Blue menawarkan enam peran yang telah ditentukan sebelumnya: Administrator Organisasi (akses penuh ke sistem), Administrator Workspace (mengelola workspace), Anggota Tim (membuat dan mengedit konten), Klien (memantau kemajuan), Vendor (hak pembuatan terbatas), Hanya Komentar (hanya dapat memberikan komentar), dan Hanya Lihat (akses hanya baca). Anda juga dapat membuat peran kustom tanpa batas.

Administrator Organisasi memiliki kontrol penuh atas ruang kerja Blue. Mereka dapat mengelola penagihan, membuat dan menghapus ruang kerja, mengundang pengguna, mengonfigurasi integrasi, mengakses semua ruang kerja dan data, serta memodifikasi pengaturan di seluruh organisasi. Ini adalah tingkat akses tertinggi di Blue.

Administrator Workspace memiliki kontrol penuh dalam ruang kerja yang ditugaskan kepada mereka. Mereka dapat mengelola pengaturan ruang kerja, mengundang dan menghapus anggota tim, mengonfigurasi izin, membuat dan memodifikasi semua konten, mengatur otomatisasi, dan mengakses analitik ruang kerja. Mereka tidak dapat mengakses pengaturan tingkat organisasi atau penagihan.

Anggota Tim dapat membuat, mengedit, dan menghapus catatan dalam lingkup izin mereka. Mereka dapat berkolaborasi dalam tugas, mengunggah file, berpartisipasi dalam diskusi, dan melihat kemajuan ruang kerja. Mereka tidak dapat mengubah pengaturan ruang kerja, mengelola pengguna lain, atau mengakses fitur administratif.

Pengguna Klien memiliki akses yang terbatas namun penting. Mereka dapat melihat kemajuan ruang kerja, membuat item baru seperti tugas atau permintaan, mengomentari item yang ada, dan menerima notifikasi. Mereka tidak dapat menghapus konten, memodifikasi struktur ruang kerja, atau mengakses diskusi tim internal.

Pengguna Hanya Komentar dapat melihat semua konten yang mereka akses dan menambahkan komentar untuk kolaborasi. Mereka tidak dapat membuat catatan baru, mengedit konten yang ada, atau menghapus apa pun. Peran ini sempurna untuk pemangku kepentingan yang membutuhkan visibilitas dan kemampuan untuk memberikan umpan balik tanpa melakukan perubahan.

Untuk menetapkan peran, buka tab People di ruang kerja Anda, klik nama pengguna, dan pilih peran mereka dari menu dropdown. Administrator Organisasi dapat menetapkan peran apa pun, sementara Administrator Ruang Kerja hanya dapat menetapkan peran di dalam ruang kerja mereka. Perubahan akan berlaku segera.

Ya, peran pengguna dapat diubah kapan saja oleh administrator. Cukup navigasikan ke profil pengguna di tab People dan pilih peran baru. Pengguna akan segera mendapatkan atau kehilangan izin berdasarkan penugasan peran barunya.

Ketika dihapus dari ruang kerja, pengguna segera kehilangan akses ke semua data ruang kerja, termasuk catatan, file, dan diskusi. Kontribusi historis mereka (komentar, catatan yang dibuat) tetap ada tetapi diatributkan kepada nama mereka. Mereka dapat ditambahkan kembali kapan saja dengan izin yang sama atau berbeda.

Ya, Blue mendukung peran spesifik workspace. Anda mungkin menjadi Administrator Workspace di satu workspace tetapi menjadi Anggota Tim di workspace lainnya. Fleksibilitas ini memungkinkan organisasi untuk mempertahankan kontrol akses yang tepat di berbagai tim dan inisiatif.

Peran kustom memungkinkan Anda untuk membuat set izin yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik organisasi Anda. Anda dapat menentukan dengan tepat apa yang dapat dilihat dan dilakukan pengguna, mulai dari akses tingkat daftar hingga izin untuk bidang individu, menciptakan peran yang sempurna sesuai dengan alur kerja dan persyaratan keamanan Anda.

Navigasikan ke Pengaturan > Peran Pengguna dan klik 'Buat Peran Baru'. Beri nama peran Anda, lalu atur izin termasuk: akses daftar (lihat/edit/hapus), visibilitas bidang kustom, pembatasan tingkat catatan, dan akses fitur tertentu. Simpan peran untuk membuatnya tersedia untuk penugasan.

Peran kustom memberikan kontrol akses yang tepat, meningkatkan keamanan untuk data sensitif, meningkatkan fokus dengan hanya menampilkan informasi yang relevan, mematuhi regulasi perlindungan data, dan fleksibilitas untuk mencocokkan struktur organisasi Anda yang tepat. Mereka menghilangkan kompromi yang dihasilkan dari penggunaan peran generik.

Tidak, setiap pengguna hanya dapat memiliki satu peran per ruang kerja di Blue. Namun, peran kustom dapat menggabungkan izin dari beberapa peran standar, memberikan Anda fleksibilitas untuk membuat peran hibrida yang memenuhi persyaratan izin yang kompleks.

Tab Orang adalah pusat utama Anda untuk manajemen pengguna dalam sebuah ruang kerja. Ini menampilkan semua anggota ruang kerja, peran mereka, status aktif terakhir, dan memungkinkan administrator untuk mengundang pengguna baru, memodifikasi izin, atau menghapus akses. Tab ini dapat diakses dari sidebar ruang kerja.

Administrator Organisasi dan Administrator Workspace dapat mengundang pengguna baru ke workspace. Mereka dapat mengirim undangan melalui email, menetapkan peran awal, dan secara opsional menyertakan pesan sambutan. Anggota Tim dan peran lainnya tidak dapat mengundang pengguna baru.

Hanya Administrator Organisasi dan Administrator Ruang Kerja yang dapat menghapus pengguna dari ruang kerja. Administrator Organisasi dapat menghapus siapa saja, sementara Administrator Ruang Kerja hanya dapat menghapus pengguna dari ruang kerja yang mereka kelola. Pengguna tidak dapat menghapus diri mereka sendiri dari ruang kerja.