リストは各プロジェクト内でレコードを効率的に管理・分類するためのツールです。
顧客からのリクエストの整理、プロジェクトの段階追跡、在庫の整理など、リストは大量のデータを構造化された方法で処理するアプローチを提供します。1つのリストあたり最大100,000件のレコード、1つのプロジェクトあたり最大50のリストを保持できるため、Blueは成長するデータニーズに対応するスケーラビリティを提供いたします。
リストには2つの主要な用途があります:
- レコードの分類
- プロセスの各ステップ
リストの作成と管理
Blueでリストを作成するのは簡単です。各リストにその内容や目的を反映した名前を付け、プロジェクトのワークフローに合わせて整理できます。これらのリストの管理が簡単なため、新しいレコードの追加、項目の並び替え、リストプロパティの変更を迅速に行い、変化するプロジェクト要件に適応できます。
分類のためのリスト使用
リストは、レコードを異なるグループに分類するのに理想的です。この分類は、さまざまなタイプのクライアントとのやり取りや製品カテゴリを区別するなど、情報をセグメント化する必要があるユーザーにとって不可欠です。レコードを関連するリストに整理することで、データの検索性が向上し、管理プロセスが合理化されます。
ただし、1つのプロジェクトあたり50のリストという制限があるため、50以上のカテゴリが必要になると予想される場合は、タグや単一選択または複数選択のカスタムフィールドの使用をご検討ください。
プロセスのステップとしてのリスト
分類以外にも、リストは異なるワークフローやプロセスの段階を表すことができます。この機能は、プロジェクト管理シナリオで特に価値があり、「To Do」、「進行中」、「完了」などの段階を通じてタスクの進捗を視覚的に追跡できます。この視覚的表現は、ワークフローの監視とタスクの適切な完了を確実にするのに役立ちます。
リストのロック
Blueでリストをロックすると、そのリスト内のレコードが移動されることを防げます。また、ロックされたリストに新しいレコードを作成することもできません。これにより、重要なワークフローやプロセスの制御と整合性を維持できます。
リストをロックする方法:
- ロックしたい特定のリストを特定します。これには以下が含まれます:
- セールスワークフローの段階を表すリスト(例:「適格なリード」)
- セキュリティや監査目的でレコードが必要なリスト
- リスト名の横にある3つの点をクリックして、リストメニューを開きます。
- 「リストをロック」を選択します。
Blueでリストをロックすると、その中のレコードのセキュリティを確保するために完全に制限されます。リスト名の直後に小さなロックアイコンが表示されます。
具体的に、リストをロックすると以下のアクションが防止されます:
- 名前の変更:ロックされると、リスト名を変更できません。これにより、命名の一貫性が維持されます。
- 一括アクション:「すべて完了」、「すべて割り当て」、一括タグ付けなどの一括レコードアクションが無効になります。
- レコードの移動:既存のレコードをロックされたリストに出し入れできません。
- レコードの作成:新しいレコードをロックされたリストに直接追加できません。
- 削除:ロックされたリスト自体を完全に削除できません。