---

Di Blue, bukan rahasia lagi bahwa kami menyukai papan Kanban untuk manajemen proyek.

Kami percaya bahwa papan Kanban adalah cara yang fantastis untuk mengelola alur kerja dari proyek mana pun, dan mereka membantu menjaga kesehatan mental manajer proyek dan anggota tim!

Terlalu lama, kita semua menggunakan spreadsheet excel dan daftar tugas untuk mengelola pekerjaan. Faktanya, ini adalah salah satu kritik utama kami terhadap Basecamp, platform manajemen proyek lainnya. Bahkan mereka akhirnya menambahkan versi mereka sendiri tentang Kanban untuk platform mereka (peringatan: sayangnya mereka tidak melakukannya dengan baik, cek tulisan kami yang mencakup video penjelasan!).

Papan Kanban memiliki sejarah yang menarik. Mereka berasal dari Jepang di lantai pabrik, tetapi sekarang telah menjadi alat yang tidak tergantikan yang seharusnya ada di saku setiap manajer proyek.

Trello adalah perangkat lunak yang pertama kali mempopulerkan papan Kanban untuk manajemen proyek.

Namun, Anda masih dapat membeli papan Kanban fisik untuk rumah atau kantor Anda!

Jadi, sebelum kita masuk ke cara menggunakan papan Kanban untuk manajemen proyek, mari kita segarkan kembali bagaimana cara kerjanya.

Pada intinya, papan Kanban terdiri dari kolom yang mewakili tahap-tahap suatu proses, seperti "To Do," "In Progress," dan "Done." Tugas individu diwakili sebagai kartu yang bergerak dari satu kolom ke kolom berikutnya, menawarkan gambaran langsung tentang status proyek saat ini.

Papan Kanban memberikan representasi visual yang jelas dari item kerja saat mereka bergerak melalui berbagai tahap alur kerja.

Dan kesederhanaan inilah yang membuat papan Kanban sangat efektif, mengubah konsep abstrak tentang "pekerjaan" menjadi unit yang nyata dan dapat dikelola.

Ketika berbicara tentang manajemen proyek, transparansi visual ini sangat penting.

Papan Kanban membantu anggota tim menemukan kemacetan, memprioritaskan tugas, dan mengalokasikan sumber daya secara efisien, meningkatkan produktivitas dan mengurangi kesalahan serta miskomunikasi.

Sifat visualnya memberikan cara intuitif bagi pemangku kepentingan non-teknis untuk melacak kemajuan proyek, memperjelas status tugas dan tenggat waktu, mengurangi kebutuhan untuk pembaruan dan pertemuan yang sering, serta mendorong keterlibatan, akuntabilitas, transparansi, dan perbaikan berkelanjutan.

Kami telah membahas komponen inti Kanban dalam ulasan mendalam kami, tetapi juga layak untuk menyegarkan ingatan kita di sini.

Mari kita mulai — komponen inti adalah:

1. Visualisasikan Pekerjaan: Langkah pertama dalam Kanban adalah membuat representasi visual dari tugas-tugas. Ini biasanya dilakukan dengan menggunakan papan Kanban, yang membedakan berbagai tahap alur kerja—misalnya, "To Do," "In Progress," dan "Done." Pendekatan visual ini memudahkan semua pemangku kepentingan, termasuk anggota tim non-teknis, untuk memahami keadaan proyek saat ini dengan cepat.
2. Batasi Pekerjaan yang Sedang Berlangsung (WIP): Salah satu prinsip penting Kanban adalah membatasi jumlah pekerjaan yang sedang berlangsung. Dengan cara ini, tim dapat fokus menyelesaikan tugas daripada mengelola banyak tugas yang belum selesai. Ini membantu mengurangi kemacetan dan memastikan alur kerja yang lebih lancar.
3. Fokus pada Alur: Kanban menekankan pentingnya menjaga alur kerja item. Tim berusaha memastikan bahwa tugas bergerak melalui alur kerja seefisien mungkin. Fokus pada alur ini membantu dalam mengidentifikasi dan mengatasi gangguan atau ketidakefisienan dengan cepat.
4. Perbaikan Berkelanjutan: Juga dikenal sebagai "Kaizen," prinsip ini mendorong evaluasi dan peningkatan proses yang berkelanjutan. Kanban mendorong tim untuk secara teratur meninjau alur kerja mereka dan mengidentifikasi area untuk perbaikan, menciptakan lingkungan pertumbuhan dan pembelajaran yang berkelanjutan.

Sekarang kita memiliki pemahaman yang jelas tentang apa itu Papan Kanban, mari kita bahas beberapa manfaat menggunakan Papan Kanban dalam Manajemen Proyek, dan setelah itu kita akan menyelami cara menggunakannya untuk manajemen proyek.

Manfaat Menggunakan Papan Kanban dalam Manajemen Proyek

Seperti yang disebutkan sebelumnya, di Blue kami ❤️ Papan Kanban — inilah sebabnya mereka adalah tampilan proyek default ketika seseorang pertama kali membuat proyek di Blue. Kami percaya bahwa, lebih sering daripada tidak, Papan Kanban adalah cara terbaik untuk mengelola alur kerja proyek.

Jadi, mengapa cinta ini?

Nah, ada banyak alasan, dan sebagian besar berkaitan dengan kemampuan untuk melihat pekerjaan yang sedang berlangsung dengan lebih jelas, serta menciptakan perubahan pola pikir budaya jangka panjang tentang sifat pekerjaan itu sendiri.

Manfaat Papan Kanban 1: Peningkatan Visibilitas

Salah satu keuntungan menonjol dari menggunakan papan Kanban adalah tingkat visibilitas yang tak tertandingi yang mereka berikan.

Dengan menampilkan tugas dan status proyek di satu papan, semua anggota tim, termasuk pemangku kepentingan non-teknis, dapat segera memahami kemajuan proyek yang sedang berlangsung. Transparansi ini memastikan semua orang berada di halaman yang sama, sehingga meminimalkan kesalahpahaman dan miskomunikasi.

Anda tidak perlu bertanya kepada siapa pun untuk mengetahui status terbaru proyek – asalkan semua orang menjaga papan tetap diperbarui (lebih lanjut tentang itu nanti!)

Ide "menempatkan semuanya di satu tempat" adalah inti dari bagaimana tim yang sukses mengadopsi Papan Kanban secara umum, dan Blue secara khusus.

Manfaat Papan Kanban 2: Manajemen Alur Kerja yang Lebih Baik

Papan Kanban juga sangat efektif dalam mengelola alur kerja. Dengan memecah proyek menjadi tugas yang dapat dikelola dan tahap visual, tim dapat dengan cepat mengidentifikasi kemacetan dan terus mengoptimalkan proses mereka. Pendekatan gesit ini memastikan bahwa pekerjaan mengalir dengan lancar dari awal hingga selesai, mengurangi waktu menganggur dan meningkatkan produktivitas.

Manfaat Papan Kanban 3: Kolaborasi yang Ditingkatkan

Kolaborasi adalah dasar dari manajemen proyek yang sukses dan kerja tim yang hebat, dan papan Kanban memfasilitasi ini dengan menyediakan ruang untuk berkolaborasi.

Tentu saja, akan tetap ada obrolan tim, beberapa 1-2-1, catatan tempel di meja orang. Namun, papan kanban adalah tempat di mana pembaruan bermakna terjadi, dan di mana Anda dapat mengharapkan untuk menemukan informasi yang dibagikan.

Ini juga berarti bahwa rencana proyek bukanlah dokumen rahasia yang hidup di spreadsheet excel di laptop manajer proyek, siap dikeluarkan pada setiap tinjauan bulanan atau triwulanan seperti senjata mematikan.

Maksud Anda — kami terlambat dan kami bahkan tidak mengetahuinya? Kami berkomitmen pada sesuatu tiga bulan yang lalu dan kami bahkan belum mulai mengerjakannya?

Aduh.

Manfaat Papan Kanban 4: Mengurangi Beban Kognitif

Ini sering kali menjadi manfaat yang kurang dihargai dari menggunakan platform manajemen kerja.. Alih-alih semua orang menyimpan segalanya di kepala mereka, dan kemudian mengadakan banyak pertemuan dan "sinkronisasi" untuk tetap terkini, semua orang dapat tidur nyenyak di malam hari mengetahui bahwa semuanya terpantau.

Semuanya didokumentasikan, memungkinkan anggota tim untuk fokus pada pekerjaan itu sendiri daripada khawatir tentang pelacakannya.

Ini juga menciptakan pergeseran budaya menuju perbaikan berkelanjutan. Manajemen menyadari bahwa proyek bukan hanya "dorongan besar", tetapi sebenarnya merupakan jumlah dari ratusan atau bahkan ribuan keputusan dan tugas.

Dan ada juga pergeseran implisit menuju batasan pekerjaan yang sedang berlangsung. Bagaimanapun, jika Anda melihat 200 item yang saat ini "sedang berlangsung", ini tidak berarti apa-apa. Tidak ada yang mengerjakan 200 hal sekaligus, yang kemudian menimbulkan pertanyaan tentang apa yang sebenarnya sedang dikerjakan, dan apa yang terhambat oleh ketergantungan lain, kurangnya persetujuan, atau persyaratan yang tidak jelas.

Cara Menggunakan Papan Kanban untuk Manajemen Proyek

Oke, kita akhirnya sampai di sini.

Kami akan memberi tahu Anda sebuah rahasia. Tidak ada rahasia nyata untuk menggunakan Papan Kanban untuk manajemen proyek.

Anda harus melacak manajemen proyek Anda dengan cara yang sama seperti proses lainnya! Ini mungkin terdengar agak absurd — pastinya cara Toyota mengelola jalur produksinya di Jepang pasca-perang 1940-an bukanlah cara saya mengelola proyek pemasaran pertumbuhan saya di 2024.

Nah...ya dan tidak.

Proses menciptakan proses adalah sama, proses akhirnya tentu berbeda.

Jadi hal pertama yang perlu Anda pertimbangkan adalah proses bersama yang akan dilalui setiap item kerja. Jangan mempertimbangkan kasus pinggiran, pola bercabang, atau hal-hal fancy lainnya.

Bayangkan saja: jika semuanya berjalan lancar, apa yang akan dilalui "unit" pekerjaan yang khas dalam hal proses, dari saat pertama kali dipikirkan hingga saat ditandai sebagai selesai?

Sebagian besar proyek pengetahuan memiliki bentuk yang serupa. Dengan proyek pengetahuan kami maksudkan proyek yang hasil utamanya adalah ide, kata-kata, atau kode.

• Ide: Brainstorming awal dan penghasilan konsep.
• Backlog (Jangka Panjang): Item yang penting tetapi tidak mendesak.
• Backlog (Jangka Pendek): Item yang perlu segera ditangani.
• Sedang Berlangsung: Pekerjaan yang sedang aktif dilakukan.
• Dalam Tinjauan: Pekerjaan yang perlu pemeriksaan kualitas atau umpan balik.
• Tinjauan Klien: Ini opsional tergantung pada apakah ini proyek klien.
• Selesai: Tugas yang telah memenuhi semua persyaratan.

Kemudian, hal berikut yang perlu Anda pertimbangkan adalah metadata yang perlu Anda kumpulkan untuk setiap unit kerja.

Ini akan menjadi "bidang" Anda.

Di [Blue], kami membagi bidang menjadi bidang default dan bidang kustom.

Bidang default kami adalah:

• Nama: Nama item kerja.
• Tanggal Mulai/Selesai: Tanggal mulai dan selesai item kerja.
• Penanggung Jawab: Anggota tim yang bekerja pada item kerja.
• Tag: Kata kunci atau kategori yang menggambarkan item kerja.
• Ketergantungan: Item kerja lain yang bergantung pada item kerja ini.

Kami kemudian memiliki banyak bidang kustom tambahan yang dapat dikonfigurasi berdasarkan jenis proyek atau proses yang sedang dikerjakan:

• Teks Satu Baris: Bidang untuk memasukkan teks pendek.
• Teks Beberapa Baris: Bidang untuk memasukkan teks yang lebih panjang.
• URL / Tautan: Bidang untuk memasukkan alamat web atau hyperlink.
• Mata Uang: Bidang untuk memasukkan nilai moneter.
• Negara: Bidang untuk memilih negara.
• Tanggal: Bidang untuk memasukkan tanggal.
• Formula: Bidang untuk nilai yang dihitung berdasarkan bidang lain.
• File: Bidang untuk mengunggah dan melampirkan file.
• Pilih Tunggal: Bidang untuk memilih satu opsi dari daftar.
• Pilih Beberapa: Bidang untuk memilih beberapa opsi dari daftar.
• Lokasi / Peta: Bidang untuk memasukkan informasi geografis.
• Nomor Telepon: Bidang untuk memasukkan nomor telepon.
• Email: Bidang untuk memasukkan alamat email.
• Penilaian Bintang: Bidang untuk memberikan penilaian dari lima bintang.
• Kotak Centang: Bidang untuk nilai biner ya/tidak atau benar/salah.
• Nomor: Bidang untuk memasukkan nilai numerik.
• Persentase: Bidang untuk memasukkan nilai persentase.
• ID Unik: Bidang untuk menghasilkan pengidentifikasi unik.
• Referensi: Bidang untuk menghubungkan ke catatan atau entri lain.
• Lookup: Bidang untuk mengambil informasi dari tabel atau daftar lain.
• Durasi: Bidang untuk memasukkan panjang waktu.

Berdasarkan kebutuhan proyek unik Anda, Anda perlu memutuskan bidang mana yang harus Anda miliki.

Misalnya, jika Anda melakukan proyek desain ulang situs web, maka Anda mungkin ingin memiliki bidang kustom untuk "URL" untuk setiap item kerja, sehingga URL spesifik dari fitur atau halaman dapat diakses langsung.

Setelah Anda membuat proses dan bidang kustom Anda, maka Anda perlu membuat rencana kerja Anda yang sebenarnya, yang sering disebut sebagai WBS.

Struktur Pembagian Kerja (WBS) adalah alat manajemen proyek yang penting yang membagi proyek menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola, memastikan kejelasan dan organisasi.

Pertama, identifikasi hasil utama proyek, seperti "Desain," "Pengembangan," dan "Pengujian" untuk proyek desain ulang situs web. Kemudian, pecah hasil ini menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan dapat dikelola. Misalnya, di bawah "Desain," tugas dapat mencakup "Buat Wireframes," "Kembangkan Prototipe," dan "Tinjau Desain." Pastikan tugas cukup terperinci untuk dikelola tetapi tidak terlalu rinci untuk menghindari mikromanajemen.

Pertimbangkan untuk memberikan versi hasil menjadi V1, V2, dan V3 untuk pengembangan iteratif dan perbaikan berkelanjutan. Misalnya, "Kembangkan Prototipe V1" mungkin melibatkan fungsionalitas dasar, "Kembangkan Prototipe V2" dapat mencakup perbaikan umpan balik pengguna, dan "Kembangkan Prototipe V3" akan memoles desain akhir. Pendekatan ini memastikan peningkatan progresif dan kontrol kualitas yang lebih baik.

Tetapkan sumber daya untuk setiap tugas untuk memperjelas tanggung jawab dan memastikan ketersediaan sumber daya. Definisikan tonggak untuk menandai tahap penting proyek, seperti "Penyelesaian Desain," "Penyelesaian Pengembangan," dan "Peluncuran Proyek." Perkirakan waktu dan biaya untuk setiap tugas untuk membantu merencanakan jadwal dan anggaran proyek.

Buat struktur hierarkis untuk mengorganisir tugas secara visual. Gunakan alat seperti papan Kanban untuk mewakili hierarki ini, membantu pemahaman dan pengelolaan ruang lingkup dan kompleksitas proyek dengan lebih baik.

Rencana WBS meningkatkan organisasi dengan memberikan pandangan yang jelas dan terstruktur tentang proyek. Ini memecah proyek menjadi tugas-tugas yang dapat dikelola, memfasilitasi pelacakan dan pengelolaan yang efektif. Komunikasi yang ditingkatkan memastikan semua anggota tim memahami peran dan tanggung jawab mereka.

Alokasi sumber daya yang efektif dicapai melalui WBS, mencegah alokasi berlebihan atau pemanfaatan sumber daya yang kurang. Ini juga memungkinkan pelacakan kemajuan yang akurat, membuatnya lebih mudah untuk memantau kemajuan terhadap rencana proyek dan mengatasi masalah lebih awal.

Singkatnya, rencana WBS yang dirancang dengan baik sangat penting untuk manajemen proyek yang sukses. Ini memberikan kejelasan, meningkatkan komunikasi, memastikan pemanfaatan sumber daya yang efektif, dan pada akhirnya mengarah pada penyelesaian proyek yang sukses.

Strategi Prioritas Tugas

Pertama: mengapa memprioritaskan?

Nah, karena sumber daya itu langka.

Kita tidak pernah memiliki cukup waktu, uang, orang, atau kesehatan mental untuk melakukan semua yang diminta oleh proyek (atau dunia!) dari kita.

Ini berarti kita harus berkompromi. Kita harus membuat penilaian nilai. Apa yang lebih penting, apa yang kurang penting? Apa yang perlu dilakukan sekarang, apa yang bisa dilakukan nanti, atau mungkin tidak sama sekali?

Poin terakhir ini sangat penting. Seringkali, sebagai manajer proyek, kita bisa terjebak dalam mode "pengiriman" sehingga kita lupa mengapa kita melakukan proyek ini sejak awal.

Ini berarti kita terlalu fokus pada output daripada outcome. Kita memperlakukan proyek seperti latihan mencentang kotak besar, alih-alih mencoba memahami apa masa depan yang ingin kita ciptakan.

Inilah sebabnya mengapa kadang-kadang baik untuk melihat sepotong pekerjaan dan memutuskan bahwa itu tidak lagi diperlukan, dan bahwa itu harus dipotong.

Namun, ini membutuhkan keberanian, terutama ketika ada kontrak dan klien yang terlibat. Namun, dalam jangka panjang, melakukan hal yang benar menyelaraskan kepentingan semua orang.

Oke, jadi sekarang kita tahu bahwa kita akan dipaksa untuk memprioritaskan, tetapi bagaimana kita secara praktis melakukan ini di papan kanban?

Mari kita anggap bahwa Anda sudah memprioritaskan, sekarang Anda ingin membuat prioritas Anda jelas bagi anggota tim lainnya.

Nah, Anda bisa dengan mudah membuat kolom baru dalam proses Anda (ingat, kami bilang Anda seharusnya fleksibel dengan proses Anda!) yang disebut "Prioritas" dan menempelkan semua hal yang menjadi prioritas dalam daftar itu.

Selanjutnya, beri tag atau warnai dengan merah, karena semua orang mengaitkan warna ini dengan urgensi dan kepentingan. Penting untuk memberi tag, karena ketika item kerja ini bergerak ke "sedang berlangsung" atau "dalam tinjauan", mereka tidak lagi berada dalam daftar "prioritas", jadi Anda memerlukan sesuatu yang lain yang jelas menandai mereka sebagai item prioritas.

Kesimpulan

Papan Kanban adalah alat yang sangat berharga untuk manajemen proyek. Mereka memberikan transparansi visual yang jelas, meningkatkan manajemen alur kerja, meningkatkan kolaborasi, dan mengurangi beban kognitif. Dengan memecah proyek menjadi tugas-tugas yang dapat dikelola dan tahap visual, tim dapat dengan cepat mengidentifikasi kemacetan dan terus mengoptimalkan proses mereka.

Jika Anda ingin merasakan kekuatan transformatif dari papan Kanban, pertimbangkan untuk mencoba Blue. Platform kami dirancang untuk membuat manajemen proyek menjadi intuitif dan efektif.

Daftar hari ini untuk percobaan gratis dan lihat bagaimana Blue dapat menyederhanakan alur kerja Anda dan meningkatkan produktivitas tim Anda.