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Ciao, sono Manny, il fondatore e CEO di Blue.

Voglio condividere qualcosa che mi è stato in mente ultimamente.

È un cambiamento fondamentale nel modo in cui pensiamo a Blue e, più in generale, a come i team gestiscono il loro lavoro. È una realizzazione che è emersa da innumerevoli conversazioni con i nostri clienti e dall'osservazione di come utilizzano effettivamente Blue nella pratica.

Ecco il punto: ho costruito Blue come uno strumento di gestione dei progetti. Provenendo da un background di agenzia, questo aveva senso per me. Iniziamo un progetto per un cliente, aggiungiamo tutti i compiti, li spuntiamo e infine archiviamosi il progetto completato.

Pulito, semplice, fatto.

Man mano che Blue cresceva e parlavo con più clienti, ho notato qualcosa che onestamente mi ha colto di sorpresa:

Oltre il 90% dei nostri clienti non stava usando Blue per progetti.

Lo stavano usando per gestire processi in corso—il tipo di lavoro che non finisce mai davvero.

Ho visto alcuni casi d'uso incredibili nel corso degli anni che non avrei mai immaginato.

E recentemente mi è venuto in mente: perché stiamo cercando di adattare un "sistema di gestione dei progetti" per la gestione dei processi?

Sì, funziona, ma perché non risolvere direttamente il problema più grande?

Progetti vs. Processi: La Differenza Fondamentale

Lasciami spiegare semplicemente:

I progetti hanno una data di inizio definita e (si spera) una data di fine eventuale. Sono sforzi temporanei con deliverable specifici. Pensa al lancio di un nuovo sito web, all'organizzazione di un evento o allo sviluppo di una nuova funzionalità di prodotto.

I processi sono parti in corso e sempreverdi della tua azienda. Sono i flussi di lavoro ripetibili che mantengono la tua azienda in funzione: processi di vendita, pipeline di assunzione, onboarding dei clienti, gestione dei ticket di supporto, flussi di lavoro per la creazione di contenuti. Questi non "finiscono" mai veramente—continuano semplicemente a ciclicizzare.

L'ironia?

Anche all'interno di Blue, ci siamo trovati a utilizzare il nostro stesso strumento più per i processi che per i progetti.

Abbiamo processi per lo sviluppo software, assunzioni, richieste dei clienti per domini personalizzati e molti altri.

Era proprio davanti a noi tutto il tempo.

Cosa Significa Questo per Blue

Questa realizzazione ha cambiato fondamentalmente il modo in cui stiamo costruendo Blue.

1. Da "To-Do" a "Record"

Abbiamo rinominato i nostri elementi fondamentali da "to-do" a "record"—e reso questo personalizzabile. Il tuo team di vendita può chiamarli "opportunità", il supporto può usare "ticket", le risorse umane potrebbero preferire "candidati". È un piccolo cambiamento con grandi implicazioni su come i team pensano al proprio lavoro. Stiamo facendo lo stesso con "progetti" e trasformandoli in "spazi di lavoro".

2. Intelligenza Temporale

Abbiamo aggiunto campi personalizzati che tracciano il tempo in modi che contano per i processi:

• Tempo nella Lista: Vedi esattamente quanto tempo un record ha trascorso in ciascun passaggio del tuo processo
• Durata Tra Eventi: Misura il tempo di ciclo tra due fasi qualsiasi (come da "In Corso" a "Fatto")

Questi non sono solo metriche carine da avere—sono essenziali per identificare colli di bottiglia e migliorare i processi nel tempo.

3. Automazioni Intelligenti

Stiamo attualmente lavorando su automazioni programmate che consentono alle nostre automazioni di attivarsi ripetutamente su un programma regolare e di agire solo su record che soddisfano criteri specifici.

Le altre due grandi sfide da affrontare sono:

1. Automazioni condizionali (dove puoi avere più criteri che devono essere veri prima che accada qualcosa)
2. Cercare di risolvere il problema del ciclo infinito (dove attualmente un'automazione non può attivare un'altra automazione perché ciò potrebbe causare un ciclo infinito). In realtà, ci piacerebbe che ciò fosse possibile e rileviamo semplicemente i cicli infiniti e ci assicuriamo che non possano essere creati.

4. Multi-Homing

Questo è enorme: un record sarà in grado di vivere in più progetti mentre sincronizza automaticamente i dati dei campi personalizzati. Immagina una richiesta di un cliente che deve essere tracciata sia dal supporto che dall'ingegneria—niente più lavoro duplicato o contesto perso.

Trovare la Nostra Posizione di Mercato

Questo cambiamento ci mette in una posizione interessante. Non stiamo più solo competendo con Asana, Monday o Trello per la gestione dei progetti. Ma non stiamo nemmeno cercando di essere un enorme sistema ERP che costa milioni da implementare e richiede anni per essere avviato.

Penso che stiamo creando qualcosa di nuovo—un punto dolce tra gli strumenti di progetto leggeri e i sistemi aziendali pesanti. C'è un enorme divario nel mercato per i team che hanno bisogno di più della gestione di base delle attività ma non possono giustificare (o non vogliono) la complessità del software di gestione dei processi aziendali tradizionale.

La Sfida della Semplicità

Ora, sarò onesto—questo è qualcosa con cui ci confrontiamo ogni singolo giorno. Come possiamo aggiungere capacità di gestione dei processi sofisticate rimanendo fedeli alla nostra filosofia "Mantienilo semplice"?

Non c'è una risposta facile. Si tratta di fare continui compromessi. Un approccio che stiamo adottando è accettare un po' più di complessità per gli amministratori che configurano i processi, mantenendo le cose estremamente semplici per gli utenti finali che lavorano all'interno di quei processi giorno dopo giorno. Le persone che impostano il flusso di lavoro potrebbero dover riflettere su automazioni e configurazioni dei campi, ma la persona che elabora una richiesta di un cliente dovrebbe semplicemente vedere un'interfaccia chiara e semplice che le dice cosa fare dopo.

Guardando Avanti

Annunciamo pubblicamente questo cambiamento con il nostro nuovo sito web e la documentazione aggiornata. Molte di queste funzionalità focalizzate sui processi sono già attive, con molte altre in arrivo. La risposta dei clienti con cui abbiamo condiviso questa visione è stata incredibilmente positiva—la comprendono immediatamente perché stanno già utilizzando Blue in questo modo.

Il futuro del lavoro non riguarda la gestione di progetti isolati—riguarda l'orchestrazione dei processi interconnessi che fanno funzionare le aziende. Riguarda dare ai team la flessibilità di definire i propri flussi di lavoro mantenendo la struttura necessaria per la coerenza e il miglioramento.

Stiamo costruendo Blue per essere la piattaforma più semplice e intuitiva per gestire qualsiasi tipo di processo aziendale. Pensa a automazioni programmate, logica condizionale, tracciamento avanzato dei colli di bottiglia, e magari anche nuove visualizzazioni oltre le nostre attuali sei che ti permettono di vedere i processi a un livello strategico.

E quando penso alla vera concorrenza di Blue, non si tratta davvero di sistemi software, ma di permettere all'organizzazione di sviluppare quella mentalità di gestione dei processi. E di allontanarsi da thread di email caotici, post-it e fogli di calcolo vagamente connessi.

Questa evoluzione dalla gestione dei progetti alla gestione dei processi non riguarda solo Blue—riguarda riconoscere come i team moderni lavorano realmente e costruire strumenti che corrispondano a quella realtà. Siamo entusiasti di questa direzione e non vediamo l'ora di vedere come i team utilizzeranno queste capacità per semplificare i loro processi più importanti.

Se stai già utilizzando Blue per la gestione dei processi, ci piacerebbe conoscere la tua storia. E se stai ancora pensando in termini di progetti quando hai davvero bisogno di gestione dei processi, forse è tempo di fare il cambiamento.

Rimani produttivo,

Manny

PS: Stiamo lanciando regolarmente nuove funzionalità focalizzate sui processi. Tieni d'occhio il nostro changelog per gli ultimi aggiornamenti e non esitare a contattarci se hai idee su come possiamo supportare meglio i processi del tuo team.