ルックアップカスタムフィールドを使用すると、他のプロジェクトのレコードからデータをインポートして、一方向の可視性を作成できます。参照カスタムフィールドがプロジェクト間の接続を確立するのに対し、ルックアップはそれらの接続を使用して選択されたデータを表示します。
ルックアップカスタムフィールドは常に読み取り専用で、特定の参照カスタムフィールドに接続されています。ユーザーが参照カスタムフィールドを使用して1つまたは複数のレコードを選択すると、ルックアップカスタムフィールドはそれらのレコードからのデータを表示します。
ルックアップで表示できるデータ：
- 作成日時: 参照されたレコードが作成された日時。
- 更新日時: 参照されたレコードが何らかの形で最後に更新された日時。
- 期限: 参照レコードの開始/期限の日時。
- 説明: 参照されたレコードの説明フィールド。
- リスト: 参照されたレコードが属するリストを表示。
- タグ: 参照されたレコードに付けられたタグ。
- 担当者: 参照されたレコードの担当者。
- 任意のカスタムフィールド: 参照されたレコードのサポートされている任意のカスタムフィールド。
ルックアップフィールドには多くのオプションがあります
ルックアップのルックアップ
複数の異なるプロジェクト間でデータを保存し参照するカスタムフィールドを作成できます。これらのカスタムフィールドは「ルックアップ」フィールドと呼ばれます。
次の3つのプロジェクトを考えてみましょう：
- プロジェクト A
- プロジェクト B
- プロジェクト C
プロジェクト B には、プロジェクト A とプロジェクト C の両方に関連する重要な情報やリソースが含まれているとします。
プロジェクト B の情報をプロジェクト A とプロジェクト C に複製する代わりに、次の手順に従ってください：
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プロジェクト A で、プロジェクト B の関連レコードとの接続を確立するための「参照」カスタムフィールドを作成します。
- この参照カスタムフィールドにより、参照およびルックアップしたいプロジェクト B の特定のレコードを選択してリンクできます。
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プロジェクト A で参照フィールドが設定されたら、プロジェクト C で「ルックアップ」カスタムフィールドを作成します。
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このルックアップカスタムフィールドは、プロジェクト A の参照カスタムフィールドに接続されます。
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プロジェクト A の参照カスタムフィールドを使用してレコードを選択すると、プロジェクト C のルックアップカスタムフィールドは、プロジェクト B のそれらの参照されたレコードから関連データを自動的に表示します。
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ルックアップのルックアップを使用する利点：
- プロジェクト C をプロジェクト B に直接リンクする必要がありません。
- プロジェクト C は、参照フィールドとルックアップフィールドを通じてプロジェクト A とプロジェクト B の間に確立された接続を活用できます。
- プロジェクト B の関連レコードに対する変更や更新は、プロジェクト C に表示されるルックアップカスタムフィールドのデータに自動的に反映されます。
- プロジェクト間での情報の手動更新や複製は不要です。