---

Saat ini, memiliki platform manajemen proyek yang kuat sangatlah penting. Terlalu banyak hal yang terjadi untuk mengandalkan lembar excel, catatan tempel, dan thread email.

Namun, menerapkan platform manajemen proyek yang kuat hanyalah setengah dari perjuangan. Setengah lainnya adalah benar-benar memanfaatkannya secara efektif. Di sinilah kreativitas dan pemikiran strategis berperan, memungkinkan tim Anda untuk menjadi jauh lebih produktif dan efektif.

Salah satu fitur paling transformatif dari Blue adalah kemampuan otomatisasi yang kuat.

Automasi sangat kuat karena mereka menyederhanakan tugas berulang, menghemat waktu berharga, dan memastikan konsistensi dalam alur kerja Anda.

Dengan mengotomatisasi proses rutin, manajer proyek dapat mengalihkan fokus mereka dari terjebak dalam rincian kecil ke berkonsentrasi pada elemen strategis dari proyek mereka, seperti perencanaan, pemecahan masalah, dan koordinasi tim.

Tujuan kami dalam artikel ini adalah untuk menampilkan beberapa automasi proyek yang paling populer dan berguna yang telah kami identifikasi melalui analisis ratusan ribu proyek di antara basis klien kami. Contoh-contoh ini akan menggambarkan bagaimana automasi dapat secara signifikan meningkatkan upaya manajemen proyek Anda, memungkinkan Anda untuk bekerja lebih cerdas dan mencapai hasil yang lebih baik.

Baca terus untuk menemukan automasi manajemen proyek teratas yang dapat merevolusi cara Anda bekerja dengan Blue.

Automasi Manajemen Proyek Tandai sebagai Selesai

Ini mungkin salah satu automasi paling dasar yang dapat Anda buat di Blue, tetapi juga salah satu yang akan menghemat banyak waktu Anda.

Pada dasarnya, setiap kali Anda menandai catatan atau tugas sebagai selesai, automasi ini akan memindahkannya ke daftar "selesai". Sebaliknya, jika Anda memindahkan tugas ke daftar "selesai", secara otomatis menandainya sebagai selesai.

Ini adalah contoh sempurna bagaimana bahkan automasi kecil dapat sangat efektif. Pikirkan tentang itu: di seluruh bisnis dalam satu tahun, ribuan atau mungkin puluhan ribu tugas perlu dilacak, dan semoga, sebagian besar dari mereka akan ditandai sebagai selesai. Meskipun menandai sesuatu sebagai selesai mungkin hanya memakan waktu beberapa detik, ini dapat terakumulasi menjadi beberapa jam setahun dari tindakan yang tidak perlu Anda lakukan.

Dengan mengotomatisasi proses sederhana ini, Anda dapat menghemat waktu yang signifikan dan memastikan bahwa daftar tugas Anda selalu diperbarui tanpa usaha tambahan. Automasi kecil ini dapat menghasilkan pelacakan proyek yang lebih konsisten dan memungkinkan Anda untuk fokus pada aspek yang lebih penting dari pekerjaan Anda.

Detail automasi:

• Trigger: Catatan Ditandai sebagai Selesai
• Action: Pindahkan Catatan ke Daftar "Selesai"

Dan juga:

• Trigger: Catatan Dipindahkan ke Daftar "Selesai"
• Action: Tandai Catatan sebagai Selesai

Automasi Pemberitahuan Tugas Terlambat

Salah satu tantangan terbesar dalam manajemen proyek adalah bahwa proyek sering kali memakan waktu lebih lama dari yang direncanakan. Penundaan tidak terjadi sekaligus; mereka terjadi secara bertahap, hari demi hari. Setiap hari, sesuatu yang kecil mungkin terlewat, dan penundaan kecil ini terakumulasi, akhirnya menyebabkan kemunduran yang signifikan yang dapat memperpanjang minggu atau bahkan bulan di luar jadwal awal.

Untuk mengatasi ini, manajer proyek memerlukan sistem yang memberi tahu mereka ketika tugas terlambat. Automasi ini dirancang untuk memberi tahu anggota tim yang relevan segera setelah tanggal jatuh tempo tugas telah berakhir, memastikan bahwa tugas yang terlambat segera ditangani.

Dengan mengatur automasi ini, Anda memastikan bahwa tidak ada tugas terlambat yang terlewat, memungkinkan intervensi dan penyesuaian tepat waktu untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya. Pendekatan proaktif ini mencegah tugas terlewat dan meningkatkan akuntabilitas di antara anggota tim.

Detail automasi:

• Trigger: Tanggal Jatuh Tempo Telah Berakhir
• Action: Kirim Email

Kami merekomendasikan Anda untuk memeriksa panduan kami tentang cara mengatur automasi email kustom, di mana Anda akan belajar bagaimana Anda dapat memanfaatkan data apa pun di berbagai bidang kustom yang Anda atur dalam proyek Anda.

Automasi SOP Otomatis

Mengintegrasikan Prosedur Operasi Standar (SOP) langsung ke dalam alur kerja manajemen proyek Anda dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi dan konsistensi. Salah satu cara paling kuat untuk mencapai ini di Blue adalah melalui automasi SOP Otomatis. Automasi ini membuat daftar periksa terperinci setiap kali catatan dipindahkan ke daftar tertentu, memastikan bahwa semua langkah yang diperlukan jelas diuraikan dan ditugaskan.

Detail automasi:

• Trigger: Catatan Dipindahkan ke Daftar Tertentu
• Action: Buat Daftar Periksa

Blue menawarkan fleksibilitas yang besar, memungkinkan Anda untuk menentukan daftar mana pun dalam tindakan pemicu. Ini berarti bahwa setiap kali catatan dipindahkan ke daftar yang Anda tentukan (seperti "Dalam Proses," "Tinjauan," atau "Persetujuan"), daftar periksa yang telah ditentukan secara otomatis dibuat.

Daftar periksa dapat sedetail yang diperlukan, menampilkan beberapa item daftar periksa, masing-masing dengan penugasan dan tanggal jatuh tempo relatifnya sendiri. Tanggal jatuh tempo relatif sangat berguna karena mereka disesuaikan berdasarkan kapan automasi dipicu, memastikan tenggat waktu selalu relevan.

Automasi ini sangat berdampak karena mengintegrasikan SOP langsung ke dalam sistem manajemen proyek Anda. Alih-alih memiliki SOP dalam dokumen terpisah yang mungkin diabaikan oleh anggota tim, prosedur diintegrasikan ke dalam alur kerja, mendorong tindakan pada waktu yang tepat.

Anda bahkan dapat mengaitkan pembuatan daftar periksa dengan menambahkan tag ke catatan. Ini memungkinkan daftar periksa yang berbeda dipetakan ke tag yang berbeda, memastikan prosedur yang tepat diterapkan pada tugas yang tepat. Misalnya, tag "QA" dapat memicu daftar periksa QA, sementara tag "Tinjauan Klien" dapat memicu serangkaian langkah yang berbeda.

Mengintegrasikan SOP dalam Blue melalui automasi dapat secara signifikan meningkatkan hasil proyek. Dengan memastikan bahwa setiap langkah jelas diuraikan dan ditugaskan, Anda mengurangi risiko kesalahan dan memastikan bahwa semua anggota tim selaras dengan apa yang perlu dilakukan. Ini tidak hanya menghemat waktu tetapi juga meningkatkan akuntabilitas dan konsistensi.

Automasi dapat diedit kapan saja, mempengaruhi pelaksanaan automasi di masa depan. Selain itu, setelah daftar periksa dibuat, dapat dimodifikasi lebih lanjut sesuai kebutuhan, memberikan fleksibilitas untuk beradaptasi dengan persyaratan proyek yang berubah.

Automasi Kolaborasi Antar Departemen

Memfasilitasi kolaborasi yang efektif antara departemen sangat penting untuk kesuksesan proyek yang kompleks. Salah satu cara efektif untuk mencapai ini tanpa memberikan akses kepada anggota tim ke semua detail di departemen lain adalah dengan mengotomatisasi penyalinan catatan yang relevan di seluruh proyek.

Detail automasi:

• Trigger: Catatan Dipindahkan ke Daftar Tertentu
• Action: Salin Catatan ke Proyek Lain

Blue memungkinkan Anda untuk menentukan daftar mana pun dalam tindakan pemicu, menjadikan automasi ini sangat dapat disesuaikan. Setiap kali catatan dipindahkan ke daftar yang ditentukan, seperti "Untuk Tinjauan," secara otomatis disalin ke proyek lain di mana departemen yang relevan dapat mengambil tindakan. Ini memastikan bahwa informasi dibagikan dengan lancar tanpa mengorbankan keamanan data atau membebani anggota tim dengan detail yang tidak perlu.

Dengan menggunakan automasi ini, Anda dapat memastikan bahwa tugas dan informasi penting dibagikan antar departemen dengan efisien.

Mari kita bahas beberapa contoh untuk kejelasan.

Mari kita bayangkan departemen pemasaran yang perlu meninjau desain dari tim kreatif. Alih-alih memberikan akses penuh ke proyek kreatif, yang mungkin membanjiri departemen pemasaran dengan TMI (Terlalu Banyak Informasi!), Anda cukup mengatur automasi yang menyalin catatan desain yang sedang dikerjakan tim desain ke proyek khusus untuk tinjauan desain pemasaran. Tim pemasaran dapat diberi tahu, meninjau, dan ketika mereka menyelesaikan tinjauan, item tersebut dapat disalin atau dipindahkan kembali ke proyek asli.

Sekarang, pertimbangkan tim pengembangan dan QA. Ketika tim pengembangan menyelesaikan fitur yang perlu diuji, alih-alih memberikan akses penuh kepada tim QA ke proyek pengembangan, Anda dapat mengatur automasi. Segera setelah catatan fitur dipindahkan ke daftar "Siap untuk QA," automasi menyalinnya ke proyek QA. Dengan cara ini, tim QA mendapatkan akses langsung ke detail yang diperlukan dan dapat mulai menguji segera. Setelah tim QA menyelesaikan pengujian, mereka dapat memperbarui catatan, dan informasi dapat diintegrasikan kembali ke proyek pengembangan dengan lancar. Ini menjaga fokus pengembang pada tiket yang benar-benar dapat mereka kerjakan, dan hal yang sama untuk tim QA.

Automasi ini meningkatkan kolaborasi antar departemen dengan memastikan bahwa informasi yang relevan dibagikan dengan cepat dan akurat. Ini memungkinkan departemen untuk bekerja sama dengan lancar sambil tetap menjaga kontrol atas akses ke detail proyek. Pendekatan ini meningkatkan koordinasi, mengurangi kesalahpahaman, dan memastikan bahwa semua orang yang terlibat memiliki informasi yang mereka butuhkan untuk melaksanakan tugas mereka secara efektif.

Automasi Eskalasi Tugas Prioritas Tinggi

Dalam setiap proyek, selalu ada tugas yang memerlukan perhatian segera dan tindakan cepat. Tugas prioritas tinggi ini dapat berdampak signifikan pada kemajuan dan keberhasilan keseluruhan proyek, karena mereka berada di jalur kritis proyek. Memastikan bahwa tugas kritis ini segera ditangani sangat penting, dan di sinilah automasi Eskalasi Tugas Prioritas Tinggi berperan.

Detail automasi:

• Trigger: Tag Ditambahkan ke Catatan (Prioritas Tinggi)
• Action: Tugaskan Seseorang, Kirim Email

Blue memungkinkan Anda untuk menambahkan tag prioritas tinggi ke catatan mana pun, menjadikannya langsung dikenali sebagai yang memerlukan perhatian mendesak. Setelah tag ini ditambahkan, automasi akan aktif, menugaskan tugas kepada anggota tim tertentu dan mengirimkan pemberitahuan email untuk memberi tahu mereka tentang tugas prioritas tinggi yang baru. Kami merekomendasikan memilih warna merah cerah untuk tag ini!

Bayangkan Anda sedang mengelola proyek dengan berbagai tugas yang sedang berlangsung. Salah satu tugas ini tiba-tiba menjadi kritis karena masalah yang tidak terduga atau perubahan dalam persyaratan klien. Alih-alih memberi tahu dan menugaskan tugas ini secara manual, Anda cukup menambahkan tag "Prioritas Tinggi" ke catatan.

Segera setelah tag ditambahkan, automasi menugaskan tugas kepada anggota tim yang ditunjuk yang bertanggung jawab menangani masalah mendesak dan mengirimkan pemberitahuan email kepada mereka. Ini memastikan bahwa tugas prioritas tinggi segera terlihat dan ditangani, mencegah penundaan yang dapat membahayakan proyek.

Automasi ini sangat efektif karena beberapa alasan:

• Perhatian Segera: Tugas prioritas tinggi langsung dibawa ke perhatian anggota tim yang relevan, memastikan tindakan cepat.
• Efisiensi yang Ditingkatkan: Dengan mengotomatisasi proses penugasan dan pemberitahuan, Anda menghemat waktu dan mengurangi risiko kesenjangan komunikasi.
• Akuntabilitas yang Lebih Baik: Menugaskan tugas secara otomatis memastikan bahwa tanggung jawab jelas dan bahwa anggota tim tahu persis apa yang perlu dilakukan.
• Manajemen Masalah yang Lebih Baik: Dengan segera menangani tugas prioritas tinggi, Anda dapat mencegah masalah kecil berkembang menjadi masalah yang lebih besar, sehingga menjaga kesehatan keseluruhan proyek.

Kesimpulan

Kami berharap artikel ini bermanfaat dalam memberikan Anda ide untuk automasi spesifik yang dapat Anda manfaatkan untuk proyek dan organisasi Anda. Automasi di Blue adalah alat yang kuat yang dapat menyederhanakan alur kerja Anda, menghemat waktu, dan memastikan bahwa tim Anda fokus pada tugas strategis daripada terjebak dalam aktivitas rutin. Dengan menerapkan automasi ini, Anda dapat meningkatkan efisiensi, memperbaiki akuntabilitas, dan mencapai hasil proyek yang lebih baik.

Untuk lebih memahami dan memanfaatkan automasi manajemen proyek di Blue, kami mendorong Anda untuk menjelajahi sumber daya berikut:

• Ikhtisar fitur automasi manajemen proyek di Blue
• Dokumentasi Resmi Blue tentang automasi manajemen proyek
• Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang automasi manajemen proyek
• Automasi manajemen proyek untuk mengirim email kustom kepada pemangku kepentingan

Dengan menjelajahi sumber daya ini, Anda dapat memperoleh pemahaman yang lebih dalam tentang cara menggunakan automasi di Blue untuk mengoptimalkan proses manajemen proyek Anda. Baik itu melalui mengotomatisasi penugasan tugas, mengirim pemberitahuan, atau mengintegrasikan alur kerja antar departemen, kemungkinan tidak terbatas.

Terima kasih telah membaca, dan kami berharap dapat melihat bagaimana Anda memanfaatkan alat-alat kuat ini untuk membawa manajemen proyek Anda ke tingkat berikutnya. Ingat, jika Anda memiliki pertanyaan, ide, atau umpan balik, Anda selalu dapat menghubungi Tim Blue di support@blue.cc