---

Ini adalah bagian dari Panduan Sukses Agensi, sebuah buku yang ditulis oleh CEO Blue untuk semua pemilik agensi dan perusahaan layanan profesional, berdasarkan pengalaman 10 tahunnya sebagai pendiri agensi.

Dalam buku ini, Anda akan mempelajari semua yang perlu Anda ketahui tentang cara menjalankan agensi yang sangat sukses. Dari arus kas hingga manajemen proyek, dan membangun hubungan dengan klien hingga menulis proposal yang menang — semuanya ada di sini.

---

Sebagai catatan, salah satu alasan utama saya memulai Blue adalah karena saya memiliki keinginan yang kuat untuk menjadi lebih baik dalam mengelola proyek saya. Saya mencoba menggunakan berbagai alat lain, tetapi tidak ada yang berhasil untuk saya, dan itulah mengapa saya memulai Blue.

Bagaimanapun, mari kita mulai bab ini!

Sebagai perusahaan layanan profesional, pekerjaan proyek akan menjadi bagian terbesar dari fungsi bisnis Anda. Kemampuan Anda untuk mengelola proyek secara efisien dapat menjadi faktor penentu apakah klien memilih untuk bekerja dengan Anda – yaitu, seberapa baik Anda dapat menangani inisiasi, perencanaan, dan pengendalian semua proses yang diperlukan untuk memenuhi kontrak.

Manajemen proyek mengimplikasikan ketergantungan pada hasil yang bersifat nyata dan tidak nyata dengan jangka waktu yang terbatas, jadi meskipun proyek pada akhirnya berakhir, disiplin manajemen proyek akan memerlukan pelacakan yang konsisten. Ini menyoroti pentingnya komunikasi yang jelas dan efektif.

Sangat penting untuk memiliki teknik untuk mengelola proyek yang konsisten di semua proyek. Ini berarti Anda dapat terjun ke proyek mana pun, dan langsung melihat bagaimana perkembangan yang ada. Harus sangat jelas apakah suatu proyek dikelola dengan baik atau buruk. Ini tidak berarti bahwa tidak ada perbedaan antara proyek, tetapi bahwa blok bangunan manajemen proyek sudah ada untuk setiap proyek.

Meskipun ada banyak cara berbeda untuk mengelola pekerjaan, saya telah menemukan satu metode, melalui percobaan dan kesalahan, yang secara konsisten memberikan hasil terbaik dan jelas serta mudah dipahami oleh anggota tim dan klien.

Metode ini disebut Kanban, yang merupakan sistem manufaktur Jepang yang awalnya dibuat oleh Toyota, di mana pasokan berbagai komponen dan bagian yang diperlukan untuk membangun mobil dipantau melalui kartu instruksi yang dikirim sepanjang jalur produksi.

Ide di balik Kanban sangat sederhana: Anda perlu membuat proses yang jelas untuk memungkinkan Anda menyelesaikan pekerjaan yang ada.

Pada tingkat dasar, ini mungkin terlihat seperti:

• Pekerjaan yang perlu dilakukan. Sering disebut "Backlog", ini adalah daftar semua pekerjaan yang perlu dilakukan agar proyek selesai.
• Sedang berlangsung. Ini adalah apa yang saat ini sedang dikerjakan.
• Dalam tinjauan. Ini adalah apa yang sedang diperiksa oleh orang lain untuk memastikan bahwa pekerjaan telah dilakukan dengan kualitas yang benar.
• Selesai. Ini adalah daftar historis dari semua pekerjaan yang telah diselesaikan.

Apa yang diungkapkan ini adalah transparansi total terkait semua pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Ini berarti rincian tentang apa yang perlu dilakukan, siapa yang perlu melakukannya, dan kapan harus diselesaikan. Anda kemudian dapat memodifikasi proses dasar di atas agar lebih sesuai dengan proses aktual Anda.

Jika Anda dapat membangun sistem seperti ini yang dapat dilihat oleh klien Anda pada waktu mereka sendiri, itu akan secara signifikan mengurangi (atau sepenuhnya menghilangkan!) kebutuhan untuk pelaporan di sekitar banyak proyek. Ini karena klien dapat masuk dan melihat status pekerjaan. Ini juga mengimplikasikan bahwa semua komunikasi dilakukan melalui satu platform dan transparan bagi semua orang di proyek. Masalah dengan tidak melakukan ini adalah bahwa itu mulai membangun silo informasi, dan tidak ada yang tahu di mana informasi kunci berada atau di mana catatan berbagai keputusan berada.

Tentu saja, proses Anda kemungkinan akan sedikit lebih kompleks daripada abstraksi yang disederhanakan di atas, tetapi itu adalah awal yang baik. Sebaiknya pikirkan proses sebagai sesuatu yang terus berubah dan merespons kenyataan di lapangan, bukan metodologi yang kaku, tidak dapat diubah, dan tidak memaafkan yang menghalangi pekerjaan.

Proses adalah hal positif, birokrasi adalah proses yang berjalan tidak teratur. Cara saya memandang proses adalah bahwa Anda memerlukan jumlah proses yang paling sedikit untuk mendapatkan hasil yang Anda cari.

Akhirnya, beberapa hal lain yang perlu dicatat tentang proses proyek.

Miliki mekanisme bawaan untuk menangkap pertanyaan dan ide. Jika tidak, ini akan menjadi informal dan memakan waktu. Apa yang kami suka lakukan adalah memiliki ini sebagai daftar sebelum proses utama, jadi proses proyek kami yang khas terlihat seperti ini:

• Ide
• Pertanyaan
• Backlog (jangka panjang)
• Backlog (jangka pendek)
• Sedang Berlangsung
• Tinjauan Internal
• Tinjauan Klien & Tindakan
• Selesai

Kami menambahkan daftar terpisah untuk ide dan pertanyaan sehingga mudah untuk ditangkap, dan kami juga membagi backlog kami menjadi jangka panjang dan jangka pendek untuk dengan mudah melihat apa yang akan datang. Ini sangat berguna jika Anda memiliki jumlah pekerjaan yang signifikan dalam proyek.

Kami juga memiliki dua putaran tinjauan, satu internal, dan yang kedua untuk klien. Daftar klien itu juga berisi semua item yang perlu dilakukan oleh klien, seperti memberikan informasi, file, akses ke sistem, dan sebagainya. Ini sangat baik untuk dimiliki karena seringkali, klien tidak memiliki sistem mereka sendiri untuk mengelola apa yang perlu mereka lakukan dalam proyek, dan ini memberikan cara yang mudah bagi mereka untuk tetap terorganisir.

Mengadakan pertemuan tinjauan dengan anggota tim Anda untuk membahas semua proyek Anda adalah strategi yang bagus untuk tetap selaras. Anda tidak perlu membahas setiap detail atau memiliki diskusi mendalam, ini hanya tentang menyelaraskan semua orang dan memastikan bahwa Anda semua berada di halaman yang sama.

Ini benar-benar membantu menghindari momen holy shit! ketika seseorang menyadari bahwa mereka telah membiarkan sesuatu terlewat dengan cara yang sangat drastis.

Sesuatu yang benar-benar membantu jika Anda memimpin pertemuan ini adalah mempersiapkan agenda sebelumnya, dan kemudian menulis poin-poin kunci di bawah setiap proyek dalam format poin-poin. Untuk pertemuan berikutnya, Anda kemudian dapat mengkloning dokumen dan memastikan bahwa hal-hal dari minggu sebelumnya telah dilakukan sambil juga memulai diskusi tentang hal-hal baru.

Formatnya cukup sederhana:

Proyek 1.
• Klien tidak menyukai opsi 1 atau 2, jadi kami perlu mencari sesuatu yang baru. Jack akan melakukan ini pada hari Rabu.
• Kami juga perlu mulai merencanakan pertemuan tinjauan pada hari Kamis. John akan menyusun agenda dan mengirimkannya kepada klien.

Dan seterusnya.

Rekomendasi kunci berikutnya adalah notulen pertemuan. Meskipun membosankan, mencatat notulen pertemuan dengan akurat dan memastikan bahwa mereka dikirim kepada semua yang hadir dalam pertemuan, diikuti dengan daftar langkah selanjutnya yang jelas, adalah hal yang krusial.
Meskipun pertemuan sering mendapatkan reputasi buruk, ada penggunaan yang baik untuk mereka dan kehidupan perusahaan layanan profesional berputar di sekitar pertemuan. Anda akan bertemu dengan tim Anda untuk meninjau pekerjaan, Anda akan bertemu dengan klien untuk mendiskusikan pekerjaan, Anda akan bertemu prospek untuk menjual pekerjaan, dan Anda akan memiliki banyak pertemuan lainnya juga.

Jika sebuah pertemuan tidak memiliki hasil, maka bisa dikatakan bahwa mungkin sebenarnya tidak ada gunanya mengadakan pertemuan itu sejak awal. Memiliki seperangkat notulen pertemuan yang jelas sangat penting; namun, ini terkadang sedikit melelahkan untuk dicatat, dirapikan, dan kemudian dikirimkan kepada semua orang.

Satu trik yang telah kami kembangkan adalah menggunakan sistem manajemen proyek kami sebagai sistem langsung untuk mencatat catatan yang berubah menjadi hal-hal di masa depan yang perlu ditindaklanjuti, baik sebagai tugas individu dalam backlog atau sebagai item daftar periksa dalam todo. Ini berarti bahwa saat pertemuan berlangsung, tindakan dan umpan balik kunci dicatat secara langsung ke dalam sistem PM dan kemudian tidak perlu mengirimkan notulen pertemuan secara terpisah, yang merupakan penghemat waktu yang hebat.

Sebagai poin terakhir, juga patut dipertimbangkan pengalaman klien (semoga lebih baik!) yang ingin kami ciptakan dalam setiap proyek, dan kemudian bekerja mundur menuju praktik manajemen proyek yang diperlukan untuk memungkinkan pengalaman yang lebih baik ini.

Apakah ada hal-hal sederhana yang dapat dilakukan oleh manajer proyek Anda yang akan sangat dihargai oleh klien? Apa gambaran sempurna di sini? Bagaimana kita bisa bergerak lebih dekat ke ideal itu?