Notifikasi email kustom adalah fitur yang sangat kuat di Blue yang dapat membantu menjaga pekerjaan tetap berjalan dan memastikan komunikasi berjalan otomatis.
Otomatisasi email di Blue adalah automatisasi manajemen proyek yang kuat untuk memperlancar komunikasi, memastikan kerja tim yang hebat, dan menjaga proyek tetap maju. Dengan memanfaatkan data yang disimpan dalam catatan Anda, Anda dapat secara otomatis mengirim email yang dipersonalisasi ketika pemicu tertentu terjadi, seperti catatan baru yang dibuat atau tugas yang menjadi terlambat.
Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi cara mengatur dan menggunakan otomatisasi email di Blue.
Mengatur Otomatisasi Email
Membuat otomatisasi email di Blue adalah proses yang sederhana. Pertama, pilih pemicu yang akan memulai email otomatis. Beberapa pemicu umum meliputi:
- Catatan baru dibuat
- Tag ditambahkan ke catatan
- Catatan dipindahkan ke daftar lain
Selanjutnya, konfigurasikan detail email, termasuk:
- Nama pengirim dan alamat balasan
- Alamat tujuan (dapat statis atau diambil secara dinamis dari bidang kustom email)
- Alamat CC atau BCC (opsional)
Salah satu manfaat utama dari otomatisasi email di Blue adalah kemampuan untuk mempersonalisasi konten menggunakan tag penggabungan. Saat menyesuaikan subjek dan isi email, Anda dapat menyisipkan tag penggabungan yang merujuk pada data catatan tertentu, seperti nama catatan atau nilai bidang kustom. Cukup gunakan sintaks {kurung kurawal} untuk menyisipkan tag penggabungan.
Anda juga dapat menyertakan lampiran file dengan menyeret dan menjatuhkannya ke dalam email atau menggunakan ikon lampiran. File dari bidang kustom File dapat secara otomatis dilampirkan jika ukurannya di bawah 10MB.
Sebelum menyelesaikan otomatisasi email Anda, disarankan untuk mengirim email percobaan kepada diri sendiri atau rekan kerja untuk memastikan semuanya berfungsi seperti yang diinginkan.
Kasus Penggunaan dan Contoh
Otomatisasi email di Blue dapat digunakan untuk berbagai tujuan. Berikut adalah beberapa contoh:
- Kirim email konfirmasi ketika klien mengajukan permintaan melalui formulir intake. Atur pemicu untuk mengirim email ketika catatan baru dibuat melalui formulir, dan pastikan untuk menyertakan bidang email dalam formulir untuk menangkap alamat klien.
- Beri tahu penugasan ketika tugas prioritas tinggi baru dibuat. Atur pemicu untuk mengirim email ketika tag "Prioritas" ditambahkan ke catatan, dan gunakan tag penggabungan {Assignee} untuk secara otomatis mengirim email kepada pengguna yang ditugaskan.
- Kirim survei kepada pelanggan setelah tiket dukungan ditandai sebagai teratasi. Atur pemicu untuk mengirim email ketika catatan ditandai sebagai selesai dan dipindahkan ke daftar "Selesai". Sertakan email pelanggan dalam bidang kustom dan berikan informasi rinci tentang masalah yang teratasi di isi email.
- Otomatiskan program rekrutmen dengan mengirim email konfirmasi kepada pelamar. Atur pemicu untuk mengirim email ketika aplikasi diajukan melalui formulir dan ditambahkan ke daftar "Diterima". Tangkap email pelamar dalam formulir, dan gunakan untuk mengirim balasan terima kasih.
Manfaat Otomatisasi Email
Otomatisasi email di Blue menawarkan beberapa manfaat utama:
- Komunikasi yang dipersonalisasi melalui penggunaan tag penggabungan dan data bidang kustom
- Notifikasi otomatis yang mengurangi pekerjaan manual dan memastikan pembaruan tepat waktu
- Alur kerja terstruktur yang didorong oleh data yang memajukan proyek berdasarkan data catatan
Kesimpulan
Otomatisasi email di Blue adalah alat yang berharga untuk memperlancar komunikasi dan menjaga proyek tetap pada jalurnya. Dengan memanfaatkan pemicu, tag penggabungan, dan data bidang kustom, Anda dapat membuat email otomatis yang dipersonalisasi yang meningkatkan produktivitas tim Anda dan memastikan pembaruan penting tidak pernah terlewat. Dengan berbagai kasus penggunaan dan pengaturan yang mudah, otomatisasi email adalah fitur yang harus dimiliki oleh setiap pengguna Blue yang ingin mengoptimalkan alur kerja mereka.