---

At Blue, non è un segreto che amiamo le bacheche Kanban per la gestione dei progetti.

Pensiamo che siano un modo fantastico per gestire il flusso di lavoro di qualsiasi progetto e aiutano a mantenere sani sia i project manager che i membri del team!

Per troppo tempo, tutti noi abbiamo utilizzato fogli di calcolo Excel e liste di cose da fare per gestire il lavoro. Infatti, questa è una delle nostre principali critiche a Basecamp, un'altra piattaforma di gestione dei progetti. Anche loro alla fine hanno aggiunto la loro versione di Kanban per la loro piattaforma (avviso: sfortunatamente non hanno fatto un ottimo lavoro, controlla il nostro articolo che include un video esplicativo!).

Le bacheche Kanban hanno una storia interessante. Sono nate in Giappone nel piano di produzione, ma ora sono diventate uno strumento indispensabile che dovrebbe trovarsi in ogni tasca di un project manager.

Trello è stato il software che ha per primo reso popolari le bacheche Kanban per la gestione dei progetti.

Detto ciò, puoi ancora acquistare bacheche Kanban fisiche per la tua casa o il tuo ufficio!

Quindi, prima di tuffarci su come utilizzare le bacheche Kanban per la gestione dei progetti, facciamo un rapido ripasso su come funzionano.

Alla base, una bacheca Kanban consiste in colonne che rappresentano le fasi di un processo, come "Da Fare", "In Corso" e "Fatto". I singoli compiti sono rappresentati come schede che si spostano da una colonna all'altra, offrendo una panoramica immediata dello stato attuale del progetto.

Le bacheche Kanban forniscono una chiara rappresentazione visiva degli elementi di lavoro mentre si muovono attraverso le diverse fasi di un flusso di lavoro.

Ed è questa semplicità che rende le bacheche Kanban incredibilmente efficaci, trasformando concetti astratti di "lavoro" in unità tangibili e gestibili.

Quando si tratta di gestione dei progetti, questa trasparenza visiva è cruciale.

Le bacheche Kanban aiutano i membri del team a individuare i colli di bottiglia, a dare priorità ai compiti e a allocare le risorse in modo efficiente, aumentando la produttività e riducendo errori e incomprensioni.

La loro natura visiva fornisce un modo intuitivo per i soggetti non tecnici di monitorare i progressi del progetto, chiarendo lo stato dei compiti e le scadenze, riducendo la necessità di aggiornamenti e riunioni frequenti, e promuovendo coinvolgimento, responsabilità, trasparenza e miglioramento continuo.

Abbiamo trattato i componenti principali di Kanban nella nostra recensione approfondita, ma vale la pena rinfrescare anche qui la nostra memoria.

Andiamo — i componenti principali sono:

1. Visualizza il Lavoro: Il primo passo in Kanban è creare una rappresentazione visiva dei compiti. Questo viene tipicamente fatto utilizzando una bacheca Kanban, che delinea le diverse fasi di un flusso di lavoro—ad esempio, "Da Fare", "In Corso" e "Fatto". Questo approccio visivo rende facile per tutti i soggetti coinvolti, compresi i membri del team non tecnici, comprendere lo stato attuale del progetto a colpo d'occhio.
2. Limita il Lavoro in Corso (WIP): Uno dei principi fondamentali di Kanban è limitare la quantità di lavoro in corso. Facendo ciò, i team possono concentrarsi sul completamento dei compiti piuttosto che destreggiarsi tra più compiti incompleti. Questo aiuta a ridurre i colli di bottiglia e garantisce un flusso di lavoro più fluido.
3. Concentrati sul Flusso: Kanban sottolinea l'importanza di mantenere un flusso costante di elementi di lavoro. I team si sforzano di garantire che i compiti si muovano attraverso il flusso di lavoro nel modo più efficiente possibile. Questo focus sul flusso aiuta a identificare e affrontare rapidamente eventuali interruzioni o inefficienze.
4. Miglioramento Continuo: Conosciuto anche come "Kaizen", questo principio incoraggia la valutazione e il miglioramento continui dei processi. Kanban incoraggia i team a rivedere regolarmente i loro flussi di lavoro e a identificare aree di miglioramento, favorendo un ambiente di crescita e apprendimento continuo.

Ora che abbiamo un'idea chiara di cosa siano le Bacheche Kanban, discutiamo alcuni dei benefici dell'utilizzo delle Bacheche Kanban nella gestione dei progetti, e dopo ci tufferemo su come utilizzarle per la gestione dei progetti.

Vantaggi dell'Utilizzo delle Bacheche Kanban nella Gestione dei Progetti

Come accennato in precedenza, noi di Blue amiamo ❤️ le Bacheche Kanban — ecco perché sono la vista predefinita del progetto quando qualcuno crea per la prima volta un progetto in Blue. Crediamo che, più spesso che mai, le Bacheche Kanban siano il modo migliore per gestire il lavoro di progetto.

Quindi perché questo amore?

Beh, ci sono molte ragioni, e tutto si riduce alla possibilità di vedere il lavoro che sta avvenendo più chiaramente, oltre a creare un cambiamento culturale a lungo termine riguardo alla stessa natura del lavoro.

Vantaggio delle Bacheche Kanban 1: Maggiore Visibilità

Uno dei vantaggi più evidenti dell'utilizzo delle bacheche Kanban è il livello di visibilità senza pari che forniscono.

Mostrando compiti e stati di progetto su un'unica bacheca, tutti i membri del team, compresi i soggetti non tecnici, possono immediatamente comprendere i progressi dei progetti in corso. Questa trasparenza garantisce che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda, riducendo al minimo malintesi e incomprensioni.

Non devi chiedere a nessuno di conoscere l'ultimo stato del progetto – a patto che tutti mantengano la bacheca aggiornata (ne parleremo più avanti!)

Questa idea di "mettere tutto in un unico posto" è centrale per come i team di successo adottano le Bacheche Kanban in generale, e Blue in particolare.

Vantaggio delle Bacheche Kanban 2: Migliore Gestione del Flusso di Lavoro

Le bacheche Kanban sono anche incredibilmente efficaci nella gestione dei flussi di lavoro. Suddividendo i progetti in compiti gestibili e fasi visive, i team possono identificare rapidamente i colli di bottiglia e ottimizzare continuamente il loro processo. Questo approccio agile garantisce che il lavoro fluisca senza intoppi dalla concezione al completamento, riducendo i tempi morti e aumentando la produttività.

Vantaggio delle Bacheche Kanban 3: Collaborazione Migliorata

La collaborazione è la pietra angolare della gestione dei progetti di successo e del grande lavoro di squadra, e le bacheche Kanban facilitano questo fornendo lo spazio per collaborare.

Certo, ci saranno ancora chat di team, alcuni incontri 1-2-1, post-it sulla scrivania delle persone. Ma, la bacheca Kanban è dove vanno gli aggiornamenti significativi, e dove puoi aspettarti di trovare informazioni condivise.

Significa anche che il piano di progetto non è un documento segreto che vive su un foglio di calcolo Excel nel laptop del project manager, pronto per essere estratto ad ogni revisione mensile o trimestrale come un'arma letale.

Vuoi dire — siamo stati in ritardo e non lo sapevamo nemmeno? Ci siamo impegnati in qualcosa tre mesi fa e non abbiamo nemmeno iniziato a lavorarci?

Ouch.

Vantaggio delle Bacheche Kanban 4: Riduzione del Carico Cognitivo

Questo è spesso un vantaggio sottovalutato dell'utilizzo di una piattaforma di gestione del lavoro.. Invece di avere tutti che devono tenere tutto a mente, e poi avere molte riunioni e "aggiornamenti" per rimanere aggiornati, tutti possono dormire sonni tranquilli sapendo che tutto è tracciato.

Tutto è documentato, consentendo ai membri del team di concentrarsi sul lavoro stesso piuttosto che preoccuparsi di tracciarlo.

Crea anche questo cambiamento culturale verso il miglioramento continuo. La direzione si rende conto che i progetti non sono solo "una grande spinta", ma in realtà la somma di centinaia o forse migliaia di decisioni e compiti.

E c'è anche un movimento implicito verso l'adozione di limiti sul lavoro in corso. Dopotutto, se vedi 200 elementi attualmente "in corso", questo è privo di significato. Nessuno sta lavorando su 200 cose contemporaneamente, il che solleva la questione di cosa sia effettivamente in lavorazione, e cosa sia bloccato da altre dipendenze, mancanza di approvazione o requisiti poco chiari.

Come Utilizzare le Bacheche Kanban per la Gestione dei Progetti

Ok, finalmente ci siamo.

Ti sveleremo un segreto. Non c'è un vero segreto per utilizzare le Bacheche Kanban per la gestione dei progetti.

Dovresti tracciare la gestione del tuo progetto nello stesso modo in cui gestisci qualsiasi altro processo! Questo potrebbe sembrare un po' assurdo — sicuramente il modo in cui Toyota gestiva la sua linea di produzione negli anni '40 nel Giappone post-bellico non è come dovrei gestire il mio progetto di marketing della crescita nel 2024.

Beh...sì e no.

Il processo di creazione di un processo è lo stesso, il processo finale ovviamente è diverso.

Quindi prima di tutto, devi considerare il processo condiviso che ogni elemento di lavoro attraverserà. Non considerare casi limite, schemi ramificati o tutte quelle cose fancy.

Immagina: se tutto va bene, cosa attraverserebbe un tipico "unità" di lavoro in termini di processo, dal momento in cui viene concepito per la prima volta fino a quando è contrassegnato come fatto?

La maggior parte dei progetti di conoscenza ha una forma simile. Con "progetti di conoscenza" intendiamo progetti il cui output principale sono idee, parole o codice.

• Idee: Brainstorming iniziale e generazione di concetti.
• Backlog (Lungo Termine): Elementi che sono importanti ma non urgenti.
• Backlog (Breve Termine): Elementi che devono essere affrontati presto.
• In Corso: Lavoro che è attivamente in fase di svolgimento.
• In Revisione: Lavoro che necessita di controlli di qualità o feedback.
• Revisione del Cliente: Questo è facoltativo a seconda che si tratti di un progetto per un cliente.
• Fatto: Compiti completati che hanno soddisfatto tutti i requisiti.

Poi, la prossima cosa che devi considerare è i meta-dati che devi raccogliere per ogni unità di lavoro.

Questi saranno i tuoi "campi".

In [Blue], suddividiamo i campi in campi predefiniti e campi personalizzati.

I nostri campi predefiniti sono:

• Nome: Il nome dell'elemento di lavoro.
• Data Inizio/Fine: Le date di inizio e fine dell'elemento di lavoro.
• Assegnatari: I membri del team che stanno lavorando sull'elemento di lavoro.
• Tag: Parole chiave o categorie che descrivono l'elemento di lavoro.
• Dipendenze: Altri elementi di lavoro da cui dipende questo elemento di lavoro.

Abbiamo poi molti campi personalizzati aggiuntivi che sono configurabili in base al tipo di progetto o processo su cui si sta lavorando:

• Testo a Riga Singola: Un campo per inserire un testo breve.
• Testo a Più Righe: Un campo per inserire un testo più lungo.
• URL / Link: Un campo per inserire un indirizzo web o un hyperlink.
• Valuta: Un campo per inserire valori monetari.
• Paese: Un campo per selezionare un paese.
• Data: Un campo per inserire una data.
• Formula: Un campo per valori calcolati basati su altri campi.
• File: Un campo per caricare e allegare file.
• Selezione Singola: Un campo per selezionare un'opzione singola da un elenco.
• Selezione Multipla: Un campo per selezionare più opzioni da un elenco.
• Posizione / Mappa: Un campo per inserire informazioni geografiche.
• Numero di Telefono: Un campo per inserire un numero di telefono.
• Email: Un campo per inserire un indirizzo email.
• Valutazione a Stelle: Un campo per dare una valutazione su cinque stelle.
• Checkbox: Un campo per valori binari sì/no o vero/falso.
• Numero: Un campo per inserire valori numerici.
• Percentuale: Un campo per inserire valori percentuali.
• ID Unico: Un campo per generare un identificatore unico.
• Riferimento: Un campo per collegarsi a un altro record o voce.
• Ricerca: Un campo per recuperare informazioni da un'altra tabella o elenco.
• Durata: Un campo per inserire una lunghezza di tempo.

E in base alle esigenze uniche del tuo progetto, devi decidere quali di questi campi dovresti avere.

Ad esempio, se stai facendo un progetto di redesign di un sito web, vorresti avere un campo personalizzato per "URL" per ogni elemento di lavoro, in modo che l'URL specifico della funzionalità o della pagina possa essere direttamente accessibile.

Una volta creato il tuo processo e i campi personalizzati, devi poi creare il tuo piano di lavoro effettivo, spesso chiamato WBS.

Una Struttura di Suddivisione del Lavoro (WBS) è uno strumento di gestione dei progetti essenziale che suddivide un progetto in sezioni gestibili, garantendo chiarezza e organizzazione.

Prima, identifica le principali consegne del progetto, come "Design", "Sviluppo" e "Testing" per un progetto di redesign di un sito web. Poi, suddividi queste consegne in compiti più piccoli e gestibili. Ad esempio, sotto "Design", i compiti potrebbero includere "Creare Wireframe", "Sviluppare Prototipi" e "Revisionare i Design". Assicurati che i compiti siano dettagliati a sufficienza per essere gestiti, ma non eccessivamente granulari per evitare il micromanagement.

Considera di versionare le consegne in V1, V2 e V3 per uno sviluppo iterativo e un miglioramento continuo. Ad esempio, "Sviluppare Prototipi V1" potrebbe comportare funzionalità di base, "Sviluppare Prototipi V2" potrebbe includere miglioramenti basati sul feedback degli utenti, e "Sviluppare Prototipi V3" perfezionerebbe il design finale. Questo approccio garantisce un miglioramento progressivo e un controllo qualità migliore.

Assegna risorse a ciascun compito per chiarire le responsabilità e garantire la disponibilità delle risorse. Definisci traguardi per segnare fasi significative del progetto, come "Completamento del Design", "Completamento dello Sviluppo" e "Lancio del Progetto". Stima il tempo e i costi per ciascun compito per aiutare a pianificare il programma e il budget del progetto.

Crea una struttura gerarchica per organizzare visivamente i compiti. Utilizza strumenti come una bacheca Kanban per rappresentare questa gerarchia, facilitando una migliore comprensione e gestione dell'ambito e della complessità del progetto.

Un piano WBS migliora l'organizzazione fornendo una vista chiara e strutturata del progetto. Suddivide il progetto in compiti gestibili, facilitando un tracciamento e una gestione efficaci. Una comunicazione migliorata garantisce che tutti i membri del team comprendano i loro ruoli e responsabilità.

Una corretta allocazione delle risorse è ottenuta attraverso una WBS, prevenendo sovrallocazioni o sottoutilizzazioni delle risorse. Consente anche un tracciamento accurato dei progressi, rendendo più facile monitorare i progressi rispetto al piano del progetto e affrontare eventuali problemi in anticipo.

In sintesi, un piano WBS ben progettato è essenziale per una gestione di progetto di successo. Fornisce chiarezza, migliora la comunicazione, garantisce un utilizzo efficace delle risorse e porta infine al completamento di successo del progetto.

Strategia di Prioritizzazione dei Compiti

Prima di tutto: perché dare priorità?

Beh, perché le risorse sono scarse.

Non abbiamo mai abbastanza tempo, denaro, persone o salute mentale per fare tutto ciò che un progetto (o il mondo!) ci chiede.

Questo significa che dobbiamo comprometterci. Dobbiamo fare valutazioni di valore. Cosa è più importante, cosa è meno? Cosa deve essere fatto ora, cosa può essere fatto più tardi, o forse non affatto?

Questo ultimo punto è molto importante. Spesso, come project manager, possiamo rimanere così bloccati nella modalità "consegna" che dimentichiamo perché stiamo facendo il progetto in primo luogo.

Questo significa che ci concentriamo troppo sugli output invece che sugli outcomes. Trattiamo il progetto come un grande esercizio di spunta, invece di cercare di capire quale sia il futuro che stiamo cercando di creare.

Ecco perché va bene a volte guardare un pezzo di lavoro e decidere che non è più necessario, e che dovrebbe essere tagliato.

Tuttavia, questo richiede coraggio, specialmente quando ci sono contratti e clienti coinvolti. Tuttavia, a lungo termine, fare la cosa giusta allinea gli interessi di tutti.

Ok, quindi ora sappiamo che saremo costretti a dare priorità, ma come facciamo praticamente a farlo su una bacheca kanban?

Supponiamo che tu abbia dato priorità, ora vuoi rendere chiare le tue priorità al resto del team.

Beh, puoi semplicemente creare una nuova colonna nel tuo processo (ricorda, abbiamo detto che dovresti essere flessibile con il tuo processo!) chiamata "Priorità" e inserire in quell'elenco tutte le cose che sono una priorità.

Successivamente, contrassegnale o colorale di rosso, poiché tutti associano questo colore all'urgenza e all'importanza. È importante contrassegnarle, perché quando questi elementi di lavoro si spostano in "in corso" o "in revisione", non saranno più nell'elenco "priorità", quindi hai bisogno di qualcos'altro che li contrassegni chiaramente come elementi prioritari.

Conclusione

Le bacheche Kanban sono uno strumento inestimabile per la gestione dei progetti. Forniscono una chiara trasparenza visiva, migliorano la gestione del flusso di lavoro, migliorano la collaborazione e riducono il carico cognitivo. Suddividendo i progetti in compiti gestibili e fasi visive, i team possono identificare rapidamente i colli di bottiglia e ottimizzare continuamente i loro processi.

Se desideri sperimentare il potere trasformativo delle bacheche Kanban, considera di provare Blue. La nostra piattaforma è progettata per rendere la gestione dei progetti intuitiva ed efficace.

Iscriviti oggi per una prova gratuita e scopri come Blue può semplificare il tuo flusso di lavoro e migliorare la produttività del tuo team.