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Questo fa parte della Guida al Successo delle Agenzie, un libro scritto dal CEO di Blue per tutti i proprietari di agenzie e studi professionali, basato sulla sua esperienza decennale come fondatore di un'agenzia.

In questo libro, imparerai tutto ciò che devi sapere su come gestire un'agenzia radicalmente di successo. Dalla gestione del flusso di cassa alla gestione dei progetti, dalla costruzione delle relazioni con i clienti alla scrittura di proposte vincenti — c'è tutto qui.

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A proposito, uno dei principali motivi per cui ho avviato Blue è stato il mio forte desiderio di migliorare nella gestione dei miei progetti. Ho provato a utilizzare vari altri strumenti, ma semplicemente non funzionavano per me, ed è per questo che ho avviato Blue.

Comunque, iniziamo questo capitolo!

Come studio professionale, il lavoro di progetto costituirà la maggior parte delle tue funzioni aziendali. La tua capacità di gestire i progetti in modo efficiente potrebbe quindi essere un fattore decisivo nel far sì che i clienti scelgano di lavorare con te – cioè, quanto bene puoi gestire l'avvio, la pianificazione e il controllo di tutti i processi necessari per adempiere al contratto.

La gestione dei progetti implica una dipendenza da deliverable tangibili e intangibili con scadenze finite, quindi anche se i progetti alla fine finiscono, la disciplina della gestione dei progetti richiederà un monitoraggio costante. Questo evidenzia l'importanza di una comunicazione chiara ed efficace.

È fondamentale avere una tecnica per gestire i progetti che sia coerente in tutti i progetti. Questo significa che puoi entrare in qualsiasi progetto e vedere immediatamente come stanno andando le cose. Dovrebbe essere cristallino se un progetto è gestito bene o male. Questo non significa che non ci sia differenza tra i progetti, ma che i mattoni fondamentali della gestione dei progetti sono presenti per ogni progetto.

Sebbene ci siano molti modi diversi di gestire il lavoro, ho trovato un metodo, attraverso tentativi ed errori, che fornisce costantemente i migliori risultati ed è chiaro e facile da comprendere per i membri del team e i clienti.

Questo metodo si chiama Kanban, che è un sistema di produzione giapponese originariamente creato da Toyota, dove la fornitura dei vari componenti e parti necessari per costruire un'automobile viene monitorata tramite una scheda di istruzioni che viene inviata lungo la linea di produzione.

L'idea alla base del Kanban è molto semplice: devi creare un processo chiaro che ti consenta di completare qualsiasi lavoro sia a portata di mano.

A un livello base, questo potrebbe apparire come:

• Lavoro da svolgere. Spesso chiamato "Backlog", è un elenco di tutto il lavoro che deve essere fatto affinché il progetto sia completo.
• In corso. Questo è ciò su cui si sta attualmente lavorando.
• In revisione. Questo è ciò che viene controllato da qualcun altro per garantire che il lavoro sia stato svolto con la qualità corretta.
• Fatto. Questo è un elenco storico di tutto il lavoro che è stato completato.

Ciò che questo suggerisce è totale trasparenza riguardo a tutto il lavoro richiesto per completare un progetto. Questo significa la suddivisione di ciò che deve essere fatto, chi deve farlo e entro quando deve essere fatto. Puoi quindi modificare il processo di base sopra per adattarlo più da vicino al tuo processo reale.

Se riesci a costruire un sistema come questo che i tuoi clienti possono visualizzare nel loro tempo, ridurrà notevolmente (o eliminerà completamente!) i requisiti di reporting attorno a molti progetti. Questo perché il cliente può accedere e vedere lo stato del lavoro. Ciò implica anche che tutta la comunicazione avviene tramite un'unica piattaforma ed è trasparente per tutti gli altri coinvolti nel progetto. Il problema di non farlo è che si iniziano a costruire silos informativi, e nessuno sa dove si trovano le informazioni chiave o dove sono registrate le varie decisioni.

Naturalmente, i tuoi processi saranno molto probabilmente un po' più complessi rispetto all'astrazione semplificata sopra, ma è un buon inizio. È meglio pensare ai processi come a qualcosa che è in costante cambiamento e che risponde alla realtà sul campo, non come a una metodologia rigida, immutabile e inflessibile che ostacola il lavoro.

Il processo è una cosa positiva, la burocrazia è un processo fuori controllo. Il modo in cui vedo il processo è che hai bisogno del minor numero possibile di processi necessari per ottenere i risultati che stai cercando.

Infine, alcune altre cose da notare sui processi di progetto.

Avere un meccanismo integrato per catturare domande e idee. Se non lo fai, questo diventerà informale e dispendioso in termini di tempo. Ciò che ci piace fare è avere queste come elenchi prima del processo principale, quindi il nostro tipico processo di progetto appare più o meno così:

• Idee
• Domande
• Backlog (a lungo termine)
• Backlog (a breve termine)
• In Corso
• Revisione Interna
• Revisione & Azione del Cliente
• Completato

Aggiungiamo elenchi separati per idee e domande in modo che siano facili da catturare, e dividiamo anche il nostro backlog in lungo termine e breve termine per vedere facilmente cosa sta per arrivare. Questo è particolarmente utile se hai una quantità significativa di lavoro nel progetto.

Abbiamo anche due turni di revisione, uno interno e il secondo per il cliente. Quell'elenco per il cliente contiene anche tutti gli elementi che il cliente deve fare, come fornire informazioni, file, accesso ai sistemi, e così via. Questo è utile perché spesso i clienti non hanno il proprio sistema per gestire ciò che devono completare nel progetto, e questo fornisce un modo semplice per rimanere organizzati.

Avere una riunione di revisione con i membri del tuo team per esaminare tutti i tuoi progetti è una grande strategia per rimanere allineati. Non è necessario coprire ogni singolo dettaglio o avere discussioni approfondite, si tratta solo di allineare tutti e garantire che siate tutti sulla stessa lunghezza d'onda.

Aiuta davvero a evitare quei momenti cavolo! quando qualcuno si rende conto di aver trascurato qualcosa in modo davvero drastico.

Qualcosa che aiuta molto se stai guidando queste riunioni è preparare l'agenda in anticipo e poi scrivere i punti chiave sotto ogni progetto in un formato a punti. Per la riunione successiva, puoi quindi clonare il documento e assicurarti che le cose della settimana precedente siano state fatte, iniziando anche discussioni su nuove questioni.

Il formato è piuttosto semplice:

Progetto 1.
• Il cliente non ha gradito l'opzione 1 o 2, quindi dobbiamo trovare qualcosa di nuovo. Jack si occuperà di questo entro mercoledì.
• Dobbiamo anche iniziare a pianificare la riunione di revisione di giovedì. John redigerà un'agenda e la invierà al cliente.

E così via.

La prossima raccomandazione chiave è il verbale della riunione. Anche se noioso, prendere verbali accurati e assicurarsi che vengano inviati a tutti coloro che hanno partecipato alla riunione, seguiti da un chiaro elenco di prossimi passi, è cruciale.
Sebbene le riunioni spesso abbiano una cattiva reputazione, ci sono buoni usi per esse e la vita di uno studio professionale ruota attorno alle riunioni. Incontrerai il tuo team per rivedere il lavoro, incontrerai il cliente per discutere del lavoro, incontrerai potenziali clienti per vendere lavoro e avrai anche molte altre riunioni.

Se una riunione non ha esito, si può sostenere che potrebbe essere stata inutile averla avuta in primo luogo. Avere un chiaro insieme di verbali della riunione è importante; tuttavia, a volte è un po' faticoso prendere, sistemare e poi inviare a tutti.

Un trucco che abbiamo sviluppato è utilizzare il nostro sistema di gestione dei progetti come un sistema live per prendere appunti che si trasformano in cose future che devono essere azionate, sia come singoli todo in un backlog che come elementi di checklist all'interno di un todo. Questo significa che mentre la riunione si svolge, le azioni chiave e i feedback vengono registrati in tempo reale nel sistema di gestione dei progetti e quindi non è necessario inviare separatamente i verbali della riunione, il che è un grande risparmio di tempo.

Come ultimo punto, vale anche la pena considerare l'esperienza del cliente (speriamo superiore!) che vogliamo creare in ogni progetto, e poi lavorare a ritroso verso le pratiche di gestione del progetto necessarie per abilitare questa esperienza superiore.

Ci sono cose semplici che i tuoi project manager possono fare che saranno molto apprezzate da un cliente? Qual è l'immagine perfetta qui? Come possiamo avvicinarci a quell'ideale?