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Quando si incontrano ostacoli nelle operazioni aziendali e nella crescita, le organizzazioni intelligenti iniziano la loro ricerca della causa principale conducendo analisi dei processi aziendali (BPA).

• Questo aiuta a identificare la necessità di processi aggiornati o completamente nuovi.
• Ancora più importante, ti porta al passo successivo di creare procedure aziendali più efficaci. Questo è anche chiamato design dei processi aziendali (BPD).

Lo scopo di creare nuovi processi è risolvere problemi e/o inefficienze che sono spesso causati da una mancanza. Ma il design dei processi non è così semplice come sembra: richiede un'analisi approfondita della procedura iniziale, così come la definizione del risultato che si intende raggiungere, l'identificazione delle risorse e del coinvolgimento necessari, e così via.

È qui che entra in gioco il pensiero critico.

Design dei Processi Aziendali

Se ci pensi, un'azienda è la somma di più processi che avvengono simultaneamente, senza sosta. Tutti servono a uno scopo, aiutando a raggiungere gli obiettivi generali dell'organizzazione.

In generale, i processi aziendali efficienti sono specifici e dettagliati attraverso passaggi chiari che possono essere seguiti ed eseguiti da altri. Ma, come spesso accade, molti processi finiscono per essere impliciti, cioè eseguiti automaticamente senza essere formalmente mappati.

Il design dei processi aziendali affronta il compito di creare flussi di lavoro completamente nuovi per stabilire processi e procedure in modo ordinato ed efficiente.

Il design intenzionale dei processi è importante perché i processi aziendali che mancano di una struttura esplicita possono essere difficili da spiegare e da eseguire, e ancora più difficili da analizzare. A lungo termine, il BPD fa risparmiare tempo ai leader e ai loro team, consentendo loro di seguire procedure esistenti invece di ideare i propri metodi.

Quindi, un design efficace dei processi aziendali può beneficiare le organizzazioni:

• Fornendo struttura ai processi
• Garantendo risultati coerenti dei processi
• Aumentando l'efficienza e le capacità di produzione
• Migliorando la produttività di un'organizzazione

Pensiero Critico in Affari

Quindi, come può l'applicazione del pensiero critico aiutarti a progettare un nuovo processo aziendale?

Pensa al flusso del pensiero critico, che viene tipicamente attivato quando incontri un problema.

Inizi raccogliendo o ricevendo informazioni relative al problema, sia attraverso l'osservazione sia tramite altri canali. Successivamente, procedi ad analizzare ciò che hai acquisito in base a qualsiasi standard o condizione stabilita (e anche a seconda dello scopo della tua raccolta dati). Infine, utilizzi queste informazioni per trarre conclusioni informate e generare soluzioni al problema.

Ci sono molte guide passo-passo sul pensiero critico con da 4 a 8 (o più) passaggi. Ecco una versione semplificata (ma ampiamente applicabile) che utilizziamo qui:

• Identifica il problema.
• Raccogli informazioni pertinenti.
• Analizza i dati raccolti.
• Interpreta i risultati e fai conclusioni.
• Valuta le conclusioni e proponi soluzioni.

È innegabile, quindi, che il pensiero critico sia un'abilità essenziale nel contesto aziendale: migliora la risoluzione dei problemi, il processo decisionale e la flessibilità nel ragionamento. Ecco perché il pensiero critico e analitico è fondamentale anche per progettare processi aziendali efficaci.

Creare Nuovi Processi

Per riassumere, il design dei processi aziendali è l'atto di creare un framework di processo da zero.

Sapere in quale categoria più ampia si inserisce il nuovo processo guiderà il tuo approccio al design del processo mentre ti immergi nei dettagli. In generale, ci sono 3 tipi di processi aziendali:

1. Processi operativi. Questi sono le procedure principali che consentono a un'azienda di funzionare concentrandosi su attività di generazione di profitto per raggiungere gli obiettivi aziendali complessivi. Un esempio di processo operativo è la produzione di prodotti, poiché gioca un ruolo diretto nella produzione e distribuzione del prodotto o servizio dell'azienda.

2. Processi di supporto. Questi flussi di lavoro secondari non contribuiscono direttamente al profitto ma sono essenziali per guidare l'azienda. Ad esempio, potrebbero essere attività delle risorse umane come la gestione delle buste paga dei dipendenti o l'esecuzione di procedure di onboarding efficaci per il nuovo personale.

3. Processi di gestione. Questi processi e protocolli supervisionano e valutano le operazioni dell'organizzazione, concentrandosi sulle prestazioni e sulla conformità. Assicurano che tutti i membri dell'azienda stiano gestendo le proprie responsabilità e che tutte le funzioni aziendali stiano funzionando senza intoppi.

Quando mappi i processi aziendali, dovrai delineare ogni passaggio nel modo più dettagliato possibile. Qual è il punto di partenza e la fine del passaggio? Come si inserisce all'interno della procedura nel suo insieme? Andando oltre, dovrai anche documentare le procedure che delineano come questi processi dovrebbero essere eseguiti, da chi e in quali circostanze. Queste pratiche completano il pensiero critico in ogni fase del design del processo.

Il BPD stesso è un processo che consiste nei seguenti passaggi:

• Definire il problema.
• Identificare input, output, parti coinvolte e procedure.
• Mappare i passaggi.
• Testare il flusso.
• Finalizzare e implementare il nuovo processo.

Nota come queste fasi si allineano strettamente con il flusso del pensiero critico: potresti già applicare intuitivamente il pensiero critico quando stai delineando un nuovo processo aziendale.

Una volta stabilito il problema che il nuovo processo mira a risolvere, è importante definire il tipo di processo e il suo ambito. Cioè, le risorse richieste, le persone coinvolte, i risultati attesi e le procedure che saranno seguite.

Non saltare questo passaggio successivo, poiché è ciò che rende un processo veramente preciso ed efficace: la documentazione. Il modo più semplice ed efficace per farlo è mappare il processo come un diagramma di flusso, che sarà utile per determinare l'ordine dei passaggi e anche la loro utilità (in alternativa, può essere un documento scritto dettagliato). Qui, è importante includere non solo ogni passaggio, ma anche le risorse, le parti e le procedure coinvolte in ogni fase del processo.

È anche utile testare correttamente il flusso in condizioni a basso rischio. Questo crea un'opportunità per sperimentare in sicurezza e coinvolgere altri membri del team e stakeholder. Puoi quindi utilizzare questo feedback per apportare modifiche e miglioramenti al processo prima di implementarlo in scenari aziendali reali.

Considerazioni Finali

Il pensiero critico è essenziale per creare processi aziendali di successo. Dove il design dei processi aziendali mira a risolvere problemi posti da inefficienze o aree carenti, il pensiero critico consente framework di risoluzione dei problemi che generano queste soluzioni.

Il design dei processi aziendali è un processo in sé, che richiede una pianificazione approfondita, un chiaro schema e condizioni favorevoli per l'esecuzione. In ogni fase del processo di design, il pensiero critico aiuta ad analizzare e valutare le informazioni, e poi applicarle per prendere decisioni informate.

Processi aziendali efficienti possono migliorare significativamente le prestazioni aziendali e aumentare la redditività, quindi l'importanza di un design dei processi intelligente non può essere sottovalutata.