---

Kami sebelumnya telah membahas bagaimana organisasi dapat meningkatkan proses bisnis dengan secara rutin melakukan analisis proses bisnis (BPA), serta pentingnya menerapkan pemikiran kritis dalam merancang (dan merancang ulang) proses yang efisien.

Ketika dilakukan dengan baik, pengenalan prosedur baru yang lebih efisien dapat secara signifikan meningkatkan pemanfaatan sumber daya, yang dapat memiliki dampak positif besar pada profitabilitas bisnis. Dengan kata lain, proses bisnis yang lebih baik menghasilkan pengembalian investasi (ROI) yang lebih baik.

Namun, menghitung ROI dari suatu proses bisnis — dan menentukan apakah itu benar-benar menguntungkan — didahului oleh sejumlah langkah.

Apa yang Membuat Proses yang Baik?

Mengutip wawasan kami sebelumnya,

sebuah bisnis adalah jumlah dari berbagai proses yang terjadi secara bersamaan, tanpa henti. Semua proses tersebut memiliki tujuan, membantu mencapai tujuan besar organisasi.
Sebagai pengingat, proses adalah prosedur yang terdiri dari langkah-langkah tertentu, dengan awal dan akhir yang jelas, serta pedoman dan instruksi tertentu yang mendukung setiap langkah.

Dalam operasi bisnis, setiap proses disesuaikan dengan kategori pekerjaan tertentu, sehingga selalu ada berbagai proses untuk area yang berbeda dalam organisasi. Misalnya, akan ada satu proses untuk menangani pembayaran, satu lagi untuk menangani pertanyaan dukungan, satu lagi untuk perekrutan, satu lagi untuk penjualan, dan seterusnya.

Proses yang baik sangat penting bagi organisasi yang beroperasi dalam skala besar.

Biasanya, perusahaan kecil dapat menggunakan proses informal, karena mereka memiliki tim yang lebih kecil dan lebih sedikit data yang dapat hilang. Namun, seiring dengan berkembangnya organisasi, prosesnya dapat secara signifikan mempengaruhi efektivitas dan profitabilitas bisnis. Dengan proses yang baik, seseorang dapat secara harfiah melihat peningkatan sepuluh kali lipat dalam seberapa banyak yang dapat diselesaikan, dan seberapa mudah hal itu dilakukan, terutama dengan teknologi.

Apa yang penting, tidak hanya untuk memiliki proses yang lebih baik dan lebih jelas tetapi juga untuk dapat menghitung ROI mereka, adalah desain dan dokumentasi proses yang tepat.

Proses bisnis harus dipikirkan dengan baik, dengan alasan mengapa proses dirancang seperti itu. Seringkali, proses yang terdokumentasi berakhir terpisah dari proses sehari-hari yang sebenarnya diterapkan, yang jelas memiliki dampak pada kinerja dan profitabilitas.

Ketika datang untuk menghitung ROI, memiliki pemecahan proses langkah demi langkah yang jelas dapat berguna. Ini bisa terlihat seperti ini:

• Mendefinisikan sumber daya dan investasi (biaya) yang diperlukan untuk proses dan setiap langkahnya;
• Menetapkan kriteria untuk menghitung efektivitas implementasi proses baru — yaitu, apa yang akan Anda ukur? Ini bisa berupa harga dan biaya sumber daya, konsumsi waktu dari proses, kualitas produk atau layanan akhir, dll.;
• Menghitung pengembalian itu sendiri: keuntungan dan kerugian sehubungan dengan investasi;
• Akhirnya, menentukan seperti apa kesuksesan proses tersebut.

Jenis ROI

Memahami pengembalian investasi (ROI) dari proses bisnis dapat membantu perusahaan memaksimalkan manfaat dari investasi yang mereka lakukan untuk desain atau manajemen proses yang lebih baik. ROI dapat berkisar dari biaya aktual implementasi dan keuntungan yang tepat, atau bisa juga berupa penghematan biaya jangka panjang.

ROI biasanya diukur bukan dari seluruh alur proses bisnis (yang bisa melibatkan beberapa departemen dan area kerja dan oleh karena itu sulit diukur sebagai satu unit), tetapi lebih dari bagaimana proses dikelola. Ini juga disebut manajemen proses bisnis (BPM).

ROI dari BPM dapat diklasifikasikan sebagai pengembalian langsung atau tidak langsung.

ROI Langsung

Pengembalian langsung dari investasi biasanya tercermin melalui nilai yang nyata dan terukur, seperti biaya material dan harga. Misalnya, ketika memperkenalkan alat baru untuk meningkatkan suatu proses, biaya aktual untuk membeli platform perangkat lunak baru atau perangkat teknologi diperhitungkan saat menghitung ROI langsung.

Lebih mudah untuk mengamati tren dan perubahan dalam ROI langsung karena nilainya spesifik dan dapat didefinisikan dengan jelas, dan juga dapat dimanfaatkan untuk memprediksi dan merencanakan perubahan di masa depan.

Peningkatan dalam ROI langsung dapat membantu organisasi meningkatkan efisiensi proses, memaksimalkan sumber daya, mengurangi risiko, dan lebih baik mendefinisikan peran dan tanggung jawab.

ROI Tidak Langsung

Pengembalian tidak langsung dari investasi terlihat dalam nilai atau biaya yang harus dievaluasi secara subjektif. Ini biasanya mengarah pada penghematan biaya jangka panjang dan perbaikan daripada hasil yang langsung.

ROI tidak langsung bisa berupa ukuran waktu atau produktivitas — misalnya, jika sebuah organisasi memperkenalkan alat baru dan, alih-alih langsung meningkatkan keuntungan, alat tersebut justru membuat proses menjadi kurang memakan waktu dan lebih efisien untuk diselesaikan. Contoh lain adalah penerapan peningkatan keterampilan karyawan, yang dapat menambah nilai bagi kesuksesan bisnis di masa depan.

Fokus pada ROI tidak langsung dapat menguntungkan kolaborasi di seluruh perusahaan dan membantu menstandarkan proses melalui inisiatif pelatihan. Ini sangat efektif ketika dipadukan dengan strategi ROI langsung.

Mengukur ROI dari Proses yang Efektif

Sebelum memperkenalkan inisiatif perbaikan proses bisnis baru, penting untuk:

• Menentukan kontribusi moneter (atau ROI) terhadap organisasi,
• Membenarkan anggaran yang diperlukan untuk memperbaiki dan melaksanakan proses,
• Menunjukkan manfaat dari inisiatif tersebut, dan
• Mendapatkan kredibilitas dengan pemangku kepentingan senior dan pemimpin.

Perhitungan ROI tidak perlu dilakukan untuk setiap proses bisnis atau inisiatif perbaikan proses di perusahaan. Fokus hanya pada proses yang berdampak di beberapa departemen dan mempengaruhi persentase besar karyawan, terkait dengan strategi dan tujuan jangka panjang organisasi, atau yang mahal untuk diterapkan.

Rumus untuk menghitung ROI sama untuk pengembalian langsung dan tidak langsung:

ROI = Manfaat Bersih / Biaya x 100

Di sini, manfaat terkait dengan apa yang diukur, misalnya, produktivitas, efisiensi, output, dll., dari suatu inisiatif, sementara manfaat bersih mengacu pada nilai manfaat dikurangi biaya proyek.

Meskipun bisa jadi sulit untuk mendefinisikan nilai spesifik untuk ROI tidak langsung, diperbolehkan untuk menggunakan estimasi: misalnya, persentase waktu yang dihabiskan untuk mencari dokumentasi dan berapa banyak waktu yang telah dihemat dengan pengenalan alat baru.

Seperti yang kami sebutkan, desain dan dokumentasi yang cerdas akan memudahkan untuk mengidentifikasi unit pengukuran untuk ROI dan menentukan apa yang membuat suatu proses berhasil.

Pemikiran Akhir

Tidak ada satu definisi tunggal yang mencakup apa itu ROI dari proses bisnis yang baik.

Akhirnya, itu tergantung pada apa yang dicari organisasi untuk diperbaiki dan bagaimana. Mungkin perusahaan ingin mengurangi pengeluaran untuk sumber daya sambil meningkatkan keuntungan; atau, lebih subjektif, untuk meningkatkan produktivitas karyawan dan manajemen waktu.

Jadi, dalam beberapa kasus, ROI langsung — seperti investasi finansial — dapat diukur; di lain waktu, itu akan menjadi tidak langsung atau kurang eksplisit — seperti waktu dan output dari anggota tim. Namun, terlepas dari faktor apa yang Anda ukur, penting untuk memiliki proses yang dirancang dan didokumentasikan dengan baik.

Desain proses yang baik dan manajemen proses bisnis yang efisien secara alami akan mengarah pada peningkatan ROI.