---

Ini adalah bagian dari Panduan Sukses Agensi, sebuah buku yang ditulis oleh CEO Blue untuk semua pemilik agensi dan perusahaan jasa profesional, berdasarkan pengalaman 10 tahun beliau sebagai pendiri agensi.

Dalam buku ini, Anda akan mempelajari segala sesuatu yang perlu Anda ketahui tentang cara menjalankan agensi yang sangat sukses. Dari arus kas hingga manajemen proyek, dan membangun hubungan klien hingga menulis proposal yang memenangkan — semuanya ada di sini.

---

Mari kita mulai dari akhir.

Saya telah merenungkan ini secara mendalam, dan ini telah sampai pada satu konsep inti:

Independensi.

Bagaimanapun, Anda memulai bisnis Anda sendiri karena Anda tidak ingin bekerja untuk orang lain. Anda ingin menetapkan aturan Anda sendiri. Jadi, saya yakin Anda menghargai independensi Anda sama seperti saya.

Independensi dalam pekerjaan berarti memiliki kemampuan untuk mengatakan tidak. Tidak pernah harus mengambil pekerjaan yang tidak Anda inginkan. Bekerja sesuai dengan ketentuan Anda sebanyak mungkin.

Ada banyak alasan untuk menolak pekerjaan:

• Anda tidak akan menikmati bekerja dengan klien tersebut.
• Spesifikasi proyek atau industri tidak menarik bagi Anda.
• Tidak ada anggaran yang cukup untuk membuat pekerjaan tersebut layak.

Independensi berarti menjalankan perusahaan jasa profesional menjadi lebih menyenangkan.

Anda bekerja dengan kaliber klien yang tepat. Anda dikelilingi oleh rekan-rekan yang Anda nikmati bekerja sama. Pekerjaan Anda memiliki makna, dan Anda meninggalkan kantor dengan lebih banyak energi daripada saat Anda tiba.

Ini menciptakan hasil yang lebih baik untuk klien Anda, pekerjaan yang lebih menyenangkan, dan mengurangi perputaran dalam tim Anda. Ini juga memiliki efek yang signifikan pada kehidupan pribadi Anda.

Kita dapat membagi independensi menjadi komponen dasarnya:

1. Sudah Sibuk dengan Pekerjaan.
2. Tidak Memiliki Risiko Klien Kunci.
3. Pendapatan Berulang yang Tinggi.
4. Banyak Uang Tunai di Bank.
5. Banyak Permintaan.

Sudah Sibuk dengan Pekerjaan

Anda mungkin tidak akan memiliki tekanan finansial untuk menemukan klien baru jika Anda sudah sibuk. Pastikan bahwa Anda dan tim Anda berada pada kapasitas untuk tiga puluh hingga enam puluh hari ke depan. Melakukan hal ini memberi Anda banyak waktu untuk meninjau klien potensial baru dan memutuskan siapa yang ingin Anda ajak bekerja sama. Anda harus melacak ini di Sales CRM.

Memastikan Anda selalu sibuk adalah cara yang bagus untuk memastikan pendapatan yang stabil — ini adalah dua sisi dari koin yang sama.

Anda harus berkomunikasi dengan klien Anda bahwa Anda ingin menciptakan hubungan jangka panjang. Dengan cara ini, mereka tahu Anda tidak mencari untuk mendapatkan biaya proyek sekali saja. Anda menunjukkan bahwa Anda peduli tentang hasil jangka panjang — menyelaraskan insentif Anda dengan mereka.

Ketika Anda sibuk dengan klien yang ada, itu memberi Anda kebebasan untuk selektif dengan klien masa depan Anda dan fokus. Anda dapat memilih dan memilih yang ingin Anda ajak bekerja sama daripada harus mengambil siapa pun yang datang kepada Anda. Anda tidak perlu khawatir tentang gangguan dan omong kosong berurusan dengan klien yang sulit dan sangat menuntut.

Tidak Memiliki Risiko Klien Kunci

Ini bertentangan dengan intuisi, karena seseorang akan membayangkan bahwa semakin besar klien, semakin baik. Namun, ini tidak benar. Mari kita buat skenario hipotetis di mana kita memiliki dua bisnis di mana segala sesuatunya sama, kecuali distribusi pendapatan antara basis klien mereka.

Perusahaan A memiliki dua klien, masing-masing menyumbang 50% dari total pendapatan.

Perusahaan B memiliki lima belas klien, lima di antaranya memiliki 50% dari total pendapatan, dan sepuluh berbagi 50% pendapatan yang tersisa.

Perusahaan mana yang lebih tangguh dan memiliki risiko yang lebih sedikit dalam model bisnisnya?

Perusahaan A tidak dapat kehilangan satu klien karena itu akan berarti pengurangan pendapatan sebesar 50% dan kemungkinan pemotongan signifikan terhadap anggota tim dan pengeluaran bisnis secara umum. Perusahaan B dapat kehilangan beberapa klien, yang tidak akan berdampak signifikan.

Dan ini adalah skenario nyata. Mäd sebelumnya adalah Perusahaan A, di mana kami memiliki satu pelanggan yang mewakili 70% dari penagihan kami, dan sekarang kami adalah Perusahaan B, di mana kami memiliki basis pelanggan yang jauh lebih seimbang. Tidak ada pelanggan tunggal yang dapat menjatuhkan bisnis kami.

Dan inilah yang benar-benar mendefinisikan risiko klien kunci:

Ketika tidak ada klien individu yang terlalu besar atau penting. Jika mereka membatalkan kontrak mereka, apakah itu akan menjatuhkan bisnis Anda? Jika jawabannya ya, Anda memiliki risiko klien kunci.

Ada juga keuntungan lain dari tidak memiliki risiko klien kunci. Ini membuat Anda lebih nyaman memiliki pendapat yang kuat tentang pekerjaan Anda dengan klien. Ini karena Anda tidak khawatir tentang hubungan dengan klien. Tidak apa-apa memiliki perdebatan panas dengan klien tentang pekerjaan, selama hubungan tersebut berada di dasar yang solid. Ini adalah poin yang halus tetapi penting.

Anda perlu memiliki dasar yang solid dengan klien sebelum memiliki perdebatan panas tentang pekerjaan karena ini memungkinkan komunikasi terbuka dan hubungan kerja yang lebih baik. Jika ada dasar yang kuat, maka kedua belah pihak lebih mungkin untuk saling menghormati dan memiliki diskusi yang produktif tentang pekerjaan. Ini dapat mengarah pada hasil yang lebih baik bagi semua yang terlibat.

Poin terakhir tentang risiko klien kunci.

Jika Anda memiliki risiko klien kunci, klien Anda sering kali akan sangat menyadari hal ini. Mereka tahu bahwa mereka adalah pelanggan terbesar Anda, dan mereka dapat menggunakan ini untuk keuntungan mereka untuk mendapatkan harga dan syarat yang lebih baik selama negosiasi kontrak atau hanya secara umum memiliki harapan yang tidak wajar dalam proyek, menempatkan tekanan dan stres pada tim Anda.

Pendapatan Berulang yang Tinggi

Komponen lain dari independensi adalah memiliki tingkat pendapatan berulang yang tinggi. Ini berarti perjanjian berbasis retainer jangka panjang, di mana klien membayar jumlah bulanan yang sama. Ini memperlancar arus kas, mendorong pemikiran jangka panjang, dan secara alami mengembangkan hubungan klien jangka panjang. Ini juga membuat perencanaan jauh lebih mudah dibandingkan hanya memiliki pendapatan proyek individu.

Pendapatan dari kontrak jangka panjang dapat membantu mengimbangi fluktuasi yang umum terjadi pada bisnis yang hanya memiliki pendapatan berbasis proyek. Jenis stabilitas ini sangat penting untuk bisnis kecil dan startup.

Skenario ideal adalah Anda memiliki banyak pendapatan berulang, sehingga Anda tidak perlu mempertimbangkan arus kas sebagai lebih dari sekadar masalah yang lewat, bukan sesuatu yang Anda perjuangkan setiap bulan. Ini berarti tidak perlu mengejar setiap faktur dan khawatir jika penundaan dalam pengiriman proyek akan mengakibatkan pembayaran terlambat.

Saya akan membahas beberapa trik di Bab 7 tentang cara menyusun syarat pembayaran dalam kontrak Anda, bahkan untuk proyek harga tetap, sehingga semua pendapatan Anda "terasa" seperti pendapatan bulanan berulang. Ini mungkin salah satu perubahan paling signifikan namun sederhana yang dapat Anda lakukan pada perusahaan jasa profesional Anda.

Banyak Uang Tunai di Bank

Memiliki setidaknya tiga bulan penuh arus kas operasional yang tersedia di bank adalah penting. Ini melindungi Anda dari variasi jangka pendek dalam arus kas berdasarkan keterlambatan pembayaran.

Skenario ideal adalah membangun enam bulan penuh arus kas operasional di bank dan menyimpannya di sana. Ini menciptakan jaring pengaman yang besar dan memberi Anda keunggulan psikologis — yang harus Anda manfaatkan dan komunikasikan kepada tim dan klien Anda.

Ketika Anda memiliki arus kas tambahan di atas cadangan ini, Anda dapat menginvestasikannya kembali ke dalam bisnis, mengambil keuntungan, membayar utang, atau bernegosiasi pembayaran di muka dengan vendor yang Anda percayai untuk mendapatkan diskon. Ini adalah posisi yang bagus untuk berada dan memberi Anda fleksibilitas.

Anda perlu mengambil tindakan segera jika Anda tidak memiliki cukup arus kas. Ini mungkin termasuk mengurangi pengeluaran, merundingkan ulang syarat pembayaran dengan vendor, atau menurunkan harga untuk menarik lebih banyak pelanggan dengan cepat. Anda juga dapat memiliki jalur kredit yang sudah diatur dengan bank Anda, sehingga Anda dapat dengan mudah mengaksesnya saat dibutuhkan.

Poin kunci lainnya tentang memiliki banyak uang tunai di bank adalah bahwa Anda tidak perlu mengambil proyek yang lebih baik tidak Anda ambil hanya karena Anda membutuhkan uang. Di tahun-tahun awal di Mäd, saya harus terus-menerus menerima proyek yang saya tahu kemungkinan akan gagal, dengan klien yang tidak ingin saya ajak bekerja sama, semata-mata karena saya memiliki tekanan konstan untuk memenuhi kebutuhan setiap bulan.

Ini tentang memastikan Anda dapat tidur nyenyak di malam hari dan fokus pada menjalankan bisnis Anda — bukan mengejar faktur.

Banyak Permintaan

Anda harus mendapatkan banyak permintaan per bulan tentang pekerjaan baru. Anda kemudian dapat menghabiskan waktu mengevaluasi permintaan ini dan memilih klien potensial terbaik untuk diajak bekerja sama. Jika Anda hanya memiliki jumlah permintaan yang rendah, ini berarti Anda tidak dapat selektif dengan siapa yang Anda ajak bekerja sama. Ini karena Anda tidak dapat yakin bahwa klien potensial baru akan mengetuk pintu Anda dalam waktu dekat.

Anda perlu menargetkan setidaknya satu proposal per minggu atau lima puluh dua permintaan proposal per tahun! Namun, mendapatkan jumlah permintaan proposal ini per tahun tidak datang secara kebetulan.

Anda perlu fokus pada hal ini.

Jika Anda bertanya kepada pemimpin bisnis apa yang ingin mereka habiskan lebih banyak waktu: penjualan dan pemasaran sering kali akan menduduki peringkat teratas. Bagaimanapun, ini adalah mesin yang menggerakkan bisnis ke depan.

Tanpa penjualan yang konsisten, sebuah bisnis tidak dapat berfungsi. Jadi, Anda memiliki pilihan. Anda dapat berada dalam posisi di mana uang itu penting versus di mana uang itu segalanya. Saya lebih suka uang itu "hanya" penting. Dengan kata lain, posisi di mana uang itu penting, tetapi tidak begitu mendesak sehingga mengalahkan segalanya.

Ini harus terasa seperti Anda memiliki angin di belakang Anda terkait penjualan. Ini berarti bahwa bisnis baru datang secara alami dan teratur. Penjualan tidak dapat menjadi aktivitas yang dilakukan di antara proyek ketika Anda memiliki waktu luang.

Pendekatan ini akan membawa bencana.

Pikirkan tentang itu, ketika Anda memiliki waktu (yaitu, ketika Anda tidak memiliki banyak pekerjaan!) adalah saat Anda perlu memiliki penjualan baru yang masuk. Pertimbangkan bahwa sering kali, banyak penjualan memerlukan dua hingga tiga bulan untuk ditutup. Anda mungkin berakhir dengan periode tenang yang panjang saat mengejar prospek. Dan percayalah, calon pelanggan tahu kapan Anda sedang berburu penjualan.

Jadi alih-alih menjual dari posisi kekuatan, Anda sekarang menjual dari tempat kelemahan. Anda harus menjual ketika Anda sangat sibuk. Ini menuntut Anda untuk menemukan waktu untuk memasukkan klien baru Anda, alih-alih mengejar klien untuk mengisi semua waktu luang Anda.

Anda dalam masalah jika Anda memiliki tekanan waktu karena Anda harus memastikan bahwa Anda memenuhi angka Anda dan tetap bertahan. Ini berarti Anda tidak akan bernegosiasi dan bertransaksi sekeras yang mungkin Anda lakukan sebaliknya. Satu hal buruk yang dapat terjadi di sini adalah Anda terburu-buru dalam penentuan ruang lingkup proyek tertentu. Anda mengutip harga tetap untuk menutup kesepakatan dan mendapatkan sedikit uang tunai. Beberapa bulan kemudian, Anda mendapati diri Anda bekerja gratis untuk menyelesaikan proyek.

Ingat, tidak ada momen dalam hidup Anda ketika Anda menghasilkan lebih banyak uang daripada ketika Anda bernegosiasi. Jika klien Anda berada di bawah tekanan waktu dan Anda sibuk, ini dapat menjadi keuntungan bagi Anda — pernah mendengar tentang biaya mendesak?

Beberapa bisnis mengenakan "biaya mendesak" untuk layanan yang dipercepat. Biaya tambahan ini dikenakan di atas harga reguler untuk layanan tersebut. Tujuan dari biaya mendesak adalah untuk mengkompensasi bisnis atas biaya tambahan dari produksi yang dipercepat, yang mungkin termasuk pembayaran lembur untuk anggota tim dan hanya sakit kepala umum dari bekerja dalam keadaan terburu-buru. Anda dapat, dan harus, mengenakan biaya mendesak jika klien memiliki tekanan waktu karena bekerja di bawah tenggat proyek yang ketat memang menyebabkan stres tambahan, dan tidak berkelanjutan jika setiap klien memiliki permintaan mendesak sepanjang waktu.

Jadi, di sinilah Anda: komponen kunci untuk mencapai independensi.

Jika Anda dapat memposisikan firma Anda sebagai yang sangat diminati, Anda dapat secara signifikan memperluas basis pelanggan Anda, sambil terus sibuk sepanjang waktu.

Kemudian, setelah Anda masuk ke dalam aliran yang memberi Anda kebebasan dan prediktabilitas (terutama terkait arus kas), Anda dapat fokus pada menjalankan dan akhirnya memperluas bisnis Anda. Ingat bahwa stabilitas memberi Anda kekuatan untuk memilih proyek dan percaya pada tim Anda serta kemampuannya.

Tetapi untuk dapat bertindak berdasarkan langkah-langkah ini, Anda perlu bergantung pada faktor lain: untuk memastikan bahwa Anda memiliki aliran klien yang stabil dan oleh karena itu keuntungan, Anda perlu secara aktif bekerja pada penjualan dan pemasaran.

Pikirkan Tentang Perjalanan Pelanggan Anda

Jadi, apa artinya “menjadikan Penjualan dan Pemasaran sebagai prioritas”? Untuk memulai, Anda memerlukan rencana dan tim untuk mengeksekusi strategi itu.

Setiap industri berbeda, jadi sulit untuk memberikan rencana yang tepat yang akan bekerja untuk semua orang. Meskipun demikian, saya dapat memberikan kerangka kerja yang dapat Anda gunakan untuk membuat rencana Anda. Luangkan waktu dan pikirkan perjalanan pembelian pelanggan Anda. Peta perjalanan itu, tempatkan diri Anda di posisi mereka, dan bayangkan jenis pertanyaan yang mungkin mereka miliki. Pikirkan tentang masalah yang mungkin mereka lihat ke depan, apa yang mereka khawatirkan, dan apa yang mereka pedulikan.

Jangan hanya melakukan ini sendiri, tetapi tanyakan kepada pelanggan Anda yang ada atau potensial untuk menemukan tahu! Seiring waktu, Anda akan memiliki gambaran yang lebih akurat yang sesuai dengan kenyataan. Anda akan memiliki pengetahuan mendalam tentang perjalanan pelanggan Anda untuk membeli layanan Anda.

Kemudian, pikirkan tentang bagaimana Anda dapat membuat perjalanan ini lebih mudah. Bagaimana Anda dapat relevan bagi pelanggan potensial Anda bahkan sebelum proyek dimulai?

Secara garis besar, sebagian besar perjalanan pelanggan akan berjalan di sekitar garis-garis ini:

1. Penemuan: Bagaimana klien Anda mencari solusi untuk masalah mereka? Bagaimana mereka kemudian dapat menemukan Anda?
2. Edukasi: Bagaimana klien dapat belajar lebih banyak tentang Anda dan produk serta layanan Anda?
3. Keputusan: Kerangka pengambilan keputusan apa yang akan digunakan klien untuk memilih sebuah firma? Mengapa mereka harus memilih Anda dibandingkan banyak firma lainnya? Introspeksi ini akan mengarah pada daftar aktivitas untuk membantu perjalanan pelanggan ini.

Satu hal kunci yang perlu diingat adalah bahwa Anda tidak boleh berpikir dalam jangka pendek di sini tetapi melihat beberapa tahun ke depan.

Misalnya, memiliki sejumlah besar sumber daya industri bisa sangat baik untuk prospek. Mereka bisa menghabiskan waktu mereka tersesat dalam arsip Anda dan menemukan ide-ide baru dan, secara alami, ingin bekerja dengan Anda. Jika itu terdengar menarik, Anda telah menemukan proyek multi-tahun.

Idenya adalah untuk mendapatkan keseimbangan yang tepat antara eksekusi jangka pendek dan perencanaan jangka panjang. Anda perlu dapat melompat maju dua hingga tiga tahun dari sekarang. Pahami apa hal-hal kunci yang akan membuat perbedaan.

Kemudian, mulai bekerja pada perbedaan ini sekarang juga.

Pecah tindakan signifikan menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan lebih sederhana yang dapat Anda selesaikan dan kirimkan. Ini membuat proyek jangka panjang menjadi dapat dikelola, karena Anda akan melihat manfaat segera sambil bekerja menuju tujuan jangka panjang. Ini juga akan menjaga motivasi tetap tinggi, karena Anda dapat mengamati dan melacak kemajuan mingguan.

Proyek yang memerlukan enam bulan untuk melihat apakah mereka berdampak adalah pemborosan dalam organisasi kecil — risikonya terlalu besar.