再利用可能なチェックリストのためのプロジェクト管理自動化の作成方法を学びます。
多くのプロジェクトやプロセスでは、複数のレコードやタスクにわたって同じチェックリストを使用する必要があります。
しかし、レコードに追加するたびにチェックリストを手動で再入力するのは非常に効率的ではありません。そこで、強力なプロジェクト管理自動化を活用して、これを自動的に行うことができます！
思い出してください、Blueの自動化には2つの重要な要素が必要です：
- トリガー — 自動化を開始するために何が起こるべきか。これは、レコードに特定のタグが付けられたときや、特定の場所に移動したときなどです。
- 1つ以上のアクション — この場合、1つ以上のチェックリストの自動作成になります。
まずアクションについて説明し、その後に使用できる可能性のあるトリガーについて説明します。
チェックリスト自動化アクション
新しい自動化を作成し、以下の例に従って1つ以上のチェックリストを作成するように設定できます：
これらは、アクションを実行するたびに作成されるチェックリストです。
チェックリスト自動化トリガー
再利用可能なチェックリストの作成をトリガーする方法はいくつかあります。以下は一般的なオプションです：
- 特定のタグの追加: 特定のタグがレコードに追加されたときに自動化をトリガーするように設定できます。たとえば、「新しいプロジェクト」というタグが追加されたときに、プロジェクト開始チェックリストを自動的に作成することができます。
- レコードの割り当て: 特定の個人または誰かにレコードが割り当てられたときにチェックリストの作成をトリガーできます。これは、オンボーディングチェックリストやタスク特有の手順に便利です。
- 特定のリストへの移動: プロジェクトボードの特定のリストにレコードが移動されたときに、関連するチェックリストの作成をトリガーできます。たとえば、アイテムを「品質保証」リストに移動すると、QAチェックリストがトリガーされる可能性があります。
- カスタムチェックボックスフィールド: カスタムチェックボックスフィールドを作成し、このボックスがチェックされたときに自動化をトリガーするように設定します。これにより、チェックリストを追加するタイミングを手動で制御できます。
- 単一または複数選択のカスタムフィールド: 様々なオプションを持つ単一または複数選択のカスタムフィールドを作成できます。各オプションは、別々の自動化を通じて特定のチェックリストテンプレートにリンクできます。これにより、より詳細な制御が可能になり、異なるシナリオに対して複数のチェックリストテンプレートを準備できます。
これらの自動化をトリガーできるユーザーを制御するために、特定のユーザーからこれらのカスタムフィールドを隠すことができます。これにより、プロジェクト管理者や他の権限のある担当者のみがこれらのオプションをトリガーできるようになります。
再利用可能なチェックリストを自動化と効果的に使用するための鍵は、トリガーを慎重に設計することです。チームのワークフロー、扱うプロジェクトの種類、異なるプロセスを開始できるべき人を考慮してください。よく計画された自動化により、プロジェクト管理を大幅に効率化し、運用の一貫性を確保できます。