プロジェクト管理の自動化をコントロールしたいと思うことがよくあります
私たちは以前、メール自動化の作成方法について説明しました。
しかし、プロジェクトには本当に重要なことがあるときだけ通知が必要なステークホルダーがいることがよくあります。
ボタンを押すだけで、プロジェクトマネージャーとして重要なステークホルダーに通知するタイミングを正確にコントロールできるプロジェクト管理の自動化があれば素晴らしいと思いませんか？
実際、Blueを使えば、まさにこれが可能です！
今日は、非常に便利なプロジェクト管理の自動化を作成する方法を学びます：
1つ以上の重要なステークホルダーに自動的に通知し、通知内容の重要なコンテキストを提供するチェックボックスです。ボーナスポイントとして、この機能を特定のプロジェクトメンバーのみに制限する方法も学びます。
完了すると、次のようになります：
このチェックボックスをチェックするだけで、ステークホルダーにカスタム通知メールを送信するプロジェクト管理の自動化をトリガーできます。
ステップバイステップで進んでいきましょう。
1. チェックボックスカスタムフィールドを作成する
これは非常に簡単です。カスタムフィールドの作成についての詳細なドキュメントを確認してください。
このフィールドには、「管理者に通知」や「ステークホルダーに通知」など、覚えやすい明確な名前を付けてください。
2. プロジェクト管理の自動化トリガーを作成する。
プロジェクトのレコードビューで、右上の小さなロボットをクリックして自動化設定を開きます：
3. プロジェクト管理の自動化アクションを作成する。
この場合、私たちのアクションは1つ以上のメールアドレスにカスタムメール通知を送信することです。ここで注意すべきは、これらの人々はBlueにいなくてもメールを受信できるということです。任意のメールアドレスにメールを送信できます。
メール自動化の設定方法についての詳細なドキュメントガイドでさらに学ぶことができます。
最終的な結果は次のようになります：
4. ボーナス: チェックボックスへのアクセスを制限する。
Blueのカスタムユーザーロールを使用して、チェックボックスカスタムフィールドへのアクセスを制限し、権限のあるチームメンバーのみがメール通知をトリガーできるようにします。
Blueでは、プロジェクト管理者が役割を定義し、ユーザーグループに権限を割り当てることができます。このシステムは、通知チェックボックスのような特定のプロジェクト要素と対話できる人を管理するために重要です。
- Blueのユーザー管理セクションに移動し、「カスタムユーザーロール」を選択します。
- 説明的な名前とオプションの説明を提供して新しい役割を作成します。
- 役割の権限内で、カスタムフィールドアクセスのセクションを見つけます。
- その役割がチェックボックスカスタムフィールドを表示または編集できるかどうかを指定します。たとえば、「プロジェクト管理者」のような役割には編集アクセスを制限し、新しく作成したカスタムロールにはこのフィールドを管理させることができます。
- 新しく作成した役割を適切なユーザーまたはユーザーグループに割り当てます。これにより、指定された個人だけが通知チェックボックスと対話できるようになります。
これらのカスタムロールを実装することで、プロジェクト管理プロセスのセキュリティと整合性を向上させます。権限のあるチームメンバーのみが重要なメール通知をトリガーできるため、ステークホルダーは不必要なアラートなしで重要な更新を受け取ることができます。
結論
上記のプロジェクト管理の自動化を実装することで、重要なステークホルダーに通知するタイミングと方法を正確にコントロールできます。このアプローチにより、重要な更新が効果的に伝達され、ステークホルダーが不必要な情報で圧倒されることがありません。Blueのカスタムフィールドと自動化機能を活用することで、プロジェクト管理プロセスを効率化し、コミュニケーションを強化し、高い効率を維持できます。
シンプルなチェックボックスを使って、プロジェクトのニーズに合わせたカスタムメール通知をトリガーでき、適切な人々が適切なタイミングで情報を得られるようになります。さらに、この機能を特定のチームメンバーに制限する能力は、制御とセキュリティのさらなるレイヤーを追加します。
今日からBlueのこの強力な機能を活用して、ステークホルダーに情報を提供し、プロジェクトを円滑に進めましょう。詳細な手順や追加のカスタマイズオプションについては、提供されたドキュメントリンクを参照してください。自動化を楽しんでください！