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この機能は、請求書、作業指示書、領収書、その他の専門的で標準化された形式を必要とする文書の作成に特に有用です。この機能を活用することで、文書作成プロセスを効率化し、別の文書に情報を手動で再入力する必要性を排除できます。

機能の概要動画をご覧ください：

PDFテンプレートの設定

開始するには、プロジェクト内にPDFテンプレートをアップロードする必要があります。このタスクはプロジェクト管理者のみが実行できます。PDFテンプレートの設定方法は以下の通りです：

1. トップバーのプロジェクト名の横にあるプロジェクト設定アイコンをクリックして、プロジェクト設定に移動します。
2. プロジェクト設定メニューで「PDFテンプレート」セクションを見つけます。
3. 「アップロード」ボタンをクリックして新しいPDFテンプレートをアップロードします。
4. プロジェクトから希望するフィールドをドラッグ&ドロップして、文書の適切なセクションに配置します。

サポートされているフィールドとサポートされていないフィールドの表を以下に示します。

フィールドタイプ	サポート状況
タイトル	✅
説明	✅
開始日	✅
期限	✅
担当者	✅
タグ	✅
チェックボックス	✅
日付	✅
通貨	✅
パーセント	✅
ファイル	✅
数式	✅
単一選択	✅
複数選択	✅
時間の長さ	✅
参照	✅
単一行テキスト	✅
複数行テキスト	✅
電話番号	✅
メールアドレス	✅
URL	✅
場所	✅
国	✅
評価	❌
数値	✅
一意ID	✅
リファレンス	✅
ルックアップ	✅
ボタン	❌
時間の長さ	❌
通貨換算	❌

レコードからのPDF生成

PDFテンプレートを設定した後、プロジェクト内の個別のレコードから直接PDF文書を生成できます。手順は以下の通りです：

• PDF文書を生成したいレコードを開きます。
• レコードメニューで「印刷」を選択します。

• 利用可能なテンプレートのリストから、先ほど作成したPDFテンプレートを選択します。
• PDF文書のプレビューを確認し、レコードからすべての情報が正確に反映されていることを確認します。
• 希望する出力オプションを選択します：「ダウンロード」でPDFファイルをローカルに保存するか、「印刷」で接続されたプリンターに直接文書を送信します。

生成されたPDFには、レコードからの関連データがすべて含まれ、作成したテンプレート内の適切なフィールドに入力されます。このプロセスにより、情報を手動で再入力したりコピー＆ペーストしたりする必要がなくなり、時間を節約し、エラーのリスクを軽減できます。

使用事例とメリット

BlueでレコードからPDFを生成する機能は、以下のようなメリットを提供します：

• 請求書と課金: 売上や課金レコードから直接専門的な請求書を作成し、正確で最新の情報を確保します。
• 作業指示書とサービスレポート: クライアントや社内チーム向けの詳細な作業指示書やサービスレポートを生成し、コミュニケーションと文書化を効率化します。
• 領収書と確認書: 取引や予約に対する適切にフォーマットされた領収書や確認書類を顧客に提供します。
• コンプライアンスと記録保管: 監査証跡、コンプライアンス目的、またはレコードのアーカイブのための包括的な文書を維持します。