miliki.

Untuk proyek Anda berikutnya, coba ini:

Ambil pembayaran awal, idealnya minta 50% di muka. Jika klien memiliki masalah dengan ini, Anda dapat turun serendah 35%, tetapi idealnya, tidak lebih rendah. Jika ada keluhan lebih lanjut, Anda dapat menyebutkan bahwa memesan tim Anda untuk periode waktu memerlukan komitmen yang cukup dari klien sehingga Anda dapat fokus pada proyek mereka.

Omong-omong, jangan pernah merujuk pada pembayaran awal sebagai deposit, karena ini dapat memberikan ide bahwa itu dapat dikembalikan. Pembayaran kepada perusahaan layanan profesional tidak boleh pernah dapat dikembalikan.

Untuk sisa pembayaran, alih-alih mengaitkannya dengan hasil kerja, cukup bagi jumlah yang tersisa sebagai pembayaran bulanan di seluruh garis waktu proyek, ditambah satu bulan tambahan.

Jadi itu berarti bahwa jika Anda memperkirakan bahwa proyek akan memakan waktu 3 bulan, jadwal pembayaran akan dibagi selama 4 bulan.

Ini berarti bahwa bahkan setelah proyek selesai, Anda masih memiliki satu tagihan lagi untuk dikirim kepada klien, dan ini berjalan baik dan membuat mereka merasa tenang jika ada keterlambatan dalam proyek.

Hal hebat tentang metode ini adalah bahwa ini memungkinkan Anda untuk dengan mudah meramalkan semua penagihan Anda dari bulan ke bulan, dan membuat setiap klien merasa seperti klien retainer. Ini juga menambah tekanan positif pada semua orang yang terlibat di tim klien, karena lebih jelas bahwa mereka telah memesan Anda untuk periode waktu tertentu, dan mereka perlu segera menggerakkan hal-hal di pihak mereka — jika tidak, mereka membayar untuk sesuatu yang tidak ada!

Keuntungan lain di sini adalah bahwa setelah Anda memiliki klien yang terbiasa membayar penagihan bulanan ini kepada Anda, jauh lebih mudah di akhir keterlibatan awal untuk kemudian menawarkan perjanjian retainer, karena ini akan terasa hampir seperti kelanjutan yang mulus dari hubungan kerja yang telah Anda buat.

Itu cukup keren, bukan?

Untuk lebih menyederhanakan segalanya, kami juga menyarankan bahwa terlepas dari kapan proyek Anda dimulai, Anda menyelaraskan pengiriman faktur Anda pada tanggal pertama setiap bulan, dengan pengecualian pembayaran awal. Ini membuatnya jauh lebih mudah bagi Anda atau orang keuangan Anda untuk mengelola penagihan, karena hanya perlu dilakukan sekali sebulan, dan umumnya juga akan lebih sesuai untuk klien, sehingga Anda dapat membantu mereka tetap terorganisir dan memastikan bahwa faktur Anda diproses tepat waktu.

Ini kadang-kadang berarti menunggu beberapa minggu lagi sebelum mengirimkan faktur kedua, tetapi penundaan kecil ini sepadan dengan waktu yang Anda hemat dengan mengelompokkan semua penagihan Anda di awal setiap bulan, kecuali pembayaran awal yang dapat ditagihkan kapan saja.

Apa yang benar-benar bertentangan dengan intuisi tentang strategi penagihan keseluruhan ini adalah bahwa ini sebenarnya memberi Anda arus kas yang lebih sedikit dalam jangka pendek dibandingkan dengan pembayaran milestone standar (terutama jika proyek bergerak lebih cepat dari yang diharapkan!), tetapi Anda menukar kecepatan arus kas dengan kepastian. Dalam pengalaman saya, ini adalah trade-off yang bagus untuk dilakukan. Ingat — tidur nyenyak di malam hari!

Ini penting karena menjalankan perusahaan layanan profesional itu sulit, Anda memiliki banyak yang perlu dipikirkan, dan hal-hal kunci yang perlu Anda kerjakan seharusnya tidak terkait dengan administrasi back-office. Anda akan menghemat banyak waktu dengan strategi ini, dan investasi yang dapat Anda buat dengan waktu ekstra ini mungkin sangat berharga jika Anda berhenti dan memikirkannya.

Kadang-kadang, Anda perlu menghadapi beberapa penolakan dari klien yang menginginkan metode pembayaran yang lebih tradisional. Dalam pengalaman kami, ini terjadi kurang dari 5% dari waktu. Namun, ketika itu terjadi, Anda perlu dapat menggunakan logika untuk membenarkan dan menjelaskan mengapa Anda ingin menagih dengan cara yang tidak konvensional ini.

Narasi kunci dalam penjelasan Anda harus berfokus pada keinginan untuk menyederhanakan struktur penagihan Anda sehingga Anda dapat menghabiskan jauh lebih banyak waktu bekerja pada proyek klien yang nyata (seperti proyek mereka!), alih-alih menghabiskan waktu mengejar tagihan dan berdebat tentang definisi tepat dari "selesai" untuk pembayaran milestone.

Jika Anda berbicara dengan tim manajemen, Anda juga dapat menjelaskan bahwa metode penagihan ini dapat memberikan tekanan positif kepada tim mereka sendiri (selama mereka menyadari apa yang ditagihkan oleh perusahaan layanan profesional kami) untuk memastikan bahwa semua orang bekerja dengan tujuan bersama yang benar.

Meramalkan Kesuksesan

Setiap beberapa waktu, Anda perlu membuat keputusan keuangan, seperti apakah akan membeli lebih banyak peralatan, mengambil proyek baru, mempekerjakan seseorang yang baru, dan seterusnya.

Satu-satunya cara untuk memastikan bahwa Anda membuat keputusan yang lebih baik dalam hal ini adalah dengan menggunakan data yang ada untuk membangun proyeksi keuangan tentang bagaimana keadaan berjalan dan seharusnya berjalan dalam beberapa bulan ke depan. Secara pribadi, saya suka memproyeksikan 4-6 bulan ke depan dan menggunakan itu untuk membimbing keputusan saya.

Cara untuk mengatur ini di spreadsheet sebenarnya cukup sederhana dan langsung. Contoh di bawah ini harus memberi Anda gambaran yang jelas tentang apa yang dapat Anda buat, dan hal penting adalah bahwa ini semua harus dilakukan berdasarkan kas karena, sayangnya, Anda tidak dapat membayar anggota staf, kontraktor, dan tagihan lainnya dengan faktur yang belum dibayar yang harus dibayar klien Anda kepada Anda!

Dengan spreadsheet ini, Anda kemudian dapat menambahkan biaya tambahan yang Anda pertimbangkan dan melihat bagaimana itu mempengaruhi baik Arus Kas Bersih Anda (berapa banyak uang yang tersisa di akhir setiap bulan) dan juga Arus Kas Kumulatif Anda (berapa banyak uang secara total yang akan ada di rekening bank Anda).

Selama Anda menjaga Arus Kas Positif dan Uang di Bank berada dalam kisaran yang Anda nyaman — ini harus setidaknya tiga bulan uang tunai dan idealnya enam bulan — Anda kemungkinan besar dapat melanjutkan dengan biaya yang Anda pertimbangkan.

Jika Anda menjalankan bisnis, Anda kemungkinan memiliki ambisi untuk tumbuh seiring waktu. Pertumbuhan itu baik. Ini memungkinkan peluang karir bagi anggota tim Anda, dan memberi Anda tantangan baru, yang menghindari kebosanan karir. Setelah semua, tidak ada yang ingin melakukan hal yang sama persis selama tiga puluh atau empat puluh tahun!

Tumbuh Secara Berkelanjutan

Jika Anda melakukan hal-hal dengan benar, seharusnya terasa bahwa Anda memiliki angin di layar Anda, bahwa ada momentum. Anda seharusnya merasa bahwa Anda "menang".

Semua ini dikatakan, penting bahwa pertumbuhan itu berkelanjutan. Jenis bisnis yang kita diskusikan dalam buku ini umumnya tidak didanai oleh investor, dengan pengecualian beberapa biaya awal startup, dan jadi Anda perlu tumbuh dan tetap memastikan bahwa Anda berhasil menjaga dasar-dasar keuangan tetap ada.

Selain itu, karena perusahaan sangat bergantung pada kualitas orang yang dapat mereka pekerjakan, ini juga dapat membatasi pertumbuhan Anda.

Kemampuan Anda untuk merekrut orang-orang hebat dalam skala besar akan menjadi faktor pembatas, dan merupakan kesalahan besar untuk menurunkan standar perekrutan Anda hanya untuk memastikan bahwa Anda memiliki cukup orang di ruangan untuk mengikuti penagihan Anda. Ini mungkin berhasil dalam jangka pendek, tetapi ini akan menyebabkan Anda kehilangan hal yang membuat Anda istimewa di tempat pertama dan membantu Anda tumbuh.

Inilah yang terjadi pada saya di tahun pertama bisnis, di mana saya tidak berhasil menangani pertumbuhan. Itu menjadi tidak berkelanjutan, dan saya akhirnya harus memecat hampir semua anggota tim saya.

Jadi izinkan saya menjelaskan definisi saya tentang pertumbuhan yang berkelanjutan:

Ini adalah tingkat pertumbuhan maksimum di mana Anda dapat menjaga keuangan dalam keadaan sehat dan di mana kualitas kerja tidak turun di bawah janji merek Anda kepada klien.

Mengenai menjaga keuangan Anda tetap teratur, ini berarti bahwa untuk setiap komitmen tambahan yang Anda buat setiap bulan, Anda perlu memastikan bahwa Anda menambahkan cukup uang ke rekening bank Anda untuk menjaga rasio modal Anda tetap ada. Misalnya, jika Anda memutuskan bahwa Anda ingin memiliki enam bulan uang tunai di bank, maka ini berarti bahwa untuk setiap $1 dalam biaya bulanan tambahan, Anda perlu memiliki tambahan $6 disimpan.

Ini memberikan perspektif baru ketika Anda merekrut anggota tim baru atau mendaftar untuk layanan baru.