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Le Richieste di Proposta (RFP) sono uno strumento chiave che le aziende e le organizzazioni di tutte le dimensioni possono utilizzare per garantire di scegliere i migliori partner per qualsiasi compito e progetto che non viene gestito internamente.

Il vantaggio di un RFP strutturato correttamente è che riduce il rischio durante il processo di acquisto e crea una piattaforma chiara per valutare le diverse scelte disponibili. Dal punto di vista del venditore, offre una comprensione diretta delle esigenze e degli obiettivi dell'acquirente e garantisce che le trattative, tipicamente lunghe e frustranti, siano minimizzate.

Prima di Blue, gestivamo un'agenzia e abbiamo risposto a centinaia di RFP inviateci da tutti, dalle organizzazioni governative, ONG e grandi conglomerati multinazionali a startup e piccole aziende locali. Insieme a questo, abbiamo anche aiutato i clienti a navigare in decisioni di acquisto complesse e critiche per la missione, con milioni di dollari in gioco.

Questa guida si basa su queste esperienze, con l'obiettivo di:

• Creare un caso aziendale convincente sul perché prendere il tempo per redigere un RFP approfondito sia quasi sempre una scelta intelligente.
• Spiegare alla nostra attuale base di clienti il processo che dovrebbero seguire quando creano un RFP.
• Fornire ai nostri attuali e futuri fornitori e partner un'idea di come prendiamo decisioni di acquisto.

Perché RFP?

L'idea centrale di avere un processo di acquisto strutturato con un RFP rispetto a un processo di acquisto più informale è prendere decisioni di migliore qualità.

Ecco tutto.

Il motivo per cui gli RFP portano a una migliore presa di decisioni quando si sceglie tra vari servizi e prodotti è che costringono l'organizzazione acquirente a riflettere sui propri obiettivi e bisogni e forniscono un modo oggettivo per confrontare più alternative.

Avere diversi fornitori che lavorano con esattamente le stesse informazioni consente all'acquirente di fare un confronto "mele con mele" — a differenza di un processo non strutturato in cui ogni fornitore propone semplicemente la propria soluzione o prodotto basandosi su una comprensione vaga dei requisiti.

La Struttura di un RFP.

Un RFP ben strutturato farà quanto segue:

• Dichiarare chiaramente cosa è richiesto, così come cosa non è richiesto.
• Fornire a un potenziale fornitore una comprensione inequivocabile degli obiettivi dell'acquisto e dei risultati chiave di successo.
• Rispondere alle domande frequenti.
• Dare un'indicazione chiara dei criteri di valutazione e delle tempistiche del processo di acquisto in modo che il tempo di nessuno venga sprecato.

La nostra struttura raccomandata per l'acquisto di servizi professionali e per raggiungere gli obiettivi sopra indicati è la seguente:

Introduzione.

• Informazioni sull'Azienda. Fornire una breve panoramica della propria azienda, inclusa l'area geografica, i servizi/prodotti chiave, la storia, ecc.
• Scopo e Obiettivi dell'RFP. Dichiarare perché l'RFP viene inviato.
• Stakeholder Chiave. Fornire un elenco di stakeholder che valuteranno l'RFP e notare se ci sono decision-maker finali.
• Tempistiche e Invii. Elencare tutti i compiti, le date e gli orari importanti entro i quali devono avvenire o essere completate determinate azioni.
• Criteri di Valutazione. Fornire l'elenco dei criteri che utilizzerete per valutare le proposte e come pianificate di pesare ciascun componente.

Panoramica del Progetto.

• Ambito di Lavoro. Elencare, a un livello alto, i tipi di attività che ci si aspetta dal fornitore.
• Requisiti Chiave. Elencare, nel maggior dettaglio possibile, i requisiti per il progetto.
• Fuori Ambito. Essere espliciti su cosa ci si aspetta che il fornitore non faccia.
• Altre Considerazioni. Fornire altre considerazioni riguardo al progetto.
• FAQ. Se durante le discussioni interne ci sono domande che spesso emergono, elencarle qui.

Formato e Linee Guida della Proposta.

‍Questa sezione dovrebbe indicare il formato preciso e la composizione che ci si aspetta di ricevere nella proposta dai fornitori.

Il Processo di Acquisto.

• Creare l'RFP. Assicurarsi che tutti coloro che sono coinvolti nel progetto siano a conoscenza che questo documento sta venendo creato e richiedere le loro opinioni su punti chiave.
• Selezionare i fornitori per la valutazione iniziale. Chiedere a organizzazioni partner e amici, e fare ricerche su opzioni locali e internazionali. Dove possibile, cercare di includere un "cavallo nero": cioè, non un partner che si considererebbe nella prima revisione, ma uno che potrebbe offrire un'angolazione, una prospettiva o una soluzione interessante per il proprio progetto.
• Selezionare i fornitori da cui inviare l'RFP. Contattare ciascun fornitore e chiedere le credenziali dell'azienda. Notare dettagli chiave, come la rapidità di risposta, la qualità delle presentazioni e il tipo di domande che pongono durante la chiamata o l'incontro iniziale. Una volta che avete selezionato i fornitori, inviate l'RFP.
• Sessioni di Q&A. Invitare i fornitori a inviare domande riguardanti la proposta o organizzare chiamate/incontri per affrontare punti complessi. Tenere sempre note dettagliate delle domande. La nostra proposta è di avere un documento ospitato online (come un Google Doc) condiviso con tutti i fornitori che aggiornate con tutte le domande e risposte in modo che tutti stiano lavorando alle loro proposte con la stessa comprensione condivisa.
• Revisione della proposta bozza (opzionale). Se avete la capacità interna, invitare i fornitori a inviarvi una bozza della proposta una settimana prima della presentazione finale. È un buon segno se accettano l'offerta. Restituire la proposta con commenti entro 24-48 ore.
• Valutare le proposte finali. Una volta ricevute le proposte finali, esaminare ciascuna attentamente e valutare ciascun fornitore secondo i criteri di valutazione. Dove possibile, consentire ai fornitori di presentare anche le loro proposte tramite conferenza telefonica o incontro di persona.
• Notificare tutti. Una volta che avete finalizzato la vostra decisione e ottenuto l'approvazione degli stakeholder senior, notificare tutti i fornitori dei risultati. Per i fornitori non vincitori, considerare una chiamata o un incontro di follow-up per spiegare perché non hanno vinto, come si sono classificati rispetto ad altri fornitori e come potrebbero migliorare nelle future offerte. Questo è estremamente apprezzato dai fornitori e conclude la relazione su una nota positiva — non si sa mai se ci si potrebbe ritrovare a lavorare con loro in un progetto futuro.
• Iniziare il progetto. Una volta trovato il partner ideale per il progetto, è tempo di dare il via e concentrarsi sull'esecuzione.

FAQ sugli RFP.

Chi dovrebbe scrivere l'RFP?

Idealmente, dovrebbe essere chi gestirà la relazione con il fornitore o partner scelto. Gli RFP sono migliori quando scritti da un singolo individuo: mentre gli altri membri del team possono rivedere e commentare varie versioni del documento, è importante che una persona si assuma la piena responsabilità e responsabilità per la qualità e l'accuratezza dell'RFP. Se il team non ha esperienza, è un progetto molto tecnico, o il consenso è che un terzo obiettivo sarebbe più adatto, allora si possono contrattare consulenti specialistici come Mäd per guidare il processo di acquisto.

Quali sono le tempistiche tipiche per gli RFP?

Ancora una volta, questo dipende dall'industria in cui ti trovi e dalla complessità del progetto proposto. In generale, dovresti impostare una tempistica finale di risposta di 2-4 settimane dal giorno in cui viene inviata la proposta.

Dovresti accettare proposte bozza per feedback?

Consentire ai fornitori di inviare proposte bozza che verranno restituite con commenti garantisce che le proposte finali siano di qualità significativamente superiore. Tuttavia, a seconda del numero di fornitori che presentano, questo può aumentare notevolmente il carico di lavoro del team di acquisto. Se non hanno il tempo disponibile per rivedere completamente le proposte bozza e fornire feedback significativi, allora non vale la pena aggiungere questo passaggio al processo.

Quanti fornitori selezionare?

Questo è anche collegato al punto precedente riguardo al carico di lavoro del team di acquisto. Più fornitori chiedi di rispondere all'RFP, più lavoro avrai a rispondere a domande, avere chiamate e incontri con loro e valutare le proposte finali. Inoltre, i fornitori intelligenti spesso chiederanno quanti altri fornitori stanno partecipando e spesso rifiuteranno di partecipare se il numero è troppo alto, poiché il rapporto rischio-rendimento del tempo speso per la proposta rispetto alle possibilità di vincere non ha senso. Tipicamente, 3-5 fornitori è un numero appropriato, ma nelle organizzazioni più grandi, potresti voler controllare con il dipartimento acquisti per eventuali regole specifiche, poiché potrebbero avere un numero minimo specifico di offerenti richiesti per motivi di conformità.

Dovrei includere un budget?

Questo è un argomento divisivo, con diversi buoni argomenti da entrambe le parti. Includere un intervallo di budget indicativo o un budget massimo è positivo perché consentirà immediatamente ai fornitori di auto-selezionarsi riguardo alla decisione di partecipare o meno, e può anche risparmiare tempo a te e al tuo team poiché non valuterai fornitori il cui prezzo finale proposto è significativamente superiore al tuo budget massimo. Tuttavia, se si tratta di un acquisto complesso (ad es. sviluppo software personalizzato) o di un tipo di progetto che è meglio adatto a un modello di impegno a tempo e materiali rispetto a uno a prezzo fisso, allora potrebbe non essere una buona idea includere alcun budget specifico. Questo è anche il caso se è la prima volta che acquisti questo tipo di servizio, potresti non avere abbastanza informazioni o esperienza per impostare accuratamente un budget, e puoi consentire alle varie proposte dei fornitori di darti una migliore comprensione dei prezzi di mercato.

Cosa dovrebbe esserci nei criteri di valutazione?

Questo dipende da ciò che valorizzi di più in un fornitore ideale. Se il progetto è urgente, allora dai più peso alle tempistiche e alla disponibilità del fornitore di iniziare immediatamente. Se si tratta di un progetto strategico a lungo termine, allora dovresti valutare più fortemente l'esperienza precedente, i CV del team e i casi studio. Puoi vedere due esempi qui sotto che hanno criteri e pesi diversi:

Chi dovrebbe essere coinvolto nel processo di valutazione?

Tutti coloro che sono stati coinvolti nel processo di acquisto fin dall'inizio e hanno avuto conversazioni e incontri con i fornitori. Gli stakeholder senior che non sono stati coinvolti profondamente nel processo possono anche essere invitati a valutare la proposta e a darle un punteggio, oppure potrebbero semplicemente voler rivedere il punteggio finale per aiutarli a prendere la decisione finale. Inoltre, esperti di materia sia esterni che interni possono essere reclutati per aiutare con la valutazione. Ad esempio, il team MarComms potrebbe chiedere a un membro del dipartimento IT di aiutare nella valutazione delle scelte di software CRM.

Come valutare i fornitori?

Per ciascun criterio di valutazione, dovresti dare un punteggio che va da 0 al massimo consentito per quel particolare criterio. Ciascun individuo coinvolto nel processo di acquisto dovrebbe valutare ciascun fornitore privatamente, senza condividere il proprio punteggio con altri membri del team. Poi, il team di acquisto dovrebbe condividere i propri punteggi simultaneamente e prendere una media del punteggio totale per dare a ciascun fornitore un punteggio finale complessivo basato su tutti i criteri di valutazione. Puoi quindi classificare i fornitori in base ai punteggi.

Conclusione.

Speriamo che questa guida sia stata utile per comprendere l'importanza di un RFP ben strutturato nell'aiutare le decisioni di acquisto chiave. Nel moderno mondo degli affari, è raro che un'organizzazione lavori in isolamento, quindi essere in grado di scegliere costantemente partner altamente efficaci e specialisti è più cruciale ora che mai.