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Oggi avere una potente piattaforma di gestione progetti è essenziale. Ci sono troppe cose che accadono per fare affidamento su fogli Excel, post-it e thread di email.

Detto ciò, implementare una potente piattaforma di gestione progetti è solo metà della battaglia. L'altra metà consiste nel realmente utilizzarla in modo efficace. Qui entra in gioco la creatività e il pensiero strategico, consentendo al tuo team di diventare significativamente più produttivo ed efficace.

Una delle funzionalità più trasformative di Blue è la sua robusta capacità di automazione.

Le automazioni sono incredibilmente potenti perché semplificano i compiti ripetitivi, risparmiano tempo prezioso e garantiscono coerenza nel tuo flusso di lavoro.

Automatizzando i processi di routine, i project manager possono spostare la loro attenzione dal perdersi nei dettagli alla concentrazione su elementi più strategici dei loro progetti, come pianificazione, risoluzione dei problemi e coordinamento del team.

Il nostro obiettivo in questo articolo è mostrare alcune delle automazioni di progetto più popolari e utili che abbiamo identificato attraverso un'analisi di centinaia di migliaia di progetti nella nostra base clienti. Questi esempi illustreranno come l'automazione possa migliorare significativamente i tuoi sforzi di gestione progetti, consentendoti di lavorare in modo più intelligente e ottenere risultati migliori.

Continua a leggere per scoprire le principali automazioni di gestione progetti che possono rivoluzionare il modo in cui lavori con Blue.

Automazione di Gestione Progetti "Segna come Completato"

Questa è forse una delle automazioni più basilari che puoi creare in Blue, ma anche una che ti farà risparmiare un'enorme quantità di tempo.

Essenzialmente, ogni volta che segni un record o un compito come completato, questa automazione lo sposta nella lista "fatto". Al contrario, se sposti un compito nella lista "fatto", lo segna automaticamente come completato.

Questo è un perfetto esempio di come anche le automazioni minori possano essere altamente efficaci. Pensa a questo: in un'azienda, in un dato anno, migliaia o forse decine di migliaia di compiti devono essere tracciati e, si spera, la maggior parte di essi sarà contrassegnata come completata. Anche se segnare qualcosa come fatto può richiedere solo pochi secondi, questo può accumularsi in diverse ore all'anno di azioni che non devi intraprendere.

Automatizzando questo semplice processo, puoi risparmiare tempo significativo e garantire che le tue liste di compiti siano sempre aggiornate senza alcuno sforzo extra. Questa piccola automazione può portare a un tracciamento dei progetti più coerente e consentirti di concentrarti su aspetti più importanti del tuo lavoro.

Dettagli dell'automazione:

• Trigger: Un Record è Contrassegnato come Completato
• Action: Sposta il Record nella Lista "Fatto"

E anche:

• Trigger: Un Record è Spostato nella Lista "Fatto"
• Action: Contrassegna il Record come Completato

Automazione di Notifica Compiti Scaduti

Una delle maggiori sfide nella gestione progetti è che i progetti spesso richiedono più tempo del previsto. I ritardi non si verificano tutti in una volta; accadono gradualmente, giorno dopo giorno. Ogni giorno, qualcosa di piccolo potrebbe sfuggire, e questi ritardi minori si accumulano, causando infine ritardi significativi che possono estendersi per settimane o addirittura mesi oltre il programma originale.

Per combattere questo, i project manager hanno bisogno di un sistema che li avvisi quando i compiti sono scaduti. Questa automazione è progettata per notificare i membri del team pertinenti non appena la data di scadenza di un compito è scaduta, assicurando che i compiti scaduti vengano affrontati tempestivamente.

Impostando questa automazione, garantisci che nessun compito scaduto passi inosservato, consentendo interventi e aggiustamenti tempestivi per mantenere il progetto in carreggiata. Questo approccio proattivo previene che i compiti sfuggano al controllo e migliora la responsabilità tra i membri del team.

Dettagli dell'automazione:

• Trigger: La Data di Scadenza è Scaduta
• Action: Invia Email

Ti consigliamo di dare un'occhiata alla nostra guida su come impostare automazioni email personalizzate, dove imparerai come puoi sfruttare i dati in vari campi personalizzati che hai impostato nel tuo progetto.

Automazione di SOP Automatici

Integrare le Procedure Operative Standard (SOP) direttamente nel tuo flusso di lavoro di gestione progetti può migliorare significativamente l'efficienza e la coerenza. Uno dei modi più potenti per raggiungere questo in Blue è attraverso l'automazione di SOP Automatici. Questa automazione crea un elenco di controllo dettagliato ogni volta che un record viene spostato in una lista specificata, assicurando che tutti i passaggi necessari siano chiaramente delineati e assegnati.

Dettagli dell'automazione:

• Trigger: Un Record è Spostato in una Lista Specifica
• Action: Crea Checklist

Blue offre un'enorme flessibilità, consentendoti di specificare qualsiasi lista nell'azione di trigger. Ciò significa che ogni volta che un record viene spostato nella tua lista designata (come "In Corso", "Revisione" o "Approvazione"), una checklist predefinita viene creata automaticamente.

Le checklist possono essere dettagliate quanto necessario, con più elementi di checklist, ciascuno con il proprio assegnatario e relative date di scadenza. Le date di scadenza relative sono particolarmente utili perché si adattano in base a quando viene attivata l'automazione, assicurando che le scadenze siano sempre pertinenti.

Questa automazione è particolarmente impattante perché integra le SOP direttamente nel tuo sistema di gestione progetti. Invece di avere SOP in documenti separati che i membri del team potrebbero trascurare, le procedure sono integrate nel flusso di lavoro, sollecitando azioni al momento giusto.

Puoi persino legare la creazione della checklist all'aggiunta di un tag al record. Questo consente di mappare checklist diverse a tag diversi, assicurando che le procedure giuste siano applicate ai compiti giusti. Ad esempio, un tag "QA" potrebbe attivare una checklist QA, mentre un tag "Revisione Cliente" potrebbe attivare un diverso insieme di passaggi.

Integrare le SOP all'interno di Blue tramite automazione può migliorare significativamente i risultati del progetto. Assicurando che ogni passaggio sia chiaramente delineato e assegnato, riduci il rischio di errori e garantisci che tutti i membri del team siano allineati su ciò che deve essere fatto. Questo non solo fa risparmiare tempo, ma migliora anche la responsabilità e la coerenza.

L'automazione può essere modificata in qualsiasi momento, influenzando le esecuzioni future dell'automazione. Inoltre, una volta creata una checklist, può essere ulteriormente modificata secondo necessità, fornendo flessibilità per adattarsi ai requisiti del progetto in evoluzione.

Automazione di Collaborazione Interdipartimentale

Facilitare una collaborazione efficace tra i dipartimenti è cruciale per il successo di progetti complessi. Un modo efficace per raggiungere questo senza dare ai membri del team accesso a tutti i dettagli in altri dipartimenti è automatizzare la copia di record pertinenti tra progetti.

Dettagli dell'automazione:

• Trigger: Un Record è Spostato in una Lista Specifica
• Action: Copia Record in un Altro Progetto

Blue ti consente di specificare qualsiasi lista nell'azione di trigger, rendendo questa automazione altamente personalizzabile. Ogni volta che un record viene spostato in una lista designata, come "Per Revisione", viene automaticamente copiato in un altro progetto dove il dipartimento pertinente può agire. Questo assicura che le informazioni siano condivise senza problemi senza compromettere la sicurezza dei dati o sovraccaricare i membri del team con dettagli non necessari.

Utilizzando questa automazione, puoi garantire che compiti e informazioni critiche siano condivisi tra i dipartimenti in modo efficiente.

Copriamo un paio di esempi per chiarezza.

Immagina un dipartimento marketing che deve rivedere un design del team creativo. Invece di concedere accesso completo al progetto creativo, che potrebbe sommergere il dipartimento marketing con TMI (Troppe Informazioni!), puoi semplicemente impostare un'automazione che copia un record di design su cui il team di design stava lavorando in un progetto dedicato per la revisione marketing-design. Il team marketing può essere avvisato, rivedere e, quando completano la revisione, l'elemento può essere copiato o spostato di nuovo nel progetto originale.

Ora, considera i team di sviluppo e QA. Quando il team di sviluppo completa una funzionalità che deve essere testata, invece di concedere al team QA accesso completo al progetto di sviluppo, puoi impostare un'automazione. Non appena il record della funzionalità viene spostato nella lista "Pronto per QA", l'automazione lo copia nel progetto QA. In questo modo, il team QA ottiene immediatamente accesso ai dettagli necessari e può iniziare a testare subito. Una volta che il team QA termina i test, può aggiornare il record e le informazioni possono essere integrate senza problemi nel progetto di sviluppo. Questo mantiene i programmatori concentrati su ticket che possono effettivamente gestire, e lo stesso vale per il team QA.

Questa automazione migliora la collaborazione interdipartimentale assicurando che le informazioni pertinenti siano condivise tempestivamente e accuratamente. Permette ai dipartimenti di lavorare insieme senza soluzione di continuità mantenendo il controllo sull'accesso ai dettagli del progetto. Questo approccio migliora il coordinamento, riduce i malintesi e garantisce che tutti i coinvolti abbiano le informazioni necessarie per svolgere efficacemente i propri compiti.

Automazione di Escalation Compiti ad Alta Priorità

In ogni progetto, ci sono sempre compiti che richiedono attenzione immediata e azione rapida. Questi compiti ad alta priorità possono avere un impatto significativo sul progresso e sul successo complessivo di un progetto, perché si trovano nel percorso critico del progetto. Assicurarsi che questi compiti critici vengano affrontati tempestivamente è essenziale, ed è qui che entra in gioco l'automazione di Escalation Compiti ad Alta Priorità.

Dettagli dell'automazione:

• Trigger: Tag è Aggiunto al Record (Alta Priorità)
• Action: Assegna Qualcuno, Invia Email

Blue ti consente di aggiungere un tag ad alta priorità a qualsiasi record, rendendolo immediatamente riconoscibile come necessitante attenzione urgente. Una volta che questo tag è aggiunto, l'automazione si attiva, assegnando il compito a un membro specifico del team o a più membri e inviando una notifica via email per avvisarli del nuovo compito ad alta priorità. Ti consigliamo di scegliere il colore rosso brillante per questo tag!

Immagina di gestire un progetto con vari compiti in corso. Uno di questi compiti diventa improvvisamente critico a causa di un problema imprevisto o di un cambiamento nei requisiti del cliente. Invece di notificare manualmente e assegnare questo compito, aggiungi semplicemente un tag "Alta Priorità" al record.

Non appena il tag è aggiunto, l'automazione assegna il compito al membro del team designato responsabile della gestione delle questioni urgenti e invia loro una notifica via email. Questo assicura che il compito ad alta priorità venga immediatamente visto e affrontato, prevenendo eventuali ritardi che potrebbero compromettere il progetto.

Questa automazione è altamente efficace per diversi motivi:

• Attenzione Immediata: I compiti ad alta priorità vengono immediatamente portati all'attenzione dei membri del team pertinenti, assicurando un'azione rapida.
• Efficienza Migliorata: Automatizzando il processo di assegnazione e notifica, risparmi tempo e riduci il rischio di lacune nella comunicazione.
• Migliore Responsabilità: Assegnare automaticamente i compiti assicura che le responsabilità siano chiare e che i membri del team sappiano esattamente cosa deve essere fatto.
• Migliore Gestione dei Problemi: Affrontando prontamente i compiti ad alta priorità, puoi prevenire che piccoli problemi si trasformino in problemi più grandi, mantenendo così la salute complessiva del progetto.

Conclusione

Speriamo che questo articolo ti sia stato utile nel darti idee per specifiche automazioni che puoi sfruttare per i tuoi progetti e la tua organizzazione. Le automazioni in Blue sono strumenti potenti che possono semplificare il tuo flusso di lavoro, risparmiare tempo e garantire che il tuo team si concentri su compiti strategici piuttosto che perdersi in attività di routine. Implementando queste automazioni, puoi migliorare l'efficienza, aumentare la responsabilità e ottenere risultati migliori nei progetti.

Per approfondire la tua comprensione e sfruttare al massimo le automazioni di gestione progetti in Blue, ti incoraggiamo a esplorare le seguenti risorse:

• Panoramica delle funzionalità delle automazioni di gestione progetti in Blue
• Documentazione ufficiale di Blue sulle automazioni di gestione progetti
• Domande Frequenti sulle automazioni di gestione progetti
• Automazione di gestione progetti per inviare email personalizzate agli stakeholder

Esplorando queste risorse, puoi ottenere una comprensione più profonda di come utilizzare efficacemente le automazioni in Blue per ottimizzare i tuoi processi di gestione progetti. Che si tratti di automatizzare l'assegnazione dei compiti, inviare notifiche o integrare flussi di lavoro interdipartimentali, le possibilità sono infinite.

Grazie per aver letto e non vediamo l'ora di vedere come sfrutti questi potenti strumenti per portare la tua gestione progetti al livello successivo. Ricorda, se hai domande, idee o feedback, puoi sempre contattare il Team Blue a support@blue.cc