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Abbiamo precedentemente discusso di come le organizzazioni possano migliorare i processi aziendali eseguendo regolarmente analisi dei processi aziendali (BPA) e dell'importanza di applicare il pensiero critico nella progettazione (e riprogettazione) di processi efficienti.

Quando eseguiti correttamente, l'introduzione di nuove procedure più snodate può migliorare significativamente l'utilizzo delle risorse, il che può avere un impatto positivo notevole sulla redditività dell'azienda. In altre parole, processi aziendali migliori portano a un migliore ritorno sugli investimenti (ROI).

Ma calcolare il ROI di un processo aziendale — e determinare se è stato realmente vantaggioso — è preceduto da una serie di passaggi.

Cosa Rende un Processo Buono?

Citandoci dal nostro precedente approfondimento,

un'azienda è la somma di più processi che avvengono simultaneamente, senza sosta. Tutti servono a uno scopo, aiutando a raggiungere gli obiettivi generali dell'organizzazione.
Per ricordare, un processo è una procedura composta da passaggi specifici, con un inizio e una fine definiti, e alcune linee guida e istruzioni che supportano ciascun passaggio.

Nelle operazioni aziendali, ogni processo è allineato a una certa categoria di lavoro, quindi ci sono sempre più processi diversi per le diverse aree dell'organizzazione. Ad esempio, ci sarà un processo per gestire i pagamenti, un altro per gestire le richieste di supporto, un altro per le assunzioni, un altro per le vendite e così via.

Buoni processi sono critici per le organizzazioni su larga scala.

Tipicamente, le aziende più piccole possono cavarsela con processi informali, poiché hanno team più piccoli e meno dati da gestire. Ma, man mano che un'organizzazione si espande, i suoi processi possono influenzare significativamente l'efficacia e la redditività dell'azienda. Con buoni processi, si possono letteralmente vedere miglioramenti dieci volte superiori in quanto si può realizzare e quanto sia facile farlo, specialmente con la tecnologia.

Ciò che è essenziale, non solo per avere processi migliori e più chiari, ma anche per poter calcolare il loro ROI, è una corretta progettazione e documentazione dei processi.

I processi aziendali dovrebbero essere ben pensati, con una logica su perché il processo è progettato in un certo modo. Spesso, i processi documentati finiscono per essere separati dal processo quotidiano che viene effettivamente implementato, il che ovviamente ha ripercussioni sulle prestazioni e sulla redditività.

Quando si tratta di calcolare il ROI, avere una chiara suddivisione del processo passo dopo passo può essere utile. Questo potrebbe apparire in questo modo:

• Definire le risorse e gli investimenti (costi) richiesti per il processo e ciascuno dei suoi passaggi;
• Stabilire criteri per calcolare l'efficacia dell'implementazione del nuovo processo — cioè, cosa misurerai? Questo potrebbe essere il prezzo e i costi delle risorse, il tempo di consumo del processo, la qualità del prodotto o servizio finale, ecc.;
• Calcolare il ritorno stesso: i profitti e le perdite in relazione agli investimenti;
• Infine, determinare come dovrebbe apparire il successo del processo.

Tipi di ROI

Comprendere il ritorno sugli investimenti (ROI) dei processi aziendali può aiutare le aziende a massimizzare i benefici degli investimenti che effettuano in una migliore progettazione o gestione dei processi. Il ROI può variare dai costi effettivi di implementazione e profitto preciso, oppure potrebbe essere un risparmio sui costi a lungo termine.

Il ROI viene tipicamente misurato non dall'intero flusso di un processo aziendale (che potrebbe coinvolgere più dipartimenti e aree di lavoro e quindi è difficile da misurare come un'unità), ma piuttosto da come il processo è gestito. Questo è anche chiamato gestione dei processi aziendali (BPM).

Il ROI da BPM può essere classificato come ritorno diretto o indiretto.

ROI Diretto

Il ritorno diretto sugli investimenti è tipicamente riflesso attraverso valori tangibili e quantificabili, come i costi materiali e i prezzi. Ad esempio, quando si introducono strumenti nuovi per migliorare un processo, il costo effettivo di acquisto di una nuova piattaforma software o dispositivo tecnologico è considerato nel calcolo del ROI diretto.

È più facile osservare tendenze e cambiamenti nel ROI diretto perché i suoi valori sono specifici e possono essere chiaramente definiti, e può anche essere sfruttato per prevedere e pianificare cambiamenti futuri.

Miglioramenti nel ROI diretto possono aiutare le organizzazioni a potenziare l'efficienza dei processi, massimizzare le risorse, mitigare i rischi e definire meglio ruoli e responsabilità.

ROI Indiretto

Il ritorno indiretto sugli investimenti è visto in valori o costi che dovrebbero essere valutati soggettivamente. Di solito porta a risparmi sui costi a lungo termine e miglioramenti piuttosto che risultati immediati.

Il ROI indiretto potrebbe essere misure di tempo o produttività — ad esempio, se un'organizzazione introduce un nuovo strumento e, piuttosto che aumentare direttamente i profitti, rende un processo meno dispendioso in termini di tempo e più efficiente da completare. Un altro esempio è l'implementazione di programmi di formazione per i dipendenti, che possono aggiungere valore al successo futuro dell'azienda.

Concentrarsi sul ROI indiretto può beneficiare la collaborazione in tutta l'azienda e aiutare a standardizzare i processi tramite iniziative di formazione. È particolarmente efficace quando abbinato a strategie di ROI diretto.

Misurare il ROI dei Processi Efficaci

Prima di introdurre una nuova iniziativa di miglioramento dei processi aziendali, è importante:

• Determinare il suo contributo monetario (o ROI) all'organizzazione,
• Giustificare il budget necessario per migliorare e condurre il processo,
• Dimostrare i benefici dell'iniziativa, e
• Guadagnare credibilità con i principali stakeholder e leader.

I calcoli del ROI non devono essere eseguiti per ogni singolo processo aziendale o iniziativa di miglioramento del processo nell'azienda. Concentrati solo su quei processi che hanno un impatto su più dipartimenti e influenzano una grande percentuale di dipendenti, sono legati alla strategia e agli obiettivi a lungo termine dell'organizzazione, o sono costosi da implementare.

La formula per calcolare il ROI è la stessa sia per i ritorni diretti che per quelli indiretti:

ROI = Benefici Netti / Costi x 100

Qui, i benefici sono legati a ciò che viene misurato, ad esempio, produttività, efficienza, output, ecc., di un'iniziativa, mentre i benefici netti si riferiscono al valore dei benefici meno i costi del progetto.

Sebbene possa essere difficile definire valori specifici per il ROI indiretto, è accettabile utilizzare stime: ad esempio, la percentuale approssimativa di tempo speso a cercare documentazione e quanto tempo è stato risparmiato con l'introduzione di un nuovo strumento.

Come abbiamo accennato, una progettazione e documentazione intelligenti renderanno più facile identificare le unità di misura per il ROI e determinare cosa rende un processo di successo.

Considerazioni Finali

Non esiste una singola definizione onnicomprensiva di come appare il ROI dei buoni processi aziendali.

In definitiva, dipende da ciò che l'organizzazione cerca di migliorare e come. Forse l'azienda sta cercando di ridurre la spesa per le risorse mentre aumenta il profitto; oppure, in modo più soggettivo, di migliorare la produttività dei dipendenti e la gestione del tempo.

Quindi, in alcuni casi, il ROI diretto — come un investimento finanziario — può essere misurato; in altri, sarà indiretto o meno esplicito — come il tempo e l'output dei membri del team. Ma, indipendentemente dal fattore che stai misurando, è importante avere un processo ben progettato e ben documentato.

Una grande progettazione dei processi e una gestione efficiente dei processi aziendali porteranno naturalmente a un ROI migliorato.