---

Ini adalah bagian dari Panduan Sukses Agensi, sebuah buku yang ditulis oleh CEO Blue untuk semua pemilik agensi dan perusahaan jasa profesional, berdasarkan pengalaman 10 tahun sebagai pendiri agensi.

Dalam buku ini, Anda akan mempelajari segala sesuatu yang perlu Anda ketahui tentang cara menjalankan agensi yang sangat sukses. Dari arus kas hingga manajemen proyek, dan membangun hubungan dengan klien hingga menulis proposal yang menang — semuanya ada di sini.

---

Pernahkah Anda berhenti sejenak untuk mempertimbangkan apa itu perusahaan jasa profesional sebenarnya?

Definisi umum adalah:

Sebuah bisnis atau organisasi yang menyediakan layanan tertentu atas nama bisnis, orang, atau kelompok lain.

Namun, sebagian besar perusahaan dimulai dengan satu orang dan laptop mereka. Seorang freelancer dengan aspirasi. Seseorang yang melampaui diri mereka sendiri untuk memulai merek dengan tujuan yang lebih tinggi.

Mari kita pikirkan lebih lanjut tentang hal itu.

Bahkan jika Anda memiliki keterampilan yang kuat yang mencerminkan penawaran perusahaan jasa profesional Anda, Anda hanya dapat membangun bisnis dan menjadi seorang wirausahawan jika Anda mampu mendelegasikan tindakan dan mencapai hasil secara konsisten.

Waktu itu terbatas dan berharga; sebagai pemimpin, Anda perlu melindungi waktu Anda untuk fungsi bisnis yang paling penting terkait dengan peran Anda. Anda perlu bekerja pada titik kendala, yaitu apa pun yang menghentikan organisasi untuk mencapai tingkat berikutnya.

Untuk perusahaan jasa profesional, titik kendala biasanya adalah menghasilkan prospek baru dan menjual kepada prospek tersebut. Bisnis tidak akan tumbuh jika tidak ada klien baru yang dibawa masuk. Sebagai pemimpin, adalah tugas Anda untuk memastikan bahwa saluran penjualan penuh dan bahwa penjualan yang konsisten dilakukan.

Titik kendala umum lainnya adalah manajemen yang efektif dari beberapa proyek dan perekrutan bakat baru. Untuk melakukan ini, Anda perlu mendelegasikan tugas lain kepada karyawan atau mengalihdayakan semuanya. Ini bisa menjadi hal yang sulit dilakukan, karena Anda mungkin merasa perlu terlibat dalam setiap aspek bisnis.

Namun, jika Anda ingin mengembangkan bisnis Anda, Anda perlu melepaskan beberapa kontrol dan mempercayai bahwa orang lain dapat menangani tugas tertentu sama baiknya dengan Anda.

Seringkali ada godaan untuk melakukan segala sesuatu sendiri karena Anda lebih mempercayai diri sendiri daripada orang lain. Anda tahu Anda akan melakukannya persis seperti yang Anda inginkan, dan juga, Anda mungkin bahkan melakukannya jauh lebih cepat. Bisa memakan waktu untuk memberi pengarahan kepada orang lain tentang masalah tersebut, menjelaskan pemikiran Anda, mendiskusikan solusi secara mendalam, kemudian menunggu pekerjaan mereka dan mungkin umpan balik untuk perubahan lebih lanjut.

Namun, proses ini sangat penting. Ini adalah satu-satunya cara untuk membangun kapasitas dalam tim Anda.

Jika Anda telah mengelilingi diri Anda dengan bakat yang mampu, Anda hanya perlu memastikan Anda dapat memberikan instruksi yang jelas. Delegasi akan memberdayakan anggota tim dengan tanggung jawab dan membangun kepercayaan. Delegasi bukanlah, dan tidak seharusnya, mengelola seseorang secara mikro untuk melakukan pekerjaan Anda.

Anda perlu mendefinisikan kualitas dengan jelas. Buat hasil yang Anda harapkan menjadi sangat jelas. Setelah tim Anda selaras dengan harapan Anda, mereka pada akhirnya akan mulai memprediksi apa yang Anda inginkan.

Ini juga memiliki manfaat tambahan yang memungkinkan orang lain untuk meningkatkan keterampilan mereka dan mengambil tanggung jawab. Saya bahkan berani mengatakan bahwa perusahaan jasa profesional menawarkan beberapa pembangunan kapasitas terbaik untuk individu di antara semua organisasi potensial yang bisa mereka bekerja. Kehidupan yang cepat dan klien yang beragam mengharuskan mereka untuk berpikir cepat dan sering menyesuaikan, menyesuaikan kembali, dan mengkalibrasi.

Merupakan praktik yang baik untuk mengadakan penilaian untuk anggota tim agar tetap pada jalurnya, dan mungkin, sebagai pemimpin, Anda pada akhirnya akan bertanggung jawab kepada dewan, investor, atau mitra diam. Tetapi meskipun demikian, saya masih merekomendasikan untuk menjadwalkan penilaian diri untuk peran Anda. Manfaat dari latihan pemikiran ini adalah Anda akan menganalisis apa yang Anda lakukan dari hari ke hari, minggu ke minggu, dan membandingkannya dengan harapan Anda tentang apa yang seharusnya dilakukan seorang pemimpin yang hebat untuk perusahaan jasa profesional mereka.

Anda mungkin menemukan bahwa Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk presentasi klien, administrasi hukum, atau proses onboarding yang lambat. Mungkin pengembangan bisnis atau posisi merek menderita karena Anda tidak memiliki waktu untuk fokus pada tugas-tugas ini. Anda bahkan mungkin menyadari bahwa Anda secara tidak perlu menginjak-injak kehidupan sosial dan kesehatan Anda sendiri dengan mengambil terlalu banyak tugas yang seharusnya bisa didelegasikan.

Delegasi adalah salah satu senjata terbaik Anda.

Apa pun yang perlu Anda lakukan berulang kali harus diperiksa dengan teliti. Apakah ada cara yang lebih baik untuk menyelesaikannya? Dapatkah itu didelegasikan? Apa yang terjadi jika kita berhenti melakukan ini sepenuhnya?

Namun, ada hal-hal yang tidak boleh Anda delegasikan, dan penting untuk mendiskusikan kerangka kerja yang digunakan untuk memutuskan apa yang harus didelegasikan dan apa yang tidak boleh didelegasikan.

Seni kewirausahaan adalah, sebagian, mengetahui kapan untuk mendelegasikan.

Delegasi adalah hal yang rumit. Secara umum, jika Anda seorang pemimpin, Anda akan mampu melakukan sebagian besar, jika tidak semua, tanggung jawab bawahan Anda dengan kualitas yang lebih tinggi daripada yang mereka bisa.

Tetapi, Anda tidak dapat melakukan SEMUA pekerjaan bawahan Anda. Ada terlalu banyak yang harus dilakukan.

Dan, jika Anda mencoba melakukan semua pekerjaan bawahan Anda, Anda akan segera terjebak, dan bisnis Anda akan menderita.

Anda membutuhkan orang lain untuk dapat melakukan pekerjaan yang diperlukan sesuai dengan standar tertentu — itu tidak harus menjadi standar Anda; itu hanya harus cukup baik untuk dapat diterima dan memajukan segala sesuatu. Dan kadang-kadang, Anda mungkin mendapatkan pekerjaan berkualitas lebih tinggi daripada yang dapat Anda capai, terutama jika Anda merekrut orang yang tepat.

Penting untuk diingat bahwa delegasi bukanlah pengabaian. Anda masih bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilakukan — Anda hanya mendelegasikan pekerjaan yang sebenarnya. Sebelum kita masuk ke mekanisme delegasi, ada baiknya kita berhenti sejenak untuk mendiskusikan peran pekerjaan mendalam.

Misalkan siapa pun dalam tim memiliki tanggung jawab teknis, dan saya maksudkan siapa pun yang seharusnya umumnya melakukan satu hal (misalnya, akuntan, pengembang perangkat lunak, desainer, analis data, dan seterusnya). Dalam hal ini, hal yang penting adalah mereka menghabiskan sebanyak mungkin waktu bekerja pada hal yang benar tanpa gangguan dan perubahan arah pekerjaan mereka. Ini memastikan bahwa mereka dapat secara teratur masuk ke dalam pekerjaan mendalam, yang merupakan tempat di mana pekerjaan berkualitas tertinggi dapat dicapai.

Untuk mewujudkannya, adalah tanggung jawab pemimpin untuk melindungi waktu dan pekerjaan mereka. Ini mungkin berarti menolak permintaan bantuan atau mendelegasikan tugas kepada orang lain di tim. Tetapi, apa pun situasinya, pemimpin perlu memastikan bahwa setiap individu dalam tim dapat masuk ke dalam pekerjaan mendalam sebanyak mungkin.

Manajer (bukan pemimpin) sering gagal memahami ini, karena peran manajer hampir bertentangan secara diametral dengan peran pekerja teknis. Manajer ada untuk menyelaraskan, mengoordinasikan, menghilangkan hambatan, dan melaporkan. Jika dilakukan dengan buruk, ini dapat berarti sejumlah besar pertemuan. Setelah karir yang cukup lama, jumlah pertemuan itu sendiri dianggap sebagai kemajuan, dan pemikiran ini diperluas kepada pekerja teknis itu sendiri, yang seharusnya sebenarnya dilindungi dari pertemuan sebanyak mungkin.

Jadi, kembali ke delegasi.

Hal kunci yang perlu diidentifikasi oleh seorang pemimpin adalah pekerjaan apa yang harus mereka delegasikan dan tugas mana yang harus mereka tangani sendiri. Ini sering kali tidak sesederhana yang terlihat, terutama jika seseorang tidak memiliki model atau kerangka kerja untuk mengevaluasi pekerjaan.

Poin kunci yang perlu diingat adalah ini:

Pemimpin harus menghabiskan sebagian besar waktu mereka bekerja pada titik kendala; segala sesuatu yang lain harus didelegasikan kepada orang lain.

Dan jika kita memperluas delegasi tidak hanya untuk menangani pekerjaan tetapi juga untuk membuat keputusan, maka cara lain untuk melihat ini adalah bahwa apa pun yang sangat konsekuensial dan tidak dapat diubah tidak boleh pernah didelegasikan, dan apa pun di bawah jumlah konsekuensial tertentu (dengan batasan sewenang-wenang, katakanlah, 50%) harus selalu didelegasikan.

Jadi, apa yang tersisa? Sebuah titik manis, di mana pemimpin perlu menggunakan penilaian mereka untuk memutuskan apakah mereka harus mendelegasikan tugas atau tidak.

Seorang pemimpin perlu ingat saat mendelegasikan bahwa mereka mendelegasikan pekerjaan, bukan tanggung jawab. Pemimpin masih bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilakukan; mereka hanya tidak melakukan pekerjaan itu sendiri. Ini berarti bahwa pemimpin perlu jelas tentang apa yang diharapkan dari siapa pun yang mereka delegasikan, dan mereka perlu jelas tentang apa standar yang ada. Pemimpin juga perlu tersedia untuk memberikan dukungan dan menjawab pertanyaan, tetapi mereka tidak seharusnya diharapkan untuk melakukan pekerjaan itu sendiri.

Delegasi bisa sulit bagi banyak pemimpin, terutama bagi mereka yang telah naik pangkat dengan menjadi "penggagas" dan mengambil semua tanggung jawab sendiri. Namun, ini adalah keterampilan yang diperlukan untuk setiap pemimpin dan keterampilan yang dapat dipelajari. Hal yang penting adalah memulai dari yang kecil, dengan tugas yang tidak terlalu penting dan tidak terlalu konsekuensial. Dan, seiring dengan semakin nyaman dalam delegasi, untuk mendelegasikan lebih banyak dan lebih banyak.

Jadi itu semua tentang kapan untuk mendelegasikan; pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana cara mendelegasikan. Ada kontinum antara memberikan instruksi yang jelas dan mendapatkan apa yang Anda inginkan dari orang-orang, dan menjadi manajer mikro yang mengekang yang tidak membiarkan individu menggunakan otak dan inisiatif mereka untuk menangani pekerjaan dan keputusan dengan cara terbaik yang mereka lihat berdasarkan keadaan unik saat itu.

Saya umumnya lebih suka mencoba dan membiarkan individu yang saya percayai untuk mencari tahu sebanyak mungkin sendiri, tetapi itu membutuhkan kepercayaan, yang bukan sesuatu yang didapatkan segera tetapi dibangun seiring waktu.

Jadi, saya cenderung lebih dekat dengan manajer mikro dengan individu yang belum banyak saya kerjakan, dan jauh lebih longgar dengan individu yang telah saya kerjakan untuk waktu yang lama.

Ketika itu adalah pengaturan yang terakhir, saya suka memfokuskan pengarahan saya pada beberapa risiko kunci, harapan hasil kunci, dan tenggat waktu yang ketat. Saya selalu memberi tahu individu bahwa saya adalah sumber daya yang dapat mereka akses kapan saja jika mereka memiliki pertanyaan atau terjebak, dan saya mempercayai mereka untuk tidak menyalahgunakan tingkat aksesibilitas itu.

Jika tugas atau keputusan tertentu adalah sesuatu yang saya ahli, saya juga mungkin memberikan petunjuk umum tentang "bagaimana" pelaksanaannya. Namun, saya pikir umumnya lebih baik membiarkan orang mencari tahu sendiri dan membangun keterampilan mereka dengan cara ini.

Di sisi lain, ketika itu adalah pengaturan yang sebelumnya, dan saya bekerja dengan seseorang yang baru atau pada sesuatu yang sangat konsekuensial, saya cenderung jauh lebih spesifik dalam delegasi saya. Saya akan membahas tidak hanya apa yang saya harapkan sebagai hasil tetapi juga bagaimana saya ingin hasil itu dicapai. Tingkat detail ini dapat menyebabkan manajemen mikro jika seseorang tidak berhati-hati, tetapi itu juga dapat membantu menghindari bencana besar.

Kuncinya di sini adalah selalu menjaga komunikasi terbuka sehingga pemimpin tahu apa yang sedang terjadi dan dapat memberikan panduan tanpa membatasi inisiatif dan kreativitas. Ini baik karena dapat memungkinkan diskusi berfokus pada hasil, bukan hanya masukan. Delegasi menjadi jauh lebih tentang memberikan kejelasan tentang hasil jangka panjang daripada masukan jangka pendek.

Saya telah menemukan bahwa masalah utama bagi bisnis (dan pemimpin mereka) adalah bahwa akan selalu ada terlalu banyak yang harus dilakukan. Startup sering kali kekurangan sumber daya untuk mencapai banyak hal dalam waktu singkat, tetapi begitu juga dengan organisasi besar — sayangnya, pekerjaan akan selalu mengejar seberapa banyak sumber daya yang Anda miliki.

Inilah mengapa penting untuk belajar bagaimana dan kapan mendelegasikan pekerjaan.

Jika Anda baru memulai sebagai pemimpin, Anda akan bekerja pada hal-hal yang tidak Anda kuasai dan melakukan tugas yang tidak familiar untuk pertama kalinya.

Di dalam bisnis Anda, Anda mungkin harus mengambil semua peran CEO/CFO/CTO/Kepala Pemasaran/Sumber Daya Manusia — dan lebih banyak lagi! Dan meskipun pendiri startup sering memiliki latar belakang dalam beberapa disiplin — CEO mungkin memiliki pengalaman pemasaran, dan jika mereka berada di bidang teknologi, mereka lebih sering daripada tidak memiliki keterampilan pemrograman — mereka masih akan menghadapi ketidakpastian di area lain, membuat tugas memakan waktu lebih lama dari yang seharusnya.

Tidak hanya Anda akan memiliki sejumlah tanggung jawab yang luar biasa, tetapi Anda juga akan memiliki banyak pemangku kepentingan berbeda yang perlu Anda dedikasikan waktu Anda.

Ini bisa berupa:

• Investor
• Dewan Direksi
• Penasihat
• Klien
• Mitra
• Pemasok
• Staf
• Pers
• Keluarga & Teman!

Jadi, bagaimana Anda dapat membagi waktu Anda di antara semua orang dan tugas ini?

Nah, mari kita mulai dengan fakta bahwa ada 168 jam dalam seminggu. Setiap orang yang pernah ada memiliki jumlah waktu yang sama setiap minggu. Sebuah minggu akan selalu berlangsung selama seminggu terlepas dari apa yang Anda lakukan.

Sebagai pemimpin, Anda dapat memanfaatkan 168 jam ini untuk mengikuti jadwal yang santai, atau Anda dapat mengambil pendekatan yang lebih agresif. Anda akan mengalokasikan waktu untuk bekerja, tidur, dan kehidupan pribadi. Dalam waktu kerja Anda, Anda juga harus mengalokasikan waktu untuk berbagai pemangku kepentingan.

Ada persamaan sederhana yang dapat Anda gunakan untuk menghitung berapa banyak waktu yang dapat Anda berikan untuk setiap orang atau aktivitas:

1. Hitung waktu kerja Anda
2. Bagi dengan semua pemangku kepentingan Anda
3. Sederhana: Anda sekarang memberikan waktu yang mereka butuhkan!

Namun, ini bukan cara berpikir yang baik, karena mengabaikan beberapa faktor mendasar.

Sayangnya, banyak pemimpin terjebak dalam perangkap alokasi waktu yang seragam, di mana mereka mencoba untuk menyenangkan semua kelompok pemangku kepentingan dengan perhatian. Mereka akan meluangkan waktu untuk semua orang.

Masalah di sini adalah bahwa dengan mencairkan perhatian mereka di antara begitu banyak kelompok, mereka tidak dapat menghabiskan banyak waktu pada titik kendala.

Selain itu, manusia pada akhirnya akan memiliki kebiasaan kerja yang berbeda dan tingkat kesabaran serta toleransi yang bervariasi tentang berapa lama mereka dapat menunggu. Tidak akan menjadi ide yang baik untuk memberikan setiap pemangku kepentingan atau tugas jumlah waktu yang sama: setelah semua, beberapa orang lebih mandiri, sementara yang lain membutuhkan lebih banyak perhatian Anda, dan beberapa topik diskusi dengan pemangku kepentingan ini akan memiliki taruhannya yang lebih tinggi daripada yang lain.

Jadi, poin kunci saya di sini adalah bahwa Anda perlu memperhatikan pemangku kepentingan yang beragam dan karakteristik mereka. Dengan cara yang sama, Anda juga harus mengevaluasi tugas-tugas dalam daftar Anda.

Tidak semua hal dalam daftar tugas Anda sama pentingnya atau sama mendesaknya. Hasil dari menyelesaikan berbagai tugas akan memiliki derajat dampak yang bervariasi. Sebagai pemimpin, terserah Anda untuk menetapkan prioritas Anda dengan benar — di situlah Anda juga harus menemukan titik kendala. Pada akhirnya, tanggung jawab utama Anda harus fokus hanya pada titik kendala.

Semua ini untuk mengatakan bahwa pada akhirnya akan ada kebutuhan mendesak untuk mendelegasikan pekerjaan. Sekarang pertanyaannya adalah: bagaimana Anda tahu pekerjaan mana yang harus Anda tangani sendiri, dan apa yang bisa dilakukan oleh orang lain?

Secara umum, ada pendekatan yang cukup jelas dan sederhana untuk menangani masalah yang merupakan titik kendala:

• Temukan apa yang menjadi titik kendala.
• Perbaiki!
• Berikan kepada orang lain untuk dikelola, dan lanjutkan.

Tetapi sebelum langkah terakhir itu menyerahkan tanggung jawab kepada orang lain — delegasi — tugas seorang pemimpin adalah menemukan dan memperbaiki titik kendala terlebih dahulu.

Dalam konteks menjalankan bisnis Anda, sebagai pemimpin, Anda dapat (dan harus) mengambil berbagai peran, seperti yang saya sebutkan sebelumnya. Ini bisa berupa apa saja mulai dari melacak keuangan sebagai CFO, merekrut dan mempekerjakan anggota tim sebagai Kepala SDM, atau merumuskan strategi untuk Penjualan dan Pemasaran.

Demikian pula, saat menghadapi masalah yang menghalangi kemajuan, keterampilan yang berguna untuk dimiliki adalah kemampuan untuk beralih antara berbagai topi (secara kiasan, tentu saja).

Ketika saya mengatakan bahwa seseorang harus mengenakan berbagai topi, yang saya maksudkan sebenarnya adalah memiliki berbagai model mental dalam kotak alat Anda untuk menangani berbagai situasi.

Ada lima arketipe mental yang dapat digunakan kapan pun Anda menemukan diri Anda bekerja pada titik kendala:

1. Topi Pembelajar
2. Topi Arsitek
3. Topi Insinyur
4. Topi Pelatih
5. Topi Pemain

Mari kita bahas masing-masing secara rinci.

Topi Pembelajar

Saya menganggap ini sebagai peran fundamental, dan saya pikir setiap orang, bukan hanya pemimpin, seharusnya tidak pernah melepas topi ini.

Memiliki pola pikir pembelajaran sebagai pemimpin mungkin adalah salah satu hal terpenting yang dapat Anda lakukan, untuk berbagai alasan.

Pertama, ini memberikan contoh yang baik bagi seluruh organisasi, mendorong anggota tim Anda untuk selalu mencari pengetahuan baik dari Anda maupun dari sumber lain. Ini bisa sangat berharga ketika Anda mulai mendelegasikan tugas kepada orang lain.

Kedua, dunia terus berubah dengan cepat, sehingga tanggal kedaluwarsa pengetahuan semakin pendek. Jadi, apa pun yang Anda ketahui dan pelajari saat ini kemungkinan akan segera usang dan mungkin tidak berguna dalam beberapa tahun ke depan. Ini juga berlaku untuk pengetahuan bisnis dan akan lebih menonjol di beberapa industri dibandingkan yang lain.

Tip: Anda dapat (dan seharusnya mencoba untuk!) juga belajar banyak dari mendengarkan orang lain dan pengalaman mereka dengan mengajukan pertanyaan yang tepat.

Topi Arsitek

Dengan topi Arsitek, tujuan Anda adalah mengidentifikasi hal-hal yang seharusnya dan tidak seharusnya Anda fokuskan terkait dengan titik kendala. Ini tentang memikirkan visi jangka panjang dan menghubungkan apa yang Anda lakukan saat ini dengan hasil yang ingin Anda lihat jauh di masa depan — sama seperti seorang arsitek membuat keputusan untuk desain suatu struktur berdasarkan tujuan bangunan akhir.

Poin kunci di sini adalah bahwa Anda dapat membuang banyak usaha pada strategi yang buruk dan tidak mendapatkan hasil, dan sebaliknya, Anda dapat memiliki usaha yang moderat pada strategi yang hebat dan mendapatkan hasil yang luar biasa tanpa terlalu banyak berkeringat. Setelah semua, jika Anda menuju arah yang salah, tidak masalah seberapa cepat Anda melakukannya: banyak usaha tidak akan mengatasi strategi buruk yang sudah dilaksanakan!

Dalam hal bisnis, ketika Anda mengenakan topi ini, Anda harus memikirkan:

• Bagaimana untuk berbeda? Tidak mungkin Anda tidak memiliki pesaing, jadi pikirkan tentang bagaimana Anda dapat menciptakan dan mengkomunikasikan dengan jelas apa yang membuat bisnis Anda berbeda dari yang lain.
• Apa yang tidak akan berubah dalam jangka panjang? Sangat menggoda untuk selalu fokus pada hal-hal baru, tetapi memastikan bahwa Anda memahami faktor-faktor stabil dalam industri Anda dan terus berinvestasi di dalamnya adalah sesuatu yang sering diabaikan. Setelah semua, tidak ada yang akan terbangun sepuluh tahun kemudian dan berharap produk Anda lebih sulit digunakan, memakan waktu lebih lama untuk dikirim, atau lebih mahal.
• Mengembangkan tawaran yang tak tertahankan. Pada dasarnya, membangun tawaran untuk berbagai kelompok pemangku kepentingan Anda yang sulit untuk ditolak — bukan karena pemaksaan, tetapi karena tawarannya sangat baik.

Topi Insinyur

Jika Anda mengenakan topi Arsitek, Anda bertanya, “Apa?”. Tetapi ketika Anda mengenakan topi Insinyur, Anda bertanya, “Bagaimana?” — secara spesifik, bagaimana Anda dapat membuat sesuatu menjadi lebih baik?

Nasihat utama saya di sini adalah untuk mengatur sistem dan terus mencari cara untuk meningkatkan alur kerja. Di Mäd, kami memiliki seluruh sistem yang didedikasikan untuk membangun SOP (Prosedur Operasional Standar) yang telah membantu tim menciptakan pekerjaan berkualitas tinggi secara konsisten.

SOP adalah instruksi tingkat tinggi tentang bagaimana proses seharusnya terlihat dan bagaimana cara melaksanakannya, sehingga sangat membantu ketika mendelegasikan pekerjaan kepada orang lain untuk membimbing mereka melalui tugas langkah demi langkah.

Pada dasarnya, apa pun yang telah dilakukan lebih dari sekali, dan kemungkinan akan diulang lagi, harus dicatat. Sistem SOP terdengar kompleks, tetapi sebenarnya bisa menjadi dokumen Word yang sederhana. Saya sangat mendorong Anda untuk membuat set Anda sendiri, dan bisnis Anda akan segera merasakan manfaatnya.

Topi Pelatih

Dalam Bab 4, saya membahas analogi bisnis sebagai tim olahraga profesional (dibandingkan dengan keluarga). Di sini, pemimpin adalah pelatih kepala, dengan tanggung jawab utama untuk menemukan dan mengembangkan bakat terbaik sambil melacak para non-performer.

Dalam budaya semacam ini, hal yang paling penting bukan selalu apa yang Anda lakukan, tetapi apa yang dilakukan tim yang mengerjakan bisnis Anda. Tidak akan pernah ada anggota tim yang benar-benar sempurna, dan ketika Anda mengenakan topi Pelatih, tugas Anda adalah membangun kekuatan mereka dan menutupi kelemahan mereka.

Ini juga berlaku saat mendelegasikan tugas kepada orang lain.

Jangan berharap semua orang langsung tahu apa yang harus dilakukan — pandu dan dukung mereka melalui proses hingga Anda melihat bahwa mereka mampu melakukan tugas dengan cara yang seharusnya dilakukan.

Selain itu, selalu miliki pendekatan yang manusiawi, tetapi jangan takut untuk menyebutkan masalah saat mereka terjadi. Realitanya adalah bahwa seiring bisnis berkembang, orang-orang tertentu akhirnya menjadi tidak cocok, dan mungkin akan lebih baik di tempat lain.

Topi Pemain

Seringkali, seorang pemimpin adalah individu yang berkinerja sangat baik, yang merupakan alasan mereka menjadi pemimpin sejak awal. Jadi, sangat wajar jika mereka kadang-kadang terjun, terlibat langsung, dan benar-benar melakukan pekerjaan inti yang dibutuhkan bisnis mereka — yaitu, mengenakan topi Pemain.

Ini adalah cara fantastis untuk mendapatkan wawasan tambahan, serta mengembangkan empati dengan orang-orang yang benar-benar melakukan pekerjaan setiap hari, dan menemukan bagaimana kinerja kerja mereka dan kehidupan secara keseluruhan dapat ditingkatkan. Ini juga bisa sangat berguna dalam keadaan darurat jika tiba-tiba ada beban kerja yang besar, atau seseorang tidak hadir.

Namun, pemimpin harus berhati-hati untuk tidak terlalu sering menggunakan topi Pemain mereka, terutama jika itu untuk menutupi anggota tim yang berkinerja buruk. Prioritas, dalam hal ini, adalah untuk memperbaiki masalah kinerja, bukan menutupi untuk anggota tim.

Situasi terbaik bagi seorang pemimpin untuk menjadi Pemain adalah pada titik kendala. Ini adalah saat di mana Anda benar-benar harus fokus untuk melakukan sesuatu sendiri.

Jika Anda tidak tahu harus mulai dari mana dalam menemukan dan memperbaiki titik kendala, maka ini mungkin berarti bahwa titik kendala saat ini adalah Anda — dan jadi hal yang paling penting bagi Anda untuk dilakukan adalah memperbaiki dan belajar sebanyak mungkin.

Jika Anda mencurigai bahwa Anda memiliki masalah model bisnis, maka topi Arsitek adalah yang paling tepat. Poin-poin berikut layak untuk dieksplorasi:

• Kurangnya momentum. Jika Anda tidak tumbuh di atas inflasi tahun demi tahun, dan pertumbuhan sulit, maka Anda mungkin mengalami kekurangan momentum.
• Bergantung pada modal. Jika Anda membeli pendapatan (misalnya, menghabiskan $1,50 untuk mendapatkan $1 dari pelanggan) atau jika Anda perlu pergi ke bank setiap kali Anda mendapatkan pesanan besar baru, maka ini pasti merupakan titik kendala.
• Margin kotor atau keuntungan rendah. Jika keuntungan kotor Anda kurang dari 50%, atau jika keuntungan Anda kurang dari 20%, maka ini menghambat Anda.
• Pendapatan berulang rendah. Jika 50% dari pendapatan Anda tidak berulang, ini mungkin merupakan titik kendala yang serius.

Jika Anda percaya bahwa masalah tim adalah yang menghambat Anda, maka kenakan topi Pelatih Anda dan pertimbangkan hal-hal berikut:

• Apakah Anda akan mempekerjakan kembali karyawan saat ini sekarang? Jika tidak, maka mereka harus pergi.
• Apakah Anda akan berjuang untuk mempertahankan karyawan saat ini jika mereka memberi tahu Anda bahwa mereka akan pergi? Jika tidak, maka mereka harus pergi.
• Jika, sebagai organisasi, ada sedikit komitmen untuk belajar, maka ini layak untuk diselidiki.
• Jika individu menempatkan diri mereka atau departemen mereka di atas perusahaan, maka sering kali ini berarti bahwa ada sedikit keselarasan.
• Jika ide dan energi tidak selalu muncul kepada Anda, dan jika Anda meminta umpan balik dan mendapatkan sedikit sebagai balasan, maka ini berarti bahwa tim Anda tidak terlalu peduli, dan itu juga sesuatu yang perlu ditangani.

Jika Anda berpikir Anda mungkin memiliki masalah proses, maka kenakan Topi Insinyur, dan mulai dengan bertanya:

• Apakah kami menyampaikan produk atau layanan kami dengan kualitas yang diharapkan pelanggan kami?
• Apakah proses kami cukup efisien?
• Bagaimana kami dapat memperbaikinya?

Jika Anda memiliki kebutuhan berulang untuk merekrut bintang untuk setiap posisi, ini juga bisa menjadi penyebab kekhawatiran. Proses yang baik memungkinkan bahkan kinerja yang moderat untuk melakukan pekerjaan dengan baik. Pikirkan tentang McDonald’s, yang telah berhasil membangun merek global bernilai miliaran dolar dengan sebagian besar mempekerjakan remaja yang tidak termotivasi dan dibayar per jam.

Jadi, sebagai pendiri bisnis, Anda harus berharap untuk bekerja di berbagai area fungsional organisasi Anda sepanjang hari dan juga mampu mengganti topi mental kapan pun diperlukan.

Fleksibilitas dan adaptabilitas adalah keterampilan yang sangat berharga bagi seorang pemimpin karena Anda harus melakukan jauh lebih banyak daripada sekadar memerintah orang. Anda juga sering harus belajar bagaimana melakukan sebagian besar pekerjaan mereka, kadang-kadang bahkan sebelum mereka melakukannya.
Meskipun demikian, meskipun penting untuk menemukan aliran produktif yang akan menghasilkan hasil berkualitas tinggi, saya juga sangat percaya bahwa pekerjaan harus menyenangkan.

Kita pasti menghabiskan cukup banyak waktu di pekerjaan kita, dan memiliki lingkungan yang dinamis dan menyenangkan di mana pekerjaan yang benar-benar hebat dicapai tidak boleh diabaikan. Inilah yang akan membantu Anda mempertahankan tim berbakat yang memiliki pencapaian tinggi yang berbagi tujuan Anda untuk mendorong bisnis dan melihatnya berhasil.