BlueをCRMとして設定する方法

顧客や取引を簡単に追跡するためにBlueを設定する方法を学びましょう。

はじめに

Blueを使用する主な利点の一つは、特定のユースケースのためだけに使用するのではなく、さまざまなユースケースで使用できることです。これは、複数のツールに対して支払う必要がなく、採用、営業、マーケティングなどのさまざまなプロジェクトやプロセス間を簡単に切り替えられる場所が一つあることを意味します。

これまでに何千人もの顧客がBlueに設定する手助けをしてきた中で、私たちは、Blue自体を設定することが難しいのではなく、プロセスを考え抜き、プラットフォームを最大限に活用することが難しいと気づきました。

重要な部分は、追跡したい各ビジネスプロセスのステップバイステップのワークフローを考えることと、キャプチャしたいデータの具体的な内容、そしてそれがどのようにカスタムフィールドに変換されるかを考えることです。

今日は、機会のパイプラインにリンクされた顧客データベースを使用して、使いやすく、かつ強力な営業CRMシステムを作成する手順を説明します。このすべてのデータは、総売上、予測売上などのリアルタイムデータを表示できるダッシュボードに流れ込みます。

顧客データベース

最初に行うべきことは、顧客データを保存するための新しいプロジェクトを設定することです。このデータは、特定の営業機会を追跡する別のプロジェクトでクロスリファレンスされます。

顧客情報を機会から分ける理由は、1対1でマッピングされないからです。

1人の顧客には複数の機会やプロジェクトがあるかもしれません。

例えば、あなたがマーケティングおよびデザインエージェンシーである場合、最初は顧客のブランディングのために関与し、その後、ウェブサイトのための別のプロジェクトを行い、さらにソーシャルメディア管理のための別のプロジェクトを行うことがあります。

これらすべては、独自の追跡と提案が必要な別々の営業機会ですが、すべてその1人の顧客にリンクされています。

顧客データベースを別のプロジェクトに分ける利点は、顧客データベース内の詳細を更新すると、すべての機会が自動的に新しいデータを持つことになり、ビジネスにおいて真実の1つのソースを持つことができるということです！すべてを手動で編集する必要はありません！

したがって、最初に決定すべきことは、会社中心にするか、個人中心にするかです。

この決定は、あなたが何を販売しているか、誰に販売しているかによって異なります。主に企業に販売している場合、レコード名は会社名にしたいでしょう。しかし、個人（たとえば、パーソナルヘルスコーチやパーソナルブランディングコンサルタント）のみに販売している場合は、個人中心のアプローチを取ることになるでしょう。

したがって、レコード名フィールドは、あなたの選択に応じて会社名または個人名のいずれかになります。これにより、ボードやデータベースを見ただけで顧客を簡単に特定できるようになります。

次に、顧客データベースの一部としてキャプチャしたい情報を考慮する必要があります。これらはカスタムフィールドになります。

ここでの一般的な項目は次のとおりです：

メール
電話番号
ウェブサイト
住所
ソース（つまり、この顧客は最初にどこから来たのか？）
カテゴリ

Blueでは、必要のないデフォルトフィールドを削除することもできます。この顧客データベースでは、通常、期限、担当者、依存関係、チェックリストを削除することをお勧めします。顧客に関する一般的なノートがあり、特定の営業機会に関連しない場合は、デフォルトの説明フィールドを保持することをお勧めします。

「参照者」フィールドを保持することをお勧めします。これは後で役立ちます。機会データベースを設定すると、ここで特定の顧客にリンクされたすべての営業記録を見ることができます。

リストに関しては、通常、顧客はシンプルに「顧客」と呼ばれる1つのリストを保持し、それで済ませることが多いです。カテゴリ分けにはタグやカスタムフィールドを使用する方が良いです。

ここで素晴らしいのは、これを設定すると、他のシステムやExcelシートからデータをBlueにCSVインポート機能を介して簡単にインポートできることです。また、新しい潜在顧客が詳細を提出できるフォームを作成し、自動的にデータベースにキャプチャすることもできます。

機会データベース

顧客データベースができたので、実際の営業機会をキャプチャするための別のプロジェクトを作成する必要があります。このプロジェクトには「営業CRM」または「機会」と名付けることができます。

プロセスステップとしてのリスト

営業プロセスを設定するには、顧客からのリクエストを受け取ってから契約が締結されるまで、機会が通過する通常のステップを考える必要があります。

プロジェクト内の各リストは、プロセスのステップになります。

特定のプロセスに関係なく、すべての営業CRMが持つべきいくつかの共通リストがあります：

未確認 — まだ顧客を確認していないすべてのリクエスト。
成約済み — 獲得したすべての機会で、売上に変わったもの！
失注 — 顧客に見積もりを出したが、受け入れられなかったすべての機会。
該当なし — 獲得できなかったが「失われた」わけではないすべての機会をここに置きます。拒否したものや、顧客が何らかの理由で連絡を絶ったものなどです。

営業CRMビジネスプロセスを考える際には、希望する粒度のレベルを考慮する必要があります。20列や30列を持つことはお勧めしません。通常、混乱を招き、全体像を把握できなくなります。

ただし、各プロセスを広くしすぎないことも重要です。そうしないと、取引が特定の段階で数週間または数ヶ月間「停滞」してしまうことがあります。以下は、一般的に推奨されるアプローチです：

未確認：まだ顧客を確認していないすべてのリクエスト。
確認：この段階で機会を取り扱い、これはあなたの会社にとって良い適合かどうかを理解するプロセスを開始します。
提案書作成：この段階で機会をあなたの会社への提案に変え始めます。これは顧客に送る文書です。
提案書送信：この段階で顧客に提案書を送信し、返答を待っています。
交渉：この段階で取引を最終化するプロセスにあります。
契約署名待ち：この段階で顧客が契約に署名するのを待っています。
成約済み：この段階で取引を獲得し、プロジェクトに取り組んでいます。
失注：この段階で顧客に見積もりを出しましたが、条件を受け入れられませんでした。
該当なし：獲得できなかったが「失われた」わけではないすべての機会をここに置きます。拒否したものや、顧客が何らかの理由で連絡を絶ったものなどです。

サービスカテゴリとしてのタグ

次に、タグについて話しましょう。

異なるタイプのサービスに対してタグを使用することをお勧めします。したがって、マーケティングおよびデザインエージェンシーの例に戻ると、「ブランディング」、「ウェブサイト」、「SEO」、「Facebook管理」などのタグがあります。

ここでの利点は、1クリックでサービス別に簡単にフィルタリングでき、どのサービスがより人気があるかの簡単な概要を得られることです。また、これは将来の採用にも影響を与える可能性があります。通常、異なるサービスには異なるチームメンバーが必要です。

営業CRMカスタムフィールド

次に、どのカスタムフィールドを持ちたいかを考慮する必要があります。

一般的に使用されるものは次のとおりです：

金額：プロジェクトの金額のための通貨フィールド
コスト：販売を達成するための予想コスト、これも通貨フィールド
利益：金額とコストフィールドに基づいて利益を計算するための数式フィールド。
提案書URL：オンラインのGoogleドキュメントやWord文書の提案書へのリンクを含めることができ、簡単にクリックして確認できます。
受領ファイル：クライアントから受け取ったファイル（研究資料、NDAなど）をドロップできるファイルカスタムフィールド。
契約：保管用に署名された契約を追加できる別のファイルカスタムフィールド。
信頼度：この特定の機会を獲得する自信の度合いを示す5つ星のカスタムフィールド。これは後でダッシュボードで予測に使用できます！
予想締結日：取引がいつ締結される可能性があるかを見積もるための日付フィールド。
顧客：顧客データベースの主要な連絡先にリンクする参照フィールド。
顧客名：顧客データベースの特定のリンクされたレコードから顧客名を引き出すルックアップフィールド。
顧客メール：顧客データベースの特定のリンクされたレコードから顧客メールを引き出すルックアップフィールド。
取引ソース：機会がどこから発生したかを追跡するためのドロップダウンフィールド（例：紹介、ウェブサイト、コールドコール、展示会）。
失注理由：機会が失われた理由を分類するためのドロップダウンフィールド（失注した取引用）。
顧客規模：顧客を規模別に分類するためのドロップダウンフィールド（例：小規模、中規模、大企業）。

再度、どのフィールドを持つかはあなた次第です。1つの警告：設定時に多くのフィールドを追加するのは簡単ですが、現実的に見積もる必要があります。記録の90％にデータがない場合、30フィールドを持っていても意味がありません。

カスタムフィールドの素晴らしい点は、カスタム権限にうまく統合されることです。これにより、チームメンバーがどのフィールドを表示または編集できるかを正確に決定できます。たとえば、コストと利益情報をジュニアスタッフから隠したい場合があります。

自動化

営業CRM自動化は、Blueの強力な機能であり、営業プロセスを合理化し、一貫性を確保し、繰り返しのタスクにかかる時間を節約できます。インテリジェントな自動化を設定することで、営業CRMの効果を高め、チームが最も重要なこと、つまり取引を締結することに集中できるようになります。営業CRMに考慮すべきいくつかの重要な自動化は次のとおりです：

新しいリード割り当て：地理的位置、取引の規模、業界などの事前定義された基準に基づいて、新しいリードを営業担当者に自動的に割り当てます。これにより、迅速なフォローアップとバランスの取れた作業負荷の分配が確保されます。
フォローアップリマインダー：営業担当者が一定期間の非活動後に見込み客にフォローアップするための自動リマインダーを設定します。これにより、リードが見逃されるのを防ぎます。
ステージ進行通知：取引がパイプラインの新しいステージに移動したときに、関連するチームメンバーに通知します。これにより、進捗状況が全員に伝わり、必要に応じてタイムリーな介入が可能になります。
取引の経過警告：特定のステージで予想以上に長く留まっている取引の警告を作成します。これにより、追加の注意が必要な停滞した取引を特定できます。

顧客と取引のリンク

効果的なCRMシステムを作成するためのBlueの最も強力な機能の1つは、顧客データベースと営業機会をリンクできる能力です。この接続により、顧客情報の単一の真実のソースを維持しながら、各顧客に関連する複数の取引を追跡できます。参照およびルックアップカスタムフィールドを使用して、これを設定する方法を見てみましょう。

参照フィールドの設定

機会（または営業CRM）プロジェクトで、新しいカスタムフィールドを作成します。
「参照」フィールドタイプを選択します。
参照のソースとして顧客データベースプロジェクトを選択します。
各機会は通常1人の顧客に関連付けられるため、単一選択を許可するようにフィールドを構成します。
このフィールドに「顧客」または「関連会社」などの名前を付けます。

これで、機会を作成または編集する際に、顧客データベースからのレコードがポップアップするドロップダウンメニューから関連する顧客を選択できるようになります。

ルックアップフィールドでの強化

参照接続を確立したら、ルックアップフィールドを使用して、関連する顧客情報を機会ビューに直接取り込むことができます。方法は次のとおりです：

機会プロジェクトで、新しいカスタムフィールドを作成します。
「ルックアップ」フィールドタイプを選択します。
先ほど作成した参照フィールド（「顧客」または「関連会社」）をソースとして選択します。
表示したい顧客情報を選択します。メール、電話番号、顧客カテゴリ、アカウントマネージャーなどのフィールドを考慮するかもしれません。

表示したい顧客情報ごとにこのプロセスを繰り返します。

これにより得られる利点は次のとおりです：

真実の単一のソース：顧客データベースで顧客情報を一度更新すれば、すべてのリンクされた機会に自動的に反映されます。
効率性：プロジェクト間を切り替えることなく、機会に取り組んでいる間に関連する顧客の詳細に迅速にアクセスできます。
データの整合性：顧客情報を自動的に引き込むことで、手動データ入力によるエラーを減らします。
全体的なビュー：顧客データベースの「参照者」フィールドを使用して、顧客に関連するすべての機会を簡単に確認できます。

高度なヒント：ルックアップのルックアップ

Blueは、「ルックアップのルックアップ」という高度な機能を提供しており、複雑なCRMセットアップに非常に役立ちます。この機能を使用すると、複数のプロジェクト間で接続を作成でき、顧客データベースと機会プロジェクトの両方から情報にアクセスできます。

たとえば、クライアントの実際の作業を管理する「プロジェクト」ワークスペースがあるとします。このワークスペースが顧客の詳細と機会情報の両方にアクセスできるようにしたいとします。これを設定する方法は次のとおりです：

まず、機会プロジェクトにリンクする参照フィールドをプロジェクトワークスペースに作成します。これにより、初期接続が確立されます。次に、この参照に基づいてルックアップフィールドを作成し、取引価値や予想締結日などの特定の詳細を引き込むことができます。

次のステップで本当の力が発揮されます：機会の参照を通じて顧客データベースにアクセスする追加のルックアップフィールドを作成できます。これにより、プロジェクトワークスペースに連絡先情報やアカウントステータスなどの顧客情報を直接引き込むことができます。

この接続のチェーンにより、プロジェクトワークスペースでの包括的なビューが得られ、機会と顧客データベースの両方からのデータが組み合わさります。これは、プロジェクトチームが異なるプロジェクト間を切り替えることなく、すべての関連情報を手元に持つことを保証する強力な方法です。

リンクされたCRMシステムのベストプラクティス

顧客データベースをすべての顧客情報の真実の単一のソースとして維持します。顧客の詳細を更新する必要があるときは、常に最初に顧客データベースで行います。これにより、すべてのリンクされたプロジェクトで情報が一貫して保たれます。

参照およびルックアップフィールドを作成する際は、明確で意味のある名前を使用します。これにより、システムが複雑になるにつれて明確さが維持されます。

設定を定期的に見直し、最も関連性の高い情報を引き込んでいることを確認します。ビジネスニーズが進化するにつれて、新しいルックアップフィールドを追加したり、もはや役立たないものを削除したりする必要があるかもしれません。定期的なレビューは、システムをスリムで効果的に保つのに役立ちます。

Blueの自動化機能を活用して、プロジェクト間でデータを同期させ、最新の状態に保つことを検討してください。たとえば、顧客データベースで重要な顧客情報が更新されたときに、関連するチームメンバーに通知する自動化を設定できます。

これらの戦略を効果的に実施し、参照およびルックアップフィールドを最大限に活用することで、Blueで強力で相互接続されたCRMシステムを作成できます。このシステムは、顧客関係と営業パイプラインの360度の包括的なビューを提供し、より情報に基づいた意思決定と、組織全体のスムーズな運営を可能にします。

ダッシュボード

ダッシュボードは、効果的なCRMシステムの重要な要素であり、営業パフォーマンスや顧客関係に関する一目でわかる洞察を提供します。Blueのダッシュボード機能は特に強力で、複数のプロジェクトからのリアルタイムデータを同時に組み合わせて、営業業務の包括的なビューを提供します。

BlueでCRMダッシュボードを設定する際は、いくつかの重要な指標を含めることを検討してください。月ごとに生成されたパイプラインは、パイプラインに追加された新しい機会の総価値を示し、チームの新規ビジネス生成能力を追跡するのに役立ちます。月ごとの売上は、実際に成約した取引を表示し、機会を売上に変換する際のチームのパフォーマンスを監視できます。

パイプラインの割引の概念を導入すると、より正確な予測が可能になります。たとえば、「契約署名待ち」ステージの取引の90％の価値をカウントするかもしれませんが、「提案書送信」ステージの取引の50％のみをカウントします。この加重アプローチは、より現実的な営業予測を提供します。

月ごとの新しい機会を追跡することで、パイプラインに入る新しい潜在的な取引の数を監視でき、営業チームの見込み客獲得努力の良い指標となります。売上をタイプ別に分解することで、最も成功した提供物を特定できます。機会にリンクされた請求書追跡プロジェクトを設定すれば、実際の収益をダッシュボードで追跡でき、機会から現金までの完全な画像を提供します。

Blueは、情報豊富でインタラクティブなCRMダッシュボードを作成するのに役立ついくつかの強力な機能を提供しています。プラットフォームは、統計カード、円グラフ、棒グラフの3つの主要なチャートタイプを提供します。統計カードは、総パイプライン価値やアクティブな機会の数などの重要な指標を表示するのに最適です。円グラフは、タイプ別の売上構成や異なるステージにおける取引の分布を示すのに最適です。棒グラフは、月ごとの売上や新しい機会など、時間をかけて指標を比較するのに優れています。

Blueの高度なフィルタリング機能により、プロジェクト、リスト、タグ、時間枠でデータをセグメント化できます。これは、営業データの特定の側面を掘り下げたり、異なるチームや製品間でのパフォーマンスを比較したりするのに特に便利です。プラットフォームは、プロジェクト間で同じ名前のリストやタグをスマートに統合し、シームレスなクロスプロジェクト分析を可能にします。これは、顧客、機会、請求書のために別々のプロジェクトを持つCRMセットアップにとって非常に貴重です。

カスタマイズは、Blueのダッシュボード機能の重要な強みです。ドラッグアンドドロップ機能と表示の柔軟性により、ニーズに完全に合ったダッシュボードを作成できます。チャートを簡単に再配置し、各指標に最も適切な視覚化を選択できます。
現在、ダッシュボードは内部使用のみですが、チームメンバーと簡単に共有でき、表示または編集の権限を付与できます。これにより、営業チーム全員が必要な洞察にアクセスできるようになります。

これらの機能を活用し、議論した重要な指標を含めることで、Blueで営業パフォーマンス、パイプラインの健康、全体的なビジネス成長に関するリアルタイムの洞察を提供する包括的なCRMダッシュボードを作成できます。このダッシュボードは、データに基づいた意思決定を行い、チーム全体が営業目標と進捗に沿って整合するための貴重なツールとなります。

結論

Blueで包括的な営業CRMを設定することは、営業プロセスを合理化し、顧客関係やビジネスパフォーマンスに関する貴重な洞察を得るための強力な方法です。このガイドに記載された手順に従うことで、顧客情報、営業機会、パフォーマンス指標を統合した堅牢なシステムを作成しました。

まず、顧客データベースを作成し、すべての顧客情報の真実の単一のソースを確立しました。この基盤により、すべてのクライアントや見込み客の正確で最新の記録を維持できます。その後、機会データベースを構築し、営業パイプラインを効果的に追跡および管理できるようにしました。

BlueをCRMとして使用する主な強みの1つは、参照およびルックアップフィールドを使用してこれらのデータベースをリンクできることです。この統合により、顧客情報の更新がすべての関連機会に即座に反映され、データの一貫性が確保され、手動更新の時間を節約できます。
新しいリードの割り当てからフォローアップリマインダーの送信まで、Blueの強力な自動化機能を活用してワークフローを合理化する方法を探りました。これらの自動化により、機会が見逃されることがなくなり、チームが管理タスクではなく高価値の活動に集中できるようになります。

最後に、営業パフォーマンスに関する一目でわかる洞察を提供するダッシュボードの作成に関して掘り下げました。顧客データベースと機会データベースのデータを組み合わせることで、これらのダッシュボードは営業パイプライン、成約した取引、全体的なビジネスの健康状態に関する包括的なビューを提供します。

CRMを最大限に活用するための鍵は、一貫した使用と定期的な改善です。チームがシステムを完全に採用し、プロセスと自動化を定期的に見直し、Blueの機能を活用して営業活動をサポートする新しい方法を探求するよう奨励してください。

この営業CRMの設定により、顧客関係を育成し、より多くの取引を締結し、ビジネスを前進させるための十分な準備が整いました。