---

Permintaan Proposal (RFP) adalah alat kunci yang dapat digunakan oleh bisnis dan organisasi dari semua ukuran untuk memastikan bahwa mereka memilih mitra terbaik untuk tugas dan proyek yang tidak ditangani secara internal.

Keuntungan dari RFP yang terstruktur dengan baik adalah mengurangi risiko selama proses pembelian dan menciptakan platform yang jelas untuk mengevaluasi berbagai pilihan yang tersedia. Dari perspektif penjual, ini memberikan pemahaman yang jelas tentang kebutuhan dan tujuan pembeli serta memastikan bahwa negosiasi yang biasanya memakan waktu dan melelahkan dapat diminimalkan.

Sebelum Blue, kami menjalankan sebuah agensi dan telah merespons ratusan RFP yang dikirimkan kepada kami oleh semua orang mulai dari organisasi pemerintah, LSM, dan konglomerat multinasional besar hingga startup dan perusahaan lokal kecil. Selain itu, kami juga membantu klien menavigasi keputusan pembelian yang kompleks dan kritis dengan jutaan dolar yang dipertaruhkan.

Panduan ini didasarkan pada pengalaman-pengalaman tersebut, dengan tujuan untuk:

• Membuat kasus bisnis yang menarik tentang mengapa meluangkan waktu untuk menyusun RFP yang menyeluruh hampir selalu merupakan pilihan yang cerdas.
• Menjelaskan kepada basis klien kami yang ada proses yang harus mereka lalui saat membuat RFP.
• Memberikan wawasan kepada pemasok dan mitra kami saat ini dan di masa depan tentang bagaimana kami membuat keputusan pembelian.

Mengapa RFP?

Ide inti di balik memiliki proses pembelian yang terstruktur dengan RFP dibandingkan dengan proses pembelian yang lebih santai adalah untuk mengambil keputusan yang lebih berkualitas.

Itu saja.

Alasan mengapa RFP mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih baik saat memilih antara berbagai layanan dan produk adalah karena ini memaksa organisasi pembeli untuk memikirkan tujuan dan kebutuhan mereka dan memberi mereka cara objektif untuk membandingkan beberapa alternatif.

Memiliki beberapa vendor yang bekerja dengan informasi yang sama memungkinkan pembeli untuk membuat perbandingan "apel ke apel" — berbeda dengan proses yang tidak terstruktur di mana setiap vendor hanya mengusulkan solusi atau produk mereka berdasarkan pemahaman yang longgar tentang persyaratan.

Struktur RFP.

RFP yang terstruktur dengan baik akan melakukan hal-hal berikut:

• Menyatakan dengan jelas apa yang diperlukan, serta apa yang tidak diperlukan.
• Memberikan pemahaman yang tidak ambigu kepada vendor potensial tentang tujuan pembelian dan hasil kunci yang sukses.
• Menjawab pertanyaan yang sering diajukan.
• Memberikan indikasi yang jelas tentang kriteria evaluasi dan jadwal proses pembelian sehingga tidak ada waktu yang terbuang.

Struktur yang kami rekomendasikan untuk membeli layanan profesional dan mencapai tujuan di atas adalah sebagai berikut:

Pendahuluan.

• Tentang Perusahaan. Berikan gambaran singkat tentang perusahaan Anda, termasuk area geografis, layanan/produk utama, sejarah, dll.
• Tujuan & Sasaran RFP. Nyatakan mengapa RFP ini dikirim.
• Pemangku Kepentingan Utama. Berikan daftar pemangku kepentingan yang akan mengevaluasi RFP, dan catat jika ada pengambil keputusan akhir.
• Jadwal & Pengiriman. Daftar semua tugas penting, tanggal, dan waktu di mana tindakan tertentu harus dilakukan atau diselesaikan.
• Kriteria Evaluasi. Berikan daftar kriteria yang akan Anda gunakan untuk mengevaluasi proposal dan bagaimana Anda berencana untuk menimbang setiap komponen.

Gambaran Proyek.

• Ruang Lingkup Pekerjaan. Daftar, secara umum, jenis aktivitas yang Anda harapkan dari vendor.
• Persyaratan Utama. Daftar, sedetail mungkin, persyaratan untuk proyek tersebut.
• Di Luar Ruang Lingkup. Jelaskan secara eksplisit apa yang Anda harapkan agar vendor tidak lakukan.
• Pertimbangan Lain. Berikan pertimbangan lain terkait proyek.
• FAQ. Jika selama diskusi internal ada pertanyaan yang sering muncul, daftarkan di sini.

Format & Pedoman Proposal.

‍Bagian ini harus menyatakan format dan komposisi tepat yang Anda harapkan untuk diterima dalam proposal dari para vendor.

Proses Pembelian.

• Buat RFP. Pastikan bahwa semua orang yang terlibat dalam proyek menyadari bahwa dokumen ini sedang dibuat, dan minta pendapat mereka tentang poin-poin kunci.
• Pilih vendor untuk evaluasi awal. Tanyakan kepada organisasi mitra dan teman, dan lakukan riset tentang opsi lokal dan internasional. Jika memungkinkan, coba sertakan "kuda hitam": yaitu, bukan mitra yang akan Anda pertimbangkan pada tinjauan pertama, tetapi seseorang yang mungkin dapat menawarkan sudut pandang, perspektif, atau solusi yang menarik untuk proyek Anda.
• Pendekkan daftar vendor untuk mengirim RFP. Hubungi setiap vendor dan minta kredensial perusahaan. Catat detail penting, seperti seberapa cepat mereka merespons, kualitas presentasi, dan jenis pertanyaan yang mereka ajukan selama panggilan atau pertemuan awal. Setelah Anda memperpendek daftar vendor, kirimkan RFP.
• Sesi Tanya Jawab. Undang vendor untuk mengirim pertanyaan terkait proposal atau atur panggilan/pertemuan untuk membahas poin-poin kompleks. Selalu simpan catatan rinci tentang pertanyaan. Saran kami adalah memiliki dokumen yang dihosting secara online (seperti Google Doc) yang dibagikan kepada semua vendor yang Anda perbarui dengan semua pertanyaan dan jawaban sehingga semua orang bekerja pada proposal mereka dengan pemahaman bersama yang sama.
• Tinjau draf proposal (opsional). Jika Anda memiliki kapasitas internal, undang vendor untuk mengirimkan draf proposal satu minggu sebelum pengiriman final. Ini adalah tanda baik jika mereka menerima tawaran tersebut. Kirim kembali proposal dengan komentar dalam waktu 24 hingga 48 jam.
• Skor proposal akhir. Setelah Anda menerima proposal akhir, tinjau masing-masing dengan cermat dan beri skor setiap vendor sesuai dengan kriteria evaluasi. Jika memungkinkan, biarkan vendor juga mempresentasikan proposal mereka melalui panggilan konferensi atau pertemuan langsung.
• Beri tahu semua orang. Setelah Anda menyelesaikan keputusan Anda dan mendapatkan persetujuan pemangku kepentingan senior, beri tahu semua vendor tentang hasilnya. Untuk vendor yang kalah, pertimbangkan untuk melakukan panggilan atau pertemuan lanjutan untuk menjelaskan mengapa mereka tidak menang, bagaimana peringkat mereka dibandingkan dengan vendor lain, dan bagaimana mereka bisa memperbaiki tawaran di masa mendatang. Ini sangat dihargai oleh vendor dan mengakhiri hubungan dengan catatan positif — Anda tidak pernah tahu jika Anda mungkin bekerja dengan mereka di proyek mendatang.
• Mulai proyek. Setelah Anda mendapatkan mitra ideal untuk proyek tersebut, saatnya untuk memulai dan fokus pada pelaksanaan.

FAQ tentang RFP.

Siapa yang harus menulis RFP?

Idealnya, itu harus dilakukan oleh siapa pun yang akan mengelola hubungan dengan vendor atau mitra yang dipilih. RFP paling baik ditulis oleh satu individu: sementara anggota tim lainnya dapat meninjau dan mengomentari berbagai versi dokumen, penting bahwa satu orang mengambil tanggung jawab penuh atas kualitas dan akurasi RFP. Jika tim tidak memiliki pengalaman, ini adalah proyek yang sangat teknis, atau konsensusnya adalah bahwa pihak ketiga yang objektif akan lebih cocok, maka Anda dapat mengontrak konsultan spesialis seperti Mäd untuk memandu proses pembelian.

Apa saja jadwal waktu yang khas untuk RFP?

Sekali lagi, ini tergantung pada industri yang Anda jalani dan kompleksitas proyek yang diusulkan. Secara umum, Anda harus menetapkan jadwal respons akhir 2 hingga 4 minggu dari hari proposal dikirim.

Apakah Anda harus menerima draf proposal untuk umpan balik?

Memungkinkan vendor untuk mengirim draf proposal yang akan dikembalikan dengan komentar memastikan bahwa proposal akhir memiliki kualitas yang jauh lebih tinggi. Namun, tergantung pada jumlah vendor yang mengajukan, ini dapat secara signifikan meningkatkan beban kerja tim pembelian. Jika mereka tidak memiliki waktu yang tersedia untuk meninjau draf proposal secara menyeluruh dan memberikan umpan balik yang berarti, maka tidak ada gunanya menambahkan langkah ini ke dalam proses.

Berapa banyak vendor yang harus dipilih?

Ini juga terkait dengan poin sebelumnya tentang beban kerja tim pembelian. Semakin banyak vendor yang Anda minta untuk menanggapi RFP, semakin banyak pekerjaan yang akan Anda lakukan untuk menjawab pertanyaan, melakukan panggilan dan pertemuan dengan mereka, serta mengevaluasi proposal akhir. Selain itu, vendor yang cerdas sering kali akan bertanya berapa banyak vendor lain yang mengajukan tawaran dan sering kali akan menolak untuk mengajukan tawaran jika jumlahnya terlalu tinggi, karena rasio risiko-imbalan dari waktu yang dihabiskan untuk proposal dibandingkan dengan peluang menang tidak masuk akal. Secara umum, 3 hingga 5 vendor adalah jumlah yang tepat, tetapi di organisasi yang lebih besar, Anda mungkin ingin memeriksa dengan departemen pengadaan untuk aturan spesifik apa pun, karena mereka mungkin memiliki jumlah minimum penawar yang diperlukan untuk kepatuhan.

Haruskah saya menyertakan anggaran?

Ini adalah topik yang memecah belah, dengan beberapa argumen baik di kedua sisi. Menyertakan kisaran anggaran indikatif atau anggaran maksimum adalah positif karena ini akan segera memungkinkan vendor untuk memilih sendiri terkait keputusan untuk mengajukan tawaran atau tidak, dan ini juga dapat menghemat waktu Anda dan tim Anda karena Anda tidak akan mengevaluasi vendor yang harga tawarannya jauh di atas anggaran maksimum Anda. Namun, jika ini adalah pembelian yang kompleks (misalnya, pengembangan perangkat lunak kustom) atau jenis proyek yang paling cocok untuk model keterlibatan waktu dan material dibandingkan dengan harga tetap, maka mungkin tidak bijaksana untuk menyertakan anggaran tertentu. Ini juga berlaku jika ini adalah pertama kalinya Anda membeli jenis layanan ini, Anda mungkin tidak memiliki cukup informasi atau pengalaman untuk menetapkan anggaran dengan akurat, dan Anda dapat membiarkan berbagai proposal vendor memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang harga pasar.

Apa yang harus ada dalam kriteria evaluasi?

Ini tergantung pada apa yang paling Anda hargai dari vendor ideal. Jika proyeknya mendesak, maka berikan lebih banyak bobot pada jadwal dan ketersediaan vendor untuk memulai segera. Jika ini adalah proyek strategis jangka panjang, maka Anda harus lebih menghargai pengalaman sebelumnya, CV tim, dan studi kasus. Anda dapat melihat dua contoh di bawah ini yang memiliki kriteria dan bobot yang berbeda:

Siapa yang harus terlibat dalam proses penilaian?

Semua orang yang terlibat dalam proses pembelian dari awal dan telah melakukan percakapan serta pertemuan dengan vendor. Pemangku kepentingan senior yang tidak terlibat secara mendalam dalam proses juga dapat diundang untuk mengevaluasi proposal dan memberinya skor, atau mereka mungkin hanya ingin meninjau skor akhir untuk membantu mereka membuat keputusan akhir. Selain itu, baik ahli subjek eksternal maupun internal dapat direkrut untuk membantu dengan penilaian. Misalnya, tim MarComms dapat meminta seorang anggota departemen TI untuk membantu mengevaluasi pilihan perangkat lunak CRM.

Bagaimana cara memberi skor kepada vendor?

Untuk setiap kriteria evaluasi, Anda harus memberikan skor mulai dari 0 hingga maksimum yang diizinkan untuk kriteria tertentu tersebut. Setiap individu yang terlibat dalam proses pembelian harus mengevaluasi setiap vendor secara pribadi, tanpa membagikan skor mereka dengan anggota tim lainnya. Kemudian, tim pembelian harus membagikan skor mereka secara bersamaan dan mengambil rata-rata dari total skor untuk memberikan setiap vendor skor akhir berdasarkan semua kriteria evaluasi. Anda kemudian dapat memberi peringkat kepada vendor berdasarkan skor.

Kesimpulan.

Kami berharap panduan ini bermanfaat dalam memahami pentingnya RFP yang terstruktur dengan baik dalam membantu keputusan pembelian kunci. Di dunia bisnis modern, jarang ada organisasi yang bekerja secara terpisah, jadi kemampuan untuk secara konsisten memilih mitra spesialis yang sangat efektif kini lebih penting dari sebelumnya.