キャッシュフローはエージェンシー運営の最も重要な要素です。常に良好な運営バッファを持つための管理方法を学びましょう。
これは、BlueのCEOがエージェンシーおよび専門サービス会社のオーナーのために書いた「エージェンシー成功ガイド」の一部であり、彼のエージェンシー創業者としての10年間の経験に基づいています。
この本では、急激に成功するエージェンシーを運営するために必要なすべてのことを学ぶことができます。キャッシュフローからプロジェクト管理、クライアント関係構築、勝利する提案書の作成まで、すべてがここにあります。
エンゲージメントモデルの選択
クライアントとの仕事の正確な性質に応じて、いくつかの異なるエンゲージメントモデルが利用可能です。これらは、あなたの仕事と成果物を測定し、報酬を得るためのさまざまな方法です。適切なエンゲージメントモデルを選択することは、ビジネスの成功を確保する上で非常に重要です。また、異なるプロジェクトで異なるクライアントと同時に複数のエンゲージメントモデルを持つこともあるでしょう。
最も一般的なエンゲージメントモデルの2つは、固定プロジェクト価格とリテイナーです。
固定プロジェクト価格は非常に明確です。クライアントのために行う作業に対して、通常は項目別または成果物別に分けられた価格を提示します。クライアントの視点からの主な利点は、予算が変更されないという安心感です。専門サービス会社にとっての重要な利点は、効率的に作業できれば、プロジェクトに費やす時間に収入を結びつけなくなるため、実質的な時間単価が急上昇する可能性があることです。
私は個人的に、作業範囲が非常に明確であれば、固定価格アプローチが好きです。この方法論では、範囲が曖昧な場合に大きな問題が発生する可能性があり、あなたとクライアントの間で期待と成果物に違いが生じることがあります。これは、多くの頭痛や価格変更に関する交渉の原因となることがあります。プロジェクトの途中でクライアントが作業範囲のいずれかを変更した場合（これは、作業が進むにつれてデータや状況が変わるため、しばしば不合理なことではありません）、その都度再交渉しなければなりません。これは、両者にとって非常に時間がかかることがあります。
固定価格ベースで作業を続けるための一つの方法は、常にプロジェクトをステップに分割することです。たとえば、クライアントのためにモバイルアプリケーションやウェブサイトを構築する場合、最初にデザインと仕様のフェーズにのみ関与し、そのフェーズの主要な成果物は開発フェーズの正確な作業範囲を定義することです。その後、その作業に対して正確に固定価格を見積もることができます。
これは、多くの建設会社が建物の建設を見積もる際に使用する正確なアプローチです。このようにプロジェクトを提案する際にクライアントに伝えられる興味深いメッセージがあります。プロジェクト全体を提案している他の誰かは通常、単に推測しているだけであり、リスクの大きさを考慮して価格を高く設定するか、低く設定してプロジェクトを獲得した後に高額で時間のかかる変更要求で補おうとしていることを伝えることができます。
もう一つの人気のあるエンゲージメントモデルは、各チームメンバーの時間を追跡し、作業に対して固定の時間単価を請求することです。私は個人的に、メンテナンス契約の一部のタイプや、20時間または30時間しか持続しない小規模プロジェクト以外では、このアプローチが好きではありません。
とはいえ、このモデルで運営している会社があり、それがうまく機能していることも承知しています。このモデルにはいくつかの重要な問題があると考えていますが、主な問題は、専門サービス会社とクライアントの間のミスマッチを引き起こすことであり、これは決して良いことではありません。たとえば、より効率的に作業できる優れた人材を雇うと、同じ量の作業を行うのにかかる時間が短くなり、請求額が減少します。これは明らかに不合理です。なぜなら、より良い仕事をより早く行っているのに、請求額が減少するからです！
さらに、この方法はクライアントにあなたやあなたのチームをマイクロマネジメントさせることを促し、自分のチームをマイクロマネジメントし始めることを促す可能性もあります。クライアントは請求書や時間単位の作業の報告を厳しくチェックし、チームメンバーを追跡することで「仕事をしていることを証明する」道を選ぶと、文化が完全に崩壊する可能性があります。私は、自分のコンピュータが追跡され、自分の行動がすべて記録され、1日の仕事の詳細な報告をしなければならない才能ある個人を知りません。
ただし、私が見つけた効果的な実践の一つは、自己報告された時間を記録することです。サービス会社として、あなたは同時に複数のクライアントと仕事をしているため、チームが各クライアントに費やす時間の間に何らかの区別が必要です。したがって、チームに自分の時間を緩やかに追跡する実験をさせることをお勧めします。そうすれば、あなたとクライアントの両方が特定のプロジェクトのタスクを完了するのに必要な時間を把握できます。
定期収入の力
最良の収入のタイプは常に定期的なものであり、これはすべてのビジネスが持ちたい金の基準です。収入の50%以上が毎月定期的であるビジネスを運営している場合、あなたの手元には素晴らしいビジネスがあります。
これが、過去数十年で多くのものが「サービスとして」提供されるようになった理由です。もはや映画や音楽を購入することはなく、単にサービスに加入するだけです。数回のプロジェクトの後にクライアントとの関係が十分に強固になった場合、固定価格または時間単位の契約のいずれかで、リテイナー契約を提案することができます。
理想的には、これは特定の成果物や時間に結びついているのではなく、達成したい特定の結果に基づいています。これは簡単に売れるものではありませんが、成功すれば、かなりの高利益の定期収入を得ることができます。私たちがMädで行っていることは、定期収入がすべてのスタッフとオフィスのコストをカバーし、固定価格のプロジェクトは本質的に純利益となることです。これにより、長期的な財務計画が大幅に容易になります。
では、質問です：私たちはこのレベルにどうやって到達するのか？
完璧なリテイナーピッチの作成
前述のように、新しい見込みクライアントがドアを通過したときに、これをすぐに提案することはできません。信頼が十分にないため、あなたが提供できる具体的な結果をまだ体験していないからです。
私がこの種のメッセージを示す最も簡単な方法は、最近のリテイナー提案に添付したサンプルの紹介状をコピーすることです。
以下をご覧ください：
親愛なるステークホルダー様、
[クライアント名]とMädの間のリテイナー契約の提案をお届けできることを嬉しく思います。これは、[クライアント名]が変化するビジネス環境に迅速に対応できるようにしつつ、提供されるサービスに対して優れたコストパフォーマンスを得ることを目的としています。
各作業ブロックをアドホックに提供する代わりに、提案、契約交渉、入札に長いリードタイムを要することなく、私たちのチームは契約期間中、あなたのチームとなります。これにより、私たちはあなたのビジネスをより深く理解し、関係を深めるだけでなく、あなたの目標を前進させるために必要なさまざまなプロジェクトを即座に実行できるようになります。
これには以下の利点があります：
- コスト削減。 一つの統合されたチームを持つことで、同じ作業のために複数の会社を雇うよりもかなりの金額（50%以上）を節約できます。実際、質の高い社内チームを構築するために必要なすべてのオーバーヘッドや時間を考慮すると、リテイナーは非常にコスト効率が良いです。さらに、リテイナー契約により、私たちは長期的なキャッシュフローをより自信を持って計画できるため、あなたの組織との長期的な関係を築くために、典型的なプロジェクトマージンを削減することを喜んで行います。
- スピード。 私たちは、あなたのさまざまな部門と協力して、1〜3ヶ月先の作業を計画し、即座に実行できるようになります。これにより、各新しい小さな作業のために個別の入札やブリーフを常に行う必要がなくなります。これにより、あなたのチームの時間が節約され、より良い結果が得られます。
- より高品質の仕事。 これは、私たちが時間をかけてより良く協力し合うようになり、あなたのビジネスをより理解するようになるだけでなく、さまざまな成果物やニーズにわたって一つのクロスファンクショナルチームが実行することによる強力な利点があるためです。これにより、すべての作業に強い一貫性が確保され、一つの作業から得られた洞察が異なるタイプの作業の最終的な成果物に直接影響を与えます。
- 信頼性。 私たちは、個人を見つけるためのリードタイム、病気や計画された休暇、スタッフの離職など、社内チームを構築する際の問題を完全に抽象化できます。なぜなら、各役割に対して複数のチームメンバーがいるため、他のメンバーの責任を容易にカバーできるからです。
このメッセージは、クライアントごとに調整する必要があります。なぜなら、異なるクライアントは異なる優先事項を持っているからです。一人のクライアントはコスト削減のアイデアを気に入るかもしれませんが、別のクライアントは信頼性とスピードを重視するかもしれません。長期間にわたり特定のビジネスを深く理解しているコンサルタントのチームを持つことの重要性をクライアントの視点から過小評価しないでください。
クライアントを理解することは非常に重要です。
あなたは、専門サービス会社にとって理想的なクライアントの価値観やマインドセットを事前に決定することができますが、間違いなくさまざまな考え方やアプローチに出会うでしょう。あなたの紹介がクライアントの価値観に直接向けられていることは、潜在的な競合の中で際立つのに役立ち、彼らと彼らのビジネスニーズを理解していることを示すのに役立ちます。
これは、事前に作成されたソリューションに関する私たちの考えを反映しています。
はい、事前に書かれたコピー・バンクを持つことは便利ですので、貴重なポイントを省略することなく理想的な紹介状を迅速に作成できますが、クライアントに直接話しかけるようにコンテンツを調整することを確認する必要があります。
コピー＆ペーストされたコンテンツは、本質的に無個性です。何を言うべきか、どのように言うべきかについて「完璧な」答えは存在しません。私たちには、プロジェクト間で共通する典型的な要件を詳細に示したマスタープロポーザルテンプレートがありますが、常にこれを拡張して、各クライアントの個別のニーズに直接対応していることを確認しています。
要約すると、クライアントが求めていることと価値を真摯に理解し、信頼を築くことを目指してください。クライアントにとって最も重要なことを見極め、提案した紹介状を一般的なガイドラインとして従ってください。
財務の基本
多くのリーダーにとって、財務はしばしば煩わしく、常に整っていないものです。これは、実際の作業を進める上での妨げと見なされ、非常に理解できます。単に退屈であり、ビジネスを始めた理由ではありません。
しかし、金銭はビジネスの酸素であり、資金がなければビジネスは呼吸を止めます。
もしあなたが常に追い詰められ、請求書の支払いを心配しているなら、それはあなたとあなたのチームの働き方に影響を与えます。
したがって、実際には2つの選択肢があります：
- 良好な財務規律を確保し、しっかりとした帳簿と優れたビジネスモデルを持つことを心配する。
- すべての請求書の正確な期日を心配し、必要なキャッシュリザーブと財務規律がないために、毎月スタッフや家賃を支払うことを心配する。
明らかに、最初の選択肢が望ましいので、ここでいくつかの重要な点について話しましょう。
マージンの魔法
まず、あなたの作業には最低50%の粗利益が必要です。
これは、スタッフに支払う賃金のコストが、クライアントがあなたに支払う金額の半分以下であることを意味します。
これは、オフィス、光熱費、特にビジネスを始めたばかりのときに考えもしない数百の小さなものなど、すべての他の運営費用を支払う必要があるためです。また、安全網としてキャッシュフローを構築し、ビジネスへの長期的な投資を行うことも望ましいです。
次に、少なくとも25%の純利益率が必要で、理想的には30%です。
これは、あなたが$100を稼ぐごとに、すべてを支払った後に$30が残る必要があることを意味します — そして、私はあなた自身の賃金をビジネスオーナーとして含めて、すべてのものを指しています。一般的に言えば、これはあなたのチームメンバーの価格をクライアントへの価格として実際に3倍にすることを意味します — これは、クライアントに請求する金額を決定する際の理想的な方法です。
これは重要ですので、もう一度繰り返します。理想的な世界では、あなたはクライアントへの請求額を決定する方法として、スタッフコストを3倍にしています。
したがって、誰かに月$4,000を支払っていて、彼らがクライアント作業に約130時間を費やしている場合（標準的な労働時間160時間から休暇や内部会議を引いた場合）、クライアントの請求可能な時間単価は$4,000/130で約$30/時間となり、正しいマージンを確保するためにクライアントに$90/時間を請求する必要があります。
この計算を行い、現在の典型的な請求額に基づいて少し高めに感じる場合、これは良いことです — それは、あなたが請求額を増やす余地があることを意味します！
正しいマージンを維持するためには、いくつかのアプローチがあります。
これは、スタッフがクライアントに請求する正確な時間を追跡することによって行うこともできますし、より直感的にプレミアムを請求し、帳簿に目を光らせることによって行うこともできます。私たちのビジネスの初期段階では、より直感的なアプローチを好んでいましたが、プロジェクトの価格設定をできるだけ正確にするために、チームの請求可能な時間を追跡することがはるかに効果的であることがわかりました。
どちらのアプローチも機能すると思いますが、時間を追跡することがチームの作業をマイクロマネジメントする方法にならないようにしてください。
現金は王様：安全網の構築
最後に、銀行に少なくとも6ヶ月分の現金が必要です。これはかなりの額に思えるかもしれませんが、2つの重要な理由から必要です：
- 短期的なキャッシュフローを心配しなくて済む。 もし、他の良いクライアントが大きな請求書の支払いが遅れている場合、月末まで持ちこたえられないことを心配する必要はありません。自分のチームに支払えず、毎日オフィスに行かなければならないことほど悪いことはありません。私もそこにいました。
- 長期的な投資ができる。 たとえば、ソフトウェアを1年分前払いすることで20%を節約でき、現金があれば家賃を前払いして、家主と適切な割引を交渉することもできます。また、明確または即時の回収期間がない大きな投資を行いたい場合もあります。たとえば、私たちは$20,000を支払ってドメインmad.coを購入しましたが、この投資の回収期間を知る方法はありません。
次のセクションには非常に注意を払ってください。これは、この本全体で最も役立つ部分の一つです。どんなビジネスを運営することは、キャッシュフローを合理的に管理することを確保することです。
実際、スタートアップのCEOの主な責任は、常に銀行に十分な現金があることを確保することだと言えます。
現金がなくなれば、ゲームは終了です。
したがって、専門サービス会社のリーダーとしてのあなたの優先事項は、スタッフに時間通りに支払い、固定運営コストをカバーし、健全な投資を行い、夜に良く眠れるようにするために十分なキャッシュフローを確保することです！
（最後のポイントがどれほど重要であるかを過小評価しないでください — 夜によく眠れることは、ビジネスを運営する際にすべての違いを生むことができます！）
最低3ヶ月分の経費を蓄えておくことは、ビジネスのレジリエンスを確保し、6ヶ月に拡大できればさらに良いです。ビジネスを成長させることもお金がかかることを忘れないでくださいので、それを考慮する必要があります。
驚くべきことに、キャッシュフローに影響を与える主な要因は、プロジェクトの数や請求額ではありません。実際には、いつ支払いを受けるかに関するすべてです。
請求戦略の革命
伝統的に、多くの専門サービス会社はデポジットを受け取り、主要な成果物に関連するマイルストーン支払いを設定します。
私の意見では、これは特に協力的な性質の作業に対してはひどいアイデアです。
問題は、あなたが支払いを受けるために、あなたのために働いていない人々（つまり、クライアントのチームメンバーや第三者のベンダー）に、タイムリーに彼らの仕事を行うことを頼ることになることです。これらの人々を直接制御できないため、支払いを受けるタイミングを直接制御できず、成功したビジネスを運営する上で最も重要な側面であるキャッシュフローに影響を与えます。
これは時々うまくいくかもしれませんが、なぜリスクを取るのでしょうか？
さらに、これは専門サービス会社に対して、支払いを受けるために作業を承認させるプレッシャーをかけ、プロジェクトに関与するすべての人に二重のプレッシャーを加えます。
この伝統的なマイルストーンベースの請求方法では、キャッシュフローが不規則で予測不可能になり、ビジネスが特定の時点でどれだけの現金を持っているかを予測するのが難しくなります。そして、もしあなたが成長し、10人以上のクライアントを持つ場合、支払いマイルストーンに関連するすべての承認を管理することは、ほぼフルタイムの仕事になり、非常に退屈な仕事でもあります。
私たちはこの方法に何年も苦しみ、最終的にすべての人にとって公平で、クライアントとチームとしてうまく協力し、高品質の作業を生み出すことに焦点を当てた、はるかに簡単なクライアント請求の方法を作成しました。
これは私が得た最も重要な洞察かもしれません。
次のプロジェクトでは、これを試してみてください：
最初の支払いを受け取り、理想的には50%を前払いで要求します。クライアントがこれに問題を抱えている場合、35%まで下げることができますが、理想的にはそれ以下にはしないでください。さらに不満がある場合、クライアントがプロジェクトに集中できるようにするためには、一定のコミットメントが必要であることを引用できます。
ところで、最初の支払いをデポジットと呼ばないでください。これは、返金可能であるという考えを与える可能性があります。専門サービス会社への支払いは決して返金可能であってはなりません。
残りの支払いについては、成果物に関連付けるのではなく、プロジェクト全体のタイムラインにわたって残りの金額を月次支払いに分割し、さらに1ヶ月分を追加します。
つまり、プロジェクトが3ヶ月かかると見積もった場合、支払いスケジュールは4ヶ月にわたって分散されます。
これにより、プロジェクトが終了した後でも、クライアントに送る請求書が1通残ります。これにより、プロジェクトに遅れが生じた場合でもクライアントを安心させることができます。
この方法の素晴らしい点は、月ごとの請求を簡単に予測できるようになり、各クライアントがリテイナークライアントのように感じられることです。また、クライアントチームに関与するすべての人にポジティブなプレッシャーを加えます。なぜなら、彼らが特定の期間にあなたを予約していることが明らかになり、彼らの側で物事を迅速に進める必要があるからです — さもなければ、何も得られないのです！
もう一つの利点は、一度クライアントがこれらの月次請求に慣れると、初期のエンゲージメントの終わりにリテイナー契約を提案するのがはるかに簡単になることです。なぜなら、それはすでに作成した作業関係のシームレスな継続のように感じられるからです。
これはかなりクールですよね？
さらに簡素化するために、プロジェクトがいつ始まるかに関係なく、最初の支払いを除いて、毎月1日に請求書を送信するように調整することをお勧めします。これにより、請求書の管理が大幅に容易になり、月に1回だけ行う必要があるため、クライアントにとっても便利です。これにより、請求書がタイムリーに処理されるのを助けることができます。
これは時には、2回目の請求書を送信する前に数週間待つことを意味しますが、この小さな遅れは、毎月の初めにすべての請求書をまとめて処理することで節約できる時間の価値があります。最初の支払いはいつでも請求できます。
この全体の請求戦略について本当に直感に反するのは、実際には、標準的なマイルストーン支払いと比較して短期的にはキャッシュフローが少なくなることです（特にプロジェクトが予想よりも早く進む場合！）。しかし、キャッシュフローの速度を予測可能性と交換します。私の経験では、これは素晴らしいトレードオフです。覚えておいてください — 夜によく眠ってください！
これは重要です。なぜなら、専門サービス会社を運営することは大変であり、考えるべきことがたくさんあり、あなたが取り組むべき重要なことはバックオフィスの管理に関連していてはいけないからです。この戦略により、無数の時間を節約でき、余分な時間で行うことができる投資は、考えてみるとおそらく多くのお金の価値があります。
時には、より伝統的な支払い方法を望むクライアントからの反発に対処する必要があります。私たちの経験では、これは5%未満の頻度で発生します。しかし、実際に発生した場合、あなたは論理を使ってこの非伝統的な方法で請求したい理由を正当化し、説明できる必要があります。
あなたの説明の中での重要な物語は、請求構造を簡素化したいということに焦点を当てるべきです。そうすることで、実際のクライアントプロジェクト（彼らのプロジェクト！）に取り組む時間を大幅に増やすことができます。請求書を追いかけたり、マイルストーン支払いの「完了」の正確な定義について議論したりする時間を費やすのではなく。
経営陣と話す場合、この請求方法が彼ら自身のチームにポジティブなプレッシャーを与えることができると説明することもできます（私たちの専門サービス会社が請求していることを認識している限り）ので、すべての人が正しい共通の目標を念頭に置いて作業していることを確保できます。
成功のための予測
時折、より多くの機器を購入するか、新しいプロジェクトを引き受けるか、新しい人を雇うかなど、財務上の決定を下す必要があります。
この点でより良い決定を下すことを確保する唯一の方法は、手元のデータを使用して、今後数ヶ月の状況を予測する財務予測を構築することです。個人的には、4〜6ヶ月先を予測し、それを決定の指針にしています。
これをスプレッドシートに設定する方法は、実際には非常にシンプルで明確です。以下の例は、あなたが作成できるものの明確なアイデアを提供するはずです。重要なことは、これはすべてキャッシュベースで行うべきであるということです。なぜなら、残念ながら、未払いの請求書でスタッフ、請負業者、その他の請求書を支払うことはできないからです！
このスプレッドシートを使用して、考慮中の追加コストを追加し、それがあなたのネットキャッシュフロー（各月の終わりに残るお金の量）や累積キャッシュフロー（あなたの銀行口座にある総額）にどのように影響するかを見ることができます。
キャッシュフローがプラスであり、銀行の現金があなたが快適に感じる範囲内にある限り — これは少なくとも3ヶ月分の現金、理想的には6ヶ月分であるべきです — あなたは考慮中の費用を進めることができる可能性が高いです。
ビジネスを運営している場合、時間の経過とともに成長する野心があるでしょう。成長は良いことです。これは、あなたのチームメンバーにキャリアの機会を提供し、新しい挑戦を与え、キャリアの退屈を防ぎます。結局のところ、誰も30年や40年同じことをすることを望んでいません！
持続可能な成長
もしあなたが正しいことをしているなら、風があなたのセールに吹いているように感じ、勢いがあるはずです。あなたは「勝っている」と感じるべきです。
とはいえ、成長が持続可能であることが重要です。この本で議論しているタイプのビジネスは、初期のスタートアップコストを除いて、一般的に投資家によって資金提供されていないため、成長しつつも財務の基本を維持する必要があります。
さらに、企業は雇用できる人々の質に非常に依存しているため、これが成長に制約を与える可能性もあります。
規模で優れた人材を雇う能力は制限要因となり、請求を維持するために十分な人数を確保するために採用基準を下げることは大きな間違いです。これは短期的には機能しますが、最初にあなたを特別にしたものを失うことになります。
これは、私がビジネスの最初の年に成長を管理できなかったことが正確に起こったことです。それは持続不可能になり、私はほぼすべてのチームメンバーを解雇しなければなりませんでした。
では、持続可能な成長の定義を説明しましょう：
それは、財務を健全な状態に保ちながら、作業の質がクライアントへのブランドの約束を下回らない最大の成長率です。
財務を維持することに関しては、これは、毎月の追加のコミットメントに対して、銀行口座に十分なお金を追加することを確保する必要があることを意味します。たとえば、銀行に6ヶ月分の現金を持ちたいと決めた場合、これは毎月の追加費用$1ごとに、追加で$6を蓄える必要があることを意味します。
これは、新しいチームメンバーを雇ったり、新しいサービスにサインアップしたりする際に、全く新しい視点をもたらします。