Scopri le nuove funzionalità di automazione di Blue progettate per semplificare i flussi di lavoro nella gestione dei progetti, migliorare l'efficienza e aumentare la produttività per tutti.
La gestione dei progetti sta diventando sempre più complessa. Ironia della sorte, gran parte di questo è dovuto alla tecnologia. L'idea della tecnologia è che dovrebbe rendere le cose più facili e veloci, e forse eliminare alcune attività del tutto.
Tuttavia, il rovescio della medaglia della tecnologia è che le aspettative aumentano. Ora che possiamo fare di più, facciamo di più.
Questo è un po' come dice Ian Malcolm in Jurassic Park:
Gli scienziati erano così preoccupati di sapere se potevano farlo che non si sono fermati a pensare se dovessero farlo.
E così utilizziamo molti sistemi, e le aspettative sono che i cicli di reporting e gli aggiornamenti siano molto più rapidi, ma spesso non abbiamo preso il tempo necessario per configurare i nostri sistemi correttamente.
I professionisti moderni si trovano intrappolati in un ciclo di reporting manuale, aggiornamenti infiniti di fogli di calcolo e follow-up costanti, spesso con risultati che portano a ritardi nei tempi e sforamenti di budget.
Nonostante i nostri migliori sforzi, i risultati spesso non raggiungono le nostre vere capacità.
La causa principale di questo problema risiede nella crescente complessità dei progetti moderni e nel fatto che la maggior parte dei project manager sono project manager de facto.
Sono diventati project manager senza mai essere stati formati come project manager.
Le iniziative di oggi coinvolgono più stakeholder che mai, operano in ambienti in tempo reale e devono adattarsi a condizioni di mercato in rapida evoluzione.
Questa complessità crescente porta a un aumento dello stress, a una maggiore probabilità di errori e a un'abbondanza di ciò che definiamo "metawork" - lavoro svolto per il semplice fatto di lavorare.
Il modo più semplice per spiegare il metawork è considerare un termine correlato, i metadati. Questi sono dati sui dati, ma non i dati effettivi. Pensa alla tua canzone preferita. La canzone stessa è il dato, ma il nome dell'album, il nome dell'artista, la data di pubblicazione, questi sono metadati.
Allo stesso modo, il metawork rappresenta i compiti che svolgiamo per gestire il nostro lavoro effettivo. È il tempo speso ad aggiornare gli stati delle attività, a creare report di avanzamento e a gestire la documentazione del progetto piuttosto che far progredire il progetto. Questa inefficienza rappresenta un significativo drenaggio sulla produttività e sul morale del team.
L'automazione nella gestione dei progetti offre una soluzione a queste sfide. Sebbene il termine possa sembrare scoraggiante, la sua implementazione può essere semplice e altamente efficace, soprattutto quando si utilizzano strumenti come il sistema di automazione per la gestione dei progetti di Blue.
Alla base, l'automazione nella gestione dei progetti implica identificare compiti ripetitivi e a basso valore e creare sistemi per eseguirli automaticamente — tutto qui!
Non deve essere enormemente complesso, e molte automazioni possono essere impostate in pochi minuti, e il ritorno sull'investimento è enorme.
Questo approccio non mira a sostituire la supervisione umana; piuttosto, la migliora. L'automazione gestisce compiti di routine, liberando i professionisti per concentrarsi su pensiero strategico e decision-making. Garantisce che gli esseri umani mantengano il controllo e possano monitorare facilmente i progressi, mentre i computer gestiscono gli aspetti più banali e ripetitivi della gestione dei progetti.
I vantaggi di questo cambiamento sono numerosi. I team possono aspettarsi di vedere un uso più efficiente del tempo, una riduzione degli errori e un miglioramento complessivo dei risultati del progetto. Questa evoluzione nelle pratiche di gestione dei progetti è anche positiva per i project manager. Non devi temere di essere sostituito, perché questo ti consente di impegnarti più a fondo in attività ad alto valore come la definizione degli obiettivi, il coinvolgimento degli stakeholder e la pianificazione strategica.
Mentre esploriamo i principali vantaggi dell'automazione nella gestione dei progetti nelle sezioni seguenti, scoprirai come questo approccio stia trasformando il settore.
Dall'aumento dell'efficienza alla possibilità di prendere decisioni basate sui dati, questi vantaggi sono destinati a ridefinire ciò che è possibile nella gestione dei progetti. Approfondiamo come l'automazione possa elevare le tue pratiche di gestione dei progetti a nuovi livelli di efficacia e successo.
1. Risparmio di Tempo
Il tempo è la risorsa più preziosa.
L'automazione nella gestione dei progetti offre una soluzione potente per guadagnare più tempo. Questo consente ai project manager e ai team di avere più tempo per svolgere altre attività, o forse di avere più respiro in modo da non avere la sensazione di non avere spazio per pensare realmente.
Identificazione delle Attività che Richiedono Tempo
Il primo passo per sfruttare l'automazione per risparmiare tempo è identificare le attività ripetitive e che richiedono tempo che appesantiscono il tuo team.
Queste includono spesso:
- Reporting di routine e aggiornamenti di stato
- Inserimento e aggiornamenti dei dati attraverso più sistemi
- Assegnazione di compiti e follow-up
- Pianificazione di riunioni e promemoria
Automatizzando questi processi, i team possono reindirizzare la loro energia verso lavori più impattanti. Il secondo punto è molto pericoloso, poiché l'inserimento manuale dei dati attraverso più sistemi causa problemi non solo nel tempo sprecato per l'inserimento dei dati, ma inevitabilmente causa anche problemi di inserimento dati, e poi devi spendere tempo per correggerli.
Quantificazione del Tempo Risparmiato
Prima di implementare l'automazione, è fondamentale quantificare i potenziali risparmi di tempo. Questo non solo giustifica l'investimento, ma aiuta anche a dare priorità ai processi da automatizzare per primi. Considera i seguenti fattori:
- Numero di membri del team coinvolti
- Tariffa oraria approssimativa dei membri del team (basata sul salario)
- Frequenza dell'attività ripetitiva
- Tempo medio impiegato per ciascun caso dell'attività
Possiamo trasformare questo in un'equazione:
Risparmi Annuali = N × R × F × T
Dove:
N = Numero di membri del team coinvolti
R = Tariffa oraria dei membri del team
F = Frequenza dell'attività (in volte all'anno)
T = Tempo impiegato per ciascun caso dell'attività (in ore)
Ad esempio, se un team di 10 persone che guadagnano in media $50/ora spende 2 ore ogni settimana per il reporting manuale, questo rappresenta un potenziale risparmio di 1.000 ore o $50.000 all'anno attraverso l'automazione.
Quantificando i potenziali risparmi in questo modo, puoi facilmente confrontare il costo dell'implementazione di una soluzione di automazione con i benefici a lungo termine, rendendo più facile giustificare l'investimento e dare priorità ai processi da automatizzare per primi.
L'Effetto Domino del Risparmio di Tempo
I benefici del risparmio di tempo si estendono ben oltre le ore immediatamente recuperate. Con i colli di bottiglia amministrativi rimossi, i progetti possono progredire in modo più fluido e rapido, portando a tempi di completamento più rapidi. Questa efficienza non solo migliora i risultati del progetto, ma aumenta anche il vantaggio competitivo dell'organizzazione.
Inoltre, la riduzione del tempo speso in compiti noiosi si traduce in un miglior equilibrio tra vita lavorativa e vita privata per i membri del team. La conseguente diminuzione dei livelli di stress apre possibilità per modalità di lavoro più flessibili. Infatti, alcune aziende lungimiranti stanno esplorando settimane lavorative di quattro giorni, con studi che mostrano risultati promettenti sia in termini di produttività che di soddisfazione dei dipendenti.
L'automazione gioca anche un ruolo cruciale nel migliorare la concentrazione e la produttività. Riducendo la necessità di continui cambi di contesto, i membri del team possono concentrarsi su compiti complessi che richiedono una profonda attenzione.
Ricerche hanno costantemente dimostrato che il cambiamento di contesto può compromettere significativamente la produttività e aumentare gli errori, rendendo questo vantaggio particolarmente prezioso negli ambienti di lavoro frenetici di oggi.
Quando liberati da compiti ripetitivi, i dipendenti spesso sperimentano un aumento della soddisfazione lavorativa. Possono impegnarsi in lavori più significativi, il che non solo aumenta il morale, ma può anche portare a tassi di fidelizzazione più elevati. Questo spostamento verso lavori più coinvolgenti può creare un ciclo positivo di miglioramento delle prestazioni e soddisfazione lavorativa.
Infine, i risparmi di tempo ottenuti attraverso l'automazione consentono la scalabilità.
I team possono gestire più progetti o affrontare iniziative più grandi senza un aumento proporzionale del carico amministrativo. Questa scalabilità può essere un cambiamento radicale per le organizzazioni in crescita, consentendo loro di espandere le proprie capacità senza necessariamente aumentare il proprio personale.
Riassegnazione del Tempo Risparmiato
Il tempo risparmiato attraverso l'automazione apre possibilità entusiasmanti per il reinvestimento. Le organizzazioni possono reindirizzare questo nuovo tempo verso la pianificazione strategica e l'analisi, approfondendo le relazioni con i clienti, guidando l'innovazione e migliorando i processi. Inoltre, i dipendenti possono concentrarsi sullo sviluppo professionale e sul potenziamento delle competenze, preparando se stessi e l'organizzazione per le sfide future.
Questo spostamento verso attività di maggior valore crea una situazione vantaggiosa per tutti. L'organizzazione beneficia di operazioni più strategiche e lungimiranti, mentre i dipendenti ottengono opportunità di crescita e maggiore soddisfazione lavorativa. Man mano che i membri del team si impegnano in lavori più significativi, spesso trovano una maggiore realizzazione nei loro ruoli, portando a prestazioni migliorate e lealtà.
Sfide e Considerazioni
Sebbene i benefici del risparmio di tempo attraverso l'automazione siano chiari, è importante affrontare l'implementazione con occhi ben aperti.
Impostare sistemi automatizzati richiede un investimento di tempo iniziale. Tuttavia, questo costo iniziale è tipicamente compensato dai guadagni a lungo termine, rendendolo un investimento valido per la maggior parte delle organizzazioni.
Assicurare l'adozione completa del team può anche presentare sfide. Affinché i benefici dell'automazione siano pienamente realizzati, tutti i membri del team devono utilizzare e fidarsi efficacemente dei sistemi automatizzati. Questo richiede spesso una combinazione di formazione, comunicazione chiara sui benefici e supporto continuo.
Infine, è cruciale considerare l'automazione come un processo continuo piuttosto che un'implementazione una tantum. Man mano che i processi aziendali evolvono, i sistemi di automazione devono essere regolarmente rivisti e aggiornati per mantenere la loro efficienza. Questo impegno per il miglioramento continuo garantisce che i benefici del risparmio di tempo dell'automazione continuino a crescere nel tempo.
La Conclusione
I risparmi di tempo attraverso l'automazione nella gestione dei progetti offrono un vantaggio competitivo nell'attuale ambiente aziendale frenetico. Riducendo il tempo speso in compiti ripetitivi, le organizzazioni possono non solo completare i progetti più rapidamente, ma anche creare un ambiente di lavoro più coinvolgente, potenzialmente supportando iniziative come le settimane lavorative di quattro giorni.
Inoltre, l'aumento della produttività può portare a una maggiore redditività man mano che ogni membro del team diventa più prezioso. Questo, a sua volta, può creare una pressione positiva sui salari, a beneficio sia dell'organizzazione che dei suoi dipendenti.
In un'epoca in cui agilità ed efficienza sono fondamentali, abbracciare l'automazione nella gestione dei progetti per risparmiare tempo non è solo un lusso — è una necessità strategica. E mentre risparmiare tempo è cruciale, è solo l'inizio di ciò che l'automazione può fare per i tuoi progetti. Come vedremo nella sezione successiva, l'accuratezza e la coerenza che l'automazione porta ai tuoi processi possono essere altrettanto trasformative.
2. Maggiore Accuratezza
L'accuratezza non riguarda solo il fornire i numeri corretti—riguarda la creazione di una base di fiducia che supporta decisioni informate e operazioni fluide. L'automazione nella gestione dei progetti offre uno strumento potente per migliorare l'accuratezza in vari aspetti dell'esecuzione e del reporting dei progetti.
In molte industrie, le conseguenze dell'inesattezza possono essere catastroficamente elevate. Considera le potenziali conseguenze di errori nella produzione e manutenzione di aerei, nelle procedure sanitarie o nei progetti di ingegneria su larga scala.
In questi settori, un singolo errore di calcolo o di inserimento dati può costare vite umane.
L'automazione nella gestione dei progetti funge da salvaguardia cruciale contro tali esiti disastrosi.
Ma anche se non stai lavorando su un progetto dove sono in gioco vite umane — desideri comunque buoni risultati e meno errori!
Uno dei principali vantaggi dell'automazione è la significativa riduzione dell'errore umano, in particolare nei processi di routine. Nelle grandi organizzazioni, dove i dati fluiscono attraverso più dipartimenti e alimentano vari report e dashboard, anche piccoli errori possono accumularsi, portando a percezioni distorte e decisioni fuorvianti.
L'automazione garantisce coerenza nell'inserimento e nel reporting dei dati, eliminando la variabilità che deriva dai processi manuali. Questa coerenza è particolarmente preziosa nei cicli di reporting regolari, dove l'automazione può garantire che i dati vengano raccolti, elaborati e presentati in modo standardizzato ogni volta.
L'accuratezza migliorata fornita dall'automazione si traduce direttamente in una migliore decisione. Quando i project manager e gli stakeholder possono fidarsi dei dati davanti a loro, le conversazioni si spostano dal mettere in discussione la validità delle informazioni a concentrarsi su decisioni strategiche basate su tali informazioni.
L'automazione gioca un ruolo cruciale nel mantenere la conformità sia con le normative esterne che con le politiche interne. Automatizzando i controlli di conformità, le organizzazioni possono garantire un'aderenza costante a regole e standard senza una supervisione manuale costante.
Questo è particolarmente vantaggioso per i requisiti di reporting regolari, che si tratti di report finanziari per aziende quotate in borsa o aggiornamenti sullo stato dei progetti per grandi contratti governativi.
L'automazione riduce lo stress associato agli audit, poiché le organizzazioni possono essere sicure che i loro processi automatizzati applicano costantemente le regole e gli standard corretti.
Vale la pena notare che l'accuratezza migliorata attraverso l'automazione potenzia i benefici di risparmio di tempo di cui abbiamo parlato in precedenza. Quando i dati sono accurati fin dall'inizio, i team spendono significativamente meno tempo nella correzione degli errori e nella riconciliazione dei dati. Questo non solo fa risparmiare tempo, ma riduce anche la frustrazione e aumenta la fiducia nel processo di gestione dei progetti.
Sebbene i benefici dell'automazione per l'accuratezza siano chiari, è cruciale mantenere un equilibrio tra processi automatizzati e supervisione umana.
Non comprendere cosa significhino realmente i dati non è una scusa, proprio come non conoscere la legge non è una difesa valida in un caso penale!
In definitiva, gli esseri umani sono responsabili delle decisioni prese sulla base dei dati automatizzati. I project manager e i membri del team devono sfruttare la loro esperienza e il buon senso per interpretare i dati forniti dai sistemi automatizzati. Questo elemento umano garantisce che l'automazione migliori piuttosto che sostituire il pensiero critico nella gestione dei progetti.
L'accuratezza migliorata attraverso l'automazione può avere un impatto positivo sia sul morale del team che sulle relazioni con i clienti. I membri del team apprezzano lavorare in un ambiente in cui la tecnologia supporta attivamente i loro sforzi piuttosto che ostacolarli. I clienti, a loro volta, beneficiano di aggiornamenti e deliverable di progetto più affidabili.
L'accuratezza migliorata attraverso l'automazione nella gestione dei progetti non riguarda solo la riduzione degli errori—riguarda la creazione di un ambiente di progetto più affidabile, efficiente e degno di fiducia. Minimizzando l'errore umano, migliorando la qualità delle decisioni, semplificando la conformità e supportando dinamiche positive tra team e clienti, l'automazione prepara il terreno per risultati di progetto più riusciti.
Mentre continuiamo a esplorare i benefici dell'automazione nella gestione dei progetti, vedremo come questa maggiore accuratezza interagisca con altri vantaggi, creando un ecosistema completo di gestione dei progetti efficiente ed efficace.
3. Collaborazione Migliorata
Negli ambienti complessi di progetto di oggi, una collaborazione efficace non è solo vantaggiosa—è essenziale. L'automazione nella gestione dei progetti offre strumenti potenti per migliorare la collaborazione, abbattendo i silos e promuovendo un approccio unificato all'esecuzione del progetto. Uno dei vantaggi più significativi dei sistemi di gestione dei progetti automatizzati è la creazione di una singola fonte di verità. Man mano che i team crescono, la complessità della comunicazione aumenta esponenzialmente. Avere un hub centrale per tutta la comunicazione e la documentazione relativa al progetto è fondamentale.
"Quando abbiamo implementato il nostro sistema automatizzato di gestione dei progetti, è stato come accendere una luce in una stanza buia," condivide un direttore di progetto di una multinazionale. "Improvvisamente, tutti potevano vedere il quadro completo dei nostri progetti, e il tempo speso a cercare informazioni è diminuito drasticamente."
Questa centralizzazione è particolarmente cruciale poiché impatta direttamente sulla scalabilità della comunicazione. Con più canali di comunicazione, il potenziale di incomprensioni e informazioni perse cresce esponenzialmente con la dimensione del team. Una piattaforma unificata mantiene tutti sulla stessa lunghezza d'onda, letteralmente e figurativamente.
I sistemi automatizzati di gestione dei progetti eccellono nel fornire aggiornamenti in tempo reale, che si ricollega al nostro primo vantaggio di risparmio di tempo. I membri del team non devono più aspettare riunioni di aggiornamento programmate per ottenere informazioni critiche. Questa immediatezza può accelerare significativamente i processi decisionali e ridurre i ritardi nei progetti.
Tuttavia, è importante trovare un equilibrio.
La collaborazione migliorata facilitata dall'automazione nella gestione dei progetti è particolarmente preziosa per abilitare il lavoro remoto. Nell'economia globale di oggi, perché limitare il tuo bacino di talenti a una piccola area geografica?
I sistemi automatizzati consentono alle organizzazioni di accedere a talenti in tutto il mondo, inclusi paesi in via di sviluppo dove spesso c'è un arbitraggio tra competenze e salari attesi. Questo può creare una situazione vantaggiosa per tutti: le aziende risparmiano denaro mentre i dipendenti guadagnano salari più elevati rispetto a quanto il loro mercato locale potrebbe normalmente fornire. Inoltre, questi sistemi garantiscono che i membri del team remoti rimangano connessi e informati come i loro colleghi in ufficio, promuovendo un ambiente di lavoro veramente inclusivo.
La trasparenza è un altro vantaggio chiave dei sistemi automatizzati di gestione dei progetti. Quando tutti possono vedere lo stato di tutto il lavoro in tempo reale, si crea una forma di auto-regolazione in cui i membri del team sono naturalmente motivati a rispettare i loro impegni. Questa visibilità si estende anche a stakeholder e clienti, migliorando le relazioni e la fiducia. "I nostri clienti amano la trasparenza che il nostro sistema fornisce," osserva un direttore di un'agenzia di marketing. "Possono controllare lo stato del progetto in qualsiasi momento, il che ha ridotto significativamente il numero di riunioni di aggiornamento che dobbiamo programmare."
Vale anche la pena notare che molti progetti importanti si estendono su più anni, durante i quali la composizione del team può cambiare man mano che le persone lasciano o si uniscono all'organizzazione. I sistemi automatizzati di gestione dei progetti fungono da repository di conoscenza istituzionale, garantendo continuità anche mentre i team evolvono. Mantengono un chiaro record di decisioni, progressi e sfide, rendendo più facile per i nuovi membri del team mettersi al passo rapidamente.
I benefici collaborativi dell'automazione nella gestione dei progetti si estendono anche alla semplificazione dei processi di approvazione e alla facilitazione del coordinamento interfunzionale. I flussi di lavoro automatizzati possono indirizzare le approvazioni alle persone giuste al momento giusto, riducendo i colli di bottiglia. Nel frattempo, i team interfunzionali possono facilmente condividere informazioni e coordinare gli sforzi, abbattendo i silos che spesso ostacolano il progresso del progetto.
In conclusione, la collaborazione migliorata attraverso l'automazione nella gestione dei progetti crea un ambiente di progetto più unificato, efficiente e trasparente. Fornendo una singola fonte di verità, abilitando aggiornamenti in tempo reale, facilitando il lavoro remoto, aumentando la trasparenza e mantenendo la conoscenza istituzionale, questi sistemi preparano il terreno per risultati di progetto più riusciti e dinamiche di team più forti. Mentre continuiamo a esplorare i benefici dell'automazione nella gestione dei progetti, vedremo come questa collaborazione migliorata interagisca con altri vantaggi, creando un ecosistema completo di gestione dei progetti efficiente ed efficace.
4. Miglioramento della Gestione degli Stakeholder
Una gestione efficace degli stakeholder è un fattore critico nel successo del progetto, e l'automazione nella gestione dei progetti offre strumenti potenti per elevare questo aspetto cruciale della leadership di progetto. Sfruttando l'automazione, i project manager possono migliorare significativamente la loro capacità di tenere informati, coinvolti e allineati gli stakeholder con gli obiettivi del progetto.
Uno dei modi più impattanti in cui l'automazione migliora la gestione degli stakeholder è attraverso la fornitura di diagrammi di Gantt ad alto livello in tempo reale che si aggiornano automaticamente con il piano del progetto. Gli stakeholder adorano questa funzionalità poiché consente loro di controllare i progressi del progetto quando vogliono. Questo livello di trasparenza non solo tiene informati gli stakeholder, ma costruisce anche fiducia e sicurezza nella capacità del team di progetto di consegnare.
Oltre agli aggiornamenti programmati, i sistemi automatizzati di gestione dei progetti consentono l'accesso autonomo alle informazioni. Questo approccio consente agli stakeholder di trovare le informazioni di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno, riducendo il carico sui project manager per rispondere a ogni richiesta. Tuttavia, è cruciale notare che questa capacità di accesso autonomo dovrebbe completare, non sostituire, gli aggiornamenti regolari. La combinazione di comunicazione proattiva e accesso alle informazioni on-demand crea una strategia di comunicazione completa per gli stakeholder.
L'automazione fornisce anche meccanismi per segnalare elementi importanti per l'attenzione degli stakeholder. Ad esempio, puoi impostare avvisi automatici per il completamento di traguardi, ritardi potenziali o preoccupazioni di budget. Il nostro post sul blog su come impostare avvisi di progetto efficaci fornisce indicazioni dettagliate su come implementare questa funzionalità in modo efficace.
Mostrare queste automazioni durante le riunioni con gli stakeholder può essere uno strumento potente per costruire fiducia. Quando gli stakeholder vedono gli strumenti avanzati di automazione del progetto in azione, si rassicurano che il progetto venga gestito con efficienza all'avanguardia. La dimostrazione di sistemi automatizzati per il monitoraggio dei rischi, la gestione delle tempistiche o il monitoraggio dei budget può migliorare significativamente la fiducia degli stakeholder nel processo di gestione dei progetti.
Uno dei principali vantaggi dell'automazione dei progetti è che libera tempo per i project manager - tempo che può essere investito in interazioni più significative con gli stakeholder. Invece di essere appesantiti da report manuali e compilazione di dati, i project manager possono utilizzare questo tempo per discussioni strategiche, affrontare preoccupazioni e garantire allineamento con gli obiettivi del progetto. È importante utilizzare questo tempo aggiuntivo in modo saggio, concentrandosi su interazioni ad alto valore che guidano il successo del progetto.
I processi di approvazione automatizzati sono un'altra caratteristica critica per una gestione efficace degli stakeholder. Creando un record chiaro e tracciabile delle approvazioni degli stakeholder, proteggi il progetto e l'organizzazione da potenziali controversie o malintesi in seguito. Questa traccia digitale delle approvazioni può essere inestimabile per mantenere chiarezza e responsabilità durante l'intero ciclo di vita del progetto.
Vale la pena notare che, sebbene l'automazione aiuti nella gestione degli stakeholder, non sostituisce la necessità di un tocco umano.
I project manager dovrebbero utilizzare le efficienze guadagnate attraverso l'automazione per migliorare le interazioni personali, non per allontanarsi dagli stakeholder. L'obiettivo è utilizzare l'automazione per gestire comunicazioni e condivisione di dati di routine, liberando il project manager per concentrarsi sulla costruzione di relazioni, sulla navigazione in decisioni complesse e sull'affrontare questioni sensibili.
Il miglioramento della gestione degli stakeholder attraverso l'automazione facilita anche una migliore gestione di più stakeholder attraverso diversi progetti. Con il monitoraggio automatizzato del coinvolgimento e del feedback degli stakeholder, i project manager possono garantire che tutti gli stakeholder ricevano l'attenzione appropriata e che i loro input siano costantemente considerati in varie iniziative.
In conclusione, l'automazione nella gestione dei progetti offre un approccio multifaccettato per migliorare la gestione degli stakeholder. Dall'aumento della trasparenza attraverso aggiornamenti in tempo reale alla facilitazione di processi di approvazione efficienti, gli strumenti di automazione forniscono ai project manager i mezzi per coinvolgere gli stakeholder in modo più efficace. Sfruttando queste capacità, i project manager possono costruire relazioni più forti con gli stakeholder, mantenere un migliore allineamento con gli obiettivi del progetto e, in ultima analisi, guidare risultati di progetto migliori.
5. Standardizzazione dei Processi
La standardizzazione dei processi è spesso un elemento sottovalutato ma cruciale. È la spina dorsale dell'efficienza, della coerenza e della scalabilità.
Molte persone, quando pensano alle Procedure Operative Standard (SOP), pensano a lunghi e noiosi manuali che nessuno legge a meno che non debba.
Questo è un modo di fare le cose. E mentre la documentazione è importante, se puoi incorporare le tue SOP nella tecnologia con cui lavori, allora non devi preoccuparti che le persone leggano la documentazione, devono solo seguire le istruzioni.
Con gli strumenti di automazione nella gestione dei progetti, le SOP possono essere trasformate in processi dinamici e azionabili. Ad esempio, azioni specifiche possono attivare la creazione di set standardizzati di checklist, garantendo che ogni membro del team segua gli stessi passaggi collaudati per compiti ricorrenti.
Questo approccio non solo mantiene la coerenza, ma riduce anche il carico cognitivo sui membri del team, consentendo loro di concentrarsi sugli aspetti unici di ciascun progetto.
L'investimento nella standardizzazione dei processi attraverso l'automazione si riflette in tutte le aree della gestione dei progetti. È un moltiplicatore di forza, migliorando l'efficienza nella gestione del tempo, migliorando l'accuratezza nella gestione dei dati, facilitando una migliore collaborazione e supportando una gestione degli stakeholder più efficace. Ogni processo standardizzato e automatizzato contribuisce a un ambiente di progetto più snello e prevedibile.
In Blue, abbiamo SOP pubblicamente disponibili, ma questo è solo un riferimento di backup; la maggior parte delle nostre SOP è effettivamente automatizzata attraverso la nostra piattaforma dalle nostre automazioni nella gestione dei progetti. Possiamo assegnare automaticamente le persone giuste al momento giusto, impostare scadenze e creare checklist.
Sai, i processi sono molto simili ad avere una filosofia di vita - non puoi davvero evitarli. Anche se non hai scritto nulla, hai comunque i tuoi modi di fare le cose, giusto?
Ma ecco la cosa: quando parliamo di standardizzazione, non stiamo cercando di mettere tutti in una camicia di forza.
Si tratta più di essere intenzionali su come lavoriamo. Documentando e automatizzando i nostri processi, otteniamo questa straordinaria opportunità di fare un passo indietro e guardare davvero a cosa stiamo facendo.
Possiamo usare la nostra razionalità per rivedere, migliorare o semplificare le cose secondo necessità. L'intero punto è mantenere le cose semplici, logiche e ripetibili. In questo modo, la gestione dei progetti diventa meno dipendente da un singolo superstar e più incentrata sul lavoro di squadra fluido.
Inoltre, rende la vita molto più facile quando nuove persone si uniscono al team - hanno una chiara mappa da seguire.
In Blue, abbiamo questo come nostra Stella Polare:
La cosa migliore da fare in qualsiasi situazione è ciò che credi sia nel miglior interesse dei clienti, indipendentemente da ciò che è scritto nelle nostre SOP.
Quindi pensa alla standardizzazione come al tuo punto di partenza, la tua base di migliori pratiche. Ma ricorda sempre di applicarla con saggezza e buon senso, considerando ciò di cui ogni progetto e stakeholder unico ha bisogno.
Concluderemo questa sezione con una fantastica citazione di W. Edwards Deming, il fondatore del Total Quality Management:
Se non puoi descrivere ciò che stai facendo come un processo, non sai cosa stai facendo.