プロジェクトを管理して、素晴らしい結果を時間通りに、予算内で得る方法を学びましょう。
これは、BlueのCEOが10年間のエージェンシー創業者としての経験に基づいて、すべてのエージェンシーおよびプロフェッショナルサービス会社のオーナーのために書いた「エージェンシー成功ガイド」の一部です。
この本では、成功するエージェンシーを運営するために必要なすべてのことを学ぶことができます。キャッシュフローからプロジェクト管理、クライアント関係の構築、勝利する提案書の作成まで、すべてがここにあります。
ちなみに、私がBlueを始めた主な理由の一つは、プロジェクト管理を上達させたいという強い願望があったからです。さまざまな他のツールを試しましたが、私にはうまくいきませんでした。それが、Blueを始めた理由です。
さて、この章を始めましょう！
プロフェッショナルサービス会社として、プロジェクト作業はあなたのビジネス機能の大部分を占めることになります。したがって、プロジェクトを効率的に管理する能力は、クライアントがあなたと仕事をするかどうかの決定的な要因となる可能性があります。つまり、契約を履行するために必要なすべてのプロセスの開始、計画、管理をどれだけうまく処理できるかということです。
プロジェクト管理は、有限の期間を持つ有形および無形の成果物に依存することを意味します。したがって、プロジェクトは最終的に終了しますが、プロジェクト管理の規律は一貫した追跡を必要とします。これは、明確で効果的なコミュニケーションの重要性を強調しています。
すべてのプロジェクトに一貫したプロジェクト管理の手法を持つことが重要です。これにより、どのプロジェクトにもすぐに飛び込んで、進捗状況を瞬時に把握できるようになります。プロジェクトがうまく管理されているかどうかは一目瞭然であるべきです。これは、プロジェクト間に違いがないという意味ではなく、すべてのプロジェクトにプロジェクト管理の基本要素が整っていることを意味します。
作業を管理する方法はたくさんありますが、私は試行錯誤を経て、チームメンバーやクライアントにとって明確で理解しやすく、常に最良の結果を提供する方法を見つけました。
この方法はカンバンと呼ばれ、トヨタによって最初に作られた日本の製造システムです。自動車を製造するために必要なさまざまな部品やコンポーネントの供給を、生産ラインに沿って送られる指示カードを使用して監視します。
カンバンの背後にある考え方は非常にシンプルです：現在の作業を完了するための明確なプロセスを作成する必要があります。
基本的なレベルでは、次のようになります：
- やるべき作業。 「バックログ」と呼ばれることが多く、プロジェクトを完了するために必要なすべての作業のリストです。
- 進行中。 現在作業中のものです。
- レビュー中。 誰かが作業が正しい品質で行われたかどうかを確認しているものです。
- 完了。 完了したすべての作業の履歴リストです。
これは、プロジェクトを完了するために必要なすべての作業に関する完全な透明性を示唆しています。これは、何をする必要があるのか、誰がそれを行うのか、いつまでに行う必要があるのかの内訳を意味します。 その後、上記の基本プロセスを実際のプロセスに密接に合わせて修正できます。
クライアントが自分の時間で見ることができるこのようなシステムを構築できれば、多くのプロジェクトに関する報告の要件を大幅に削減（または完全に排除！）できます。これは、クライアントがログインして作業の進捗状況を確認できるからです。これにより、すべてのコミュニケーションが1つのプラットフォームを介して行われ、プロジェクトの他のすべての人にとって透明性が保たれます。これを行わない場合の問題は、情報のサイロが構築され、誰も重要な情報がどこにあるのか、さまざまな決定の記録がどこにあるのかを知らないことです。
もちろん、あなたのプロセスは上記の単純化された抽象よりも多少複雑である可能性が高いですが、それは良いスタートです。プロセスは、常に変化し、現実に応じて反応するものとして考えるのが最良です。硬直した、変更不可能で容赦のない方法論が作業の妨げになるのではなく。
プロセスはポジティブなものであり、官僚主義はプロセスが暴走したものです。私がプロセスを考える方法は、求めている結果を得るために必要な最小限のプロセスが必要だということです。
最後に、プロジェクトプロセスについて注意すべき他のいくつかのことがあります。
質問やアイデアをキャッチするための組み込みメカニズムを持ってください。そうでなければ、これは非公式で時間がかかるものになります。私たちが好むのは、これらを主要プロセスの前にリストとして持つことです。私たちの典型的なプロジェクトプロセスは次のようになります：
- アイデア
- 質問
- バックログ（長期）
- バックログ（短期）
- 進行中
- 内部レビュー
- クライアントレビュー＆アクション
- 完了
私たちはアイデアと質問のために別々のリストを追加し、簡単にキャッチできるようにしています。また、バックログを長期と短期に分けて、何が来るのかを簡単に確認できるようにしています。これは、プロジェクトにかなりの量の作業がある場合に特に便利です。
私たちはまた、2回のレビューを行います。1回は内部で、もう1回はクライアントのためです。そのクライアントリストには、情報、ファイル、システムへのアクセスなど、クライアントが行う必要があるすべての項目が含まれています。これは素晴らしいことです。なぜなら、クライアントはプロジェクトで何を完了する必要があるかを管理するための独自のシステムを持っていないことが多く、これにより彼らが整理された状態を保つための簡単な方法を提供するからです。
チームメンバーと一緒にすべてのプロジェクトを確認するためのレビュー会議を持つことは、整合性を保つための素晴らしい戦略です。すべての詳細をカバーする必要はありませんし、深い議論をする必要もありません。ただ、全員を整合させ、同じページにいることを確認するだけです。
これにより、誰かが何かを非常に重大な方法で見逃したことに気付くときの*おお、なんてこった！*という瞬間を避けるのに本当に役立ちます。
これらの会議を主導する場合に役立つことは、事前にアジェンダを準備し、次に各プロジェクトの下に重要なポイントを箇条書き形式で書くことです。次の会議のために、ドキュメントを複製し、前週のことが実行されたことを確認し、新しいことについての議論を開始できます。
フォーマットは非常にシンプルです：
プロジェクト1。
• クライアントはオプション1または2が気に入らなかったので、新しいものを考え出す必要があります。ジャックが水曜日までにこれを行います。
• 木曜日のレビュー会議の計画を始める必要があります。ジョンがアジェンダを作成し、クライアントに送ります。
などなど。
次の重要な推奨事項は会議の議事録です。面倒ですが、正確な会議の議事録を取り、会議に出席したすべての人に送信し、次のステップの明確なリストを提供することが重要です。
会議はしばしば悪評を得ますが、良い使い方があり、プロフェッショナルサービス会社の生活は会議に依存しています。作業をレビューするためにチームに会い、作業についてクライアントと会い、仕事を売るために見込み客と会い、他にもたくさんの会議があります。
会議に結果がなければ、その会議を最初に行ったことが実際には無意味だったと言えるかもしれません。明確な会議の議事録を持つことは重要ですが、時にはそれを取って整理し、すべての人に送信するのは少し面倒です。
私たちが開発した一つのトリックは、プロジェクト管理システムをライブシステムとして使用して、将来のアクションが必要なノートを取ることです。これは、バックログの個別のTODOとして、またはTODO内のチェックリスト項目としてです。つまり、会議が進行している間に、重要なアクションやフィードバックがPMシステムにリアルタイムで記録され、会議の議事録を別々に送信する必要がなくなります。これは大きな時間の節約です。
最後に、各プロジェクトで作成したい（おそらく優れた！）クライアント体験を考慮し、それを実現するために必要なプロジェクト管理の実践に向けて逆算することも価値があります。
プロジェクトマネージャーがクライアントに大いに感謝されるような簡単なことはありますか？ここでの完璧なイメージは何ですか？その理想にどのように近づくことができますか？