Blueでは、私たちがプロジェクト管理のためのカンバンボードを愛していることは秘密ではありません。
私たちは、カンバンボードがどんなプロジェクトのワークフローを管理するための素晴らしい方法であり、プロジェクトマネージャーとチームメンバーの両方を精神的に保つのに役立つと考えています！
長い間、私たちは皆、仕事を管理するためにエクセルのスプレッドシートやTODOリストを使用してきました。実際、これは私たちのBasecampへの主要な批判の一つです。他のプロジェクト管理プラットフォームですら、最終的には自分たちのカンバンを追加しました（警告：残念ながら、彼らはあまり良い仕事をしませんでした。私たちの解説ビデオをチェックしてください！）。
カンバンボードには興味深い歴史があります。それは日本の工場の現場で生まれましたが、今ではすべてのプロジェクトマネージャーのバックポケットに入れておくべき不可欠なツールとなっています。
Trelloは、プロジェクト管理のためにカンバンボードを最初に普及させたソフトウェアです。
とはいえ、自宅やオフィス用の物理的なカンバンボードを今でも購入できます！
それでは、プロジェクト管理のためのカンバンボードの使い方に飛び込む前に、カンバンボードの基本的な仕組みを簡単におさらいしましょう。
カンバンボードの基本は、プロセスの段階を表す列で構成されています。例えば、「To Do」、「In Progress」、「Done」といった段階です。個々のタスクはカードとして表され、1つの列から次の列へと移動し、プロジェクトの現在の状況を即座に把握できます。
カンバンボードは、作業項目がワークフローの異なる段階を通過する際の明確な視覚的表現を提供します。
このシンプルさがカンバンボードを非常に効果的にし、「作業」という抽象的な概念を具体的で管理可能な単位に変えるのです。
プロジェクト管理において、この視覚的透明性は重要です。
カンバンボードは、チームメンバーがボトルネックを見つけ、タスクの優先順位を付け、リソースを効率的に配分するのを助け、生産性を向上させ、エラーや誤解を減少させます。
その視覚的な特性は、非技術的な利害関係者がプロジェクトの進捗を追跡するための直感的な方法を提供し、タスクの状況や締切を明確にし、頻繁な更新や会議の必要性を減らし、関与、責任、透明性、継続的改善を促進します。
私たちはカンバンのコアコンポーネントについての詳細なレビューを行っていますが、ここでも記憶を新たにする価値があります。
では、行きましょう — コアコンポーネントは次のとおりです：
- 作業の可視化: カンバンの最初のステップは、タスクの視覚的表現を作成することです。これは通常、ワークフローの異なる段階を示すカンバンボードを使用して行います。例えば、「To Do」、「In Progress」、「Done」といった段階です。この視覚的アプローチにより、非技術的なチームメンバーを含むすべての利害関係者が、プロジェクトの現在の状態を一目で理解できます。
- 作業中の制限 (WIP): カンバンの重要な原則の1つは、進行中の作業の量を制限することです。そうすることで、チームは複数の未完了のタスクを抱えるのではなく、タスクを完了することに集中できます。これにより、ボトルネックが減少し、作業の流れがスムーズになります。
- フローに焦点を当てる: カンバンは、作業項目の安定した流れを維持することの重要性を強調します。チームは、タスクができるだけ効率的にワークフローを通過するよう努めます。このフローに焦点を当てることで、いかなる中断や非効率を迅速に特定し対処することができます。
- 継続的改善: 「カイゼン」とも呼ばれるこの原則は、プロセスの継続的な評価と改善を促します。カンバンは、チームが定期的にワークフローを見直し、改善の余地を特定することを奨励し、継続的な成長と学習の環境を育みます。
さて、カンバンボードが何であるかを明確に理解したところで、プロジェクト管理におけるカンバンボードの利点についていくつか話し合い、その後、どのようにそれらをプロジェクト管理に使用するかに dive します。
プロジェクト管理におけるカンバンボードの利点
前述のように、Blueでは私たちは❤️カンバンボードを愛しています — だからこそ、誰かがBlueでプロジェクトを最初に作成するときのデフォルトのプロジェクトビューとなっています。私たちは、カンバンボードがプロジェクトの作業を管理する最良の方法であると信じています。
では、この愛の理由は何でしょうか？
実際、理由はたくさんありますが、主に作業の進行状況をより明確に見ることができること、そして仕事の本質に関する長期的な文化的マインドセットのシフトを生み出すことに帰着します。
カンバンボードの利点 1: 可視性の向上
カンバンボードを使用する際の際立った利点の1つは、提供される比類のない可視性です。
タスクやプロジェクトの状況を1つのボードに表示することで、すべてのチームメンバー、非技術的な利害関係者を含め、進行中のプロジェクトの進捗を即座に把握できます。この透明性により、全員が同じページにいることが保証され、誤解やコミュニケーションの齟齬が最小限に抑えられます。
プロジェクトの最新状況を知るために誰かに尋ねる必要はありません — 皆がボードを最新の状態に保っていると仮定すれば（この後詳しく説明します！）。
「すべてを1つの場所に置く」という考え方は、成功したチームが一般的にカンバンボードを採用する方法の中心です。そして、Blueに特に当てはまります。
カンバンボードの利点 2: ワークフロー管理の改善
カンバンボードは、ワークフローを管理するのにも非常に効果的です。プロジェクトを管理可能なタスクと視覚的な段階に分解することで、チームはボトルネックを迅速に特定し、プロセスを継続的に最適化できます。このアジャイルなアプローチは、作業が発生から完了までスムーズに流れることを保証し、アイドルタイムを減少させ、生産性を向上させます。
カンバンボードの利点 3: コラボレーションの強化
コラボレーションは成功したプロジェクト管理と素晴らしいチームワークの礎であり、カンバンボードはコラボレーションのためのスペースを提供することでこれを促進します。
もちろん、チームチャットや1対1のミーティング、デスクの上の付箋はまだあります。しかし、カンバンボードは意味のある更新が行われる場所であり、共有情報を見つけることが期待できる場所です。
また、プロジェクト計画がプロジェクトマネージャーのラップトップのエクセルスプレッドシートに隠れている秘密の文書ではないことを意味します。各月次または四半期レビューで致命的な武器のように取り出される準備ができているものではありません。
つまり — 私たちは遅れていて、それすら知らなかったのですか？3ヶ月前に何かにコミットして、まだそれに取り組んでいないのですか？
痛いですね。
カンバンボードの利点 4: 認知負荷の軽減
これは、ワークマネジメントプラットフォームを使用する際のしばしば過小評価される利点です。皆がすべてを頭の中に保持し、最新の状態を保つために多くの会議や「同期」を行うのではなく、すべてが追跡されていることを知って安心して眠ることができます。
すべてが文書化されているため、チームメンバーは作業自体に集中でき、追跡することを心配する必要がありません。
また、これは継続的改善に向けた文化的シフトを生み出します。経営陣は、プロジェクトが単なる「一度の大きなプッシュ」ではなく、実際には何百、あるいは何千もの決定やタスクの合計であることを認識します。
また、進行中の作業の制限を持つことへの暗黙の移行もあります。結局のところ、現在「進行中」の200項目を見ると、これは無意味です。誰も同時に200のことに取り組んでいるわけではなく、実際に何が作業されているのか、他の依存関係や承認の欠如、不明確な要件によって何がブロックされているのかという疑問が生じます。
プロジェクト管理のためのカンバンボードの使い方
さて、やっとここまで来ました。
私たちはあなたに秘密を教えます。プロジェクト管理のためのカンバンボードの使用には本当の秘密はありません。
プロジェクトの管理を他のプロセスと同じ方法で追跡すべきです！これは少し奇妙に聞こえるかもしれません — 1940年代の戦後日本でトヨタが生産ラインを管理した方法が、2024年に私が成長マーケティングプロジェクトを管理する方法ではないはずです。
さて…はいといいえです。
プロセスを作成するプロセスは同じですが、最終的なプロセスはもちろん異なります。
まず最初に、すべての作業項目が通過する共有プロセスを考慮する必要があります。エッジケースや分岐パターン、その他の派手なものは考慮しないでください。
ただ想像してみてください：すべてがスムーズに進む場合、典型的な「作業単位」は、最初に考案されてから完了としてマークされるまで、どのようなプロセスを経るでしょうか？
ほとんどの知識プロジェクトは似たような形をしています。知識プロジェクトとは、主な成果物がアイデア、言葉、またはコードであるプロジェクトを指します。
- アイデア: 初期のブレインストーミングとコンセプト生成。
- バックログ (長期): 重要だが緊急ではない項目。
- バックログ (短期): すぐに対処する必要がある項目。
- 進行中: 現在進行中の作業。
- レビュー中: 品質チェックやフィードバックが必要な作業。
- クライアントレビュー: クライアントプロジェクトの場合はオプションです。
- 完了: すべての要件を満たした完了したタスク。
次に、各作業単位に対して収集する必要があるメタデータを考慮する必要があります。
これらが「フィールド」となります。
[Blue]では、フィールドをデフォルトフィールドとカスタムフィールドに分けています。
私たちのデフォルトフィールドは次のとおりです：
- 名前: 作業項目の名前。
- 開始/終了日: 作業項目の開始日と終了日。
- 担当者: 作業項目に取り組んでいるチームメンバー。
- タグ: 作業項目を説明するキーワードやカテゴリ。
- 依存関係: この作業項目が依存している他の作業項目。
さらに、作業中のプロジェクトやプロセスのタイプに基づいて構成可能な多くの追加カスタムフィールドがあります：
- 単一行テキスト: 短いテキストを入力するためのフィールド。
- 複数行テキスト: より長いテキストを入力するためのフィールド。
- URL / リンク: ウェブアドレスやハイパーリンクを入力するためのフィールド。
- 通貨: 金額を入力するためのフィールド。
- 国: 国を選択するためのフィールド。
- 日付: 日付を入力するためのフィールド。
- 数式: 他のフィールドに基づいて計算された値のためのフィールド。
- ファイル: ファイルをアップロードして添付するためのフィールド。
- 単一選択: リストから単一のオプションを選択するためのフィールド。
- 複数選択: リストから複数のオプションを選択するためのフィールド。
- 場所 / 地図: 地理情報を入力するためのフィールド。
- 電話番号: 電話番号を入力するためのフィールド。
- メール: メールアドレスを入力するためのフィールド。
- 星評価: 5つ星の評価を付けるためのフィールド。
- チェックボックス: バイナリのはい/いいえまたは真/偽の値のためのフィールド。
- 数値: 数値を入力するためのフィールド。
- パーセント: パーセント値を入力するためのフィールド。
- ユニークID: ユニークな識別子を生成するためのフィールド。
- 参照: 別のレコードやエントリにリンクするためのフィールド。
- ルックアップ: 別のテーブルやリストから情報を取得するためのフィールド。
- 期間: 時間の長さを入力するためのフィールド。
そして、あなたのユニークなプロジェクトのニーズに基づいて、どのフィールドを持つべきかを決定する必要があります。
例えば、ウェブリデザインプロジェクトを行っている場合、各作業項目に対して「URL」のカスタムフィールドを持ち、その機能やページの特定のURLに直接アクセスできるようにしたいでしょう。
プロセスとカスタムフィールドを作成したら、実際の作業計画、通常はWBSと呼ばれるものを作成する必要があります。
作業分解構造（WBS）は、プロジェクトを管理可能なセクションに分割し、明確さと組織を確保するための重要なプロジェクト管理ツールです。
まず、プロジェクトの主要な成果物を特定します。例えば、ウェブサイトのリデザインプロジェクトの場合、「デザイン」、「開発」、「テスト」といった主要な成果物です。次に、これらの成果物を小さく管理可能なタスクに分解します。例えば、「デザイン」の下には、「ワイヤーフレームの作成」、「プロトタイプの開発」、「デザインのレビュー」といったタスクが含まれる可能性があります。タスクは管理できる程度に詳細であるべきですが、過度に細かくしすぎてマイクロマネジメントを避ける必要があります。
成果物をV1、V2、V3にバージョン管理することを考慮し、反復開発と継続的改善を行います。例えば、「プロトタイプの開発V1」では基本的な機能が含まれ、「プロトタイプの開発V2」ではユーザーフィードバックの改善が含まれ、「プロトタイプの開発V3」では最終デザインを磨きます。このアプローチにより、進歩的な向上とより良い品質管理が確保されます。
各タスクにリソースを割り当てて責任を明確にし、リソースの可用性を確保します。重要なプロジェクトの段階を示すマイルストーンを定義します。例えば、「デザイン完了」、「開発完了」、「プロジェクト開始」といったマイルストーンです。各タスクの時間とコストを見積もり、プロジェクトのスケジュールと予算を計画するのに役立てます。
タスクを視覚的に整理するための階層構造を作成します。この階層を表現するためにカンバンボードのようなツールを使用し、プロジェクトの範囲と複雑さをより良く理解し管理するのに役立てます。
WBS計画は、プロジェクトの明確で構造化されたビューを提供することによって組織を改善します。プロジェクトを管理可能なタスクに分解し、効果的な追跡と管理を促進します。コミュニケーションが強化され、すべてのチームメンバーが自分の役割と責任を理解します。
WBSを通じて効果的なリソース配分が達成され、リソースの過剰配分や未活用を防ぎます。また、正確な進捗追跡が可能になり、プロジェクト計画に対する進捗を監視し、問題に早期に対処することが容易になります。
要約すると、よく作成されたWBS計画は成功したプロジェクト管理に不可欠です。明確さを提供し、コミュニケーションを強化し、効果的なリソースの利用を確保し、最終的にはプロジェクトの成功した完了につながります。
タスクの優先順位付け戦略
まず: なぜ優先順位を付けるのか？
それは、リソースが限られているからです。
私たちは、プロジェクト（または世界！）が要求するすべてを行うための時間、金、人数、またはメンタルヘルスが決して十分ではありません。
これは、妥協しなければならないことを意味します。価値判断を下さなければなりません。何がより重要で、何がそれほど重要でないのか？今やるべきことは何で、後でやれることは何で、おそらく全くやらなくても良いことは何か？
この最後のポイントは非常に重要です。しばしば、プロジェクトマネージャーとして、私たちは「納品」モードに固執しすぎて、そもそもプロジェクトを行っている理由を忘れてしまうことがあります。
これは、私たちが成果物に過度に焦点を当て、成果を無視することを意味します。私たちはプロジェクトを大きなチェックボックスを埋める作業として扱い、私たちが作成しようとしている未来を理解しようとしません。
だからこそ、時には作業の一部を見て、それがもはや必要ないと判断し、削除すべきであることは問題ありません。
しかし、これは特に契約やクライアントが関与している場合には勇気が必要です。しかし、長期的には、正しいことを行うことが全員の利益を一致させます。
さて、私たちは優先順位を付ける必要があることを知っていますが、カンバンボード上で実際にこれをどうやって行うのでしょうか？
優先順位を付けたと仮定しましょう。次に、チームの他のメンバーにその優先順位を明確にしたいと思います。
その場合、プロセスに「優先順位」という新しい列を作成し、そのリストに優先事項をすべて入れることができます（覚えておいてください、プロセスには柔軟性が必要です！）。
次に、それらにタグを付けたり、赤色で色付けしたりします。人々はこの色を緊急性や重要性と関連付けています。タグを付けることが重要です。なぜなら、これらの作業項目が「進行中」や「レビュー中」に移動すると、もはや「優先順位」リストにはないため、優先項目として明確にマークするための別の方法が必要だからです。
結論
カンバンボードはプロジェクト管理にとって非常に貴重なツールです。明確な視覚的透明性を提供し、ワークフロー管理を改善し、コラボレーションを強化し、認知負荷を軽減します。プロジェクトを管理可能なタスクと視覚的な段階に分解することで、チームはボトルネックを迅速に特定し、プロセスを継続的に最適化できます。
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